Erfarenheter av dynamiskt Inkpssystem Evelina Emanuelsson Upphandlingskonsult Affrs

Erfarenheter av dynamiskt Inköpssystem Evelina Emanuelsson Upphandlingskonsult, Affärs. Concept (Tidigare upphandlare på SKL Kommentus Inköpscentral)

Agenda › Vad är ett dynamiskt inköpssystem (DIS) › SKL Kommentus Inköpscentrals (SKI) DIS-projekt › Summering › Framtid › Kundstöd

Dynamiskt inköpssystem (DIS) › Helt elektronisk process för upphandling (selektivt förfarande) › Får användas för återkommande anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden › All kommunikation ska vara elektronisk, muntlig kommunikation får uttryckligen inte användas. › Öppet för samtliga leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven (gäller under hela giltighetstiden)

Dynamiskt inköpssystem (DIS) Ansökningar från leverantörer Specifika upphandlingar Utvärdering Beslut Utvärdering Tilldelning kontrakt

Bränslepellets 2016 - Pilot › Annons 2 mars 2017 › 11 leverantörer i systemet – Stora delar av branschen är med (80 %) › 27 genomförda specifika upphandlingar › 1 -4 anbud per specifik upphandling › Annonsen innehöll: – Samtliga krav (även de som gällde upphandlingsföremålet) – Samtliga bilagor (även de som förekom i steg 2) › Specifika upphandlingar – Krav förekom i strukturerade dokument

Erfarenheter › Administrativt krävande › Behovet vässas – Önskemål blir krav › Muntlig kommunikation – leverantörer vill gärna prata › Frågor & Svar › Lägre priser (14 % lägre) › Bättre konkurrens › Speciella behov › Behöver inte upphandlas om vart 4: e år › Långa kontrakt

Ny! Elenergi 2017 › Annons 21 juni 2018 › 6 leverantörer i systemet › 8 Specifika upphandlingar (10 på gång) › Giltighetstid 10 år › Annonsen innehöll: – Endast kvalificeringskrav för steg 1 › Specifika upphandlingar: – Krav i separata dokument

Skillnader från Bränslepellets › Tend. Sign endast annonseringsverktyg › Ingen info om steg 2 vid annonseringen › Inga krav i strukturerade dokument › Mallar och information på hemsidan

Framgångsfaktorer › Innan annonsering – Genomarbetat underlag – Planera administrationen – Ta fram malldokument – Förankra med branschen – Förankra i organisationen › Efter annonsering – Lyhörd gentemot leverantörer (krav) – Annonseringstid vid specifik upphandling – Uppdatera mallar

Summering › Ingen inlåsningseffekt (Ramavtal) › Mer konkurrens › Kan löpa under lång tid › Snabb process › Flexibelt med nya kunder › Varor och tjänster som är ”allmänt tillgängliga på marknaden” › Kunskaper om marknaden och behovet › Inget krav på att lämna anbud

Kunder och leverantörernas erfarenheter › Positiva från båda parter › Relativt låg svarsfrekvens hos leverantörerna › Fördelar: – Tidsbesparingar, enkelt och smidigt, att man får hjälp av erfarna upphandlare och löpande anslutning av leverantörer, gärna lokala. › Nackdelar: – Pedagogisk utmaning i att göra verksamheten trygg i att den upphandlande myndighetens krav tillgodoses fullt ut. › Förslag på kommande DIS-områden: – lokala transporter, bio-olja och el.

Framtid › SKI har inga nya inplanerade DIS-projekt › DIS-möjligheter undersöks i varje förstudie › Systemstöd är en stor fråga

SKL Kommentus kundfunktioner › Kundstöd / Regionalt inköpsstöd – Regionalt stöd ute i landet – Berättar om Kommentus utbud – Kan vägleda vid användande av avtal – Fångar upp nationella behov och erfarenheter till Kommentus › SKL Kommentus Inköpscentral - Inköpsservice › Kundsupport – Besvarar frågor gällande SKIs ramavtal, tidplaner eller ramavtalsvillkor. › Inköpare (fortfarande under utveckling) – Hjälper till att genomföra specifika upphandlingar (DIS) – Vägleder vid FKU eller avrop på SKIs ramavtal

Affärs. Concept - Konsultverksamhet › Ingår i SKL Kommentus-koncernen › Består av ca 40 konsulter med olika kompetenser och erfarenheter och kan bemöta de flesta önskemål som våra kunder har › Erbjuder tjänster inom områdena: – Upphandling – Utbildning – Upphandlingsrätt – Utveckling och analys – Uppföljning

Tack! www. sklkommentus. se/affarsconcept