Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar

Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar 2016 -2017

Doelstellingen Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in Ag. ODi.

Inhoud I. III. IV. Inleiding Discimus Edison Tot slot

I. Inleiding 1) 2) 3) 4) Gebruik van leerlingengegevens door Ag. ODi Edison Discimus Softwareleveranciers

Gebruik van leerlingengegevens door Ag. ODi Berekenen van omkadering en toelagen Leerplichtcontrole Doorgeven van gegevens aan • Schooltoelage • Kinderbijslagfonds • Leer- en ervaringsdatabank Cijfergegevens voor beleidsondersteuning Kwaliteit van al deze processen is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen!

Edison Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartement sinds 1995 sinds 2008: Web. EDISON

Edison Idee: School voert informatie in in het softwarepakket Op vaste momenten aanmaak van een (groot) tekstbestand Inloggen op server van Edison om dit te versturen Dag nadien antwoord ophalen om te kijken of verwerking geslaagd is

Discimus = “Wij leren” Sinds schooljaar 2012 -2013 (overgangsjaar) Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevens Via webservices geïntegreerd in softwarepakket

Discimus Idee School voert informatie in in het softwarepakket Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van Ag. ODi Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is Mogelijk om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt

Softwareleveranciers Ag. ODi stelt ter beschikking hoe de zendingen en webservices moeten opgebouwd worden. Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle uitwisseling van gegevens.

II. Discimus 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) Discimus Algemeen Inschrijvingen Afwezigheden Leerlingenkenmerken Identificatiegegevens (GRP) Inschrijving (INS) Inschrijvingsgegevens (INSADM) Foutmeldingen Rapport “Overzicht ingeschreven leerlingen” Studiebewijzen Foutmeldingen op studiebewijzen

Discimus Algemeen Doel van het project Capaciteitsproblemen Steeds grotere vraag naar gegevens Nood aan snelle beschikbaarheid Welke gegevens? In- en uitschrijvingsgegevens Afwezigheden Leerlingenkenmerken Studiebewijzen

Discimus Algemeen Afgeschafte Edison-zendingen Eerste drie schooldagen 1 oktober In- en uitschrijvingen Problematische afwezigheid Voltijds engagement Wijziging leerlingenkenmerken Studiebewijzen Later? GON/ION , onderwijs aan huis, tucht, …

Inschrijvingen

Inschrijvingen Webservices Creëer. GRP Wijzig. GRP Annuleer. GRP Raadpleeg. GRP Creëer. INS Wijzig. INS Annuleer. INS Raadpleeg. INS Creëer. INSADM Wijzig. INSADM Annuleer. INSADM Raadpleeg. INSADM Opvolging nodig!

Inschrijvingen Dubbele inschrijvingen Overlap in Inschr. Admgr Welke leerling, periode, andere school Huidig of volgend schooljaar Regelgevend toegestaan

Afwezigheden Registratie Elke afwezigheidscode Bij invoer of wijziging van code in softwarepakket Wanneer registreren? Binnen een week Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan

Afwezigheden Raadplegen Eigen school Over scholen heen (Z-, B- en C-codes) bij schoolwijziging

Leerlingenkenmerken

Leerlingenkenmerken Registratie Bij een nieuw ingevuld formulier Enkel nodig als er nog geen was van een vorige school Zoek Leerlingenkenmerkenformulier Over scholen heen Kan meteen na inschrijving

Identificatiegegevens (GRP) Instellingsnummer Hoofdstructuur Stamnummer Identificatienummer Geboortedatum Geslacht Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit

Identificatiegegevens (GRP) Op basis van de in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van Ag. ODi de loopbaan van een leerling samenstellen. Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens!

Identificatienummer Rijksregisternummer yy mm dd xxx xx Bisnummer zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40

Identificatienummer Leerling aan Ag. ODi gezonden zonder identificatienummer: zoeken in eigen databank opzoeken in rijksregister naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht Te importeren via web service Raadpleeg. Persoon

Inschrijving (INS) veld “Inschrijvingsdatum” Datum van akkoordverklaring met pedagogisch project en schoolreglement Datum die ligt vóór of op de begindatum in de school

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijs Nodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Instellingsnummer Hoofdstructuur Begindatum Einddatum Vestigingsplaats Administratieve groep Financierbaarheid Cursus levensbeschouwing Taalregime Vreemde taalvak 1 Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3 Vreemde taalvak 4 Vreemde taalvak 5 Sportstatuut Soort sport Individueel aangepast curriculum Spreiding lesprogramma OKAN in DBSO Afwijking toelatingsvoorwaarden AN Type buitengewoon onderwijs Verblijfsregeling Informatie vorige inschrijving Aanleiding tot vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving Thuisloos Trekkende bevolking

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Financierbaarheid 02 : regelmatig financierbare leerling 01 : vrije leerling • voor leerlingen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden • geen studiebekrachtiging mogelijk • geen financiering voor de school 03 : regelmatige niet-financierbare leerling • meestal in administratieve groepen waarvoor de school in kwestie niet gefinancierd wordt • wel studiebekrachtiging mogelijk

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Begin- en einddatum Meestal begindatum 1/09 en einddatum 31/08 Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen Bij wijziging admgr of vpl: Einddatum wijzigen naar dag voordien Aanmaak nieuwe INSADM voor de nieuwe situatie

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijving Standaardwaarden bij inschrijving X - normaal einde schooljaar of module 10 – Geen informatie Te wijzigen bij vroege uitschrijving Wordt gebruikt bij de leerplichtcontrole naar andere school overleden geen info …

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Informatie vorige inschrijving enige dat wij vragen over de vorige inschrijving toegelaten waarden: Normaal ingeschreven Onbekend Niet ingeschreven Ingeschreven in de Franse Gemeenschap Ba. O Ingeschreven in de Franse Gemeenschap SO

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Administratieve groep Soepele controles vooraleer het schooljaar start Nadien strengere controles of de admgr wordt ingericht in de vestigingsplaats Foutmelding: Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal, vestigingsplaats en type Bu. O is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school. Contacteer uw schoolbeheerteam.

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Vestigingsplaats Gebruik van Discimus_nr_vpl (onveranderlijk over de schooljaren heen) Kan verschillen van Edison_nr_vpl (aanpasbaar door de school) Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het pakket

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Afwijking toelatingsvoorwaarden AN Nieuw veld vanaf 2015 -2016 Enkel in te vullen voor OKAN-leerlingen (SO en DBSO) Moet “ja” zijn als een afwijking op de toelatingsvoorwaarden (vb. leeftijd) nodig is voor de leerling Individueel aangepast curriculum Vroeger veld voor ION (enkel type 2) Nu uitgebreid naar alle leerlingen met een verslag Bu. O die het gewone curriculum niet volgen

Foutmeldingen Te weinig taalvakken De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groep Type buitengewoon onderwijs bestaat niet voor deze opleidingsvorm

Foutmeldingen INSZ-nummer onjuist Geboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummer Postcode vorm onjuist voor dit land Persoon heeft in Web. Edison-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx

Foutmeldingen Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam. Het pakket dat boodschap probeert te versturen is niet gekoppeld aan uw school.

Foutmeldingen Soms ook dingen als Er bestaat al een Geregistreerd. Persoon voor deze ID_GRP Er bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS Contacteer uw softwarepakket

Rapport “overzicht ingeschreven leerlingen” Op Mijn Onderwijs

Rapport “overzicht ingeschreven leerlingen” Nu aangemaakt op initiatief van verificateur Binnenkort: zelf rapport aan te vragen via Mijn Onderwijs Of als pakket het toelaat: via het pakket Interessant in het begin van het schooljaar, maar ook na verificatie!

Pauze

Studiebewijzen Nieuw in Discimus vanaf schooljaar 2016 -2017 Doel? studieverloop van leerling in kaart brengen verificatie van toelatingsvoorwaarden leer- en ervaringsdatabank Scholen info geven over behaalde studiebewijzen van ingeschreven leerlingen Wanneer? Op eender welk moment van het schooljaar

Studiebewijzen Geldigheidsdatum 30/06/2017 31/01/2017 mogelijk voor HBO/Se-n-Se andere data voor modulaire studierichtingen toegestaan Geeft meer informatie dan Web. Edison-zending : • Clausuleringen bij B-attesten • Getuigschriften basisonderwijs

Studiebewijzen Voor elke leerling een afzonderlijke melding met daarin alle tot dan toe behaalde studiebewijzen van dat schooljaar. Elke nieuwe melding voor dezelfde leerling overschrijft de vorige.

Studiebewijzen Veldjes per studiebewijs Administratieve groep Uitreikingsdatum Soort bewijs Uitgestelde beslissing (J/N) Eventueel: clausulering Eventueel: Instellingsnummer gezamenlijk diploma bij HBO verpleegkunde

Studiebewijzen Soort bewijs A-attest, B-attest, C-attest Getuigschrift 1 e graad, … Diploma SO Certificaat Getuigschrift bedrijfsbeheer Attest verworven competenties DBSO, verworven bekwaamheden IAC, regelmatige lesbijwoning OKAN, … Getuigschrift OV 1, OV 2, …

Studiebewijzen Clausulering bij B-attest: Voor een of meerdere onderwijsvormen Voor onderwijsvorm(en) behalve voor administratieve groepen Voor administratieve groepen

Studiebewijzen Uitstel deliberatie tot het einde van de graad Attest van regelmatige lesbijwoning – uitstel deliberatie tot het einde van de graad Attest van regelmatige lesbijwoning – overgaan met tekorten Jaar nadien bij C- of B-attest mogelijkheid tot uitreiken studiebewijs voor 1 e jaar van de graad Of bij schoolwisseling op datum 30/06 vorig schooljaar…

Studiebewijzen Leerling moet regelmatig ingeschreven zijn in de administratieve groep Behalve bij het modulair onderwijs: mogelijk om certificaten te behalen uit verschillende administratieve groepen Raadplegen van studiebewijzen: Nu: wat heeft de eigen school geregistreerd? Later: wat heeft de leerling behaald in de vorige school?

Foutmeldingen op studiebewijzen Vrije leerlingen kunnen geen studiebewijs behalen In het 1 e leerjaar A mag men enkel clausuleren voor vaststaande combinaties van administratieve groepen De uitreikingsdatum van dit studiebewijs moet 30 juni zijn Uitreikingsdatum ligt te ver in de toekomst Een diploma SO mag slechts eenmaal per schooljaar en leerling worden uitgereikt Niet elke combinatie van studiebewijzen is toegestaan Vb A-attest in 2 e jaar, zonder getuigschrift 1 e graad

III. Edison 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Inleiding Terugzendingen Overschrijven van zendingen GON-zending Tucht Onderwijs aan huis Leerlingenstages Foutenrapporten

Inleiding

Inleiding 04000100000203424931100130004417. 09. 201330. 06. 2014 NTC 4

Inleiding Softwarepakket maakt deze tekst-bestanden klaar Versturen naar Ag. ODi via server van Web. EDISON aparte login via identiteitskaart of token nodig. Helpdesk Edison: 02 553 90 90

Terugzendingen Op elke zending volgt een terugzending belangrijk om deze op te volgen! Enkele uren na de zending: melding ontvangst Volgende dag: foutenrapport

Terugzendingen

Terugzendingen 3 soorten: 1. Goed verwerkt Eventueel met bijkomende informatie 2. Verwerkt, met waarschuwende fout Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit. geen nieuwe zending nodig 3. Fatale fout Zending moet opnieuw gebeuren!

Overschrijven van zendingen Algemeen principe: Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending!

GON/ION-zending Doel? extra uren GON voor de school toekennen In kaart brengen van alle leerlingen die GON/ION krijgen Wanneer? tussen 1 en 8 oktober Welke scholen? alle Bu. SO-scholen die GON en/of ION-leerlingen begeleiden Welke gegevens? identificatie van de leerlingen specifieke GON/ION-informatie

GON/ION-zending Principe van overschrijven van zendingen: 2 oktober: Zending met 99 leerlingen 3 oktober: Zending met 1 leerling 99 1100 GON-leerlingen op 1 -10 -2016 Resultaat: slechts 1 leerling in de databank! Correct: 3 oktober: Zending met 100 leerlingen!

Doel? Definitieve uitsluiting wegens tucht in kaart brengen van de problematiek indien nodig specifieke maatregelen Wanneer? onmiddellijk wanneer de leerling definitief uitgesloten wordt uit de school ! ook bij uitsluiting op einde van schooljaar ! dit staat los van uitschrijving met reden tucht Welke gegevens? identificatie van de leerling + specifieke informatie

Onderwijs aan huis Doel? toekennen van extra uren OAH Wanneer? bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van het OAH bij verlenging van OAH Welke gegevens? identificatie van de leerling specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats, …)

Onderwijs aan huis Wat bij correctie van de zending? Idee: Een zending voor dezelfde leerling met dezelfde begindatum overschrijft de vorige verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum): nieuwe zending vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum 3: Leerling A, 4 2 uur OAH, 1 Zending 2: 1: november september tot 15 december

Onderwijs aan huis Wat bij wijzigingen gedurende de periode? wijziging van het aantal uren OAH, de soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens Zending Leerling A, 2 uur OAH, Zending 2: 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 153: december 16 oktober tot 15 december september tot 15 oktober

Leerlingenstages Doel? beleidsinformatie Wanneer? tussen 15 mei en 31 augustus Welke gegevens? identificatie van de leerling specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …) Minstens één van volgende drie codes: paritair comité-nummer, NACE-code, RSZ-werkgeverskengetal

Leerlingenstages Welke scholen? Voltijds gewoon SO • KSO, BSO, TSO (geen ASO) • HBO verpleegkunde en Se-n-Se Buitengewoon SO • OV 1: enkel stages met productief karakter • OV 2: leerlingen uit tweede fase • OV 3: leerlingen uit kwalificatiefase • OV 4: leerlingen uit 3 de graad KSO, BSO, TSO

Foutenrapporten Fatale fout bij Andere schrijfwijze van naam als er geen identificatienummer is meegestuurd Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart Aanpassen indien nodig Verificateur contacteren bij onterechte foutmelding

Foutenrapporten

Foutenrapporten Fouten vermijden? zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruiken gevonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware

IV. Tot slot Identificatienummer Foutmeldingen opvolgen (Discimus + Edison) Samenwerken voor kwaliteit School Softwareleverancier Ag. ODi

IV. Tot slot omzendbrieven SO/2007/05 en NO/2012/01 http: //www. ond. vlaanderen. be/edulex/ contactgegevens verificatie en dossierbeheerder http: //www. agodi. be Adressen en contactgegevens invoerprogramma’s en technische brochures van de zendingen http: //ond. vlaanderen. be/edison/ Schooldirect: http: //www. schooldirect. be/