Eligibility of Expenditure Communication Visibility Joint Technical Secretariat

Eligibility of Expenditure Communication & Visibility Joint Technical Secretariat 25 April 2012, Tartu

Kulude abikõlblikkus Teabeedastuse ja nähtavuse juhised Ühine tehniline sekretariaat 25. aprill 2012, Tartu

Overall objective “The Beneficiary must take all necessary steps to publicise the fact that the European Union has financed or co-financed the Action. ” Beneficiary and project partner’s must take all necessary measures to publicise the fact that the project is co-financed by the Programme (European Union and Russian Federation, additional financing from the Estonian State budget for LSPs EST-RUS ) 3

Üldine eesmärk “The Beneficiary must take all necessary steps to publicise the fact that the European Union has financed or co-financed the Action. ” Toetuse saaja ja partnerid peavad omalt poolt kasutama kõiki tarvilikke meetmeid, et avalikustada info programmi poolsest projekti kaasrahastamisest. (Euroopa Liit ja Vene Föderatsioon, täiendav rahastus Eesti riigi eelarvest suuremahuliste projektide puhul EST-RUS). 4

Main aims The main aim of the commuinication and visibility actions are: § to ensure transparent use of EU funds, Programme co-financing; § to increase awareness about the Programme, EU role, funding opportunities and supported projects; § to promote cross-border cooperation and its results. 5

Peamised eesmärgid Teabeedastuse ja nähtavuse peamised eesmärgid on: • tagada Euroopa Liidu ning programmi poolse rahastuse kasutamise läbipaistvus; • tõsta teadlikkust programmist; EL rollist rahastuse võimalustest ning toetatud projektidest; • edendada piiriülest koostööd ning tutvustada selle tulemusi. 6

Project documents § Full Application Form § Activities Pack 2 § Grant Contract (Article 6 – Visibility) Model Partnership Agreement (point 11. Infomation and publicity measures ) http: //www. estlatrus. eu/eng/programme/project_implementation/agreements_ and_forms 7

Projekti dokumendid § Täismahus taotlusvorm Tööpakett 2 § Toetusleping (Artikkel 6) Partnerlusleping (punkt 11. Informatsiooni ja avalikustamise meetmed ) http: //www. estlatrus. eu/eng/programme/project_implementation/agreements_ and_forms 8

Use of Logo • Compulsory in ALL communication tools • 9 colours • Light background suggested • The same size as other logos • Different sizes • Black & white Smallest - 40 x 25 mm Simplified version - 20 x 8 mm Programme logo to download: http: //www. estlatrus. eu/eng/programme/publications_amp_logo 1/logo 9

Logo kasutamine • Kohustuslik KÕIGI teabeedastuse vahendite puhul • 9 värvi • hele taust soovituslik • samas mõõdus teiste kasutatavate logodega • erinevad suurused • must ja valge Väikseim - 40 x 25 mm Lihtsustatud variant - 20 x 8 mm Programmi logo allalaadimiseks: http: //www. estlatrus. eu/eng/programme/publications_amp_logo 1/logo 10

Communication tools (Communication and Visibility Guidelines) § § press releases, press conferences, press visits § § § § publications - leaflets, brochures, etc. web-sites, social media e-publications – newsletters, project news and fact sheets display panels & commemorative plaques (if the total contribution from the Programme for infrastructures or construction work exceeds 100 000 EUR) promotional items banners vehicles, supplies and equipment audio-visual production (videos) events & visits reporting others 11

Teabeedastuse vahendid (Teabeedastuse ja nähtavuse juhised) § § pressiteated, pressikonverentsid, pressikülastused § § § § publikatsioonid – voldikud, brošüürid jms. kodulehed, sotsiaalmeedia e-publikatsioonid – uudiskirjad, projektiuudised ja infolehed infostendid ja tänutahvlid (kui programmi poolne toetus infrastruktuuri või ehitustöödesse ületab 100 000 EUR) reklaammeened bännerid sõidukid, tarvikud ning seadmed audio-visuaalsed tooted (videod) üritused ja külastused aruandlus muu 12

Press releases Press release should incorporate: § the Programme logo § the Programme statement “Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within the European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 -2013 financially supports joint cross border development activities for the improvement of the region’s competitiveness by utilising its potential and beneficial location on the crossroads between the EU and Russian Federation. The Programme web-site is www. estlatrus. eu. ” § it should be mentioned that the funding was provided by the Programme § the amount of Programme co-financing in euro and in the local currency ! The press release is required to be sent at least initiating and finalising the project, as well as prior any major activity, event, news, result of the project. 13

Pressiteated Pressiteates peab sisalduma: § programmi logo § programmi üldine avaldus “ Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi Eesti – Läti – Vene piiriülese koostöö programm 2007 – 2013 toetab rahaliselt ühiseid arendustegevusi regiooni konkurentsivõime parandamiseks, kasutades ära regiooni potentsiaali ja soodsat asukohta Euroopa Liidu ja Vene Föderatsiooni vahelisel ristteel. Programmi koduleht on www. estlatrus. eu. ” § programmi poolse kaasrahastuse määr eurodes ja kohalikus valuutas PS! Pressiteade on soovitav saata vähemalt projekti alul ning lõpus, samuti suuremate ürituste, sündmuste, uudiste, tulemuste kohta/eel 14

Leaflets, brochures and newsletters § the full set Programme Logo § the front page lower banner must carry the disclaimer “This publication has been produced with the financial assistance of the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013. The contents of this document are the sole responsibility of <Beneficiary’s or project partner's name> and can under no circumstances be regarded as reflecting the position of the Programme, Programme participating countries, alongside with the European Union. ” § the general statement of the Programme “Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within the European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 -2013 financially supports joint cross border development activities for the improvement of the region’s competitiveness by utilising its potential and beneficial location on the crossroads between the EU and Russian Federation. The Programme web-site is www. estlatrus. eu. ” § the project details - contact name, address, telephone, fax and e-mail info. 15

Voldikud, brošüürid ja uudiskirjad § Täies mahus programmi logo § Avalehe alumises osas vastutamatusesäte “Käesolev dokument on koostatud Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi Eesti – Läti – Vene piiriülese koostöö programmi 2007 – 2013 rahalise abiga. Dokumendi sisu eest vastutab ainuisikuliselt <Toetuse saaja või projekti partneri nimi> ja mitte mingitel tingimustel ei saa tõlgendada dokumendi sisu Programmi, Programmis osavate riikide ja Euroopa Liidu seisukohti peegeldavana. ” § Programmi üldine avaldus “ Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi Eesti – Läti – Vene piiriülese koostöö programm 2007 – 2013 toetab rahaliselt ühiseid arendustegevusi regiooni konkurentsivõime parandamiseks, kasutades ära regiooni potentsiaali ja soodsat asukohta Euroopa Liidu ja Vene Föderatsiooni vahelisel ristteel. Programmi koduleht on www. estlatrus. eu. ” • Projekti üksikasjad – kontaktisik, aadress, telefon, fax ja e-post. 16

Website § the full set Programme Logo § the disclaimer on the homepage or the window with the article about project “This website has been produced with the financial assistance of the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013. The contents of this document are the sole responsibility of <Beneficiary’s or project partner's name> and can under no circumstances be regarded as reflecting the position of the Programme, Programme participating countries, alongside with the European Union. ” § link to the Programme website § link to the Europe. Aid Co-operation Office webpage 17

Koduleht § Programmi logo täismahus § vastutamatusesäte kodulehel või vaateaknas, kus avaldatud artikkel projektist “Käesolev dokument on koostatud Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi Eesti – Läti – Vene piiriülese koostöö programmi 2007 – 2013 rahalise abiga. Dokumendi sisu eest vastutab ainuisikuliselt <Toetuse saaja või projekti partneri nimi> ja mitte mingitel tingimustel ei saa tõlgendada dokumendi sisu Programmi, Programmis osavate riikide ja Euroopa Liidu seisukohti peegeldavana. ” § link programmi kodulehele § link Europe. Aid kodulehele 18

Display panels – after 100 000 EUR should incorporate: § the Programme logo, which shall cover at least 50% of the area of the display panel § a phrase “This project is co-financed by the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013” § Name of the Beneficiary, title of the project § start/end time of the works § minimum size shall be 1500 x 1000 mm 19

Infostendid – üle 100 000 EUR Peab sisaldama: § programmi logo, mis hõlmab vähemalt 50% infotahvli pinnast § lause “Projekti kaasrahastab Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi Eesti-Läti-Vene piiriülese koostöö programm 2007 -2013” § toetusesaaja nimi, projekti nimi § tööde alguse ja lõpu aeg § miinimum mõõdud 1500 x 1000 mm 20

Display panel / Infostend 21

Commemorative plaque – 100 000 EUR should incorporate: § the Programme logo, which shall cover at least 50% of the area of the display panel § the phrase “This [name of the structure] was co-financed by the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013” § the date on which the object was finished § minimum size shall be 500 x 300 mm 22

Tänutahvel – 100 000 EUR Peab sisaldama: § programmi logo, mis hõlmab vähemalt 50% tänutahvli pinnast § lause [Objekti nimi] kaasrahastas Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi Eesti-Läti-Vene piiriülese koostöö programm 2007 -2013 § kuupäev, mil objekt valmis § miinimum mõõt 500 x 300 mm 23

Vehicles, supplies, equipment and promotional items should incorporate: § the Programme logo § the phrase "Provided with the support of the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013" in English and in the official language of the respective Participating country § Stickers (provided by JTS) § informational poster can be used (template)! 24

Sõidukid, seadmed, tarvikud ja reklaamesemed Peab hõlmama: § programmi logo § lauset “Hangitud Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi Eesti – Läti – Vene piiriülese koostöö programmi 2007 – 2013 toetusel" inglise keeles ja programmis osaleva vastava riigi keeles § kleebised (väljastatakse ühise teh. sekretariaadi poolt) § võib kasutada posterit (näidis)! 25

Programme Stickers / Programmi kleebis • 50 x 90 mm • 25 x 40 mm 26

Reporting Front cover contain: • Name of the project • Date of submission • Programme Logo Back cover contain: • Disclamer “The contents of this publication are the sole responsibility of <name of the author/beneficiary/project partner> and can in no way be taken to reflect the views of the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013 and Programme participating countries, alongside with the European Union”. Section of communication activities and their impact should be included. 27

Aruandlus Esilehel kajastatud: • Projekti nimi • Esitamise kuupäev • Programmi Logo Tagaküljel: • Vastutamatusesäte Käesolev dokument on koostatud Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi Eesti – Läti – Vene piiriülese koostöö programmi 2007 – 2013 rahalise abiga. Dokumendi sisu eest vastutab ainuisikuliselt <Toetuse saaja või projekti partneri nimi> ja mitte mingitel tingimustel ei saa tõlgendada dokumendi sisu Programmi, Programmis osavate riikide ja Euroopa Liidu seisukohti peegeldavana. ” Teabeedastuse osa ning selle mõju peab aruandes sisalduma. 28

Completion of the Project ! No Programme symbol may be included in any communication tools of the project 6 months after the phase cofinanced by the Programme has finished. ! Exception – commemorative plaques (the commemorative plaque installed shall be maintained at least until 31 December 2025, for LSPs - 7 years after the last payment is received) 29

Projekti lõpetamine ! 6 kuud peale programmi poolt kaasrahastatud projekti etapi lõppemist ei ole lubatud lisada programmi sümbolieid teabevahenditele ! Välja aratud – tänutahvlid (paigaldatud tänutahvlid peavad säiluma vähemalt 31. detsembrini 2025, LSP`de puhul - 7 aastat peale viimase makse saamist) 30

www. estlatrus. eu 31

www. estlatrus. eu • Download Project Implementation Documents http: //www. estlatrus. eu/eng/programme/project_implementation/agreements_and_forms • All Questions asked during 1 st Call for Proposals are published (including those regarding project implementation) • subscribe the Programme news • learn about the information seminars and register on-line! 32

www. estlatrus. eu • Allalaadimiseks projekti rakendamiseks vajalikud dokumendid http: //www. estlatrus. eu/eng/programme/project_implementation/agreements_and_forms • Kõik 1. taotlusvooru jooksul esitatud küsimused avaldatud (sh. need, mis puudutavad projektide elluviimist) • Telli programmi uudised • Tutvu infoga seminaride toimumisest ning registreeru veebis ! 33

Summary / Kokkuvõte § comply with all visibility requirements § always use Programme’s title & logo § Järgi kõiki teabeedastuse ja nähtavuse nõudeid § kasuta alati programmi nime ja logo 34

Guiding Documents § Communication and Visibility Manual for European Union External Actions http: //ec. europa. eu/europeaid/work/visibility/index_en. htm § Programme’s Guidelines for Grant Applicants Section 3. 1. 4 - Publicity and Information Requirements http: //www. estlatrus. eu/eng/programme/project_implementation/agreements_an d_forms § Programme’s Communication and Publicity Guidelines for Open Call for Proposals (also in Estonian) http: //www. estlatrus. eu/eng/programme/project_implementation/guiding_docum ents § Glossary - www. estlatrus. eu » Glossary&Abbreviations 35

Suunavad dokumendid § EL välistegevuse teabeedastuse ja nähtavuse suunised http: //ec. europa. eu/europeaid/work/visibility/index_en. htm § Juhend toetuse taotlejatele Punkt 3. 1. 4 – teabeedastuse ja nähtavuse nõuded http: //www. estlatrus. eu/eng/programme/project_implementation/agreements_an d_forms § Teabeedastuse ja nähtavuse juhend avatud taotlusvoorude projektidele (ka eesti keeles) http: //www. estlatrus. eu/eng/programme/project_implementation/guiding_docum ents § Sõnaseletuste loend - www. estlatrus. eu » Glossary&Abbreviations 36

Further Information/ Informatsioon LÄTI Vineta Šnore Ühine tehniline sekretariaat Tel: +371 675 09526 E-post: vineta. snore@estlatrus. eu EESTI Liane Rosenblatt Tartu harukontor tel: +372 738 6011 E-post: liane. rosenblatt@estlatrus. eu Artur Viira Jõhvi harukontor Tel: + 372 339 5609 E-post: artur. viira@estlatrus. eu VENE Sergey Balanev Peterburi harukontor Tel: + 7 812 325 83 51 E-post: sergey. balanev@estlatrus. eu Vladimir Skorokhodov Leningradi oblasti harukontor (Peterburis) Tel: + 7 812 325 51 84 E-post: vladimir. skorokhodov@e stlatrus. eu www. estlatrus. eu Ekaterina Moskaleva Pihkva harukontor Tel: + 7 8112 79 40 54 E-post: ekaterina. moskaleva@estlat rus. eu 37

Thank you for attention! Aitäh tähelepanu eest! 38