Ensimminen teema Esimiestyn raamit sislt ja muuttuva rooli

Ensimmäinen teema: Esimiestyön raamit, sisältö ja muuttuva rooli Leif Åberg: Esimiesviestinnän erikoiskurssi kevätlukukausi 2005

Esimiestyön raamit, sisältö ja muuttuva rooli n n muutoksen arkea raamit ¡ ¡ n rationaalinen funktionaalisuus vs postmoderni organisoitumisen premissit management ja leadership ¡ ¡ junailua ja johdattamista e. Management eli verkkojohtaminen n n n esimies-alainen suhde työnjaon periaatteet suunnittelu, päätöksenteko ja valvonta valta ja vastuu delegointi, koordinointi, integrointi motivointi, sitouttaminen ja sitoutuminen

Muutoksen arkea n n Organisaatio = järjestyneisyys Kaaos on joko ¡ ¡ organisoitumisen vastakohta (arkikielessä) tai dynaaminen ja monimutkainen organisoitumisen muoto n Organisoitumisen kautta vähennetään toiminnan satunnaisuutta

Satunnaismalli: 15 henkilöä ja 14 ympäristön kohdetta Satunnaismalli: kahden henkilön rajoittamattoman tarkkaavuuden kohteet

Satunnaismalli: kolmen henkilön rajoittamattoman tarkkaavuuden kohteet Organisoitumisen vaikutus satunnaissuhteiden järjestymiseen

Kehitysmalleja n Greinerin malli (1972) n Rowleyn ja Roevensin malli (1996, 2000)

Greinerin malli ¡ n Larry Greiner: Evolution and Revolution as Organizations Grow. Harvard Business Review 1972: 4, ss 37 -46 mallin pääulottuvuudet: a) b) c) d) e) organisaation ikä organisaation koko organisaation kehitysvaiheet organisaation kriisivaiheet teollisuusalan yleinen kasvuvauhti

Greinerin malli jatkuu … n n eri kasvuvaiheissa esiin nousevien ongelmien ratkaisuvaihtoehdot ovat rajalliset vaihtoehtojen valinta johtaa uusiin, erilaisiin ongelmiin, joita ei voida entisin keinoin ratkaista

Työyhteisön kehitysmalli (Greiner) kasvu ? kriisi yliorganisoitumisen kriisi valvontakriisi kasvu yhteistoiminnan kautta kasvu koordinoinnin kautta autonomiakriisi johtamiskriisi kasvu delegoinnin kautta kasvu keskitetyn ohjauksen kautta kasvu luovuuden kautta aika

Kasvu luovuuden kautta Johtamiskriisi - perustajajohtajat - usein teknisesti suuntautuneita - paljon spontaania viestintää - pitkiä päiviä, pioneerihenki kasvu luovuuden kautta - reaktiivista toimintaa - perustajilla ei tietoa johtamistoiminnoista - rakentumaton viestintä ei riitä - puutteelliset valvontajärjestelmät - tarvitaan voimakasta johtamiskriisi johtajaa, manageria aika

Kasvu keskitetyn ohjauksen kautta Autonomiakriisi - rakenne selkiytyy (yleensä funktionaaliseksi) - työtehtävät erikoistuvat - viestintä formalisoituu - alijohtoa kohdellaan asiankasvu keskitetyn tuntijoina ohjauksen kautta - joitain formaalisia ohjausjärjestelmiä (esim. logistinen, budjetti, työnormit) - hierarkian alatasot turhautuvat - toimivaltaongelmat - alijohto vaatii lisää itsenäisyyttä, koska autonomiakriisi tuntee prosessit ja markkinat - tarvitaan aika toimivallan delegointia

Kasvu delegoinnin kautta Valvontakriisi - toimivaltaa hajautetaan tehtaiden ja markkina-alueiden johdolle - tulosvastuiset profit centerit kasvu delegoinnin kautta - poikkeamajohtaminen valvontakriisi - ylin johto menettää ohjakset - hajautetut yksiköt eivät koordinoi resursseja - tarvitaan uusia koordinoinnin menetelmiä aika

Kasvu koordinoinnin kautta Yliorganisoitumisen kriisi - uudet formaaliset koordi- kasvu koordinoinnin kautta nointimenetelmät käyttöön kasvu - esikunnat kasvavat - tuoteryhmät, joita arvioidaan ROI: n perusteella (return on investment) yliorganisoitumisen kriisi - luottamuspula linjan ja esikuntien sekä kentän ja pääkonttorin välillä - järjestelmät ruokkivat itseään - rutiinien kasvu ehkäisee luovuutta ja innovatiivisuutta aika - tarvitaan joustavampia yhteistyömuotoja

Kasvu yhteistoiminnan, kollaboraation kautta ? kriisi kasvu yhteis- henkilökohtainen yhteistoiminta, spontaani ryhmätyö toiminnan kautta ja yksilöiden erityistaidot nousevat esiin - nopea ongelmanratkaisu - orgaaninen organisaatiomuoto: hanke/matriisi/tiimit; kumppanuusmallit ? kriisi - ihmiset imetään kuiviin ryhmätyön ja innovaatimusten paineissa - ratkaisuja: työnkierto, sapattivuodet, ”kiinalainen malli” aika

Onko Greinerin malli deterministinen ? kasvu ? kriisi yliorganisoitumisen kriisi valvontakriisi kasvu yhteistoiminnan kautta kasvu koordinoinnin kautta autonomiakriisi johtamiskriisi kasvu delegoinnin kautta kasvu keskitetyn ohjauksen kautta kasvu luovuuden kautta aika

Rowleyn ja Roevensin muutosmalli SIO I V SI U U : tio u u l o v e R Vahvistaminen Hallinnan tila, ”kontrollissa” Yllytys Tasapainotila Muutos Muuntumistila, transformaatio Kyseenalaistaminen Kaaostila Vakuuttuneisuus Evoluutio: JAETUT ARVOT Rowley Robin M. and Roevens, Joseph J. : Organize With Chaos, Lint 1996

Rowleyn ja Roevensin muutosmalli kiihtyvä kasvu Tasapaino. Vahvistaminen tila Hallinnan tila, ”kontrollissa” Yllytys rakenteiden sisäänajo Kyseen- totuuden alaistaminen hetki Muutos Kaaostila Muuntumistila, transformaatio Vakuuttuneisuus sopeutus ja tulevat eväät

Kyseenalaista: jotta työyhteisö ei jähmettyisi liikaa, se tulisi horjuttaa nykyiseltä radaltaan ja saattaa epävarmuuden tilaan, ”kaaoksen reunalle” -> itseorganisoituminen alkaa n n n Viestinnän keinoja: kyseenalaistus: ”why”, ”what if” ”mahdottomat” haasteet muutossignaalit vahvasti esiin vanhojen, turhien symbolien hylkäys

Luo vakuuttuneisuutta: n riittävän suuren joukon sitoutuminen muutokseen saattaa synnyttää uuden järjestyksen n n Viestinnän keinoja: ”tosi kapinalliset” esiin! synergisten ryhmien symbolien vahvistus ”kontrolliarvojen” korostus, jottei suistuta pahaan kaaokseen perustelut uudelle esiin luovat ongelmanratkaisutekniikat

Yllytä: n uusi järjestys tulee viedä lävitse työyhteisössä, niin että siitä tulisi uusi tapa toimia n n n Viestinnän keinoja: uuden suunnan vahvistus sankaritarinat huipputiimeistä ja synergiasta uhoaminen huippusuoritusten palkinta vanhojen mallien hautaus arvokkaasti

Vahvista: n löytynyttä uutta suuntaa vahvistetaan, jotta organisaatio ”sinkoutuu” uudelle, korkeammalle radalleen Viestinnän keinoja: n vision esillepano: strategiset perusviestit n n n muutosalueet esiin kokeiluihin kannustus asiakkuudesta, palvelusta ja kilpailusta viestiminen arvokeskustelu vapaan viestinnän ja rakentavan palautteen korostus

Esimiestyön raamit n n n Työyhteisö - työorganisaatio - on ihmisryhmittymä, joka pyrkii järjestelmällisesti tiettyihin tavoitteisiin käytössään olevia voimavaroja - resursseja säätelemällä. Tämä tapahtuu työn ja vallan jakamisen sekä viestinnän rakenteistamisen kautta. Työyhteisön toimintaan vaikuttaa se kulttuurinen perimä, joka muotoutuu jäsenten vuorovaikutuksen kautta ja jonka perustana siten ovat yhteiset käsitykset asiain tilasta.

Organisoitumisen premissit n n n n Voimavarojen premissi Ihmisryhmittymän premissi Tavoitteellisuuden premissi Ennustettavuuden premissi Työn- ja vallanjaon rationaalin premissi Kulttuurien syntymisen ja muuntumisen premissi Viestinnän rakenteistamisen premissi

Voimavarojen premissi n n n Työyhteisöllä on käytössään erilaisia voimavaroja, resursseja, joita yhdistäen edesautetaan tavoitteiden saavuttamista. Voimavara on mahdollisuus, jota voidaan käyttää. Voimavarat ovat aineellisia ja henkisiä: n n tuotannontekijöitä tuotantoa luovia prosesseja

Ihmisryhmittymän premissi n Työyhteisön voimavaroja käyttää ja suuntaa ihmisryhmittymä, joka tietyllä hetkellä tarjoaa työpanoksensa työyhteisön käyttöön korvausta vastaan.

Tavoitteellisuuden premissi n On olemassa jonkinlainen, tietyllä tarkkuudella ilmaistu yhteinen tavoite, työyhteisön tavoite, jonka saavuttamista jäsenet työpanoksellaan ja voimavaroja yhdistäen voivat edesauttaa. n n yhteinen tai jaettu tahtotila instrumentaalisuus: organisaatio on jäsenten omien tavoitteiden saavuttamisen ja tarpeiden tyydyttymisen väline

Ennustettavuuden premissi n Työyhteisöt pyrkivät lisäämään toimintansa ennustettavuutta ottamalla käyttöön tiettyjä yhteisesti sovittuja menettelytapoja ja muulla tavoin normittamalla toimintaa

Työn- ja vallan jaon rationaalin premissi n Työyhteisössä tapahtuu väistämättä jonkinasteista työn ja vallan jakoa yhteiseen tavoitteeseen pääsemiseksi ¡ ¡ ¡ Työnjako: osastot, työryhmät, tiimit tai erilaiset työtehtävät Vallanjako: hierarkkiset järjestelyt kuten esimiesalainen -suhteet ja organisaatiotasot Toimiakseen hyvin tulee työn- ja vallanjaon perustua jonkinlaiseen yhteiseen näkemykseen voimavarojen mielekkäästä kohdentamisesta

Työn- ja vallan jaon rationaalin premissi jatkuu… n oletetaan, että työtä ja valtaa jakaen ja toimintaa strukturoiden saavutetaan etua, kuten n ¡ asiantuntijat tekevät sitä mitä osaavat voidaan tehdä rinnakkaisia töitä samaan aikaan voidaan käyttää voimavaroja järkevämmällä tavalla: mittakaava- ja synergiaedut ongelma: paljonko on ”riittävä rakentuminen”

Kulttuurien syntymisen ja muuntumisen premissi n Työyhteisöön muodostuu sen toiminnan aikana tiettyjä toimintatapoja ja yhteisiä käsityksiä siitä, millainen on asiain tila. Nämä kulttuuriset tekijät eivät ole pysyviä; ne muuttuvat, joskin hitaasti. On siis kulttuurista sitkaa ¡ kulttuurit kamppailevat erilaisilla areenoilla

Viestinnän rakenteistamisen premissi n n Työyhteisön viestintä rakenteistuu, strukturoituu tiettyjen työyhteisössä sovittujen sääntöjen perusteella Säännöt koskevat viestintäsuhteita, sanomien sisältöä ja niitä erilaisia viestinnän järjestelyjä, joita eri osastoilla ja organisaatiotasoilla on otettu käyttöön

Organisointimuotoja: perusmallit

Ristikkäisohjausmuotoja/1 tuoteryhmät, alueet tai ydinprosessit

Ristikkäisohjausmuotoja/2 Projektiorganisaatio

Rationaalinen funktionaalisuus vs postmoderni n rationaalinen funktionaalisuus olettaa, että organisaatiot toimivat järkevästi, osaavat hahmottaa ulkoiset ja sisäiset epävarmuustekijät ja että valitut toimintamallit ovat funktionaalisia, ”mielekkäitä”

Postmoderni n postmoderni näkökulma organisaatioihin vai postmoderni organisaatio ?

Postmoderni näkökulma organisaatioihin n n ei etsitä universaaleja totuuksia tai organisoinnin periaatteita vaan paikallistettua tietämystä ja näkemyksiä siitä, kuinka voidaan toimia tilanteissa, jotka eivät ole rationaalisia ja ennustettavia organisaatiot nähdään sosiaalisesti rakentuneina tulkinnat ja refleksiivisyys tärkeitä

Postmoderni(n ajan) organisaatio ? n n n n yhteisesti hyväksytty visio, laajat tavoitteet ja tietoinen pyrkimys helpottaa koordinaatiota ja toimintaa oppiva organisaatio, jossa toleranssia eli virheiden sietokykyä järjestyksen ja kaaoksen spiraali hajautettu ja valtuutettu henkilöstö (distributed but empowered staff) yhteinen näkemys toiminnan ohjaajana areenoiden merkitys räätälöidyt tuotteet ja täsmäpalvelut verkostoituminen ja liittoumat (mm Tella 1997)

Uusi sopimus yrityksen ja työntekijän välillä ”uusi sopimus” ”vanha sopimus” työntekijä tarjoaa yritys tarjoaa -lojaalisuus -mukautuvuus -sitoutuminen -luottamus -työllisyyden turva -ylenemismahdollisuudet -koulutus ja kehittyminen -huolenpito ongelmissa -pitkät työpäivät -lisääntynyt vastuunotto -monipuoliset taidot -epävarmuuden ja muutoksen sieto -lyhyempi työsuhde -suoritukseen sidottu palkka -korkea palkka -työpaikka, jonka ei oleteta olevan eläkepaikka (Byrne 2001)

Näkökulmat: Management Leadership n n n toiminnan johtamista käyttäen menetelmiä ja tekniikoita, joiden avulla pyritään lisäämään toiminnan ennustettavuutta ja tavoitehakuisuutta liikkeenjohtaminen on siis formaalisten managementtekniikoiden soveltamista tekniikoita ja junailua n n n ihmisten johtaminen ”johdattaminen” (Henrik Gahmberg) kyky saada ihmiset liikkeelle henkilökohtaiset leadershipominaisuudet kykyjä ja ominaisuuksia

Tulossa: e. Management, verkkojohtaminen n n tietokone ja mobiiliviestimet muuttuvat työpöydän jatkeeksi tällä hetkellä n n yksinkertaisia prosesseja verkkoon verkkoviestintä täydentää muita viestinnän muotoja sähköisiä työryhmäsovelluksia tulossa ¡ tosiaikaisia johtamistilanteita virtuaaliorganisaatioissa

Esimies - alainen -suhde n superior - subordinate -malli ¡ ¡ n coach - team -malli ¡ ¡ n ratapihaorganisaatioiden malli esimies tietää enemmän, on taitavampi joustavien organisaatioiden malli esimies vaalii, kannustaa, saa irti itseohjautuvuus ja uusi ihmisnäkemys muokanneet suhdetta

Delegointi n prosessi, jossa alaiselle, työryhmälle tai tiimille määritetään tavoitteiden saavuttamista edistävä tehtävä ja siihen tarvittava toimivalta

Delegointi esimies alainen, tiimi 1 Tehtävän luovutus 2 Tehtävän hyväksyminen 3 Toimivallan luovutus 4 Suoritusvelvollisuus = viestinnän ongelma-alueita 6 Kannustava arviointi 5 Tehtävän suoritus

Toimivalta ja vastuu n n liittyvät tehtävien delegointiin toimivalta: oikeus toimia tehtävän hoitamiseksi vastuu: henkilö vastaa tehtävän suorittamisesta oikeudet ja velvollisuudet

Koordinointi n prosessi, jolla varmistetaan, että delegoidut tehtävät ovat sopivan kokoisia, että ne eivät ole päällekkäisiä eikä niiden väliin jää aukkoja, tekemättömiä töitä. Koordinoinnin avulla edistetään työyhteisön yksiköiden ja jäsenten välistä yhteistyötä.

Koordinoinnin ongelmien tunnistus unohtui päällekkäin eri tahtiin checkpoint A B C baseline

Koordinoivan viestinnän parantaminen n baseline-viestintä kuntoon n varmista että kaikki tietävät, mitä sovittiin n dokumentoi! Verkko on oiva paikka! n checkpoint-rytmitys n ensin tarkistuksia tiiviimmin, keskellä harvemmin, lopuksi taas tiiviimmin n motivoiva viestintä n korosta koordinoinnin tärkeyttä

Integrointi n n yhdentäminen, yhteen saattaminen prosessien, asioiden tai toimintojen yhdistäminen koordinoituja tehtäviä tehdään eri puolilla, integroinnissa on kyse tiiviimmästä yhteen saattamisesta esimerkiksi fuusiotilanteissa tai prosessien uudelleenmäärittelyssä

Motivointi n n motivaatio (”työhinku”) on päämäärähakuinen toiminnan vaikutin motivointi on pyrkimys toisen käyttäytymisen muuttamiseen vetoamalla seikkoihin, joiden arvellaan olevan hänen vaikuttimiaan

Sitoutuminen ja sitouttaminen n sitoutuminen: ”Hyväksyn tavoitteen tai tehtävän ja haluan antaaa panokseni sen saavuttamiseen. ” ¡ n itse koettu asia sitouttaminen: jotain, jota tehdään joillekin, tavoitteena sitoutumisen aikaansaaminen ¡ toinen on objekti