EMBERI ERFORRS MENEDZSMENT 4 Munkakr elemzs tervezs Munkakri

EMBERI ERŐFORRÁS MENEDZSMENT 4 Munkakör elemzés-, tervezés Munkaköri leírás Munkakör értékelés és gazdagítás BME – MVT 2018 tavasz Potykievics Tamás A bemutató Prof. Dr. Poór József, Dr. Fehér József, Dr. Vekerdy Ida, Marosán György,

A szervezet felépítésének logikája • A szervezet munkakörökből áll, amely meghatározza az egyének feladatait, felelősségi körét, a feladatok végrehajtásához szükséges ismereteit. • A meghatározott munkakörű egyéneket egyre növekvő méretű egységekbe kell csoportosítani. • Az egyes csoportokon belül ki kell alakítani a vertikális koordinációt (alá- és fölérendeltség) • A döntési hatalom (a centralizálás vagy a decentralizálás mértékének meghatározása) • A horizontális koordináció szervezeti, munkamegosztási, és szabványosítási módszereinek meghatározása • Bizonyos szervezeti méret felett a pozíciók közötti különbségek (a törzskar és a vonal) meghatározása

Munkakörök a szervezetben

Munkakör • A szervezeti célok eléréséhez mindenekelőtt munkakörökre van szükség. • A munkakör meghatározott munkafeladatok és felelősségek alapján az azonos munkaposztok csoportja. A munkakör felépítése: • A munkaművelet a munkakör legkisebb része. (szövegszerkesztés-begépelés stb. ) • Egy vagy több munkaműveletből áll a munkafeladat. (komplett dokumentum összeállítása, adminisztráció stb. ) • A munkaposzt azon munkafeladatok összessége, amelyet a dolgozónak el kell látnia. (asszisztens, műszaki előkészítő stb. ) • Munkakör, mint több azonos munkaposzt csoportja (műszaki előadó, jogi főmunkatárs stb. ) • A munkakörök meghatározott csoportjai alkotják a foglalkozásokat. (pl. mérnök, orvos stb. )

Munkakör

Meghatározások

Munkakör „megfelelősségi” piramis (elvárások) kiszámítható, jövő, fejlődési és előrelépési lehetőségek, változatosság és döntési szabadság értelmes munka megbecsültség jó csapat (felettes és munkatársak) Biztonság (kiszámítható munkavégzés, stabil munkahely) anyagi megbecsülés, jó munkafeltételek

Munkakörelemzés A munkakör tartalmát vizsgáló analitikus módszer. A folyamat során az elemzők információkat gyűjtenek az adott munkakörökkel kapcsolatban, melynek során meghatározzák : a) a munkakör tartalmát (célját és funkcióját, a munkakörbe tartozó feladatokat, a kapcsolódó hatáskört és felelősséget) b) kapcsolatrendszerét c) a munkakör sikeres ellátásához szükséges kompetenciákat (képességeket, készségeket, magatartást, tudást, tapasztalatot).

A munkakörelemzés szempontjai Az elvégzendő feladatok: § amit a munkakör betöltőjének tudnia kell, és meg kell tennie, A folyamat: § a munkakör betöltőjének ismeretei, készségei, képességei, amelyek lehetővé teszik, hogy az adott munkakört betöltse, Végeredmény: • mit tesz hozzá az adott munkakör betöltője a szervezet tevékenységéhez

Munkakörelemzés előkészítése Kulcskérdések: § Mit kell csinálni? § Mikor? § Miért? § Hogyan? Felelősségek: § Felelősség a beosztottakért § Felelősség az eszközökért és anyagokért § Felelősség a pénzért Munkakapcsolatok: § Kapcsolat a felettesekkel § Kapcsolat a kollégákkal § Kapcsolat más szervezeti egységekkel § Kapcsolat a vevővel

Munkakörelemzés előkészítése Követelmények: § Az eredmények és a végrehajtás színvonala § Ismeretek és gyakorlat § Végzettség és képzettség § Egészségi állapot, fizikum Munkakörülmények: § Fizikai környezet § Szociális körülmények (csoport) § Gazdasági körülmények Ellenőrzés: § Ellenőrzés a munkakör birtokosával § Ellenőrzés a felettessel § Megfigyelés (egyszerűbb munkakörök)

Munkakörelemzés vizsgálatai Folyamatelemzés: § ennek során azt vizsgálják, hogy a különböző tevékenységek milyen helyet és szerepet játszanak a vállalatnál § felelősségi viszonyok és feladatkörök vizsgálata A munkakörelemzés eredménye: § munkaköri leírás § munkaköri specifikáció

Munkakörelemzés módszerei #1 Kérdőíves módszerek • nem kvantifikálható jellemzők megítélésére • kérdőív készítést igényel (Position Analisys Q) Feladat leltár • előkészített listát igényel műveleti szintig lebontva (Task –Inventory) Funkció elemzés • a személy tevékenységének megfigyelésére irányul (lépései: célok, feladatok meghatározása és elemzése • célja a szükséges ismeretek, készségek és gyakorlat meghatározása

Munkakörelemzés módszerei #2 § Munkanap felvétel teljes körű vagy mintavételes művelet, műveletelem, mozdulatok gyakoriságának vizsgálata csak ismétlődő feladatok esetén alkalmas § Önfelmérés - napló vagy feljegyzés § Interjú módszerek strukturált kérdések, visszacsatolással

Munkakörelemzés felhasználása

A munkakörelemzés akadályai Idő- és költségigényes Alkalmazottak ellenállása Vezetők hozzáállása, ellenállása Eredménye gyorsan elavul Eredménye nem fordítható közvetlen üzleti haszonra § Adatgyűjtés és elemzés gyakorlatot és jártasságot igényel § § §

Munkakör tervezés fogalma A munkakör tervezés az a folyamat, amelyben egy munkakör feladatait, funkcióit, kapcsolatait határozzuk meg. Ennek célja, hogy biztosítsa a magas szintű szervezeti teljesítményt, valamint a dolgozók elégedettségét és motivációját.

Munkakörtervezés A munkakör meghatározása után lehetővé válik, hogy a szervezet úgy alakítsa ki a munkakörök tartalmát, funkcióit és kapcsolatait, hogy az szolgálja a szervezeti célok elérését és a dolgozók igényeinek kielégítését. A munkakörtervezés a munkakörök ilyen értelmű strukturálását jelenti.

A munkakörtervezés módszerei Specializáció • a feladatok lebontása kis, hatékonyan végezhető, speciális tudást nem igénylő egységekre (tudományos vezetés) Munkakör bővítés • azonos szintű feladatokkal történő bővítés, változatosság növelése Rotáció • azonos szintű munkakörök közötti váltás

Munkakör áttervezés § § A szervezeti változások követése Lehetőség biztosítása a fejlődő, változó képességek kibontakoztatására, a megszerzett tudás alkalmazására Motiváció § A tartós motiváció elősegítése (a javadalmazás önmagában nem elegendő) § A rutinszerűség demotiváló hatásának kezelése § Teljesítmény tartalékok felszabadítása a munkaelégedettség révén Megfelelés a változó munkavállalói igényeknek

§ A munkakör elemzésének eredménye a munkaköri leírás, ami rögzíti a munkakört betöltő személy feladatait, a szervezeten belüli helyét és a munkamegosztásban játszott szerepét. A munkaköri leírás munkajogi dokumentum, a munkaszerződés és a szervezeti és működési szabályzat melléklete. § Készítésének célja a munkakör jellemzőinek, feltételeinek, a rendszeresen végzendő tevékenységeknek a meghatározása, a munkakörök egymástól való elhatárolása. § A gyakorlatban és az elméletben egyaránt különböző felfogások találhatók a munkaköri leírás fogalmával, jelentőségével és felépítésével kapcsolatban. § Jól használható a következő definíció: • A munkaköri leírás egy adott munkakör feladatait jeleníti meg, megadva a célkitűzéseket, a hatás- és felelősségi köröket is. • A munkaköri leírás személytől független, azaz a mindenkori betöltőjére való tekintet nélkül adja meg annak szükséges alkalmasságát, feladatait, hatáskörét és felelősségét. A munkaköri leírás

Követelmények a munkaköri leírással szemben • Egyértelmű: tisztán kiderülnek belőle a feladatok, kötelezettségek, célkitűzések és vezetési kapcsolatok. • Teljes körű: nem tartalmaz technikai hibákat, nincsen benne kihagyás, hozzátevés, túlzás és elhanyagolás. • Elég részletes: tartalmazza a munka minden lényeges elemét és sajátosságát, de nem terjengősebb az indokoltnál. • Érthető: nyelvileg kifogástalan, bárki számára értelmezhető. • Tárgyilagos: Nem előzi meg az értékelést befolyásoló előítélet. • Egységes: formanyomtatvány használatával biztosítható az egységesség. Minden a helyére kerül, nem feledkezünk meg fontos részletekről.

• Világossá teszi az alá- és fölérendeltségi viszonyokat és utasítási jogokat. • Elkerülhetővé teszi a dupla feladatvégzést, illetve megakadályozza az el nem végzést. • Részletesen behatárolja a felelősségi köröket. • Elkerülhetővé teszi a személyi feszültségeket. • Biztosítja a folyamatok célszerű teljesítését. • Láthatóvá teszi a szervezés hiányosságait. (mit felejtettek el) • Alapul szolgálnak a munkakör betöltőjének saját feladatai megszervezéséhez. • Szervezeti változás esetén megkönnyíti az átállást. • Lehetővé teszi az alkalmazott számára feladatainak jellegét, terjedelmét, jelentőségét. • Megkönnyíti az álláshirdetés megfogalmazását, a jelölt megítélését. • Segíti a teljesítményértékelést, az ösztönzési rendszert és a továbbképzést. A munkaköri leírás előnyei

A munkaköri leírás a munkavállaló oldaláról § Rögzíti azokat a mindennapi eseteket, amelyekben önállóan kell cselekednie. § Cselekvési szabadságot kap akár főnökével szemben is. § Egyértelműen rögzíti a felelősségét, így biztonságot ad számára. § Ismeri saját és kollégái cselekvési területét. § Tudja, hogy kitől kaphat utasításokat. § Alapot ad arra, hogy önmagát tudja ellenőrizni. § Teljesítménye elbírálásánál a főnöke nem járhat el önkényesen § Segíti a betanulásban.

A munkaköri leírás a vezető oldaláról § Megadja azt a biztonságot, hogy beosztottja nem vonhatja ki magát a felelősségre vonás alól. § Szükség esetén „helyére teheti” a kollégát. § Nem lépi túl a hatáskörét. § Segíti az új dolgozó betanításában. § Segít az alkalmazott értékelésében. § Segít a követelmények és a teljesítmény közötti aránytalanság megszüntetésében. § Időt takarít meg, nem kell egy sor részletkérdéssel törődnie.

A munkaköri leírás a szervezet oldaláról § Mozgósítani tudja az emberi tartalékokat. § Világossá teszi, hogy kinek köszönhetők az eredmények. Objektívvé teszi a szervezeten belüli kapcsolatokat. § Pozitív szerepet játszik a munkahelyi légkör javításában. § Csökkentheti a fluktuációt. § Megadja a továbbképzések alapjait. § Fontos szerepet játszik a munkaügyi viták rendezésében.

Munkaköri leírás lehetséges típusai A munkaköri leírás típusai: • Leíró jellegű • Folyamat alapú • Funkció alapú Megjegyzés: • A munkaköri leírás a munkáltató által – amennyiben a munkakör újra (át) tervezése során szükségessé válik – egyoldalúan módosítható, azonban a módosítás nem eredményezhet a munkavállaló részére új munkakőrt

Munkakör gazdagítás Olyan technika, amely különböző szintű feladatok kombinációjára épül, megnöveli a munkakör mélységét. Tervezési, döntési ellenőrzési feladatokat is integrál Megvalósítás: • feladatok kombinálása, természetes munkaegységegek kialakítása, ügyfélkapcsolatok, felelősség delegálása, visszajelzések biztosítása révén.

Munkaköri jellemzők modellje

A munkakör gazdagítás eszközei • • • Feladatok kombinációja Természetes munkaegységek („egész”) kialakítása Kapcsolatok biztosítása a vevőkkel (belső, külső) Felelősség delegálása Visszacsatolási lehetőségek biztosítása Megjegyzés: • egyes komplex munkakörök már nem gazdagíthatók tovább!

A FEOR A munkakör vállalati kategória, a vállalati emberierőforrás-gazdálkodási tevékenység során a cég maga határozza meg nevét, tartalmát. Az azonosíthatóság és az állami kötelezettségek teljesítése érdekében azonban létrejött a Foglalkozások Egységes Osztályozási Rendszere (a továbbiakban: FEOR). Ez a rendszer a foglalkozásokat a tevékenységek szakmai jellegének megfelelően tartalmazza, az adott foglalkozás gyakorlásához szükséges szakképzettség, szakértelem figyelembevételével kialakított csoportosításban. A négyszámjegyű decimális rendszeren belül az első számjegy a foglalkozási főcsoportot, a második a foglalkozási csoportot, a harmadik a foglalkozási alcsoportot, a negyedik pedig magát a foglalkozást jelenti. Ez a rendszer figyelembe veszi az ILO (Nemzetközi Munkaügyi Szervezet) által kidolgozott és működtetett nemzetközi rendszert, az International Standard Classification of Occupations (ISCO)-t. A FEOR-08 nemcsak egy foglalkozási lista, amely 812 foglalkozást tartalmaz, hanem a foglalkozások tartalmi leírását is magában foglalja

Kompetencia menedzsment A munkatársak fejlesztésének, az elkötelezettség és a motiváció fokozásának fontos eszköze, amelyben nagy szerepet kap a kommunikáció. A kompetencia menedzsment keretén belül lehet meghatározni a szükséges kompetencia-fejlesztési igényeket, tréningeket és fejlesztéseket.

Kompetenciaelemzés § A kompetencia a munkát végző ember tudásának, munkavégző képességének kifejezője: • körülhatárolt tapasztalatok, értékek és összekapcsolt információk heterogén és folyton változó keveréke • szakértelem, amely keretet ad új tapasztalatok, információk elbírálásához és elsajátításhoz • s a tudással rendelkező elméjében hasznosul. § Más megfogalmazásban: kompetenciának hívják mindazt, ami megkülönbözteti az adott munkára alkalmas munkatársat az alkalmatlantól, illetve a kiválót az átlagostól. § A kilencvenes években jelentek meg, amikor a személyzetbiztosításban, -fejlesztésben és a – megtartásban a szervezeti hierarchia által diktált munkaköri jellemzők kezdtek kiegészülni a személyes tulajdonságokkal, kompetencia igényekkel.

Szükséges kompetenciák a munka világában

A munkaköri követelmények és kompetenciák

Kompetencia meghatározási modell Kompetenciák meghatározása Kompetencia szótár kidolgozása Munkaköri profil meghatározása Személy profil meghatározása Munkakör / személy megfeleltetés

Kompetencia szótár alkoltási folyamat

Kompetenciák (példák) Hatékonyság-orientáció Tervezés képessége Meggyőzés képessége Rendszer szemlélet Csoport-irányítás Empátia Kapcsolat-építés Tárgyalási képesség Minta felismerés Részletek iránti figyelem Konfliktus-kezelés Önbizalom Rugalmasság Objektivitás Kezdeményező készség Önuralom Koncepciók használata Mások fejlesztése Szóbeli kommunikáció Írásbeli kommunikáció

Kompetencia-osztályok A kompetencia-modell fokozatosan standardizálódott. Kialakult állandó fogalomrendszere, és az informatika számára is feldolgozható rendszerré vált. Kialakultak a szervezetek széles körénél használható meghatározó kompetencia-osztályok: • Vezetés és irányítási képességek, • Üzleti ismeretek, • Cégismeret, • Kommunikációs készségek, • Oktatás, képzettség, • Gyakorlat, tapasztalat, • Szerzett készségek, • Szellemi kapacitások, • Személyi tulajdonságok, • Teszteredmények

11 Interpersonal & Communcational Skills / Interperszonális és kommunikációs készségek 1 Meggyőzően adja el az ötleteit 2 Meggyőző prezentációs stílusával bizalmat épít 3 Hatékonyan alkalmazza a helyzetnek megfelelő különböző kommunikációs csatornákat 4 Segíti mások interperszonális képességeit az együttműködés érdekében 5 Sokféle stílusban képes tisztán és tömören kommunikálni 6 Viták során kiválóan megérti mások álláspontját, akkor is ha az ellentétes a sajátjával 7 Folyamatosan támogatja a nézetek és vélemények kifejtését 8 Megérti mások szükségét, stílusát és motivációit és ezt használja fel kommunikációjában 9 Tárgyalások során képességeivel a lehető legjobb eredményeket éri el 10 Kivívja a szervezet felsővezetőinek elismerését 11 Konfliktusokban moderátor, közvetítő szerepet vállal 12 Beosztottjainak rendszeresen ad visszajelzést a teljesítményükről 13 Sokoldalú befolyásolóképességével egyetértést tud elérni 14 Alakítja a kulcsemberek véleményét 15 Hiteles vezetői képet sugároz magáról, jó modorral és nyugalommal Forrás: Flextronics 2011 Kompetencia osztály kompetencia leltárral

Munkakör értékelés Fogalma § A munkakörök relatív helyének és súlyának meghatározása egy adott szervezeten belül Célja § Bérezési rendszerek tervezése, kialakítása; ezzel összefüggésben: más szervezetek munkaköreivel való összehasonlítás lehetőségének biztosítása

Munkakör értékelés A munkakör értékelés olyan folyamat, amelyben meghatározzuk, hogy a munkakörnek az adott szervezetben mekkora a relatív súlya, fontossága. Az értékelés alapja § a munkakör jellemzői, § a szükséges képesség ill. kompetencia, § esetleg a piaci érték. Folyamata: § mintamunkakörök elemzése - elvek § szintek szerinti súlyozás, besorolás § az egész szervezetre kiterjesztett értékelés

A munkakör-értékelés folyamata § Előzetes tájékoztatás, aktív közreműködés kérése, szakszervezetek megnyerése § Folyamatos tájékoztatás § Értékelő bizottság szervezése (megbecsültség, tudás) § Minta munkakörök kiválasztása (benchmark job / etalon, kulcs-, standard, referencia munkakör) különböző munkakörcsaládokban § Fizetett tényezők meghatározása (általában, de nem minden módszer esetében) § Az értékelés módszereinek, alapelveinek kidolgozása az egész szervezetre vonatkozóan, szervezeti szintenkénti súlyok, besorolások meghatározása § Végrehajtás, folyamat-áttekintés, újraelemzés, korrekció Megjegyzés: A folyamat gyakran szakértőt igényel! (szakszerűség, konfliktuskezelés)

Munkakör értékelési sémák

Munkakör értékelési módszerek áttekintése (SEEM, 2000. 266. Bokor alapján) Összehasonlítás A munkakör egészét A munkakör részeit, tényezőit Másik munkakörrel Rangsorolás Tényezők összehasonlítása Pontrendszerrel Osztályozás Pontozás Mivel? Mit?

A módszerek választásának szempontja A munkakörök § Száma § Összetettsége Pontossági igények Ráfordítások § Idő § Költség Adminisztratív (lebonyolítási, kezelhetőségi, karbantartási) szempontok

5 7 � Bérpiaci érték alapú munkakörelemzés � Értékelés alapja az adott munkakörben elérhető munkaerőpiaci bér. Lépései: • bérpiaci adatok gyűjtése • a rangsor vizsgálata • rangsor kiterjesztése Jellemzői: • egyre népszerűbbek • adatok pontossága meghatározó • versenytársi döntéseknek való kiszolgáltatottság

Rangsorolásos módszer • A munkakörök sorba állítása aszerint, hogy milyen értéket jelentenek a vállalat számára, azaz mennyiben járulnak hozzá a szervezet eredményeihez • Szerteágazó munkakörök esetén csoportképzés a megközelítőleg azonos jelentőségű munkakörökből • A ranghelyekhez/besorolásokhoz pénzérték rendelése (a különbség/aránymérés problematikus) Megjegyzés: • kisebb vállalkozások, viszonylag kevés munkakör

Összehasonlításos módszer • A kulcs-munkakörök pillanatnyi fizetései: a fizetési skála fix pontjai • Fizetett tényezők (a munkakör relatív értékének összetevői) meghatározása a szervezeti specifikumoknak megfelelően • Fizetett tényező: • Számos munkakörben megjelenő tényező • Súlya differenciált az egyes munkakörökben • Mérhető, viszonyítható • Érthető, elfogadható • A kulcs-munkakörök fizetésének szétosztása a tényezők között • A nem kulcs-munkakörök tényezőről tényezőre való összehasonlítása a kulcs munkakörök fix mértékeivel

Osztályozásos módszer § A besorolási rendszert (besorolások száma, funkciói) és az ahhoz tartozó fizetéseket még azelőtt meghatározzuk, mielőtt a különböző munkaköröket vizsgálat alá vetnénk § A besorolások megkülönböztető jegyeket tartalmaznak (például szakismeret, felelősség, szolgálati idő) § Alapvetően munkakörök csoportjai között tesz különbséget Megjegyzés: § nagyszámú (feladat, felelősség, munkakörülmény, képzettség szempontjából eltérő) munkakör értékelése

Munkakörértékelés osztályozásos módszerrel

Példa: Japán osztályozásos módszer

Pontozásos módszer • Fizetett tényezők relatív értékének megállapítása súlyozás segítségével. (Példa az eljárásra: a legfontosabb tényező legyen 100%, a kisebb jelentőségű tényezők súlyát ehhez viszonyítva határozzuk meg) • Maximális össz-pontszám (ami elvileg egy munkakörnek adható), és a fizetett tényezők fokozatainak számának összevetése • Írásos definíció megadása minden fizetett tényezőhöz, és annak minden fokozatához. • A munkakör elemzési információk és a pontszámok + definíciók együttes alkalmazásával megállapítható az egyes munkakörök össz-pontszáma és ebből kalkulálható ki a fizetés pénzértéke.

Kompetencia elemzésén alapuló munkakör-értékelés § HAY Management Group fejlesztette ki § Elsősorban vezető beosztású alkalmazottak esetén készül § Résztényezők: a munkakör ellátásához szükséges tervezés, szervezés, irányítás, vezetés, értékelés, fejlesztés, koordinálás mértéke és mélysége

HAY munkakörértékelési rendszer Tudás: • tudáselemek, készségek, tapasztalatok; menedzsment tudás, képességek; emberi viszonyok kezelése Problémamegoldás: • átfogó, komplex, színvonalas, innovatív gondolkodás (keret/környezet/irányítottság; nehézség/kihívás/ismétlődés) Felelősség: • az erőforrás-gazdálkodás, döntés, befolyásolás, beszámolás köre (cselekvési szabadság, hatás a végeredményre, kihatás mértéke)

HAY kompetencia alapú munkakörértékelési rendszer