ERASMUS KOORDNATRLER N YOL HARTASI ERASMUS SREC LAN

ERASMUS+ KOORDİNATÖRLERİ İÇİN YOL HARİTASI ERASMUS SÜRECİ – İLAN AŞAMASI VE TÜM SÜREÇTE İZLENMESİ GEREKEN YOL

ERASMUS+ PROGRAMI ULUSLARARASI DEĞİŞİM PROGRAMI FAALİYETLER eğitim, iş deneyimi ve sportif aktivite AMAÇLAR kendini geliştirme farklı bir eğitim-öğretim sistemi ile tanışma, yabancı dili geliştirme, farklı ülkelere gitme ve o ülkelerin kültürlerini tanıma

HAREKETLİLİK ÖNCESİ

1. ADIM Erasmus öğrenci değişiminin yapılabileceği anlaşmalı üniversiteler hakkında (fakültenin/yüksekokulun anlaşmalı olduğu üniversiteler) ve Erasmus programı hakkında afiş ve toplantılar yoluyla öğrencilerinin bilgilendirilmesinin sağlanması (1. sınıf öğrencileri dâhil olmak üzere) Anlaşmalarımız güncel olarak Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü sayfasında listelenmiştir.

2. ADIM Aday öğrenci başvurularının kabulü Başvuru formları öğrencilerden iki nüsha halinde alınmalıdır, bir nüsha bölümde kalmalı, dosyalanmalı ve bir nüsha da UİK’ya üst yazı ile ve elden gönderilmelidir. Başvuru Formlarının fotoğraflı olmasına dikkat edilmelidir. Bir nüsha üst yazıda belirtilen tarih aralığında üst yazı ile ve elden gönderilmelidir. Aksi takdirde öğrencinin online başvurusu geçersiz sayılacaktır.

3. ADIM Teslim Alınacak Belgeler: 2 adet fotoğraflı online başvuru formu 2 adet Türkçe güncel transkript Eğer varsa, 2 adet dil belgesi

4. ADIM § Gitmeye hak kazanan öğrencilerin yüze görüşmelerle bildirilmesi gerekmektedir. §Öğrenciler Güz dönemi, Güz Bahar dönemi ve Bahar dönemi olmak üzere üç farklı kategoride ilan edilmektedir. §Bölümünüzde Erasmus+ Öğrenim hareketliliğinden gitmeye hak kazanan öğrencilerin gidiş dönemlerinin takip edilmesi gerekmektedir. §Bahar dönemi öğrencilerin başvuruları genelde Ekim-Aralık aralığında olduğu için Bahar dönemi öğrencilerinin başvuru tarihleri konusunda bilgilendirilmesi ayrıca önem taşımaktadır.

5. ADIM Gitmeye hak kazanan öğrencilerin koordinatörler tarafından gidilecek olan kuruma bildirilmesi Ders içeriklerinin karşı kurumdan istenmesi Nomination belgesi bölüm koordinatörü tarafından hazırlanabilir ve imzalanabilir. Koordinatörlüğümüz talep durumunda örnek Nomination belgesi gönderecektir.

Ö R N E K N O M I N A T I O N B E L G E S İ

6. ADIM Harçsız Pasaport Alımı için yönlendirmek Öğrenci bulunduğu birimin öğrenci işlerine harçsız pasaport alabilmek için Erasmus öğrencisi olduğunu teyit eden bir dilekçe verir. Bölüm Öğrenci İşleri, ilgili öğrenciler için «Öğrenci Belgesi» hazırlayarak öğrenciye teslim eder. Öğrenci cüzdan bedelini yatırır ve İl Nüfus Müdürlüğüne başvurarak harçsız pasaport (Gri veya Kırmızı) alır.

7. ADIM Online başvuru formu Erasmus öğrencisi ile birlikte gidilecek olan kurumun başvuru formunun doldurulması veya öğrencinin formu doldurmasına yardım edilmesi gerekmektedir. Her üniversite web sayfasında kendi online başvuru tarihlerini yayınlamaktadır. Başvuru belirtilen tarih aralığında yapılmalıdır. Online başvuru yapmayan öğrencinin hak kazandığı üniversiteye gitmesi mümkün olmamaktadır. Başvuru Formu, karşı kurumun web sayfasında bulunan «Application Form»

8. ADIM Barınma Başvuru Formu Erasmus öğrencisi ile birlikte gidilecek olan kurumun Barınma Başvuru Formunun doldurulması ve başvurunun zamanında yapılması gereklidir. Barınma Başvuru Formu (Accommodation Form), gidilecek üniversitenin web sayfasında bulunabilir. Öğrencinin kalacağı yerin önceden ayarlanması içindir. Avans ödemesi gerekebilir. Accommodation Form/Housing Form olarak adlandırılabilir.

9. ADIM Learning Agreement § 1 Dönem için 30 AKTS, 2 dönem için 60 AKTS belirlenmelidir. Erasmus öğrencisi ile birlikte, gidilecek olan kurumda alınacak derslerin (dönemlik ± 30 AKTS) belirlenmesi gerekmektedir. AKTS değeri bir dönemlik minimum 27/28, maksimum 32/33 olabilir. 1. Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) (biri öğrencide, biri bölümde, biri gidilecek kurumda ve biri de Uluslararası İlişkiler Ofisinde kalacak şekilde dört nüsha düzenlenir. ) 2. İngilizce Transkript ile birlikte Koordinatörlüğe teslim edilir.

10. ADIM Akademik Tanınma Belgesi §Öğrenci, Learning Agreement belgesinde onaylanan dersleri Akademik Tanınma belgesine yazar ve bölüm koordinatörüne teslim eder. §Öğrenim anlaşmasının Fakülte Yönetim Kurulu'nda değerlendirildikten sonra Bölüm Başkanı/Enstitü ve lisansüstü öğrencileri için tez danışmanı, Bölüm Erasmus Koordinatörü ve takiben Fakülte Dekanı/Meslek Yüksekokul Müdürü tarafından onaylanması gerekmektedir. §Akademik tanınma belgesi, bir örneği öğrencide, bir örneği Uluslararası İlişkiler Ofisinde ve bir örneği de bölüm koordinatöründe kalacak şekilde üç nüsha düzenlenmelidir. Üst yazı ile Koordinatörlüğe iletilmelidir.

11. ADIM §İlgili kurumun başvuruda isteyecekleri belgeler değişiklik gösterebilir. Gidilecek üniversitenin web sayfasından tüm gerekli evraklar ve süreç hakkında bilgi edinilmesi gerekmektedir. §Eğer karşı kurum evrakların posta ile teslimini talep ediyorsa, öğrenci gerekli tüm evraklarla Koordinatörlüğümüze yönlendirilmelidir. Evraklar Koordinatörlüğümüz tarafından postaya verilir. Karşı kurumdan istenilebilecek belgeler: § Öğrenci Başvuru Formu (ıslak imzalı ve fotoğraflı bir şekilde) § Learning Agreement (İngilizce Transkript ile birlikte) § Yurt Başvuru Formu § Dil Belgesi (Bu Form UİK tarafından hazırlanır)

12. ADIM Kabul Mektubu (Acceptance Letter) §Bölüm Koordinatörü tarafından işlemler gerçekleştirildikten sonra Kabul Mektubunun gelmesi beklenir. §Belirtilen adrese göre, öğrencinin kendisine, bölüme veya Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğüne posta yoluyla gelecektir. İşlem takibi açısından UİK adresi verilmesi en doğrusu olacaktır. §Kabul mektubunun taralı formu Elçilikler tarafından kabul edilmediği için adresin doğru olması önem taşımaktadır. §Kabul mektubu gelir gelmez (eğer öğrencinin kendisine ulaşmamışsa), öğrenci vize işlemlerini başlatmak üzere bilgilendirilir.

13. ADIM Feragat Dilekçesi §Öğrenim Hareketliliğine katılmaktan vazgeçen öğrencilerin Uluslararası İlişkiler Ofisine bildirilmesi gerekmektedir. §Öğrenciden gerekçeli feragat dilekçesi alınır ve bir kopyası Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğüne iletilir. §Feragat etmesi durumunda bir sonraki başvuru döneminde puan kesintisi yaşayacağı konusunda öğrenci uyarılmalıdır.

KOORDİNATÖRLÜK SÜRECİ Kabul Mektubunun öğrenciye ulaşmasıyla birlikte Koordinatörlük süreci başlar. Öncelikle öğrenci her elçiliğin kendine ait kuralları ve dokümanları olduğu ve bu yüzden de elçiliğin web sayfasını dikkatle incelemesi veya elçiliği arayarak süreç konusunda bilgi edinmesi konusunda uyarılır. Öğrenciden vize randevusu alması talep edilir. Öğrenciden elçiliğin talep ettiği koşulları da göz önünde bulundurarak seyahat ve sağlık sigortası yaptırması talep edilir.

KOORDİNATÖRLÜK SÜRECİ Randevu günü belli olduğunda, öğrencinin randevu tarihinden en erken 1 hafta önce Koordinatörlükle iletişime geçmesi ve Vize Yazısı talep etmesi gereklidir. Vize Yazısı, birçok elçilik tarafından e-imzalı kabul edilmediği için ıslak imzalı ve mühürlü olarak hazırlanır. Vize Yazısı içeriği: öğrencinin adı soyadı, bölümü, gitmeye hak kazandığı üniversite adı, ülkesi, hareketlilik tarihleri, ve aylık alacağı hibe miktarı

KOORDİNATÖRLÜK SÜRECİ §Öğrenci, Halk Bankası 344 Şube Kodlu Erzincan şubesinden Euro hesabı açtırır. Banka ile olan protokolümüz gereği, bu şubeden açılan Euro hesaplarından hiçbir şekilde kesinti yapılmamaktadır. Hesap numarasının resmi şekilde ibraz edilmesi zorunludur. §Vize işlemlerinin gerçekleştirilmesi, gerekli evrakların elçiliğe teslimi ve vizenin öğrenci tarafından teslim alınması itibariyle hibelendirme süreci başlar. §Öğrencinin hibe sözleşmesi ofis tarafından hazırlanır ve e-posta adresine gönderilir. Öğrenciden hibe sözleşmesinden 2 adet çıktı alması, dikkatle okuyup tüm bilgilerin doğruluğunu kontrol ettikten sonra 2 nüshayı da ıslak imzalı olarak Koordinatörlüğe teslim etmesi (elden veya posta ile) istenir. Hibe sözleşmesi olmadan hibe tahsisi mümkün değildir.

ÖNEMLİ BİLGİLENDİRME Öğrenci yurtdışına gitmeden ders kaydını mutlaka ve mutlaka yaptırmalıdır. Öğrencinin sistemde Erasmus Öğrencisi olarak işaretlenmesi sağlanmalıdır. Lütfen öğrencilerinizi ders kayıtlarını yaptırmaları konusunda uyarınız!

ÖNEMLİ BİLGİLENDİRME §Ayrıca öğrencileri gidecekleri kurumda hiçbir şekilde harç ücreti ödememeleri gerektiği konusunda lütfen uyarınız. Harç parası talep edilmesi Uygulama El Kitabı’na tamamen aykırıdır. § Hiçbir yükseköğretim kurumu Erasmus+ Hareketliliği kapsamında öğrencilerden harç ücreti talep edemez. §Ancak karşı kurum hizmet bedeli talep edilir. Bu ücretin ödenmesi zorunludur.

HAREKETLİLİK SIRASINDA

DURING THE MOBILITY §Öğrenci hareketliliğe başladıktan sonra During the Mobility talep edebilir. §Karşı kurumda ders açılmaması, dersin İngilizce dilinde açılmaması ya da başka kabul edilebilir gerekçelerle öğrenci During the Mobility talep edebilir. Buna Ekle-Çıkar Formu da denilmektedir. §Learning Agreement belgesinin 2. sayfasında bulunan bu kısımda, öğrencinin çıkarmak istediği ders yazılır ve «Delete» işaretlenir eklemek istediği ders yazılır ve «Add» işaretlenir. Öğrenci, bölüm koordinatörü ve karşı kurum tarafından imzalandıktan sonra belge hazırdır. §Öğrenci tekrar Akademik Tanınma hazırlar ve onay talep eder.

§Koordinatörlüğümüz bu süreç konusunda haberdar edilmelidir. İmzalı «During the Mobility» formunun bir nüshasının ve Akademik Tanınma belgesinin de UİK’ya gönderilmesi gerekmektedir. §During the Mobility, hareketlilik başladıktan sonraki 1 ay içerisinde (karşı kurumdaki yükseköğretim kurumunun ders başlama tarihi itibariyle) talep edilmeli ve tamamlanmalıdır. Aksi mümkün değildir!

ÖNEMLİ BİLGİLENDİRME §Hareketliliğin başarılı sayılabilmesi için minimum süre 3 aydır. §Öğrenci 3 aydan önce dönmek isterse, hareketlilik başarısız sayıldığı için kendisine tahsis edilen hibe geri alınır. §Güz dönemi için giden bir öğrenci, Bahar dönemine uzatma talebinde bulunabilir. Koordinatörlük yeterli hibe onayını verdikten sonra öğrenciden bölüm koordinatörü onayı istenir. Bölüm onayının ardından yeni Learning Agreement ve Akademik Tanınmanın hazırlanması ve onaylanması gerekmektedir. §Bahar dönemi öğrencileri uzatma talep edemez!

HAREKETLİLİK SONRASI

1. ADIM §Öğrenci hareketliliğin bittiği konusunda bölüm koordinatörünü bilgilendirir. §Transkript ve katılım sertifikası bölüm koordinatörü tarafından teslim alınmaz. Öğrenciden bu belgeleri Koordinatörlüğe teslim etmesi istenir. §Öğrencinin Koordinatörlüğümüze teslim etmesi gereken belgeler: Katılım Sertifikası Transkript Pasaport giriş-çıkış mühürlerinin olduğu sayfaların fotokopisini § Transkriptin doğruluğu karşı kurumla teyit edildikten sonra Transkript ve Katılım Sertifikası üst yazı ile bölüme ve dolayısıyla bölüm koordinatörüne gönderilir.

§Transkript ve After the Mobility (Learning Agreement 3. Bölüm) aynı belgeyi ifade etmektedir. § Bazı üniversiteler After the Mobility doldurmayı tercih ederken bazı üniversiteler ayrıca Transkript belgesi hazırlamaktadır.

2. ADIM Transkript bölüme ulaştıktan sonra Denklik sağlanır. Karşı kurumda alınan dersler ile kurumumuzdaki karşılıkları değerlendirilir. Web sayfamızda ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı web sayfasında yayınlanan resmi Not Dönüşümü tablosu esas alınarak Not Dönüşümü gerçekleştirilir ve transkripte işlenir. Öğrencinin not dönüşümü yapıldıktan sonra Koordinatörlük üst yazı ile bilgilendirilir. Son transkriptin bu üst yazı ile gönderilmesi gerekmektedir.

§Öğrencinin belgelerini teslim etmesinin ardından %20 dönüş hibelendirme süreci başlar. §Üniversite yönetimimizin aldığı karar gereği, bir ve üzeri dersten geçen öğrenciye %20 hibe tam ödenir. Hibenin tam alınabilmesi için ayrıca OLS dil kursunun tamamlanması Participant Report adı verilen online anketin doldurulması zorunludur.

ULUSLARARASI İLİŞKİLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ Uluslararası İlişkiler Koordinatörü ve Erasmus+ Kurum Koordinatörü: Doç. Dr. V. Aytekin SANALAN Uluslararası İlişkiler Ofisi: Öğr. Gör. Nihan ÇELİKER Öğr. Gör. Mayya KABASAKAL Öğr. Gör. Aycan YILDIZ YILMAZ (Mevlana Değişim Programı) Öğr. Gör. Aigerim SERDALİYEVA (İkili Protokoller ve Mevlana DP) İletişim: +90 446 226 66 66 -12015 (Erasmus Ofis) E-posta: erasmus@erzincan. edu. tr nceliker@erzincan. edu. tr mayya. kabasakal@erzincan. edu. tr ayildiz@erzincan. edu. tr aserdaliyeva@erzincan. edu. tr

ERASMUS+ PROGRAMINA TÜM KATKILARINIZ VE TOPLANTIMIZA KATILIMINIZ İÇİN TEŞEKKÜR EDİYORUZ. ULUSLARARASI İLİŞKİLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ