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ELENCHI e DATABASE 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 1

ELENCHI IN EXCEL I database di Excel sono chiamati elenchi: non si tratta di vere e proprie basi di dati. Un ELENCO è una tabella (che rappresenta un oggetto) divisa in righe e colonne. Nella prima riga sono scritti i titoli delle colonne, di solito in grassetto: i CAMPI. Ogni riga contiene i dati di un elemento dell’elenco, per esempio una persona, un libro, un CD, ecc. : è un RECORD. 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 2

ESEMPIO DI ELENCO Elenco di indirizzi dei soci di un club I campi sono: Tessera, Cognome, Nome, Indirizzo, Città e Telefono. I record sono tutti i dati di ciascuna riga Il primo record della figura è composto da: 123, Rossi, Mario, via Motta, Bari, 132221 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 3

QUANDO SCEGLIERE EXCEL Si lavora con Excel quando si può ridurre il database ad una sola tabella, oppure quando si necessita di più tabelle senza relazioni tra loro, per esempio: una tabella libri e una tabella CD musicali. La creazione di un elenco in Excel è semplicissima e immediata: è sufficiente digitare i dati sul foglio di lavoro, con l’unica accortezza di attribuire un nome a ciascuna colonna. In tal modo, sarà poi possibile ordinare e filtrare i dati. 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 4

LO SVANTAGGIO DI EXCEL Lo svantaggio di Excel è che non si crea un vero e proprio database, ma si è limitati ad un elenco: cioè un’unica tabella, senza relazioni con altre tabelle e senza la possibilità di effettuare QUERY. E’ comunque possibile, in un elenco di Excel, usare il “Filtro automatico” per cercare e selezionare una parte dei dati stabilendo uno o più criteri di ricerca. Ad esempio, da un elenco di libri si possono isolare con un clic tutti i libri di un determinato autore, di una determinata casa editrice, di una determinata fascia di prezzo, ecc. Questo, naturalmente, solo se i suddetti dati sono stati inseriti in campi (colonne) specifici dell’elenco. 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 5

QUANDO SCEGLIERE ACCESS Quando si tratta di un progetto di grandi dimensioni si può scartare subito Excel e passare ad Access. Per creare un database con Access (RDBMS) si impiega molto tempo e solo dopo la creazione si possono inserire i dati. 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 6

DATABASE DI ACCESS Un database è un archivio: comprende non una, ma molte tabelle, e queste tabelle non sono a sé stanti, ognuna per conto suo, ma sono in relazione tra loro: i dati di una tabella riguardano, o possono riguardare, anche i dati delle altre. 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 7

ESEMPIO DI DATABASE Database relativo a studenti ed esami di un’università. Ci sono due insiemi di informazioni interessanti per il database, cioè gli studenti e gli esami. Ogni insieme è visto come una tabella con tante colonne quanti sono i “campi di interesse” 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 8

GLI STUDENTI Degli studenti interessa memorizzare il cognome, il numero di matricola, l’anno di nascita e la città di residenza 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 9

GLI ESAMI Degli esami interessa memorizzare: il nome della materia, il voto registrato, lo studente che ha superato l’esame e la data di registrazione. 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 10

ACCESS Access è un RDBMS, cioè un RELATIONAL DATABASE MANAGEMENT SYSTEM, ossia un sistema di gestione di database relazionali. I database creati con Access sono chiamati relazionali perché gli insiemi di dati (tabelle) sono in relazione tra loro. Le relazioni sono necessarie per poter eseguire le QUERY, cioè le interrogazioni sui dati. 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 11

OGGETTI DI ACCESS • Tabelle: insiemi omogenei di dati; • Query: interrogazioni sui dati, per ricerche; • Maschere: moduli per inserire, cercare e modificare i dati, costituiti da finestre di dialogo di Windows; • Pagine: maschere che possono essere utilizzate in Internet; • Report: moduli per stampare i dati su carta; • Macro: insieme di comandi di Access; • Moduli: funzioni scritte nel linguaggio di programmazione VBA, Visual Basic for Application (non indispensabili per archivi di medio piccole dimensioni). 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 12

FUNZIONI DI ACCESS • ORGANIZZAZIONE DEI DATI: creazione e gestione di tabelle. • COLLEGAMENTO DI TABELLE: collegare le tabelle secondo relazioni stabilite tra i dati. • ESTRAZIONE DI DATI: estrazione dei dati tramite le query. • IMMISSIONE E AGGIORNAMENTO DEI DATI: tramite le maschere o direttamente nelle tabelle. • PRESENTAZIONE DEI DATI: creazione di report per la stampa. 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 13

PROGETTAZIONE DI UN DATABASE La progettazione si occupa della costruzione dello schema, cioè dei metadati. Può essere suddivisa in tre fasi: 1. ANALISI DEI REQUISITI: si stabilisce cosa si vuole rappresentare esattamente; 2. PROGETTO DEL SISTEMA: si progetta un sistema basandosi sulle informazioni ricavate dall’analisi dei requisiti; 3. REALIZZAZIONE DEL SISTEMA: tabelle, relazioni, maschere, immissione dei dati. 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 14

IMPORTANZA DELLA PROGETTAZIONE Eventuali errori nella progettazione non sono facilmente risolvibili: una volta inseriti i dati, è difficile poter cambiare lo “schema”. Spesso bisogna ripartire da zero e rifare l’intero archivio. Anche una modifica che sembra banalissima potrebbe comportare il cambiamento di parte dello schema, cioè della base di dati, in conseguenza a ciò si dovrebbe rifare tutto dall’inizio e si dovrebbero inserire nuovamente tutti i dati. 05/12/2020 www. renatopatrignani. net 15