eLoonbrief Presentatie voor ORmedewerkers Agenda Algemene vragen Juridische

e-Loonbrief Presentatie voor OR/medewerkers

Agenda Algemene vragen Juridische vragen Voordelen van een e-loonbrief Hoe gaan we te werk? Uitrol Contact 2

1. Algemene vragen Is er een verschil tussen de papieren loonbrief en de e-loonbrief? De e-loonbrief is een elektronische versie van de papieren loonbrief. De lay-out is dus precies hetzelfde. Enkel de manier van distributie verandert. Waar vind je je e-loonbrief terug? Je surft naar www. myworkandme. com en je meldt je aan. Je bent dan op je persoonlijke myworkandme-pagina waar je de toepassing Mijn. Loon (met onder meer al je loonbrieven) kan opstarten. Welke documenten kan je raadplegen via Mijn. Loon? • Alle loonbrieven (incl. bijlagen). • Alle fiches 281. 10, individuele rekeningen, vakantie- en tewerkstellingsattesten. • Reeds een aantal documenten rond aangifte sociaal risico (zoals het attest tijdelijke werkloosheid). Via welke software kan je de e-loonbrief raadplegen? De e-loonbrief wordt online geplaatst als een PDF-document en vereist bijgevolg een Adobe Reader om het document te kunnen raadplegen. 3

1. Algemene vragen (vervolg) Hoelang worden de e-documenten bijgehouden? De publicatietermijn is gelijkgesteld aan die van de werkgever en bedraagt 5 jaar. Je kan je documenten ook nog raadplegen als je het bedrijf zou verlaten. Word je verwittigd? Ja. Bij elk nieuw document stuurt SD Worx een mailtje. Zorg er dan wel voor dat er een e-mailadres gekend is in myworkandme. Kan je naast de e-loonbrief ook je papieren loonbrief behouden? Dit kan gedurende de proefperiode: deze periode biedt je de mogelijkheid om naast de papieren loonbrief parallel ook de e-loonbrief te raadplegen. Eenmaal de proefperiode afloopt zal je geen papieren exemplaar meer ontvangen. 4

2. Juridische vragen Is de e-loonbrief een door de wetgever goedgekeurd document? Ja, sinds de wet van 2 augustus 2007 kunnen werkgevers hun werknemers sociale documenten, zoals loonbrieven en individuele rekening, via digitale weg bezorgen. Kan de e-loonbrief verplicht worden? Het gebruik van e-documenten kan niet eenzijdig opgelegd worden. Dit moet geregeld worden in een onderling akkoord. 5

3. Voordelen van een e-loonbrief Uiterst gebruiksvriendelijk en intuïtief De privacy is absoluut gegarandeerd Je hebt overal en altijd toegang tot je e-documenten, ook als je uit dienst bent Een loonbrief kan nooit meer verloren gaan Een e-loonbrief is sneller beschikbaar dan een papieren loonbrief De e-loonbrief is ook toegankelijk met e. ID en via i. Phone of Blackberry Je wordt verwittigd van zodra er nieuwe documenten online staan Je werkt mee aan een beter milieu 6

4. Hoe gaan we te werk? Opt-out scenario met e-mailadres en wachtwoord Stap 1: OR en medewerkers worden ingelicht over de uitrol van de e-loonbrief. 7 Via • e-mail of brief op ddmmjjjj • informatiesessies • intranet

4. Hoe gaan we te werk? Opt-out scenario met e-mailadres en wachtwoord Stap 1: OR en medewerkers worden ingelicht over de uitrol van de e-loonbrief. Stap 2: Als medewerker maak je de keuze en licht je de personeelsdienst in als je niet wenst in te stappen. 8 Te richten aan • email@onderneming. be

4. Hoe gaan we te werk? Opt-out scenario met e-mailadres en wachtwoord Stap 1: OR en medewerkers worden ingelicht over de uitrol van de e-loonbrief. Stap 2: Als medewerker maak je de keuze en licht je de personeelsdienst in als je niet wenst in te stappen. Stap 3: De e-loonbrief wordt geactiveerd. éénmalig Stap 3 A SD Worx stuurt een activatiemail met link om je profiel op myworkandme te activeren. Stap 3 B Je klikt op de link in de activatiemail. Je komt dan op het activatiescherm. Stap 3 C Je geeft een e-mailadres in, kiest een wachtwoord en aanvaardt éénmalig het privacy statement. Stap 3 D SD Worx bevestigt je activatie. maandelijks 9 Stap 3 E SD Worx verwittigt je wanneer een nieuwe loonbrief beschikbaar is. Je kan je loonbrief dan raadplegen via www. myworkandme. com

Stap 3 A SD Worx stuurt een activatiemail met link om je profiel op myworkandme te activeren. Stap 3 B Je klikt op de link in de activatiemail. Je komt dan op het activatiescherm. 10

Stap 3 C Je geeft een e-mailadres in, kiest een wachtwoord en aanvaardt éénmalig het privacy statement. Heb je geen e-mailadres, dan kan je een gebruikersnaam aanmaken (via de link ‘Klik hier en maak een gebruikersnaam aan’). Vooraleer je je gegevens kan bevestigen, moet je eerst het privacy statement aanvaarden. 11

Stap 3 D SD Worx bevestigt je activatie. Je meldt je aan met je gekozen e-mail adres/wachtwoord. Indien je bij je activatie een ander e-mailadres hebt ingegeven dan het e-mailadres waarop je de activatiemail hebt ontvangen, moet je je e -mailadres eerst bevestigen. Je ontvangt dan een e-mail met bevestigingslink, en krijgt hierover ook een melding op dit scherm. 12

Stap 3 E SD Worx verwittigt je per mail, wanneer een nieuwe loonbrief beschikbaar is. Je kan je loonbrief dan raadplegen via www. myworkandme. com Nadat je je hebt aangemeld, kom je op Mijn pagina waar je Mijn. Loon kan opstarten. 13

Mijn. Loon: alle beschikbare documenten worden in een overzichtelijke lijst getoond. Loonbrieven kunnen per jaar of per werkgever opgehaald worden. 14

5. Uitrol: A. Pilootgroep (optioneel) Eerst een pilootgroep die het gebruik van de e-loonbrief gedurende een bepaalde periode ‘ervaart’ De pilootgroep is als volgt samengesteld: - Bedienden: departementen X-Y-Z - Arbeiders: departementen X-Y-Z Uiteindelijk doel: e-loonbrief voor iedereen - Gefaseerde uitrol – bv. per departement - Gebundelde uitrol – voor alle werknemers tegelijkertijd 15

5. Uitrol: B. Timeline 16 Dd/mm/jjjj informatie aan de OR (werkgever) Dd/mm/jjjj informatiesessie aan de medewerkers (werkgever) Dd/mm/jjjj aankondiging uitrol e-loonbrief (werkgever) Dd/mm/jjjj vervaldag voor melding ‘behoud papieren loonbrief’ Dd/mm/jjjj activatiemail (SD Worx) Dd/mm/jjjj activatie profiel + aanvaarden privacy statement (medewerker) Dd/mm/jjjj e-loonbrief bedienden + e-mail (SD Worx) Dd/mm/jjjj e-loonbrief arbeiders + e-mail (SD Worx)

6. Contact Website voor het raadplegen van de loonbrief: www. myworkandme. com Ondersteuning bij technische problemen/vragen bij het opstarten/raadplegen van de e-loonbrief: SPOC bij de personeelsdienst (XXX) die vragen centraliseert en doorspeelt aan SD Worx Meer uitleg over hoe opstarten, aan welke technische vereisten je PC dient te voldoen en andere veelgestelde vragen www. myworkandme. com Voor vragen/opmerkingen over de inhoud van je loonbrief of de berekening van je loon, kan je nog steeds terecht bij de personeelsdienst (XXX tel. YYY) 17

Vragen? 18