Eposta Yazm Elektronik mektubunuza ayn normal mektuplarda olduu

E-posta Yazımı

�Elektronik mektubunuza, aynı normal mektuplarda olduğu gibi, bir selamlama cümlesiyle başlayın. İster "Merhaba" deyin ister "Sevgili Falanca, ". Böylece insanları karşılamış olursunuz. Belki devamlı yazıştığınız kişilerle bunu yapmayabilirsiniz ama o zaman bile en azından mektubun başına adını yazın. �Mektubu 2. tekil şahsa değil 2. çoğul şahsa hitab ederek yazın. "Siz" diye hitabetmek nezaket kuralı gereğidir. Kırk yıllık ahbabınıza yazar gibi seslenerek ve özensiz yazılmış bir e-postanın gayet itici olacağı bellidir.

� Yazılarınıza mutlaka imza atın. Bu imzanın e-posta ortamındaki adı netikettir. Etiket sözcüğüne benzesin diye böyle demişler. Bazı kişilerin e-posta programlarında tanımları uzun adlarıyla oluyor. Bu durumda mektubu gönderen kişinin adını öğrenebiliyorsunuz. Ama her zaman böyle olmuyor, bu yüzden de siz olun, mektubunuzun altına adınızı ve elektronik posta adresinizi yazın. Bazı kişiler bunun dışında, çalıştığı şirketin adını, telefon ve faks numarasını, web sitesi adresini de yazıyor. Bu sayede size ulaşmak isteyen biri değişik yolları deneyebilir. Bunun tersi de oluyor, özellikle liste servislerine yazan birçok kişi, netiket bölümüne yani imzanın yer aldığı son bölüme, akıllarına ne gelirse koyuyorlar. Özlü sözler, çizgilerle resimler gibi mektupları gereksiz uzatan, iletişim hatlarını gereksiz meşgul eden ve mektubu okuyanın canını sıkan birçok yazı, imzanın olması gereken bölümlerde yer alıyor.

�İnsanlar meşguldur, bu yüzden: � Konu satırını kullanın. E-posta oluştururken bu konuyu unutabilir, yada es geçebilirsiniz, fakat şunu unutmayın: e-posta alıcınız dahali herkesin acelesi olabilir. E-postanın gelen kutusuna bakan kişi, sizin e-postanızı gördüğünde, onun içeriğini anlayacaktır ve ona göre öncelik hakkı tanıyabilir. Ayrıca bazı e-posta sistemlerinde, konusuz e-postalar spam/gereksiz olarak adlandırılır. � Açık ve anlaşılır olun. E-postaları ne kadar okunaklı ve akıcı yazabilmenizden ziyade, iletilerinizin alıcıları kısa ve öz olan e-postaları sevmektedirler. E-posta iletinizde istek ve önerileriniz mutlaka kısa, öz ve anlaşılır olmalı, mecbur kalınmadıkça mecazi anlatıma yer verilmemelidir.

� Mektuplarınızın bir satırında 70 -75 karakterden fazla karakter olmamalıdır. Yazdığınız mektubu okuyacak olan kişinin nasıl bir bilgisayardan okuyacağını bilemezsiniz. En kötü ihtimalle, bu kişinin mektubunuzu metin temelli bir terminalden okuduğunu varsayabilirsiniz. Bu durumda bir satırdaki karakter sayısının 80'i geçmesi, mektubunuzu okunmaz hale getirebilir. Bazı mektup programları, gelen bir mektuba cevap vermenizi sağlarken, daha önceki mektubu yeni mektubunuzun içine aktarır. Aktarırken de her satırın başına ">" işareti koyar. Bu durumda satır genişliği bir ya da iki karakter artmış oluyor. Bu nedenle de 75 karakter civarı yazılmalıdır. Böylece, yazdıklarınızın bir iki defa, başka mektuba sorun çıkarmadan aktarılması mümkün olur.

�Bir mektuba cevap veriyorsanız, cevap verdiğiniz mektubu, yazdığınız mektubun içine aynen almaktan kaçının. Bu gereksiz yere hatları meşgul eder. Özellikle uzun mektupları aynen yeni mektuba aktarıp, "Ben de aynı şekilde düşünüyorum" gibi tek cümlelik mektuplar yazmayın. İlla yapacağım diyorsanız, bari hemfikir olduğunuz mektubu hatırlatacak kısa bir bölümden alıntı yapın. Eğer başka bir mektuptan alıntı yapacaksanız, hepsini değil ilgili bölümü almaya çalışın. Hem okunuşu kolay olur, hem de göndermesi. Alıntı varsa bildirin.

�Türkçe harfleri kullanarak yazın. Bazı kişiler Türkçe harfleri ayırt etmek için "ş" harfi yerine "$" ya da küçük harflerle yazarken "ö" yerine büyük "O" kullanıyor. Bu, yazının anlaşılmasını zorlaştırıyor. Çok zorunlu kalmadıkça böyle yazılmamalıdır. c. Unk. U bu $ekilde yaz. Ilm. I$ yaz. Ilar. I COzmek baya. GI zor oluyor! �Hızlıca cevap verin. İletileri Gelen Kutusu'nda cevapsız öylece bırakmayın. Gönderen kişiye mutlaka geri dönüş yapın, eğer hemen yanıt verecek durumda değilseniz, mutlaka bildirin.

� Her ne kadar elektronik mektuplar iki kişi arasındaymış gibi görünse de, aslında açıktır. Her isteyen mektubunuzu okuyamaz ama, sistem yöneticileri rahatlıkla mektuplarınıza bakabilir. Bu yüzden elektronik mektuplarda yazdıklarınıza dikkat edin. Başkalarının kesinlikle görmemesi gereken şeyleri elektronik mektuplara yazmayın. � İnternette başka ülkelerin insanlarıyla karşılaşmak ve yazışmak çok rastlanan bir durum. Bu kişilere mektup yazarken, karşınızdakinin başka bir ülkeden olduğunu, başka alışkanlıkları ve gelenekleri olduğunu, sizinle aynı ortamı paylaşmadığını bilerek yazışın. Bu tür mektuplarda yanlış anlaşılmak ya da hiç anlaşılamamak mümkündür.

� Mektup yazarken yazım kurallarına dikkat edin. Elektronik mektup da olsa yazdığınız, aslında bir yazıdır. Yazım kurallarına uygun, akıcı ve görünüşü güzel mektuplar yazmaya çalışın. Dahi anlamındaki "de", "da" eklerini ve "mi" soru ekini ayrı yazmaya özen gösterin. Boş satırlar genellikle anlamı kolaylaştırır, mektubun sıkışık olmasını engeller, üstelik de mektubu sadece bir bayt büyütürler. Bu nedenle gerektiği yerlerde boş satır bırakın. Bilgisayarla yazı yazma kurallarına uyun; noktalama işaretlerinden sonra mutlaka boşluk bırakın. Sözcükleri doğru yazmaya özen gösterin. Özellikle Türkçe harfleri kullanamadığınız için yanlış yazdığınız sözcükler, yanlış anlamalara neden olabilir.

� Elektronik mektup yollarken bilgisayarınızın tarihi ve saati doğru olmalıdır. Yolladığınız mektuplara bu tarih ve saat yazıldığı için, eğer bu değerler yanlışsa, yolladığınız mektup eskiden gönderilmiş gibi, daha önce yollanmış mektupların arasına karışabilir. Bu durumda, gönderdiğiniz kişi mektubu görmeyebilir. � Elektronik mektuplara dosya ekleyip göndermek mümkündür. Ama böyle büyük dosyalar göndermeden önce mutlaka karşıdaki kişiyi uyarın. Onun onayını aldıktan sonra gönderin. Özellikle Internet'e modem aracılığıyla bağlı olanların böyle büyük mektupları okumaları çok sorun olabilir. Bu yüzden 50 kilobayttan büyük mesaj gönderirken bu kurallara uyulmaya çalışılmalıdır.

İnsanlar çok hassastır, bu yüzden: � Noktalama işaretlerini peşpeşe kullanmayın. Cümlelerin sonuna, ? ? yada !!!! gibi noktalama işaretlerinin ardarda konularak oluşturulan e-postalarda, alıcı oluşturan kişinin kızgın veya bağırarak konuştuğunu düşünebilmektedir. Noktalama kurallarına uyarak yazınız. � Cümleyi büyük harfler kullanarak yazmayınız. Tamamı büyük harflerle yazılmış yazıları okumak hem zordur hem de akıcılığı azaltır. Sadece büyük harf kullanarak yaptığınız konuşmalar SİZİN BAĞIRARAK KONUŞTUĞUNUZ ANLAMINA GELMEKTEDİR. Bağırmak kabalık olarak nitelendirileceğinden, normal olarak yazmanız tavsiye edilir. Eğer bazı konuların üzerinde durmak istiyorsanız, bunu cümle içinde belirtmenizde fayda vardır. Mektuplarınızı tamamen küçük harflerle de yazmayın.

� Göndermeden önce, sesli bir şekilde okuyun. Anlatmak istediğiniz her şeyi tam olarak yazdığınızı düşündüğünüz anda, gönder tuşuna basmadan önce e-postayı sesli olarak okumanız kendinizi alıcının yerine koymanızı sağlayacaktır. Düşünceniz yazılı olarak ifade edilmişse, geri almak zordur. � Kızgınken sakın yazmayın. Belki en sık önerilen fakat çiğnenen etik kurallarından biri budur. Bir üstteki "Göndermeden önce, sesli bir şekilde okuyun“ isimli başlığı okuyun ve bir kişiye ağır şeyler yazdığınızda, geri alınamayacağını unutmayın ve yazdıklarınızın karşınıza bir gün çıkacağını bilin.

Herkes teknolojiyi sizin kadar takip etmiyor olabilir, bu yüzden: �Çok fazla simge kullanmayın. İletilerde, gülümsemeleri kullanmak bugünlerde duyguları anlatmanın sıkça kullanılan bir yoludur. Fakat şakacı ile alaycı gülümsemeler arasındaki farkı yeterince biliyor musunuz. Bu tür ifadeler kullanarak, istemeden insanları kırabilmek çok kolaydır. Bunlardan uzak durmanız tavsiye edilmektedir. �Kısaltılmış terimleri çok fazla kullanmayın. Karşınızdaki insanın sizin kullandığınız kısaltmaları anlayabileceğinden emin değilseniz, kullanmayın.