Elementos a considerar en la adopcin de un

Elementos a considerar en la adopción de un presupuesto bienal DEPARTMENTO DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

AG/RES. 2911 (XLVII-O/17) b) Solicitar al Consejo Permanente que, con la asistencia de la CAAP, considere la modificación de las Normas Generales a fin de adecuarlas a los requerimientos de un programa-presupuesto bienal, conforme al Plan Estratégico Cuatrienal de la Organización. Para tal fin: i. el nivel global presupuestario para el segundo año será considerado como una cifra indicativa tentativa para propósitos de planificación, y ii. se entiende que los compromisos financieros con el Fondo Regular de los Estados Miembros son anuales.

Experiencia histórica de la OEA Último ciclo bienal 1996 -1997 Consideraciones prácticas que favorecían un ciclo anual ◦ ◦ ◦ Ciclo repetido anualmente Condiciones económicas fluidas – Estimaciones de costos rápidamente obsoletas Inseguridad de ingresos Necesidad de flexibilidad Necesidad de reorganizer la agenda y la dirección estratégica

Adopción de un ciclo bienal Implicaciones: ◦ Programáticas ◦ Financieras y operativas ◦ Sistemas informáticos y de gerencia administrativa

I. Implicaciones programáticas Favorables: - Adecuado para planificación a largo plazo - Estabiliza gastos sobre un período extendido - Reduce a la mitad el tiempo que se ocupa en tomar decisiones durante la formulación. - Facilita la programación en categorías amplias (por ejemplo, en Derechos Humanos) - Facilita cambios graduales - Ofrece mayor predictabilidad a los que gerencian programas.

I. Implicaciones programáticas Menos Favorables: - Requiere planificar dieciocho a veintiún meses de planificación antes del comienzo de la segunda mitad - Puede requerir un recosteo annual - Estimados para el segundo año pueden volverse obsoletos. - Puede limitar la flexibilidad para adaptarse a cambios en prioridades o a eventos del día. - Nuevas solicitudes presupuestarias o de emergencia pueden requerir autorización para apropiaciones suplementarias.

II. Implicaciones financieras y administrativas Marco normativo original – Antes del cambio De las normas generales para el funcionamiento de la Secretaría General de la organización de Estados Americanos (revisión 10 de enero de 1992) Artículo 65. Período de vigencia, alcance y cierre de cuentas. El programa-presupuesto es bienal, y el ejercicio va desde el 1 de enero al 31 de diciembre del año subsecuente Artículo 72. Apropiaciones y obligaciones. Las apropiaciones estarán disponibles para hacer frente a las obligaciones contraídas durante el período fiscal para el cual fueron aprobadas y el ejercicio siguiente, a contar desde la fecha del cierre de aquel ejercicio, en la medida necesaria para liquidar las obligaciones en que se haya incurrido durante aquél.

II. Implicaciones financieras y administrativas Informe de la Junta de Auditores Externos (JAE/Doc. 27/97) La OEA opera bajo un sistema de informes presupuestarios por bienio (dos años). Como resultado, el total de los fondos apropiados para el bienio están divididos en dos períodos: 1) el presupuesto aprobado del Secretario General, que representa la porción de apropiaciones para el primer año del bienio; y 2) Las apropiaciones reservadas para la ejecución durante el segundo año del bienio. En la medida en que las apropiaciones asignadas al primer año no se han obligado al final del mismo año, éstas se agregan a los saldos reservados para el segundo año y el total queda disponible para obligarse en ese año. La preparación de los estados financieros se basa en este ciclo de dos años, con estados intermedios al final del primer año del bienio, el punto medio. Los estados financieros preparados al final de un bienio incluyen la información financiera cumulativa de los dos años. Para fines comparativos, los estados intermedios del bienio se comparan con los estados intermedios del bienio anterior; los estados finales del bienio se comparan con los finales del último bienio. Las Normas Generales establecen que las apropiaciones sirven para cubrir las obligaciones incurridas durante el período fiscal para el cual fueron aprobadas. Al término del período fiscal las apropiaciones no obligadas caducan y, por lo tanto, no están disponibles para usos futuros salvo aprobación por la Asamblea General.

II. Implicaciones financieras y administrativas Cambios al marco normativo – de bienal a anual De las normas generales para el funcionamiento de la Secretaría General de la organización de Estados Americanos (revisión 11, mayo de 1998) Artículo 77. Período de vigencia y el alcance del programa-presupuesto. (Actual 83) El programapresupuesto es anual, y el ejercicio financiero se extiende desde el 1 de enero al 31 de diciembre. Artículo 94. Apropiaciones y obligaciones. (Actual 100) Las apropiaciones estarán disponibles para hacer frente a las obligaciones incurridas durante el año para el cual fueron aprobadas. No obstante, y sólo en la medida en que ello sea necesario para liquidar las obligaciones que hayan quedado pendientes al cierre del año para el cual fueron aprobadas, las apropiaciones mencionadas podrán ser extendidas, pero no más allá del 31 de diciembre del año siguiente, fecha en que caducarán irrevocablemente.

II. Implicaciones financieras y administrativas Informe de la Junta de Auditores Externos (JAE/Doc. 29/99) Cambio en el período de informe financiero Efectivo el 1 de enero de 1998, la Organización cambió su sistema de informe presupuestario de bienio (dos años) a un ciclo anual, autorizado por una enmienda al artículo 77 de las Normas Generales. Las Normas Generales establecen que las apropiaciones deben estar disponible [sic] para cubrir las obligaciones incurridas durante el año para el cual fueron aprobadas. Las apropiaciones del Fondo Regular pueden ser extendidas, pero sólo por el tiempo necesario para liquidar las obligaciones pendientes al cierre del año por el cual fueron aprobadas, pero no más allá del 31 de diciembre del siguiente año, año en que éstas caducarán irrevocablemente.

III. Implicaciones en los sistemas informáticos y administrativos Sistema actual adquirido en 1998 Configurado para operar con presupuestos anuales. Versión de software utilizada por al OEA ya es obsoleta y no tiene apoyo técnico del proveedor. Cualquier cambio a la configuración sería responsabilidad de la Secretaría Proveedor no asume la responsabilidad por daños y perjuicios que ocurran como resultado de los cambios. Proyecto de alto risego con alta probabilidad de fracaso, con un alto costo asociado que absorbería la Organización.

Planificación al futuro en el proceso presupuestario Artículo 94. Orientaciones generales. El Secretario General presentará, junto con el proyecto de programa-presupuesto, una propuesta del nivel global presupuestario del año siguiente. La Asamblea General definirá los parámetros financieros generales de formulación presupuestaria para el próximo ejercicio fiscal, considerando los mandatos vigentes, las propuestas de trabajo del Secretario General y otros planteamientos que los Estados Miembros tengan a bien realizar. La decisión que la Asamblea General adopte sobre esa cifra global, al considerar la propuesta del Secretario General y la opinión de la Comisión Preparatoria sobre la misma, será tenida como guía para la formulación del proyecto de programa-presupuesto del año respectivo.

Otras consideraciones La escala de cuotas se recalcula y aprueba por la Asamblea General cada tres años Discrepancia en el calendario de cuotas y el ciclo presupuestario Contribuciones de los Estados Miembros para el primer año podrían diferir significativamente del segundo Los procesos de prorrateo de cuotas y formulación de presupuesto son indpendientes el uno del otro El resultado de uno puede influenciar el subsecuente