ERASMUS IZMENJAVA od prijave do odhoda Mednarodna pisarna

ERASMUS IZMENJAVA od prijave do odhoda Mednarodna pisarna UL PEF Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

Erasmus izmenjava Vsa navodila najdete tudi na www. pef. uni-lj. si ▪ FAZA 1: izbira institucije in prijava na razpis ▪ FAZA 2: priprava na mobilnost - časovni pregled - pridobitev štipendije - postopek prijave na tuji instituciji - priprava obrazcev ▪ FAZA 3: med izmenjavo in prihod domov, postopek priznavanja Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

Erasmus izmenjava FAZA 1: izbira institucije in prijava na razpis ▪ Faza 1 je uspešno zaključena. Mednarodna pisarna vam je po elektronski pošti že poslala Sklep o izboru in odobreni tuji visokošolski instituciji Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

Erasmus izmenjava FAZA 2: Priprava na izmenjavo - časovni pregled - postopek za pridobitev štipendije (UL) - postopek prijave na tuji instituciji (TUJINA) - priprava obrazcev (PEF) Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

Erasmus izmenjava FAZA 2: Priprava na izmenjavo ČASOVNI PREGLED Februar : Vaše prijave smo odobrili in jih posredovali na UL Marec, April: Nominiranje vaše izmenjave na tujih univerzah - sporočili smo vaše osnovne podatke in čas izmenjave April, Maj: priprava obrazcev, prijava na tujo institucijo Poletje: spletna prijava UL (štipendija) V prihodnjih mesecih boste (ste že) dobivali elektronska obvestila/navodila: - iz Univerze v Ljubljani (UL): glede prijave na spletno aplikacijo UL za pridobitev štipendije (UL) - iz tuje Univerze (TUJINA) - Iz Mednarodne pisarne PEF (PEF) Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

Erasmus izmenjava FAZA 2: Priprava na izmenjavo POSTOPEK PRIJAVE NA TUJI INSTITUCIJI (TUJINA) Natančno preberite in upoštevajte navodila tuje univerze. Med drugim boste morali oddati: - Learning agreement (gl. točko priprava obrazcev) - Potrdilo o opravljenih izpitih na PEF: pošljite mail na mednarodna@pef. uni-lj. si , napišite, da potrebujete izpis ocen za potrebe izmenjave in potrdilo vam bomo poslali brezplačno - Po potrebi dokazilo o znanju jezika NATANČNO SE DRŽITE NAVODIL IN ROKOV TUJE UNIVERZE!! Če jih zamudite, vam ne moremo pomagati Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

Erasmus izmenjava FAZA 2: Priprava na izmenjavo POSTOPEK ZA PRIDOBITEV ŠTIPENDIJE (UL) Erasmus štipendije študenti ne dobijo avtomatično, temveč je potrebno za njo zaprositi. Vse informacije in obrazce za pridobitev štipendije je študentom že poslala mednarodna pisarna na Univerzi v Ljubljani, ki tudi ureja in nadzira vse potrebne postopke. Erasmus+ finančna pomoč mora biti študentu izplačana pred začetkom mobilnosti. Za prvi dan mobilnosti še šteje dan, ko mora biti študent prisoten na tuji instituciji, to je lahko prvi dan predavanj, prireditev za dobrodošlico ali prvi dan jezikovne in kulturne priprave, ki je sestavni del mobilnosti in ne dan prihoda v tujino. Finančna pomoč Erasmus+ sofinancira stroške študija v tujini in ne pokrije stroškov v celoti. Višina bo opredeljena v Sporazumu o dodelitvi finančne pomoči v okviru programa Erasmus+, ki jo bo študent podpisal po oddaji prijavne dokumentacije. Študent, ki odhaja v tujino, še naprejema celoten znesek morebitne nacionalne štipendije. POSTOPEK: ko prejmete navodila in pripravite obrazce, odprete spletno aplikacijo UL, naložite vse potrebno (PRED izmenjavo), nato pa vam UL pošlje pogodbo za štipendijo Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

Erasmus izmenjava FAZA 2: Priprava na izmenjavo POSTOPEK ZA PRIDOBITEV ŠTIPENDIJE (UL) Ko boste prejeli navodila iz UL, boste morali odpreti spletno prijavo in naložiti ustrezna potrdila/dokumente: - Learning agreement (gl. točko priprava obrazcev) - Potrdilo o vpisu - Ostale zahtevane obrazce Rok za oddajo spletne prijave UL je vsaj en mesec pred odhodom! Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

Erasmus izmenjava FAZA 2: Priprava na izmenjavo PRIPRAVA OBRAZCEV (PEF) Potrebno je pripraviti 2 obrazca: Najprej pripravite IŠN obrazec (ki je interni obrazec, ostaja na PEF in ga NE pošiljate nikamor) in na podlagi tega še LA (learning agreement) - ki je sporazum o vašem študijskem planu in ga podpišete vi, mi in koordinator na tuji instituciji. ROK ZA ODDAJO obrazcev nam, mednarodni pisarni PEF: 15. 5 (za izmenjave v zimskem semestru) oz. 15. 11 (za izmenjave v poletnem semestru) V kolikor je tuja institucija postavila roke že prej – je potrebno upoštevati njihove roke! Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

IŠN obrazec (Interni študijski načrt) Obrazec je dostopen na spletni strani: individualni študijski načrt za namen priznavanja v tujini opravljenih obveznosti Pripravite ga v sodelovanju z vašim oddelčnim koordinatorjem (*obrazca ne izpolnjujete študenti KZ) V obrazcu določite predmete, ki jih boste delali v tujini in predmete, ki se vam bodo priznali na PEF Pri izbiri predmetov v tujini je potrebno biti pozoren tako na vsebinsko primerljivost predmetov v tujini in pri nas kot tudi na vrednotenje z ECTS krediti (min. 20 ECTS/semester – priznanih in opravljenih) ROK ZA ODDAJO: 15. 5 (za izmenjave v zimskem semestru) oz. 15. 11 (za izmenjave v poletnem semestru) Obrazec podpišete vi, oddelčni koordinator, predstojnik oddelka, nato pa ga oddate v mednarodno pisarno Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

LA (Learning agreement) Na podlagi IŠN obrazca, lahko zdaj pripravite tudi LA LA je sestavljen iz štirih delov: - Glave dokumenta - Before the mobility – ta del izpolnjujete PRED izmenjavo - During the mobility: namenjen morebitnim spremembam - After the mobilty – PO izmenjavi Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

LA (Learning agreement): Navodila za izpolnjevanje obrazca GLAVA DOKUMENTA Izpolnite s svojimi podatki Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

LA (Learning agreement) BEFORE THE MOBILITY LA podpišemo, ko oddate tudi IŠN podpisan s strani vseh treh podpisnikov (vas, oddelčnega koordinatorja in predstojnika oddelka) Brez oddanega IŠN obrazca, LA ne podpisujemo, ne glede na stopnjo nujnosti Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

LA (Learning agreement) During the mobility: namenjen morebitnim spremembam V kolikor prihaja do sprememb med izmenjavo, nas o tem nemudoma obvestite na mednarodna@pef. uni-lj. si Vsaka sprememba mora biti odobrena z naše strani! Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

LA (Learning agreement): After the mobility Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

Med izmenjavo: Spreminjanje študijskega sporazuma Če zaradi objektivnih okoliščin študent v tujini ne more izvajati načrtovanega študijskega programa in mora spreminjati študijski sporazum (learning agreement), mora o tem TAKOJ obvestiti mednarodno pisarno. Skupaj z oddelčnim koordinatorjem bomo presodili o ustreznosti predlaganih sprememb študijskega sporazuma in dogovora o priznavanju. V kolikor ne potrdimo predlaganih sprememb, se mora študent vrniti domov. Podaljšanje izmenjave Študent lahko podaljša izmenjavo. V tem primeru se mora najprej pozanimati na obeh straneh: na domači fakulteti (PEF) ter na univerzi gostiteljici, če se strinjajo z načrtovanim podaljšanjem in predlaganim študijskim sporazumom. V kolikor je odgovor z obeh strani pozitiven, mora najkasneje 5 dni pred koncem prvega obdobja mobilnosti v svoji spletni aplikaciji za Erasmus+ finančno pomoč v zavihku “Prošnja za podaljšanje izmenjave” naložite naslednje dokumente: · prošnjo, v kateri je potrebno obrazložiti, zakaj želite podaljšati in navesti predviden novi datum zaključka (ni posebnega obrazca, napišete prosti tekst), · pisno strinjanje domačega koordinatorja (lahko elektronsko sporočilo), · pisno strinjanje tujega koordinatorja (lahko elektronsko sporočilo), · nov LA za drugi semester, obvezno podpisan s strani študenta, domačega in tujega Erasmus+ koordinatorja (upoštevajte, da je potrebno tudi v drugem semestru zbrati vsaj za 20 ECTS obveznosti, ki bodo priznane na domači fakulteti) Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

Priprava zaključnega dela: V primeru, da študent v okviru Erasmus izmenjave v tujini pripravlja diplomsko/zaključno delo: - v LA napiše „work on master thesis“ brez navedbe ECTS kreditov - namesto IŠN obrazca pa priloži kratek opis nalog, ki jih bo opravil v zvezi z diplomskim/zaključnim delom (s podpisom mentorja). Mentor pri diplomskem/zaključnem delu na PEF je hkrati tudi mentor pri Erasmus izmenjavi. Študent, ki je del diplomske naloge/dela opravil v času Erasmus izmenjave v tujini, mora to omeniti v svoji diplomski nalogi/delu. Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

Erasmus izmenjava FAZA 3: prihod domov, postopek priznavanja V pisarni za mednarodno sodelovanje morate oddati - Prošnjo za pričetek priznavanja v tujini opravljenih - Potrdilo o v tujini opravljenih obveznosti (t. i. transcript of records) - IŠN obrazec, ki ga oddate že pred izmenjavo in ga ves čas vaše izmenjave hrani Mednarodna pisarna - Izpolniti morate kratek spletni vprašalnik o izmenjavi (pogoj za pričetek postopka priznavanja). Na podlagi oddanih dokumentov bo Pisarna za mednarodno sodelovanje pripravila sklep o priznavanju, ki ga na koncu (skupaj z ostalo dokumentacijo) naložite na strežnik univerze in s tem upravičite Erasmus štipendijo. Za pravočasno sprožitev postopka priznavanja v tujini opravljenih obveznosti je odgovoren študent. Študent je po prihodu iz tujine zavezan, da v nadaljevanju študija pomaga kot tutor študentom na izmenjavah ter sodeluje pripravi Erasmus dogodkov na Pedagoški fakulteti. Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020

Več Info Vse informacije dobite: - na spletni strani UL PEF: www. pef. uni-lj. si - v Mednarodni pisarni: Igor Repac, Tina Kralj: mednarodna@pef. uni-lj. si, 01 5892 346, soba 034 Pisarna za raziskave in mednarodno sodelovanje UL PEF: mednarodna@pef. uni-lj. si April 2020