Elektronische Fakturierung und digitale Archivierung Dr Wilhelm Obwexer

Elektronische Fakturierung und digitale Archivierung Dr. Wilhelm Obwexer Dipl-Kfm. Günther Sigmund Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Achtung!! Elektronische Rechnung ≠ elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung (fattura PA) Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Wieso eigentlich elektronische Rechnungen? • Ersparnis (laut EU jährlich 40 Mrd. EUR) • Schnelligkeit (bis zu 4 Tage) • Integrität der Rechnung • Sicherheitsstandard • Kontrolle Fiskus? ? ? Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Gesetzliche Grundlagen • EU Projekt „i 2010“ • EU-Richtlinie NR. 2010/45/UE • Art. 1, Absätze 209 bis 214 Gesetz Nr. 244/2007 (Finanzg. 2008) • Art. 21 DPR 633/72 • Art. 39 DPR 633/72 • Ministerialdekret Nr. 55/2013 vom 03. 04. 2013 (Durchführungsbestimmung, technische Daten, Fälligkeiten) • Rundschreiben Agentur der Einnahmen vom 24. 06. 2014 Nr. 18/E • Ministerialdekret vom 17. 06. 2014 Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Fälligkeiten • Ministerialdekret Nr. 55/2013 vom 03. 04. 2013 06. 2014 (für Ministerien, Agenturen, INPS, INARCASSA ecc. ) ca. 9. 000 öffentliche Körperschaften 06. 2015 (für alle anderen öffentlichen Körperschaften) Neuer Termin 31. 03. 2015!!! (MD vom 17. 06. 2014) Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Elektronische Rechnung im Sinne der Mw. St. Art. 21 DPR 633/72 „fattura che é stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico“ = pdf, tif, jpg, xml Wir werden sehen die elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung darf nur ein XML – Format sein!!! Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Elektronische Rechnung im Sinne der Mw. St. Art. 21 DPR 633/72 „la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all‘atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente“ Wir werden sehen die elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung muss übermittelt (trasmessa) werden Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Elektronische Rechnung im Sinne der Mw. St. Prozess: 1. Lieferant übermittelt die elektronische Rechnung an Kunden 2. Kunde ist frei ob er die elektronische Rechnung akzeptiert oder nicht 3. Für den Aussteller der Rechnung ist die Rechnung elektronisch 4. Achtung für den Aussteller Pflicht zur elektronischen Archivierung (sofern die Rechnung authentisch ist, nicht änderbar und jederzeit im Sinne der EU-Richtlinie Nr. 2010/45/UE lesbar) Achtung bei Fattura PA Pflicht zur elektronischen Archivierung Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Elektronische Rechnung im Sinne der Mw. St. Der Empfänger einer elektronischen Rechnung ist frei ob er den Prozess der elektronischen Rechnung akzeptiert oder nicht. Im Unterschied der elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung, welche nur elektronisch übermittelt werden kann, vorbehaltlich der Unmöglichkeit eine in einer anderen Form zugestellten Rechnung bezahlen zu können Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Elektronische Archivierung der Rechnungen • Die elektronischen Rechnungen müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden • Die Rechnungen in Papierform können in elektronischer Form aufbewahrt werden Elektronische Rechnungen an öffentliche Körperschaften müssen elektronisch aufbewahrt werden (Art. 1, Absatz 209, G. 244/2007) Evtl. Zahlung einer Stempelsteuer muss 120 Tage nach Ablauf der Steuerperiode erfolgen. Auf der Rechnung muss vermerkt sein: „assolvimento dell‘imposta in base al DM 17. 6. 2014“ Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung – fattura PA Merkmale: • Indirekte Zustellung an die öffentliche Verwaltung über das SDI • XML Format • Digitale Unterschrift (!!!) • Angabe des IPA – Kodex (= einheitlicher Kodex des Empfängeramt der öffentlichen Verwaltung) – Suche www. indicepa. gov. it • Zustellung mittels pec (oder alternativ sdicoop, spcoop, sdiftp oder internet) Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung – fattura PA Merkmale laut Art. 25 DL 66/2014 • Codice identificativo di gara (CIG) laut Gesetz 136/2010 • Codice unico di progetto (CUP) laut Art. 11 L 3/2003 Keine Zahlung ohne CIG und CUP sofern notwendig! Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung – fattura PA Rundschreiben Nr. 1/2014 besagt dass die elektronische Rechnung gegenüber der öffentl. Körperschaft erst ausgestellt ist (emessa) wenn der Lieferant die Bestätigung der Übermittelung vom SDI bekommt „si intende trasmessa e ricevuta dall‘amministrazione solo a seguito del rilascio al cedente/prestatore della ricevuta di consegna da parte del SDI“ NB! Auch eine negative Empfangsbestätigung (ricevuta negativa) gilt als Probe für die Erstellung der Rechnung Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung – fattura PA Im Sinne des Art. 6 Absatz 6 MD 55/2013 dürfen die öffentlichen Verwaltungen nach Ablauf von 3 Monaten ab Einführung der Pflicht zur Fattura. PA keine Zahlungen, auch nicht Teilzahlungen, von Rechnungen vornehmen, die nicht als elektronische Rechnung im Format „Fattura. PA“ zugestellt wurden Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Prozess Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Was gilt es zu wissen? • www. indicepa. gov. it • www. fatturapa. gov. it Zustellung der Rechnung an zwei Adressen z. Z. : • sdi 01@pec. fatturapa. it • sdi 02@pec. fatturapa. it Größe maximal <30 MB Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Was benötigen Sie? • Software XML (estensible markup Language“ für die Erstellung der Fattura. PA NB! Das Format wurde von der Regierung vorgegeben und ist nicht frei! • Digitale Unterschrift • PEC • Programm für die elektronische Archivierung Achtung der „Zeitstempel“ (marca temporale) ist für die Versendung nicht notwendig!!! Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Das Format der elektronischen Rechnung an die öffentliche Körperschaft • Das Format muss ein XML Format sein • Der Name des Files entspricht: a) Die ersten zwei Buchstaben dem Land = IT b) die nächsten 11 Nummern entsprechen der Mw. St. -Nummer des Ausstellers c) Dann folgt ein Unterstrich _ d) Dann 5 alphanumerische Zeichen (A-Z oder 0 bis 9) für die Rechnungsnummer! Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Sistema di interscambio (SDI) Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Kontrollprogramm Fattura. PA Die elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung kann auf der Homepage http: //sdi. fatturapa. gov. it einer formellen Kontrolle unterworfen werden Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Wen betrifft die elektronische Rechnung • Alle Lieferanten von Öffentliche Verwaltungen unabhängig der Höhe der Lieferung und alle Dienstleister gegenüber der öffentlichen Verwaltung (alles was im Bereich der Mw. St. -Gesetzgebung unter dem Art. 21 DPR 633/72 fällt) • z. B. betrifft es nicht die gelegentlichen Arbeiten welche mittels Honorarnoten an die öffentlichen Körperschaften ausgestellt werden Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Vorgehensweise in der Praxis • Erstellung der Rechnung • Versendung der Rechnung • Archivierung der Rechnung Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Erstellung der Rechnung • über eigene ERP-Software (Fakturierungsprogramm) • Online-Plattformen (diverse Anbieter) • Auslagerung an Dritte Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Erstellung der Rechnung • XML-Format Die Rechnung muss im XML-Format nach den technischen Richtlinien des Gesetzgebers erstellt werden • digitale Unterschrift • eigener Nummernkreis • virtuelle Stempelmarken Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Erstellung der Rechnung Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Versendung der Rechnung Werden die Rechnungen selbst versendet • über die eigene PEC-Adresse die erste Nachricht als Anlage unter 30 MB an die Adresse sdi 01@pec. fatturapa. it, weitere Nachrichten müssen an die mitgeteilte Adresse geschickt werden • Online-Zugang Entratel, Fiscoonline oder bei der Einnahmeagentur aktivierte CNS max. 5 MB • weitere Möglichkeiten SDICoop, SDIFTP, SPCoop Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Versendung der Rechnung Versand durch Dritte • Online-Plattform keine weitere Schritte notwendig • über den eigenen Steuerberater - Übermittlung der XML-Datei an den Berater - bei der Rechnung müssen die Daten des befähigten Vermittlers (intermediario) angegeben werden Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Archivierung der Rechnung • die Archivierung kann nur digital, nach den gesetzlichen Richtlinien, erfolgen • innerhalb 31. 12. des darauffolgenden Jahres Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Archivierung der Rechnung Archivierung durch Dritte • Online-Plattform in der Regel keine weiteren Schritte notwendig Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Archivierung der Rechnung Wird die digitale Archivierung selbst durchgeführt • eigenes Programm - Erstellung Handbuch (manuale della conservazione) - Ernennung „responsabile della conservazione“ - Möglichkeit alle fiskalischen Dokumente digital zu archivieren (Zeit- und Kostenersparnis) • digitale Unterschrift • Zeitstempel (marca temporale) Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 04. 03. 2015 www. psp-bz. it