ENGMS MEETING 14 octobre 2010 PAQ ENEL PLAN

EN-GMS MEETING 14 octobre 2010 PAQ EN-EL PLAN D’ASSURANCE QUALITÉ POUR L’ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS EDMS Maryse Claret EDMS 1099461 1

Agenda • Introduction ü Historique ü Objectifs • Arborescence ü Groupe – Administration – Documentation - Sections • Codification ü Numérotation EL ü Code « sujet » - Liste « type document » - Liste « activités » ü Combinaison – Exemples - Recherche • Titre, description et mots clefs ü Fiche de synthèse - Exemple • Conclusion EDMS 1099461 2

Introduction - Historique • Septembre 2009 : demande du Chef de groupe EL pour faciliter la recherche de la documentation : – Documents éparpillés EDMS, cartons, classeurs, armoires , plusieurs espaces dfs – Problème de recherche (français et/ou anglais) – Besoin d’un abstract – Extraire la documentation sur un PC portable EDMS 1099461 3

Introduction - Objectifs • EDMS : outil de référence pour documents techniques • Se concentrer sur les nouveaux documents • Procédure développée et mise en place par la section EL-CD (E. Van Uytvinck) en collaboration avec les sections EL et le secrétariat • Rattraper la partie archive sur le long terme EDMS 1099461 4

Arborescence - Groupe • Electrical Group = “ELG-” • Difficile à optimiser : pas finalisée et évolutive EDMS 1099461 5

Arborescence – ELG Administration • Administration and Contracts EDMS 1099461 6

Arborescence – ELG Documentation • Destinée au “terrain” (OP/BT), basée sur celle du réseau : plans, schémas, notes de calculs… • Nourrie par toutes les sections et surtout le BE (lecture/écriture) • Exportable sur EDMS Viewer (dépannage sans réseau) EDMS 1099461 7

Arborescence – ELG Sections • Un EDMS folder par section • Droits d’accès – Ecriture pour la section – Documents visibles pour le groupe (released) EDMS 1099461 8

Arborescence – ELG Sections • Architecture toujours identique – Noeud Group Area pour ce qui est à partager avec le groupe (alimente le folder ELG Documentation) – Nœud administration – Noeud par activité de la section EDMS 1099461 9

Codification – Numérotation EL • Numérotation EL en 2 parties – ELG-UPSSYS-OP-0001 • Code : partie significative – ELG-UPSSYS-OP-0001 • Numéro de séquence: numéro unique pour le code Le numéro EL peut-être changé tant que le document n’est pas au statut «Release» EDMS 1099461 10

Codification – Numérotation EL • ELG-UPSSYS-OP-0001 – ELG-UPSSYS-OP-0001 • Préfixe pour les documents du groupe EL – ELG-UPSSYS-OP-0001 • Sujet du document (UPSSYS = UPS Systems) – ELG-UPSSYS-OP-0001 • Attribut activité (O = Opération) – ELG-UPSSYS-OP-0001 • Type du document (P = Procédure) EDMS 1099461 11

Codification – Code «sujet» EDMS 1099461 12

Codification – Liste «types documents» EDMS 1099461 13

Codification – Liste «types documents» EDMS 1099461 14

Codification – Liste «activités» EDMS 1099461 15

Codification – Liste «activités» EDMS 1099461 16

Codification – Combinaisons Activité A EL Codes Administration C E I EDMS 1099461 Contracting Engineering Installation Documents AH Bilans (énergie - budget - personnel…) AM Compte rendu de réunion de section ou groupe, de voyage ou visite AN Mémorandum AO Lettre AR Rapport annuel des activités du groupe CC Texte du contrat ou accord - avenant - convention EDF/SIG/EOS CF Dossier technique complet (dossier avec MS, IT, DO, TF. . . ) CG Prescriptions générales (PGI, PGC …) - Plan de prévention CM Compte rendu réunion suivi de contrat/visite de firme CO Ordre de service CP Procédures sur le mode de métré: Bordereaux - SDP - CDAR CQ MS Technical questionnaire - Quest d'évaluation (QE - DQE) CS Spécification technique du service à fournir (ST - STE) DF Dossier de plans - Ensemble de dessins EC Demande de modification (ECR) EE Exposé - présentation technique EF Dossier de doc d'un modèle d'équipement (doc constructeur): plans, schémas EG Prescription générale (câbles, châssis) EN Note de calcul EP Procédure du bureau d'études ES Spécification fonctionnelle ou d'interface ID Planning de chantier IF Dossier technique de travaux IG Prescriptions générales d'installation II Photos de chantier - croquis IM Compte rendu réunion de chantier IP Procédure d'installation IS Métré 17

Codification – Exemples CM Contracting + Minutes TR Test + Report AM Administration + Minutes EP Engineering + Procedure AH Administration + Chart CC Contracting + Contract EDMS 1099461 18

Codification – Recherche • Le Numéro EL est performant pour les recherches de documents mais il peut être modifié (exemples : ELG-%, ELG-%-OP, …) • Le Numéro EDMS Id est plus fiable pour référencer un document car il est figé EDMS 1099461 19

Titre, description et mots clefs • Titre : en anglais ou en français • Description : dans la même langue que le titre (sous forme d’un abstract) • Mots clefs : dans la langue officielle autre que celle du titre et de la description • Exploitable pour la recherche – Reprendre les mots clés et codifications de la fiche de synthèse EDMS 1099461 20

Titre, description et mots clefs Fiche de synthèse Rubriques à examiner: • Codification GMAO • Materiel – – – • • • Tension Disponibilité de la source Localisation – – – • • • Constructeur Modèle Numéro de série Sous-station Bâtiment Zone Equipement (Responsabilité EL) Système alimenté (client) Contrats & Administration – – – Codes FP Organisation • Departement/groupe/section • Groupe de travail Terminologie Autres: • Bilingue Français/Anglais EDMS 1099461 21

Titre, description et mots clefs - Exemple EDMS 1099461 22

Conclusion • Octobre 2010 : > 1000 documents « ELG- » • Nomination d’un responsable par section • Seuil à atteindre : utile et utilisé, feedback & améliorations • Processus longue haleine : – Redistribuer anciens EDMS – Scans – Import DFS • Liens utiles EDMS https: //edms. cern. ch/document/1054100/4 EDMS 1099461 23