ELEKTRONK BELGE VE ARV YNETM UYGULAMALARININ YAPILANDIRILMASI Prof

ELEKTRONİK BELGE VE ARŞİV YÖNETİMİ UYGULAMALARININ YAPILANDIRILMASI Prof. Dr. Özgür Külcü Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü kulcu@hacettepe. edu. tr

EBYS Nedir • Geçmişten gelen kayıtların gelecek nesillere aktarılmasını hedefleyen • Belgelerin oluşturulma ve yetki bilgilerinin kontrol altında tutulabildiği, • Belgelerin tüm sürümlerinin her belge için görülebildiği, • Arşivlenen belgelere erişimi hızlandıran, • Belgelere yetkisiz erişimleri engelleyen, • Fiziksel yıpranma ve kaybolmayı önleyen, • İmha tarihlerine kadar olan süreçte bir arşiv niteliği taşıyan ve • dokümanlara ilişkin tüm iş ve işleyişleri kolaylaştıran sistemdir.

Doküman • Üzerinde değişiklik yapılması mümkündür. • Sahibi üreticisidir ve uygun gördüğü dokümanları imha edebilir. • Düzenlenmesi, tanımlanması ve dosyalanması üreticisinin/sahibinin sorumluluğundadır. • Dokümanın güvenli bir şekilde depolandığından üreticisi sorumludur. • Kurumsal bir onay ve / veya kayıt sistemi içerisinde yer almayabilir Belge • İçeriğinin değiştirilmesine izin verilmez. • Belgeler ancak kurumsal saklama planları çerçevesinde imha edilebilir ve imha işlemi kayıt altına alınır. • Düzenleme ve tanımlama faaliyetleri kurumsal dosya tasnif planları çerçevesinde yapılır. • Kurumsal ve bireysel faaliyetlerin delili olduğu için içerik, ilişki ve format bilgisi korunmalıdır. • Yetkili imza ve / veya kurumsal onay bilgisi belgeye fiziksel ya da mantıksal olarak 5 iliştirilmelidir.

NEDEN EBYS ? • • Teknolojik Gelişmeler Maliyet Zaman tasarrufu Şeffaflık Kolay yönetebilme ve hızlı erişilebilirlik Standartlaştırma Arşivleme Ekolojik kazanç 6

EBYS Sistem Kriterleri Belge Kriterleri Metadata Kriterleri 7

EBYS Sistem Kriterleri Dosya Tasnif Planları Saklama Planları Metadata Kriterleri Belge Kayıt İşlemleri Erişim Kontrolü Sistem Kullanımı Tasarım ve Yönetim 8

EBYS Sistem Kriterleri Belge özellikleri Belge Kriterleri Doküman Yönetimi Fiziksel Belgeler Metadata Kriterleri DGS 9

Dosya Tasnif Planı Eleman Ref. No Eleman adı Tanım Seviye Numarası Tasfiye İşlem Tanımları Tasfiye işlem kodu Tanım Birimler Birim Kodu Birim Adı Seviye Numarası Saklama Planı Eleman Ref. No Eleman Adı Saklama Süresi Tasfiye işlem kodu Yasal Kaynak Güvenlik Seviyesi Güvenlik kodu Tanım Yasal dayanak Kullanıcı Rolleri Kullanıcı rol kodu Kullanıcı rol adı Geçerlilik tarihi Kullanıcı Profili Kullanıcı Kodu Kullanıcı Adı Soyadı Birim Kodu Kullanıcı Rol Kodu Kullanıcı Grupları Kullanıcı grup kodu Kullanıcı grup adı Geçerlilik tarihi Sistem Kullanımı Referans Numarası Kullanıcı kodu Fonksiyon kodu İşlem kodu Tarih ve saat Belge Ref. No. Belge Adı Elektronik Dosya adı Klasör/Dosya Numarası Konu Üretici Üretim Tarihi Gönderme / Alma Tarihi Alıcı Dil Belge Türü Sisteme Giriş Tarihi Erişim Hakları Güvenlik Kodu Geçerlilik Süresi Donanım İşletim Sistemi Uygulama Programı Dosya Formatı Çözünürlülük Sıkıştırma parametreleri Kodlama Şeması Arşiv Formatı Öncelik Derecesi Bilgi Edinme Kanunu Kapsamı Telif Hakları Kanunu Kapsamı Elektronik İmza Sertifika Kurumu Zaman Damgası Şifreleme Algoritması Diğer dijital işaretler Seri Tanımları Seri Kodu Seri Adı Seri Tanımı Birim Kodu Açılış Tarihi Kapanış tarihi Erişim Hakları Güvenlik Kodu Saklama Plan Kodu Anahtar Kelimeler Klasör/Dosya Tanımları Klasör/Dosya No Klasör/Dosya Adı Açılış Tarihi Kapanış Tarihi Seri Kodu Saklama ortamı Saklama yeri ref. no Bölüm numarası Tasfiye Tarihi Belge Bileşeni Ref. No Elektronik Dosya adı Belge Numarası Donanım İşletim Sistemi Uygulama Programı Dosya Formatı Çözünürlülük Sıkıştırma parametreleri Kodlama Şeması Arşiv Formatı 10

Elektronik İmza (E-İmza) Islak İmza Elektronik İmza 11

KURUMSAL BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ÇÖZÜMLERİ • • • DOKÜMAN YÖNETİMİ https: //www. m-files. com/en/professional-dms-software https: //www. onlyoffice. com/ https: //www. openkm. com/#Records. Management https: //www. nuxeo. com/solutions/document-management/ http: //store. winsoft-international. com/products. html

İŞ AKIŞ ve PROJE YÖNETİMİ • https: //kissflow. com/ • • http: //www. redmine. org/projects/redmine/wiki/How_to_install_Redmi ne_in_Linux_Windows_and_OS_X_using_Bit. Nami_Redmine_Stack • • https: //basecamp. com/ • • http: //fitsmallbusiness. com/best-project-management-software/ • • http: //www. g-gsoft. com/tr/paperwork/genel-bakis-2/

GENEL_ PROGRAMLARA LİNKLER • http: //www. toptenreviews. com/business/software/best-documentmanagement-software/ • • https: //sourceforge. net/projects/logicaldoc/ • • http: //www. capterra. com/document-management-software/ • • https: //pdf. wondershare. com/pdf-business-tips/open-sourcedocument-management. html • • http: //www. findbestopensource. com/tagged/document-management

BELGE YÖNETİMİ • https: //www. joget. org/workflowmanagement/ • • https: //www. alfresco. com/capabilities/docu ment-management

PLATFORM VE İÇERİK/DOKÜMAN YÖNETİMİ • • https: //bitnami. com/stack/xampp https: //bitnami. com/ http: //tr. wix. com/ https: //www. apachefriends. org/tr/index. htm l

TÜRKİYEDE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ ŞİRKETLERİ • • • • • http: //www. turksatbilisim. com/belgenet http: //www. cbksoft. com/ http: //isyazilim. com. tr/kamusis http: //www. innova. com. tr/# http: //www. cs. com. tr/TR/ http: //www. alganyazilim. com. tr/ http: //www. seneka. com. tr/tr/ebys. aspx http: //www. beyazyazilim. com. tr/ (EBYS, coğrafi) http: //www. ees. com. tr/ (EBYS, hastane BS) http: //sisoft. com. tr/tr/hbys/ (EBYS, HBYS) http: //www. akgunyazilim. com. tr/akgun-hastane-bilgi-sistemleri/ (EBYS, HBYS) http: //www. sampas. com. tr/ (BYS Belediye) http: //www. eks-pa. com. tr/Anasayfa (dijitalleştirme) http: //www. erkyazilim. com. tr/ (dijitalleştirme) http: //www. datasafe. com. tr/evrak_dijitallestirme. aspx (dijitalleştirme) http: //www. ironmountain. com. tr/Services/Document-Imaging-and-Management. aspx http: //www. reisswolf. com. tr/dijitallestirme. html

TÜBİTAK SERTİFİKALI ŞİRKETLER (TOPLU) • http: //www. kamusm. gov. tr/kurumsal/muste rilerimiz/

TÜRKİYEDE E-İMZA ŞİRKETLERİ • • http: //www. kamusm. gov. tr/ https: //www. turktrust. com. tr/tr https: //www. globalsign. com. tr/ https: //www. e-tugra. com. tr/

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Şirketleri • http: //www. pttkep. gov. tr/ • https: //www. e-guven. com/kep/ • http: //www. turkkep. com. tr/kep-hakkindasss/ • https: //www. kepkur. com. tr/ • http: //www. tnbkep. com. tr/docs/promo/KOC Basvuru. pdf (süreç)

Yardımcı Dokümanlar Elektronik Belge Yönetimi Standardı (Türk) • https: //www. tse. org. tr/tr/icerikdetay/946/12 17/ts-13298 -ebys-genel-bilgiler. aspx • • http: //ec. europa. eu/archivalpolicy/moreq/doc/moreq 2_spec. pdf (AB) • • http: //www. dtic. mil/whs/directives/corres/p df/501502 std. pdf (ABD)

e-Yazışma Teknik Rehberi • http: //www. eyazisma. gov. tr/Site. Pages/eyasizmaana. as px

Birlikte Çalışabilirlik Rehberi • http: //www. bilgitoplumu. gov. tr/wpcontent/uploads/2014/04/Birlikte_Calisabili rlik_Esaslari_Rehberi_2. 1. pdf

Genel Olarak Belge Yönetim Programları Belgelerin; – – – – – analizi, tasarımı, üretimi, dağıtımı, Düzenlemesi/dosyalanması, saklanması, Erişimi/kullanımı, korunması ve ayıklaması çalışmalarını içeren belge yönetimi programları amaç olarak da: • resmi iletişimi sağlama, kurumsal denetimi gerçekleştirme; bilgi ihtiyacını karşılama; belgelerin, hızlı ve doğru olarak, gerektiği yerde ve gerektiği zamanda erişimini sağlamayı belirlemektedir HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Yönetim Sistemleri ve Belge Yönetimi Belge ve Arşiv Yönetimi • • Kurumlar idari ve mali iş süreçlerinde kurum içi, kuramlar arası ve vatandaşla iş ilişkilerinde hizmetleri karşılarken yürüttükleri idari işlemler sırasında üretilen kâğıt veya elektronik belgelerin kontrol altına alınıp yönetilmesi Kurumların belge yönetimi sistemlerini kurup, dosya tasnif planlarını geliştirerek, arşiv depolarını düzenlemeleri; böylece, kullandıkları belgeleri kontrol altına almaları gerekir. • Bu faaliyetler, kurumların kendi organları tarafından yürütülebildiği gibi dışarıdan hizmet alımı yoluyla gerçekleştirebilmektedir. • Standart Dosya Planı, 3473 Sayılı Kanun ve Devlet Arşiv Yönetmeliği ile TS 13298 Standardı çerçevesinde EBYS geliştirme yükümlülüğü kamu kurumu olarak mükellef kabul edildiğinden belediyeler için de geçerlidir. Not: 3473 Sayılı Kanun tüm kamu kurumları gibi mahalli idareleri de yakından ilgilendirmektedir. Bu kanun ve ilgili Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği (Devlet, 1988), Belediye, İl Özel İdaresi ve Birlikleri de mükellef kabul etmektedir. HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Belgelerin Yaşam Döngüsü • Üretim (Creation): Belgelerin oluşturulması ya da başka birimlerden belgelerin sağlanması • Dağıtım (Distribution): Belgeler kim ya da kimlere gönderilecek. İç ve Dış kullanıcılar • Kullanım (Use): Karar verme, Danışma, İncelemeler, Yasal Gereklilikler • Süreklilik (Maintenance): Depolama, Erişim, Koruma • Ayıklama (Disposition): Transfer, Alıkoyma, ya da İmha HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Belgelerin Sürekliliği Model • • • Kimlik, kimin ne yaptığı Kanıt, eylemlerin izleri İş sürecinde kullanılabilme, aktivitelerin ürünü olarak belgelerle ilgili kurumsal işler Belge koruma taşıyıcıları belgelerin depolandığı araçları Belgeler aktivitelerin sonunda En aktif çalışmalar üretim aşamasında belgelerin metadata tanımlamaları bu aşamada Belgeler, sürecin gerektirdi ortamlara aktarılmakta ya da arşivlenmekte 27 HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Belgelerin Entelektüel Düzeyi • Üretilen belgenin içeriği ne olursa olsun içerdiği bilginin değeri önemlidir. • Belgelerin içerdiği bilginin entelektüel değerini belirleyebilmek için dört ana düzey belirlenmiştir Bunlar: • • hayati belgeler, önemli belgeler, yararlı belgeler, önemsiz belgeler HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Kalıcı Belgeler Kalıcı belgeler, fiziksel formları ve içerdikleri bilginini öneminde dolayı kalıcı değere sahip olabilirler. Sözleşmeler ve ikili anlaşmalar gibi belgeler yanında el yazmaları, nadir eserler ve özel konulu kalıcı değere sahip yazışmalar bu kapsamda değerlendirilmektedir. Bu tür belgelerin farklı ortamlarda da saklanması gerekebilmektedir. Bu belgelere örnek olarak: Ortaklıklara ilişkin mukaveleler Sözleşmeler Yıllık raporlar Çalışmaların ya da raporların son kopyaları Yasalar, tüzükler ve yönergeler Mimarı çizimler Yıllık, Fotoğraf, film, kaset ya da optik kayıtlar Kurumdaki olaylar ve kutlamalara ilişkin materyaller Resmi yayınlar Kurulların toplantı tutanakları (Schedules for Retention & Disposition 1997: 3) verilebilir. HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Resmi Belgelerin Saklama (Alıkoyma) Süreleri Seri/Defter Adı Saklama Süresi Notlar Büro Depo Faaliyet Raporları 1 4 İmha: Halka ilişkiler saklanacaktır Vergi İade Zarfları ve Bordrolar 1 4 İmha Satınalma Talepleri 1 9 İmha Ayniyat ve Demirbaş Kayıtları 1 --- Kayıt yenilendikten sonra eski kayıtlar bir yıl sonra imha Bütçe Çalışmaları 1 4 İmha: Hesap İşleri Biriminde kayıtlar sürekli saklanacaktır. Evrak Kayıt Defterleri 1 9 İmha: Yazı işleri biriminde kayıtlar sürekli saklanacaktır. Posta Zimmet Defterleri 1 9 İmha Maaş Bordroları 1 4 İmha. Hesap İşleri biriminde kayıtlar sürekli saklanacaktır. Personel 1 100 Personel biriminden ayrıldıktan 1 yıl sonra imha. Personel İşlerinde 101 yıl saklanacaktır. Gelen-Giden Evrak 1 4 Beş yıl sonunda değerlendirme Bildiri, Tamim, Genelge 1 -- İdari İşler biriminde sürekli saklanacaktır Avans 1 9 Birimlerde 1 yıl Hesap İşlerinde 10 yıl sonra imha 1 9 Sözleşmeler yenilene kadar sürekli, faturalar hesap işleri biriminde 10 yıl sonunda imha Toplantı Tutanakları 1 4 Birimlerde 5 yıl sonunda değerlendirme. İlgili birimde sürekli saklanacaktır Davalar 1 30 Dava kararından sonra 31 yılın sonunda imha Ruhsat İşleri 1 29 Ruhsat tarihini takip eden 30 yılın sonunda imha Telefon, elektrik, su, doğalgaz sözleşmeleri ve faturalar HÜ BBY 2016 Yaz Semineri vs birimindeki kayıtlar sürekli

Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinin (EBYS) EBSY Temel Standardı: TS 13298: 2015 aşağıdaki unsurları amaçlıyor: • Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) için gerekli sistem gereksinimlerin, belirlemek • EBYS için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları tanımlamak • Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimleri tanımlamak • Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için gerekli gereksinimler tanımlamak, • Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikleri belirlemek • Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemleri tanımlamak • Güvenli elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlamak. . HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

EBYS ve ELAS/RM Sistem kriterleri: Sistem tasarımı ve elektronik belgelerin sisteme dahil edilmesi için gerekli olan gereksinimler. Belge kriterleri: Elektronik belge özellikleri, sayısal görüntüleme sistemleri ve fiziksel ortamdaki belgelerin yönetimi ve EBYS içerisine entegrasyonu. Elektronik Arşivleme Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM): Elektronik ortamda üretilmiş ya da sonradan elektronik ortama aktarılmış olan arşiv malzemesinin yönetimine yönelik kriterler. Üst veri elemanları: EBYS ve ELAS/RM’ye ait üst veri gereksinimleri HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

ISO 27001 • • • Güvenlik politikaları Kurum içi organizasyon Üçüncü taraf erişim güvenliği Varlıklarla ilgili sorumluluklar Personel güvenliği Fiziksel ve çevre güvenliği HÜ BBY 2016 Yaz Semineri • İletişim ve işletme yönetimi • Kötü niyetli yazılımlara karşı koruma • Ağ güvenliği • Bilig ortamı güvenliği • Erişim denetimi

EBYS Bileşenleri HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Bilginin Organizasyonu HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

NİLÜFER BELEDİYESİ 2016 HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Örnek Coğrafi Dosyalama Sistemi Ataevler Gölyazı Görükle Gümüştepe Konak Özlüce İhsaniye Korubaşı Üçpınar Yaylacık Yolçatı 41 HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

ÖRNEK DOSYA PLANI Konu Esasına Göre 42 HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Desimal Dosyalama Sistemi Uygulaması 43 HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Dijitalleştirme ve Dijital Koruma Dijitalleştirme • Genel olarak elektronik sistemlerce algılanamayan yapılandırılmamış formdaki bilginin elektronik ortamca algılanabilecek yapılandırılmış forma çevrilmesi uygulamaları • Dijitalleştirme uygulamalarının önemi bir yönünü dijital koruma oluşturmaktadır. • Dijital koruma, basılı ortamda tek kopya olarak üretilen belgelerin yedeklenmesi yanında çoklu erişiminin sağlanmasını da hedeflemektedir. 44 HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Dijitalleştirilme Süreçleri HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

OCR Uygulamaları 46 HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış Dokümanlar Yapılandırılmış İmaj Tabanlı Sunum İmaj Tabanlı Dokümanların Avantajları Kullanıcı sunum şeklini belirleyemez İçerik işaretleme nasıl tanımlanmışsa ancak o şekilde görüntülenebilir Farklı formatlara çevirmek güçtür Kullanıcı istediği biçimde dokümanı görüntüleyebilir Herhangi bir içerikte gösterilebilir Farklı formatlara çevirmek kolaydır Doğru işaretleme Ekranda doğru yaratmak yoğun bir göründüğü anda çaba gerektirir yapılabilir Tasarımda gizli Görünen veriler olan metadata güvenlik ve tüm verilerdir mahremiyet unsurları içerir Yapılandırılmış Dokümanların Avantajları Sunumu değiştirmek stil dosyalarında kolaydır Kompleks taramaya olanak tanır HÜ BBY 2016 Yaz Semineri Sunum değiştirmek zordur Veri bağlantıları kurmaya dönük henüz bir araç geliştirilmemiştir. 47

Metadata Alanları • Belgelere yönelik metadata unsurlarına dönük liste, Uluslararası Belge Yönetimi Standardı ISO 15489 ve Dublin Core Metadata Unsurları göz önüne alınarak geliştiirlmiştir. HÜ BBY 2016 Yaz Semineri Metadata Unsurları Gereklilik Tanımlayıcı (identifier) kod Zorunlu Başlık Zorunlu Konu Opsiyonel Tanımlama Opsiyonel Üretici Zorunlu Zaman Zorunlu Adresler E-postalar için zorunlu Belge türü Elde edilebildiğinde zorunlu İlişki Elde edilebildiğinde zorunlu Fonksiyon Opsiyonel ancak tavsiye ediliyor Seri/Fon (aggregation) Zorunlu Dil Zorunlu Yerleşim Opsiyonel Güvenlik ve Erişim Zorunlu Düzenleme Zorunlu Format Zorunlu Koruma Opsiyonel 48

Dijital Arşiv Yönetimi HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

EBYS Süreç Bileşenleri • Elektronik belge yönetimi, e-devlet uygulamalarında bilgi ve belge paylaşımının güvenli, özgün ve yasal olarak yapılmasına olanak sağlayan önemli bir yönetim aracıdır. • Söz konusu araç, elektronik gereçler üzerinde üretilen belgelerin, belge yaşam döngüsü içindeki her evrede nasıl işleme konulacağını içeren ilke ve uygulamalardan oluşmaktadır. • Bu yaklaşımın amacı, elektronik belgeler için kontrollü bir Belge Yönetim Sürecini sağlamaktır. • Bu süreç, kayıt edilecek dokümanların belirlenmesinden arşivlenmesine kadar süren 10 farklı uygulama aşamasını kapsamaktadır. • Belge Yönetim süreci aşağıdaki şekilde gösterilmektedir. HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

EBYS Süreçleri HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

EBYS SİSTEM ÖZELLİKLERİ • e-Kurum dönüşümünün en önemli bileşenlerinden birisi EBYS’ dir. • Bir kurumda onlarca iş süreci mevcuttur ve EBYS ile bunların tamamını yönetmek mümkün değildir. • EBYS ürün ailesi bir kurumun ihtiyacı olan tüm bileşenleri içermelidir. • EBYS sadece bir uygulama değil bir geliştirme platformu olarak çalışmalıdır. • Görsel geliştirme ve sürükle-bırak özellikleri ile tüm formlarınızı elektronik ortama geçirilebilmelidir. • Bu formları ve belgeleri iş akışı ile istenilen kurallara göre elektronik ortamda dolaştırabilmelidir. • İş akışı adımlarında, onaylarda elektronik imza kullanabilmelidir. HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

EBYS’nin Faydaları • Tüm iş süreçlerini elektronik ortama taşımış olan ve elektronik ortamda yöneten bir kurum e-Kurum dönüşümünü tamamlamış demektir. e. Kurum dönüşümünü tamamlamış bir kurumda; – İş süreçleri maksimum etkinlikte çalışır – Verimlilik en üst düzeydedir – İş süreçleri yönetilebilirdir – Kağıt kullanımı yok denecek kadar azdır – E-Kurum olmadan ise; – Kurumsal hafızanın %90 ı kağıt üzerinde – Her gün kullanılan belge/dokümanların %90 ı elden ele dolaşıyor – Her belge/doküman ortalama 19 kez kopyalanıyor – Belge/dokümanların %7, 5 i kayboluyor, kalan %3 ise yanlış dosyalanıyor – Çalışanlar belge/dokümanları okumak için zamanlarının %5 -%15 ini harcıyor. Ama bu belge/dokümanlara ulaşmak için zamanlarının %50 sini harcıyorlar. Uslu Bilal. (2014). Bimser Çözüm olarak e. BA. e-BEYAS 2014 Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları Sempozyumu HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Entegrasyon • e-Kurum dönüşümleri tamamlandıktan sonra bir sonraki adım henüz çok da konuşulmayan kurumlar arası iş süreçleri entegrasyonu olacaktır. EBYS ile e-Kurum dönüşümünü tamamlayan kurumlar bir sonraki adıma hazır olmuş olacak ve kolayca geçişi sağlayabilecektir. HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

EBYS Sitemi Üstveri Formları HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

E-imza Oluşturulması ve Doğrulama SERTİFİKA SAHİBİ • E-imza oluşturma uygulaması İMZALI BELGEYİ ALAN TARAF Hesaba 10 000 TL aktarıyorum ; +? (^!’ • E-imza doğrulama uygulaması Adı, soyadı • İmza doğrulandı • İmza doğrulanamadı • İmza doğrulama işlemi tamamlanamadı ESHS Sertifika İptal Listesi (SİL) Zaman Damgası 56 HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Şekil KİY uygulamalarında verilerin sağlanmasından yayımına kadar olan süreci ayrıntılı biçimde göstermektedir. 57

İş akış uygulamları ile görsel form ve iş akışı geliştirme

HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Çözüme Dönük E-Devlet Uygulamaları

Açık Verinin Önemi

t

Konuya İlişkin Çözüm Bilgi Sistemlerindeki Değişim

Linked Open Data Bağlı Açık Veri Çözümleri

Bağlı Açık Veri Sunumu

ARŞİVLERDE KORUMA VE GÜVENLİK HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Sistem Geliştirmede Yasal ve İdari Düzenlemeler • 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Malzemenin Yok Edilmesi Hakkındaki KHK'nin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun • Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ( • Ayıklama ve İmha İşlemlerine Yönelik Genelgeler • Bilgi Edinme Hakkı Kanunu • Elektronik İmza Kanunu • Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik • Standart Dosya Planı • Saklama Planları • TS 13298 • TS 27001 • ISO 15489 • ISO 23081 76 HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Üstveri Standartları • • • ANSI/ARMA ve ISO 15489 standartları genel olarak elektronik bilgi kaynaklarını tanımlamakta ve bunların yönetimine dönük genel çerçeve çizmekte; Do. D 5015. 2, Moreq 2, ISO 13298 standartları elektronik bilgi ve belge yönetimi yazılım uygulamalarında beklenen asgari özellikleri tanımlamakta, METS ve Technical Guideline…üstveri uygulamalarına dönük genel rehber niteliğinde bilgi içermekte; Dublin Core, EAD, e. GMS, MARC 21, MODS, ISAD (G), ISAAR kurumsal bilgi kaynakları ve belgelere dönük üstveri etiket alanlarını ayrıntılı biçimde tanımlamakta (Örneğin sadece EAD içerisinde belgeleri tanımlamaya dönük 700’ün üzerinde farklı etkilet alanı yer almaktadır); Learnin Object Metadata, MPEG-7, SMPTE’de özel tür kaynakların tanımlanmasına ilişkin bilgilere yer vermektedir. 77

Farklı Tür Kaynaklar İçin Standartlar • • • • Document Engineering Analyzing and Designing Documents for Business Informatics and Web Services – MIT: Dokümanlar için FGDC (Federal Geographic Data Committee’s Content Standart for Digital Geospatial): Coğrafi veriler için GILS (Government Information Locator Service): Hükümet yayınları için ISO 23950 (Z 39. 50) Information Retrieval Service and Protocol - Bilgi erişim hizmet ve protokolü MARC: Kütüphaneler için Metadata- CSDGM: Coğrafik veriler için ONIX (Online Information Exchange): Çevrimiçi bilgi değişimi Open Archives Inıtıative Protocol for Metadata Harvesting, Protocol: Açık erişim kaynakları için RDF (Resource Description Framework): Semantik web içeriğini tanımlamada TEI (Text Encoded Initiative): Metinler için VRA Core Categories Version 3: Görsel kaynaklar için VRA (Visual Resources Association): Görsel kaynaklar için XML ve HTML: Web tabanlı kaynaklar için 78

Kurum Arşiv Sistemi ve Arşivin Yerel Yönetim Birimleri İle İlişkisine Yönelik İlkeler • Fiziki yerleşim ve alanlarına ait özellikler ile ilgili ilkeler • Yapı ve iç donanım özellikleri • Arşiv binalarının özellikleri • Arşiv malzemelerinin korunması ile ilgili ilkeler • Çalışan Personel İle İlgili İlkeler

Arşiv depolarının özellikleri • • • Arşiv depoları, arşivlerin kapsam alanı içerisinde oluşan veya oluşacak belge hacmine göre, ihtiyaç oranında inşa edilmelidir. Depo katları arasında, bina içinden ve dış duvar tarafından tahliye merdivenleri yapılmalı, her depodan bu merdivenlere açılan, zemin kattan da dışarıya açılan dayanıklı kapılar konulmalıdır. İnşaat safhasında dayanıklı kapı, döşeme ve duvarlar yapılarak yangına karşı izolasyon sağlanmalıdır. Yangın alarm ve aydınlatma sistemleri depoların tavanına, yangın söndürme ve klimatizasyon sistemleri ise raf blokları üst seviyesi hizasında monte edilmelidir. Arşiv belgelerinin, ultra-viyole ışınlarından korunması için arşiv depolarına pencere sistemleri konulmamalıdır. Katların yüksekliği 2, 7 m’yi geçmemelidir. Rafların yüksekliği 2, 1 m-2, 2 m arasında olmalıdır. Raflar arası genişlik 70 cm - 80 cm, geliş gidiş aralıkları ise 100 cm - 120 cm arasında olmalıdır. Raflar paslanmaz çelik yapılmalıdır, siyah sacdan yapılması halinde pasa, manyetik etkileşmeğe ve yangına dayanıklı boya ile boyanmış olmalıdır. Raf malzemesinin kalınlığı 1, 5 mm - 2 mm arasında seçilmelidir.

Genel Olarak • Kurumlarda bütünleşik bir kurumsal arşiv sisteminin oluşturulması, birimlerin belge yönetimi süreçleri konusunda birbirinden kopuk/bağımsız hareket etmelerini engelleyecektir. • Kullanılan sistem her ne olursa olsun bilgiye tekrar erişim ve belge bütünlüğü için Standart Dosya Planı kullanılmalıdır. • Bölümlerde gerçekleştirilen tüm işler ile belge (arşiv belgesi) üreten tüm birimler arşiv/belge yönetimi mantığı içinde, standartlara ve ulusal hukuki gerekliliklere göre tanımlanmalıdır. • İş süreçlerinde hız ve etkinliği son derece etkin biçimde artıran Elektronik Belge Yönetim Sistemlerine (EBYS) tüm iş süreçlerinde geçiş sağlanmalıdır. Bu çerçevede sağlanacak yazılımın TS 13298 T 1 sertifikasına sahip olması-İmza , KEP entegrasyonu ve Birlikte Çalışabilirlik modüllerinin bulunması gerekmektedir. • Kurumlarda geçmişe yönelik basılı arşiv belgelerinin dijitalleştirilmesi (elektronik ortama yüklenmesi, tanımlanması ve indekslenmesi) üzerine bir yol haritası çizilmelidir. Bu çerçevede dijitalleştirme süreçleri, OCR, arşiv yazılımları ve kullanıcı hizmetlerine dönük iş süreçleri yasal ve idari gereksinimler ile uzun süre arşivleme politikaları çerçevesinde oluşturulmalıdır. HÜ BBY 2016 Yaz Semineri

Genel Olarak 2 • Kurumlarda belge ve arşiv kaynaklarının önemli bir miktarı gizlilik ya da hizmete özel koşullar içermektedir. Bu çerçevede elektronik be basılı ortamlarda belge türlerine göre yetkilendirme ve erişim kısıtlamalarına ilişkin yazılı politikalar oluşturulmalıdır. • Güncelliğini yitirmiş arşiv belgelerinin ayıklama ve imhasına yönelik yasalarda belirlendiği biçimde komisyonlar oluşturulmalı, usulüne uygun oluşturulacak imha tutanakları arşivlerde saklanmalıdır. • Basılı ve elektronik arşivlerde, arşivlemeye uygun iklimlendirme, koruma, felakete hazırlık ve yedekleme önlemleri alınmalıdır. • Yukarıda sıralanan koşulları gerçekleştirebilmek için arşiv ve belge yönetim sürecinden sorumlu olacak Bilgi ve Belge Yönetimi alanında en az 4 yıllık lisans eğitimi almış çalışanlar istihdam edilmelidir.

HÜ BBY TEŞEKKÜRLER Özgür Külcü kulcu@hacettepe. edu. tr