ERP enterprise resource planning BAG I Fahmi Yusuf
ERP (enterprise resource planning) BAG I Fahmi Yusuf, S. Kom, MMSI
Roles of IS in Business Support Strategies for Competitive Advantage Support Business Decision Making Support Business Processes and Operations 2
Teknologi informasi semakin penting dalam pasar yang kompetitif. Manajer membutuhkan semua bantuan yang mereka bisa dapatkan. Sistem informasi mempunyai tiga peran penting dalam bisnis Support Business Operations. Dari akuntansi untuk melacak pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan manajemen dengan dukungan dalam operasi bisnis sehari-hari. Respon yang cepat menjadi lebih penting, kemampuan sistem informasi dalam mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi di seluruh fungsi bisnis menjadi penting. Support Business Decision Making. Sama seperti sistem informasi yang dapat menggabungkan informasi untuk membantu menjalankan bisnis yang lebih baik, informasi yang sama dapat membantu manajer mengidentifikasi tren untuk mengevaluasi hasil keputusan sebelumnya. IS membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih banyak informasi. Support Strategies for Competitive Advantage, Sistem informasi dirancang dengan tujuan strategis dari bantuan perusahaan sehingga dapat menciptakan keunggulan kompetitif di pasar.
Roles of e-Business in Business The Internet Suppliers and Other Business Partners Extranets Company Boundary Supply chain management: Procurement, Distribution, and Logistics Intranets Engineering and Research Manufacturing and Production Accounting and Finance Intranets Customer relationship management: Marketing Sales Customer Service Extranets Consumers and Business Customers 4
Penekanan harus ditempatkan pada bagaimana bisnis berhubungan dengan berbagai konstituen/entitas dalam membentuk Tim Virtual Internet dan teknologi yang terkait dan aplikasi merevolusi cara bisnis dioperasikan dan cara orang bekerja, serta bagaimana teknologi informasi mendukung operasi bisnis dan aktivitas kerja pada pengguna akhir. Bisnis dengan cepat menjadi perusahaan e-bisnis. Internet dan jaringan-internet seperti - dalam perusahaan (intranet), dan antara perusahaan dan mitra dagangnya (extranet) - telah menjadi infrastruktur teknologi informasi utama yang mendukung operasi bisnis dari banyak perusahaan. Perusahaan E-bisnis mengandalkan teknologi seperti : 1. merekayasa ulang dan merevitalisasi proses bisnis internal 2. Menerapkan sistem perdagangan elektronik antara perusahaan dan pelanggan mereka dan pemasok. 3. Mempromosikan kolaborasi perusahaan antara tim-tim bisnis dan kelompok kerja E-Bisnis: didefinisikan sebagai penggunaan teknologi Internet untuk jaringan kerja dan memberdayakan proses bisnis, perdagangan elektronik, dan komunikasi perusahaan dan kolaborasi dalam perusahaan dengan pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan bisnis lainnya.
Electronic Business & Commerce: 1990 s – 2000 s Memperluas Peran IS Bisnis dan Manajemen Internet-Based E-Business and ECommerce systems Strategic and End User Support: 1980 s – 1990 s End User Computing Systems Executive Information Systems Expert Systems Strategic Information Systems Decision Support: 1970 s – 1980 s Decision Support Systems Management Reporting: 1960 s – 1970 s Management Information Systems Data Processing: 1950 s – 1960 s Electronic Data Processing Systems 6 Memperluas Partisipasi Pengguna Akhir dan Manajer dalam IS Trends in Information Systems
PATIENTLY ALLOW TIME FOR ANIMATIONS TO WORK Provide Examples of Computers, Tasks, and Career Possibilities for each Decade Data Processing: 1950 s - 1960’s: Electronic data processing systems. Transaction processing, record-keeping, and traditional accounting applications Management Reporting: 1960 s - 1970’s: Management Information systems. Management reports of prespecified information to support decision making. Decision Support: 1970 s - 1980 s: Decision Support systems. Interactive ad hoc support of the managerial decision-making process. Strategic and End User Support: 1980 s - 1990’s: End User computing systems. Direct computing support for end user productivity and work group collaboration. Executive information systems. Critical information for top management Expert systems: Knowledge-based expert advice for end users Strategic Information Systems. Strategic products and services for competitive advantage Electronic Business and Commerce: 1990’s - 2000’s: Internetworked e-business and e-commerce Systems. Internetworked enterprise and global e-business operations and e-commerce on the Internet, intranets, extranets, and other networks.
Su B p O us po pe in rt ra es of tio s ns Types of Information Systems Operations Support Systems Transaction Processing Systems Process Control Systems Su pp M De an ort cis ag of ion eria Ma l kin g Management Support Systems Enterprise Collaboration Systems Management Information Systems Decision Support Systems Control Processing Team and Prespecified Interactive Business of Industrial Workgroup Reporting Decision Transactions Processes Collaboration for Managers Support 8 Executive Information Systems Information Tailored for Executives
Sistem informasi dapat diklasifikasikan pada jenis dukungan yang diberikan pada sebuah organisasi. Operations support systems, Data yang dihasilkan oleh proses dan digunakan dalam operasi bisnis. Mereka menghasilkan berbagai produk informasi untuk penggunaan internal dan eksternal. Sistem pendukung operasi tidak menekankan memproduksi produk informasi spesifik yang terbaik yang dapat digunakan oleh para manajer. Pada proses lebih lanjut sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran sistem pendukung operasi ini adalah untuk : 1. Effectively process business transactions (TPS) 2. Control industrial processes 3. Support team and workgroup collaboration
Management support systems, membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Memberikan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan oleh semua jenis manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang kompleks. Secara konseptual, beberapa jenis utama dari sistem informasi mendukung berbagai tanggung jawab pengambilan keputusan adalah : 1. Management information systems - Memberikan informasi dalam bentuk laporan dan menampilkan untuk manajer dan profesional bisnis. 2. Decision support systems - memberikan dukungan komputer langsung ke manajer selama proses pengambilan keputusan. 3. Executive information systems Memberikan informasi penting dari berbagai sumber internal dan eksternal dalam mudah digunakan menampilkan untuk eksekutif dan manajer.
PERENCANAAN Perencanaan adalah fungsi pertama dan salah satu fungsi dari manajemen. fungsi manajemen ada lima yaitu perencanaan (planning), penyusunan organisasi (organizing), pengisian sumber daya manusia (staffing), penggerakan organisasi (actuating), dan pengawasan (controlling).
TAHAPAN PERENCANAAN Ada lima tahapan dalam evolusi pemikiran perencanaan dilihat dari sudut pandang ini, yaitu : • • • Penganggaran dan pengawasan keuangan. Perencanaan jangka panjang. Perencanaan strategi bisnis. Perencanaan strategi korporat. Manajemen strategi.
TAHAPAN PERENCANAAN Perkembangan pemikiran perencanaan dapat juga dilihat dari sudut lain, yaitu integritasnya dalam keseluruhan perencanaan perusahaan. Dari sudut pandang ini, terjadi juga 5 tahap evolusi. Tahapan pertama dan kedua hanya terjadi dalam perencanaan kebutuhan barang untuk perusahaan. Tahap-tahap selanjutnya sudah menyangkut kebutuhan produksi, manufaktur, keuangan, marketing, dan sebagainya. Ke lima tahapan tersebut adalah sebagai dalam Gambar 1
Perkembangan perencanaan
TAHAPAN PERENCANAAN Tahap 1 : EOQ (Economic Order Quantity) dan perangkatnya. Perangkat yang dimaksud ialah Persediaan Pengaman, BOM (Bill of Materials), Perintah Kerja dan sebagainya. Sebetulnya masih ada lagi beberapa formula perencanaan material yang hampir sama seperti formula Persediaan Minimum dan Maksimum, persediaan atas dasar perhitungan berkala. Tahap ini mulai berkembang sekitar tahun 1950 an. Perencanaan pengadaan barang secara tepat waktu atau just-intime inventory control juga merupakan pengembangan perencanaan kebutuhan material, namun baru dikembangkan tahun 1980 an, sebagai pendukung MRP dan MRP II. Tahap 2 : MRP (Materials Requirement Planning) Tahap kedua ini berkembang untuk memenuhi keperluan material yang tergantung dari keperluan material lain. Formula EOQ dan sebagainya kurang mendukung keperluan ini, yang terutama diperlukan untuk perencanaan keperluan bahan mentah dan pendukung untuk manufaktur produk. MRP mulai dikembangkan sekitar tahun 1965.
TAHAPAN PERENCANAAN Tahap 3 : MRP II (Manufacturing Resource Planning) Tahap ini diberi singkatan MRP II untuk membedakan dengan MRP, karena nama tersebut apabila disingkat, akan sama. Tahap ini adalah tahap pengintegrasian perencanaan kebutuhan material dengan kebutuhan perusahaan yang lain, seperti perencanaan bisnis, perencanaan produksi dan sebagainya. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1975. Tahap 4 : ERP (Enterprise Resource Planning) Ini adalah penyempurnaan lagi dari MRP II, di mana digunakan pengembangan teknologi terakhir, termasuk teknologi informasi dan cakupan perencanaan lebih luas lagi. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1990. Tahap 5 : ERM (Enterprise Resource Management) Ini adalah pengembangan lebih lanjut dari ERP. Dalam ERP, cakupannya adalah hanya perencanaan, sedangkan dalam ERM, cakupannya menyangkut fungsi- fungsi manajemen yang lain. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 2000.
Sistem informasi perusahaan Diagram umum sistem informasi perusahaan Dari gambar diatas, dapat dilihat sistem informasi internal perusahaan terdiri dalam 3 kelompok besar: SCM : adalah suatu sistem informasi untuk memudahkan pengendalian atas supplier. ERP : adalah sistem inti perusahaan yang mengendalikan semua aspek internal perusahaan. CRM : adalah sistem informasi untuk melakukan pengendalian atas konsumen perusahaan.
SCM (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) SCM – Supply Chain Management. Supply chain management adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mengendalikan suplier. Pengendalian ini bertujuan utama untuk memastikan ketersediaan bahan baku atau bahan mentah agar tidak menghambat kinerja perusahaan secara keseluruhan. Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain: -Manajemen Stok bahan baku -Manajemen Utang dan Aging Utang -Manajemen Reorder Point -Penilaian Persediaan (dengan metode real time average) Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange (EDI) yang memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime sehingga resiko kekurangan stok akan dapat diminimalisasikan. Secara global, ruang lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan sebagai berikut :
SCM
CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) CRM adalah singkatan dari “Customer Relationship Management”. Software CRM mensupport proses bisnis anda untuk mencari, mendapatkan, dan mempertahankan konsumen. Aplikasi CRM biasanya terdiri atas modul- modul seperti Sales Force Automation, Call anagement, dan Self Service.
Ruang lingkup CRM adalah : 1. Melakukan evaluasi atas marketing scheme 3 yang dijalankan perusahaan. Dengan sistem ini, dapat dilakukan evaluasi efektivitas dari skema pemasaran yang dilakukan perusahaan dalam melakukan promosi atas suatu produk. 2. Melakukan profiling atas konsumen. Dengan membagi konsumen kedalam kelompok-kelompok, diharapkan perusahaan dapat dengan mudah menemukan sasaran pemasaran produk- produknya. 3. Melakukan analisis lead time untuk pemenuhan kebutuhan konsumen. Konsumen dapat melakukan tracing atas produk pesanannya.
ERP Enterprise Resource Planning (ERP) ERP adalah sebuah sistem komputer yang dirancang untuk dapat mengendalikan seluruh aspek dalam perusahaan. Secara garis besar, sistem ini dibagi dalam kelompok sebagai berikut : Sistem informasi akuntansi memiliki dua karakteristik utama : - Pengendalian atas transaksi keuangan - Konversi data keuangan menjadi laporan keuangan Sistem informasi manajemen adalah semua hal yang bertujuan untuk melakukan pengukuran kinerja atas perusahaan. Sistem ini mencakup manajemen seluruh aspek perusahaan dalam pekerjaan sehari
ERP adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu systemr yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
ERP Definition ’ERP is a complete enterprise wide business software solution. Sistem ERP terdiri dari modul dukungan perangkat lunak seperti: pemasaran dan penjualan, layanan lapangan, desain produk dan pengembangan, produksi dan pengendalian persediaan, pengadaan, distribusi, fasilitas manajemen industri, desain proses dan pengembangan, manufaktur, kualitas, sumber daya manusia, keuangan dan jasa akuntansi, dan informasi’ Daniel E. O’Leary memberikan definisi mengenai ERP seperti kutipan berikut ini. 'Sistem ERP adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk memproses transaksi pada organisasi dan memfasilitasi perencanaan terpadu dan real-time, produksi, dan respon pelanggan. Secara khusus sistem ERP akan diasumsikan memiliki karakteristik tertentu '
Karakteristik ERP Karakteristik tertentu dari ERP yang dimaksud dalam definisi ERP oleh Daniel E. O’Leary di atas meliputi hal-hal sebagai berikut ini. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan. Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis. Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan. Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time) Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan. Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional. Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.
Sistem ERP (gambaran)
Syarat utama ERP : INtegrasi 1. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. 2. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan. 3. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.
TUJUAN DAN PERANANNYA DALAM ORGANISASI Tujuan ystem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk: 1. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis 2. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise 3. Menghasilkan informasi yang real-time 4. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
ERP – The Evolution Degree of Collaboration/ Networking Extra-prize Collaboration i. e. “The Networked Economy” High e. Markets Enterprise Integration Computer Integrated Manufacturing ERP MRP II Islands of Automation Low (extended ERP) MRP 1970 1980 M 0254 Enterprise Resources Planning © 2004 1990 2000
EVOLUSI ERP TAHAPAN EVOLUSI ERP 1. 2. 3. 4. 5. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP), Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material Tahap II: Close-Loop MRP, Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II), Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan Tahap IV: Enterprise Resource Planning, Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah Tahap V: Extended ERP (ERP II), Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.
Why Implement ERP? • Business Reasons • Technological Reasons M 0254 Enterprise Resources Planning © 2004
Common Business Reasons for Implementing ERP poor performance 27 high costs not responsive to customers 24 21 complex processes 20 unable to support strategies globalization inconsistent business processes 15 15 10 M 0254 Enterprise Resources Planning
Technology Reasons for Implementing ERP 42 Y 2 K disparate systems 37 poor quality of information 26 systems not integrated 19 difficulty integrating acquisitions 12 obsolete systems 11 unable to support growth 6 M 0254 Enterprise Resources Planning © 2004
Profitability Profit 3, 000 2, 500 2, 000 1, 500 1, 000 500 0 2001 2002 2003 2004 2005 You have Two Choices : Increase in Sales - Say 30% OR Reduce Cost - Say by 5 -10 % M 0254 Enterprise Resources Planning Time
Integrasi erp Integrasi alasan penggunaan ERP, khususnya integrasi perencanaan dalam ERP meliputi informasi keuangan, informasi pesanan pelanggan, standarisasi dan percepatan proses manufaktur, mengurangi persediaan, dan standarisasi informasi karyawan. 1. Integrasi Informasi Keuangan. Sebelum penggunaan ERP masing-masing bagian memberikan laporan mengenai informasi keuangan berdasarkan database, dan versinya sendiri-sendiri yang menggunakan sistem komputer sendiri-sendiri misalnya angka penjualan, angka pendapatan, dan sebagainya. ERP menawarkan satu kebenaran dalam satu versi karena masing-masing menggunakan database dan sistem yang sama. 2. Integrasi Informasi Pesanan Pelanggan. Dengan ERP, status dan perkembangan pesanan pelanggan dapat dilacak secara akurat oleh siapa saja sejak dari penerimaan oleh bagian penjualan sampai barang yang dipesan siap dikirimkan. Dengan ini perusahaan dapat dengan mudah melacak pesanan, melakukan koordinasi antar bagian manufaktur, pergudangan, dan pengiriman. 3. Standarisasi dan Percepatan Proses Manufaktur. ERP mengganti proses manufaktur yang tadinya tidak standar menjadi proses manufaktur yang standar, termasuk proses otomatisasi. Standarisasi proses dengan menggunakan sistem komputer yang terintegrasi dapat menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi jumlah tenaga kerja. 4. Mengurangi Persediaan. Dengan ERP, perencanaan kebutuhan barang untuk manufaktur yaitu bahan mentah dan bahan penolong akan lebih akurat dan tepat waktu sehingga ini akan mengurangi tertumpuknya barang di gudang penyimpanan. Pengurangan persediaan ini juga berlaku untuk barang setengah jadi dan produk jadi, karena arus produk jadi ke pelanggan dapat direncanakan dengan lebih baik. 5. Standarisasi Informasi Karyawan. Ini khususnya berlaku untuk perusahaan yang mempunyai berbagai unit bisnis, yang mungkin tidak mempunyai data mengenai karyawan yang standar dan seragam sehingga pemanfaatan karyawan dalam seluruh grup perusahaan tidak dapat dilakukan secara optimal. Dengan adanya standarisasi informasi, kelebihan jam karyawan di suatu unit bisnis mungkin dapat dimanfaatkan di unit bisnis lain yang mengalami kekurangan tenaga.
IMPLEMENTASI ERP Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung. Migrasi data adalah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP. Sayangnya, Migrasi data merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi. Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi ERP: 1. Mengidentifikasi data yang akan di migrasi 2. Menentukan waktu dari migrasi data 3. Membuat template data 4. Menentukan alat untuk migrasi data 5. Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi 6. Menentukan pengarsipan data
KEUNTUNGAN ERP 1. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat. 2. Rancangan Perekayasaan 3. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment 4. Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks 5. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan 6. Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti
Keterbatasan implementasi ERP 1. 2. 3. 4. 5. 6. Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP Sistem ERP sangat mahal Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan
- Slides: 39