ERP implementering Forutsetninger i forbindelse med prosjektetablering Overordnede

ERP implementering Forutsetninger i forbindelse med prosjektetablering

Overordnede beslutninger og avklaringer Ved implementering av flere juridiske enheter i en felles ERP løsning er det mange viktige forutsetninger som må avklares i forkant: • Eierskap og organisering: – – – 2 Eierskap til prosjektet- og gjennomføring må forankres på høyeste ledernivå Systemeier: avklaring med hensyn til myndighet og ansvar Styringsgruppe: avklaring med hensyn til sammensetning, myndighet og ansvar Prosjektgruppen: avklaring med hensyn til organisering, sammensetning, myndighet og ansvar Prosjektressurser: Allokering av sentrale nøkkelressurser og fagpersoner Prosjektgjennomføring: Kontinuerlig samarbeid på tvers av enhetene

Overordnede beslutninger og avklaringer • Strategisk retning: – Etablering av et ERP målbilde som angår: funksjonalitet, teknologi og arkitektur • – – – • ERP = Økonomi + Innkjøp + HR ? Trinnvis implementering i forbindelse med målbildeoppnåelse Definering og integrering av randsystemer Definering av felles arbeidsprosesser på tvers av organisasjonene Definering av tilhørende hoved- og delprosesser Forvaltning av felles prosesser og arbeidsrutiner Målsetninger og gevinster: – Etablering av målsetninger og gevinster som skal realiseres i etterkant av implementeringen må etableres i forkant av prosjekt oppstart – Etablering av rutiner for måling av gevinstrealisering. – Organisatoriske muligheter innen etablering av fellesenheter og tjenester på tvers av organisasjonen bør diskuteres – Økonomiske gevinster ved effektivisering og standardisering av interne arbeidsprosesser. 3

Overordnede beslutninger og avklaringer • Organisatoriske utfordringer: – Etablering av en felles forretnings- og tekniskarkitektur på tvers av de juridiske enhetene. – ERP løsningen skal støtte felles forretningsprosesser – standardløsning med færrest mulig tilpasninger – Integrering av randsystemer i ERP løsningen: Lønn, HR, Innkjøp mm – Implementering av en ERP løsning betyr forholdsvis store organisatoriske endringer, blant annet etablering og innføring av nye roller – Mottaksenhetene må være forberedt på bruk av en ny løsning. – 4 • Opplæring -> Superbrukere -> Sluttbrukere • Kommunikasjon, forståelse for hvorfor løsningen skal implementeres. Dette blir et stort endringsløp for organisasjonene!

Overordnede beslutninger og avklaringer • Forvaltning av en fellesløsning: – Governance: Etablering av en felles forvaltningsmodell og tilhørende prosesser på tvers av organisasjonene – Standardisering av hoved- og delprosesser – Masterdata management – Oppgradering i forhold til realisering av ERP målbildet – ITIL prosesser: Release, Incident, Change osv • Anskaffelses prosesser: – Type kontrakt • Tilpasningsavtalen (SSA-T) Tilpasningsavtalen er laget for å kunne lage tilpasninger til standardsystemer. • Kjøpsavtalene (SSA-K) Kjøpsavtalene regulerer først og fremst kjøp av masseprodusert datautstyr og standard programvare. • Driftsavtalen (SSA-D) Driftsavtalen er ment til å kunne brukes over et vidt spekter av driftssituasjoner. • Den store vedlikeholdsavtalen (SSA-V) • Avtale med fohandlinger – Funksjonelle krav – Tekniske krav 5

Helse Norge Helse-Midt Norge / Helse Sør-Øst • Helse Norge: – Utgangspunktet var et Nasjonalt prosjekt – Felles SAP løsning på tvers av samtlige RHF. Leverandør IBM – Prosjektet ble terminert høsten 2011 • Helse-Midt Norge: – Oppstart anskaffelse mars 2012 – Tildelt kontrakt til IBM høst 2013 – Er i ferd med å implementere SAP • Helse Sør-Øst: – Oppstart anskaffelse ~ mai 2012 – Tildelt kontrakt til Accenture høst 2013 – Er i ferd med å implementere Oracle 6

Helse-Midt Norge Innhold i økonomi og logistikk Innkjøp til betaling Salg og fakturering • Innkjøpskontrakt • Min side • Anmodning • Innkjøp • Lager • Inngående faktura • Reskontro • Utbetaling • Salgskontrakt • Salg og andre inntekter • Reskontro • Innbetaling • Innfordring Regnskap • Periodeavslutning m/årsoppgjør • Hovedbok • Merverdiavgift • Prosjekt • Likviditet • LØ rapportering HMN LØ dekker bl. a. ikke: • Pasientlogistikk • Lønn • HR • Prosjektstyring • Service og vedlikehold • Virksomhetsrapportering finanskube Finans • Lån Anleggshåndtering • Anlegg • Utstyr Produksjon • Produksjon (ikke i 1. implementering) Budsjett • Budsjett Masterdata • Leverandør 7 • Kunde • Artikkel Integrasjoner • Randsystemer HMN LØ • Konto 7

HMN LØ - Faseinndelt tidsplan Anskaffelsesfasen Planfasen Spesifikasjonsfasen Utviklingsfasen Leveringsfasen Idriftsettelsesfasen 1 2 3 Kontraktsarbeid, leveranser, idriftsettelse Mars 2012 Januar 2014 Februar 2014 August 2014 Des 2014 HMN LØ 8 August 2015 Des 2015 Juni 2016 Desember 2016 Kontraktsavslutning

Takk for møtet! 9