ePurchasing melalui eCatalogue PEMERINTAH KOTA SURABAYA Peraturan Presiden

e-Purchasing melalui e-Catalogue PEMERINTAH KOTA SURABAYA

Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 Pasal 110 Ayat (4) “K/L/D/I wajib melakukan e-Purchasing terhadap Barang/Jasa yang sudah dimuat dalam sistem katalog elektronik sesuai dengan kebutuhan K/L/D/I” terkait dengan tata cara penggunaan katalog elektronik (e. Catalogue) dan e-Purchasing telah diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 14 Tahun 2015

Pertimbangan sebelum melaksanakan pengadaan barang/jasa : ü SKPD/Unit Kerja agar mencermati komponen barang/jasa pada Catalogue; e- ü apabila barang/jasa yang dibutuhkan tercantum pada e-Catalogue, maka SKPD/Unit kerja wajib melaksanakan pengadaan barang/jasa dimaksud; ü apabila barang/jasa yang dibutuhkan oleh SKPD/Unit Kerja belum tercantum pada katalog elektronik (e-Catalogue), maka SKPD/Unit kerja melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa dimaksud sesuai dengan metode pemilihan penyedia barang/jasa yang diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 beserta perubahannya.

Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 3 Tahun 2015 angka 2 huruf h dan angka 3 Ø Angka 2 huruf h : Kewajiban K/L/D/I melakukan e-Purchasing dikecualikan dalam hal harga katalog elektronik pada komoditas online shop dan hasil negosiasi harga barang/jasa melalui e-Purchasing untuk komoditas online shop pada periode penjualan, jumlah, merek, tempat, spesifikasi teknis, dan persyaratan yang sama, lebih mahal dari harga barang/jasa yang diadakan selain melalui e-Purchasing. Ø Angka 3 : Ketentuan pada angka 2 huruf c sampai dengan huruf h berlaku jika dalam satu komoditas dan/atau spesifikasi barang/jasa hanya terdapat satu penyedia barang/jasa yang terdaftar di dalam e-Catalogue.

Penjelasan : q Ketentuan pada angka 2 huruf h Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 3 Tahun 2015 tidak berlaku apabila dalam satu komoditas dan/atau spesifikasi barang/jasa terdapat lebih dari satu penyedia barang/jasa yang terdaftar di dalam e-Catalogue; q Jika di ekatalog terdapat lebih dari 1 penyedia, maka dapat dilakukan negosiasi terhadap penyedia di ekatalog berdasarkan harga pasar, jika proses negosiasi tidak berhasil, maka SKPD/Unit Kerja tetap wajib untuk membeli melalui e. Katalog (meski harga di e-Catalogue lebih tinggi daripada harga pasar). Hal ini dikarenakan proses pemilihan penyedia barang/jasa di e-Catalogue yg dilakukan oleh LKPP utk proses e-Purchasing K/L/D/I telah sesuai dengan prosedur/regulasi; q Jika harga pada e-Catalogue lebih tinggi dari harga satuan yang tercantum pada DPA, maka SKPD/Unit Kerja tetap wajib untuk melakukan proses negosiasi terlebih dahulu kepada penyedia barang yang menyediakan spesifikasi barang yang dibutuhkan sesuai dengan harga satuan yang tercantum pada DPA SKPD/Unit Kerja. Jika negosiasi tidak berhasil maka SKPD/Unit Kerja diperbolehkan untuk membeli di luar e-Catalogue sesuai dengan ketentuan/regulasi pengadaan barang/jasa.

Lampiran Keputusan Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembalian Sistem Informasi Nomor 7 Tahun 2015 huruf F angka 1 huruf b angka 2) “Pihak penyedia barang wajib menanggapi pemesanan barang, baik menyetujui atau menolak pesanan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sejak tanggal pemesanan barang melalui sistem e-Purchasing”

Penjelasan : Ketentuan tersebut diatas berlaku untuk komoditas online shop, dimana : ü Jika penyedia barang tidak menanggapi pemesanan barang lebih dari 3 (tiga) hari, maka pesanan dapat dibatalkan dan melakukan pesanan ke penyedia barang lainnya (dalam kondisi komoditas yang dibutuhkan disediakan oleh lebih dari satu penyedia barang), jika komoditas hanya disediakan oleh satu penyedia barang, maka pesanan dapat dibatalkan dapat membeli di luar dengan metode sesuai nilai pekerjaan. ü PEMBATALAN untuk dilakukan secara tertulis, dapat melalui fasilitas pop up window “keterangan tambahan/free text “ yang ada di e-Catalogue atau melalui email helpdesk penyedia barang. ü SKPD/Unit Kerja agar mengirimkan laporan ke LKPP dapat melalui email/surat yang menyatakan bahwa penyedia barang yang bersangkutan tidak menanggapi pemesanan barang dalam waktu lebih dari 3 (tiga) hari (dengan melampirkan riwayat paket) untuk diberikan peringatan/sanksi;

. . . lanjutan Penjelasan : Ketentuan tersebut diatas berlaku untuk komoditas online shop, dimana : ü Jika sudah ada kesepakatan tetapi untuk selanjutnya sulit melakukan koordinasi (sebelum ada perikatan/kontrak), maka SKPD/Unit Kerja melakukan konfirmasi via email ke helpdesk penyedia barang untuk meminta kesanggupan melanjutkan pelaksanaan pekerjaan dan memberikan batas waktu memberikan tanggapan, sekaligus email ke LKPP perihal kondisi antara penyedia dengan SKPD/unit Kerja dan tindak lanjutnya. ü Jika melebihi batas waktu memberikan tanggapan, maka SKPD/Unit Kerja dapat melakukan transaksi dengan penyedia barang lain yang tercantum dalam e. Catalogue, atau jika spesifikasi barang yg dibutuhkan hanya disediakan oleh satu penyedia barang, maka SKPD/Unit Kerja dapat melakukan pembelian di luar dengan metode sesuai nilai pekerjaan.

. . . lanjutan Penjelasan : Bagaimana untuk komoditas selain online shop : ü SKPD/Unit Kerja dapat memberikan batasan waktu kepada penyedia barang untuk menyetujui/menolak pesanan melalui fasilitas pop up window “keterangan tambahan/free text“ yang ada di e-Catalogue dan melalui email helpdesk penyedia.

Lampiran Keputusan Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembalian Sistem Informasi Nomor 7 Tahun 2015 huruf F angka 1 huruf b angka 4) huruf b “Pihak penyedia barang wajib mengirimkan barang kepada pihak pembeli sesuai dengan ketentuan untuk area di luar Jabodetabek dilakukan selambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggal transaksi melalui e-Purchasing. Kecuali diatur lebih lanjut di dalam Surat Perjanjian Kerja”

Penjelasan : ü Jika sampai dengan batas waktu pengiriman tetapi barang belum dikirim dan SKPD/Unit Kerja kesulitan dalam menghubungi penyedia barang, maka SKPD/Unit Kerja melakukan konfirmasi secara tertulis melalui email helpdesk penyedia barang terkait dengan keterlambatan pengiriman barang dan dapat memberikan batas waktu respon atas email tersebut, kemudian untuk selanjutnya dapat dilakukan pembatalan pemesanan (secara tertulis melalui email). ü Untuk proses pembatalan, SKPD/Unit kerja mengirim surat dan/atau melalui email ke LKPP untuk segera ditindaklanjuti, SKPD/Unit Kerja tidak dapat melakukan sendiri proses pembatalan pesanan di aplikasi dikarenakan sudah ada kesepakatan antara SKPD/Unit kerja dan penyedia barang;

Penjelasan : ü Setelah proses pembatalan, SKPD /Unit kerja dapat melakukan transaksi dengan penyedia barang lain yg terdaftar di e-Catalogue, atau jika spesifikasi barang yg dibutuhkan hanya disediakan oleh satu penyedia barang, maka SKPD/Unit Kerja dapat melakukan pembelian di luar dengan metode sesuai nilai pekerjaan; ü Jika dalam proses e-Purchasing, diketemukan bahwa dokumen penyedia barang/jasa yang di e-Catalogue sudah kadaluarsa/habis masa berlakunya, maka SKPD/Unit kerja segera meminta penyedia barang untuk melakukan konfirmasi ke LKPP (selaku pihak yg melakukan proses pemilihan penyedia barang/jasa) terkait update dokumen penyedia.

Kesimpulan : ü Bahwa terkait dengan alur proses e-Purchasing dan petunjuk penggunaan aplikasi e-Purchasing lebih lanjut dapat diunduh melalui : https: //e-katalog. lkpp. go. id ü Bahwa terkait dengan teknis pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui e-Purchasing, selanjutnya Saudara dapat berkoordinasi dengan Bagian Bina Program Sekretariat Daerah Kota Surabaya.