Elektronins lentels MS Excel 200 x 0 Aplinka

Elektroninės lentelės MS Excel 200 x 0. Aplinka ir pagrindiniai veiksmai

Turinys 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Excel darbo aplinka ir dokumento ypatybės. Ląstelių formatai Darbas su ląstelėmis: žymėjimas ir duomenų įvedimas. Objektų kopijavimas. Objektų naikinimas ir įterpimas. Spausdinimas Duomenų peržiūra ir paieška Ląstelės duomenų priskyrimas kitai ląstelei. Elementarios formulės. Formulės kopijavimas Sekų generavimas Duomenų apsikeitimas tarp Word ir Excel programų Diagramos Praktinės užduotys

Excel aplinka naudoja įprastą Windows grafinę sąsają. • Valdymo komandu meniu ir įrankių juostos • Koordinačių laukas (Name Box) – laukas, paprastai lango viršje kairėje, kuriame matomos aktyvaus langelio koordinatės • Įvedimo laukas (Formula Bar) – laukas, paprastai lango viršuje, kuriame yra rodomi aktyvaus langelio saugomi arba į jį įvedami duomenys arba formulė. • Informacinis laukas – juosta lango apačioje su duomenimis apie paketo darbo režimą ir tvarkomo dokumento savybes. • Lentelės kursorius – paryškintų linijų rėmelis, kuris žymi aktyvų, parengtą • duomenų rašymui, ekrane rodomos lentelės langelį. File meniu yra analogiškas Word meniu, tik jame dar yra Print Area komanda, leidžianti pažymėti spausdintiną sritį. Edit meniu yra analogiškas Word meniu, tik turi papildomą komandų grupę sekų konstravimui (Fill) ir darbui su lapais (Delete/Move/Copy Sheet). Be to, yra komanda Clear, kuria galima išvalyti duomenis ir/arba formatavimą. View meniu yra praktiškai analogiškas Word meniu.

Excel dokumento struktūra Excel dokumentas – tai lentelių rinkinys, sudarytas iš lapų (Sheet). Pagal nutylėjimą buna trys arba keturi lapai, tarp kurių galima vaikščioti pasirenkant lentelės apačioje matomas korteles su lapų vardais Lapus galima pervardinti ir įterpti naujus. Keletas lapų labai praverčia tada, kada reikia suvesti daug duomenu iš kurių yra gaunami konkretūs rezultai, juos galima perkelti į kitą lapą, kurį paruošiame taip, kad būtų patogu spausdinti. Kiekvienas lapas yra Excel lentelė, sudaryta iš langelių, kurie vadinami ląstelėmis (cell). Jos yra surikiuotos i stulpelius (columns) ir eilutes (rows). Galima pasirinkti ir sužymėti daug ląstelių, kurios tuo atveju sudaro bloką. Kairėje ekrano pusėje yra vertikaliai sunumeruotos eilutės (nuo 1 iki 65536), o viršuje - horizontaliai išdėstyti stulpeliai (nuo A iki IV). Kiekviena ląstelė turi savo koordinates eilutės ir stulpelio atžvilgiu. A 1 B 1 C 1 A 2 B 2 C 2

Excel dokumento savybės Bendrą informaciją apie dokumentą galima pamatyti pasirinkus File→Properties meniu komandą. Tai – metaduomenys, analogiški Word. Juos sudaro: • Bendrieji (General) duomenys: failo pavadinimas, tipas, vieta diske, dydis, failo sukūrimo, paskutinio keitimo ir paskutinio skaitymo datos, ir atributai (tik skaitymui skirtas, paslėptas, sistemos, archyvinis failas). • Dokumento informacija (Summary): pavadinimas, tema, autorius, vadovas, kompanija, kategorija, raktažodžiai, komentarai, šablonas. • Statistika (Statistics): įvairių atliktų veiksmų datos, redagavimo trukmė, paskutinis išsaugojęs vartotojas • Turinys (Contents): dokumento lapai (Sheet). • Papildoma vartotojo įvesta informacija (Custom).

Excel lentelės ląstelių formatai (1) Ląstelėje saugomi duomenys, kuriems gali būti nurodomi įvairūs duomenų formatai. Formatą keisti pažymėjus ląstelę ar ju bloką ir pasirinkus Format→Cells meniu komandą. Atsidariusiame lange yra šešios pasirinkimų grupės (kortelės) 1. Number. Čia galima ląstelei priskirti kategoriją. Lauke Category yra išvardintas kategorijų sąrašas: General, Number, Currency ir t. t. a. General - tai standartinis ląstelės formatas, jei tai bus tekstas, jis bus rašomas nuo kairiojo krašto, jei skaičius tai dešiniąjame krašte, jei įrašysite datą, ji bus tokiu formatu, kokiu parašysite, bet interpretuojama kaip data. b. Number - galima nurodyti kiek skaičių po kablelio rodyti, (laukas Decimal places). Jei pažymėsite punktą Use 1000 Separotor (. ) taškais bus atskiriami tūkstančiai, pavyzdžiui 1000000 atrodys taip: 1. 000 Lauke Negative numbers galima pasirinkti, kokia spalva rodyti teigiamas ir neigiamas reikšmes. c. Currency - galima priskirti kokios nors šalies valiutos simbolį. Tokioje ląstelėje automatiškai bus rodomas saugomas skaičius ir valiutos simbolis d. Accounting - taip pat prideda piniginio vieneto simbolį.

Excel lentelės ląstelių formatai (2) e. Date - datos formatas. Tokioje ląstelėjeturi būti rašoma data. Įrašomą reikšmė MS Excel pavers į datą. Kokiu tipu rodyti datą, galima pasirinkti lange Type. Kaip Excel'is paverčia skaičiu į datą? Jei į Date formato ląstelę, kurios tipas yra “mėnesio pavadinimas, dieną, metai”, įrašysime skaičių 36526, gausime: sausis 1, 2000. MS Excel skaičiuoja kiek dienų praėjo nuo 1900. 01 (imtinai). Parašę vienetą, gautume: sausis 1, 1900. f. Time - laiko formatas. Ši kategorija labai panaši i Date, jos net siejamos, tipuose galima pasirinkti, kad rodytų datą ir laiką. Šis formatas lygiai taip pat verčia skaičių į laiką, tik laikas yra skaičius po kablelio, t. y. , kokia dalis paros. Pvz. : viena valanda yra 0, 0416666. . . paros. Tokiu atveju pasirinkus tipą, kur yra rodomas laikas, bet nerodoma data ir parašius 0, 0416666, matytume 1: 00. g. Percentage - Tokioje ląstelėje saugomi procentai. Prie skaičiaus pridedamas ženklas "%" ir irašytas skaičius automatiškai verčiamas į šimtąsias dalis. h. Fraction - šis formatas skaičius verčia i trupmenas. Pvz. : parašius 1, 5 gausime 1 1/2.

Excel lentelės ląstelių formatai (3) i. Scientific – Tokio formato skaičius užrašomas šiuo pavidalu: 1, 00 E+01. Decimal place pasirinktas skaičius reiškia kiek ženklų po kablelio rodyti. Tai reikalinga tada, kai tenka rašyti ilgus skaičius, o kad jie matytųsi, nėra būtina, sakykime mums reikalinga tik tokių skaičių suma. Tokiu atveju ląstelėje, kurioje bus suma, pasirinksime formatą Number ir matysime visą skaičių. O ląstelėje i kurią įvesime, pavyzdžiui, 123456789, matysime: 1, 23 E+08 j. Text - tai ląstelė, skirta rašyti tekstui, įrašyti skaičiai visada interpretuojami kaip tekstas, su jais neatliekamos aritmetinės operacijos. k. Special – dažniausiai siūlomi keturi formatai, tai ZIP kodas, ZIP + 4 skaičiai, telefono numeris ir specialus numeris, kurie neatitinka Lietuvos standartų. l. Custom - leidžia susikurti norimą ląstelės šabloną. 2. Alignment. Šioje grupėje galima nurodyti, kaip tekstas bus lygiuojamas horizontaliai ir vertikaliai, arba kokiu kampu pasukamas (Orientation). Yra ir trys kiti pasirinkimai: a. Wrap text - jei tekstas netilps ląstelėje, jis bus keliamas i kitą eilutę, o ląstelė išplečiama. b. Shrink to fit - jei tekstas netilps ląstelėje, jis bus sumažinamas tiek, kad tilptų. c. Merge cells - iš pažymėto ląstelių bloko yra padaroma viena ląstelė.

Excel lentelės ląstelių formatai (4) 3. Font. Analogiška Word šrifto formatavimo komandų rinkiniui. Čia galima pasirinkti šriftą, stilių, dydį, galima tekstą pabraukti, perbraukti, parašyti indekse ir kt. 4. Border. Ši komandų grupė leidžia ląstelėms uždėti rėmelius, kurie bus spausdinami (matomos skiriančios lentelės linijos (Gridlines) nėra spausdinamos. 5. Patterns. Čia galima pasirinkti ląstelės fono spalvą ir uždėti štrichą, taip pat galima pasirinkti ir štricho spalvą. Lauke Sample po kiekvieno veiksmo matomas pavyzdys, kaip atrodys formatuojama ląstelė arba blokas. 6. Protection. Yra du pasirinkimai, kurie įgauna prasmę tada, kai dokumentas saugomas nuo pašalinių veiksmų pasirinkus meniu komandą Tools→Protection→Protect sheet: a. Locked, kuris reiškia, kad ląstelė yra rakinama. Pagal nutylėjimą, visos ląstelės yra rakinamos. Pasirinkus komandą Protect sheet, rakinamos ląstelės taps neredaguojamos. Taip dažniausiai saugomos ląstelės, kuriose yra automatiškai apskaičiuojami duomenys. Jei norima, kad dalis ląstelių (pavyzdžiui, duomenims įvesti, liktų prieinamos, joms reikia nuimti šią žymę). b. Hidden. Taip nurodoma, kad pasirinkus komandą Protect sheet ląstelė taps nematoma.

Darbas su ląstelėmis: žymėjimas Pažymėti ląstelę galima užvedus ant jos pelės žymeklį ir spragtelėjus, arba atėjus ant jos klaviatųros rodyklėmis. Pažymėta ląstelė išskiriama ryškesniu rėmeliu – kursoriumi. Ją vadiname aktyvia ląstele. Aktyvią ląstelę galima kopijuoti perkelti, formatuoti ir kt. Viskas, kas daroma, yra priskiriama būtent aktyviai ląstelei arba jų blokui. Spragtelėjus ant aktyvios ląsteles ir tempiant pelę norima kryptimi, žymimas ląstelių blokas. Kai norimą pažymėti bloką sudaro visa eilutė ar stulpelis, patogiau naudoti kitas priemones: a. Norint pažymėti visą stulpelį reikia tiesiog paspausti kairįjį pelės mygtuką ant virš stulpelio esančios raidės (A. . IV). Norint pažymėti kelis šalia esančius stulpelius - paspaudus laikyti ir vesti pelę norima kryptimi. b. Norint pažymėti eilutę - viskas daroma taip pat, tik pelę reikia užvesti ant kairėje esančių eilučių numerių. c. Žymint labai patogu naudoti modifikuojančius klavišus: d. Shift – pažymimas blokas tarp dviejų ląstelių, ant kurių spragtelėjote pele. e. Ctrl – leidžia žymėti daug nesujungtų blokų

Duomenų įvedimas Duomenys į Excel ląstelę įvedami klaviatūra tiesiog į aktyvią ląstelę arba į įvedimo lauką viršutinėje įrankių juostoje. Įvedimas patvirtinamas Enter klavišu. Į Excel lentelę galima kopijuoti Word lenteles ir atvirkščiai (kartais prarandama dalis formatavimo žymių. ) Komentarai įterpiami kaip papildoma informacija, kuri neturi būti saugoma ląstelėje, pavyzdžiui, “Pirmojo stulpelio suma". Užvedus pelę ant ląstelės su komentaru, matomas jo tekstas. Komentaras pažymėtai ląstelei įterpiamas komanda Insert→Comment. Komentaro tekstą galima formatuoti visais fiziniais formatais, t. y. , pabraukti, paryškinti, pakeisti spalvą, šriftą ir pan. Tai daroma naudojant Insert→ Edit Comment meniu komandą arba Format Comment komandą iš iškrentančio pelės meniu. Komentaras trinamas analogiškai. Svarbu. Pagal nutylėjimą įterpus komentarą, ląstelės dešiniąjame viršutiniame kampe atsiras tik raudonas trikampio formos indikatorius. Jei Tools→Options→ View pakeisime Comment & indicator, tada matysime ir indikatorių, ir komentarą. Jei pasirinksime None, nesimatys nei indikatoriaus, nei komentaro, o pasižiūrėti bus galima tik pakeitus parametrus arba pasirinkus View→Comment.

Darbas su ląstelėmis: kopijavimas Kai reikia, kad būtų dvi ar daugiau vienodų ląsteliu (ar blokų) jas galima kopijuoti. Pažymėjus norimą kopijuoti ląstelę (bloką), daroma Edit→Copy meniu komanda arba klavišų komanda Ctrl+C. Aplink pasirinktą kopijavimui ląstelę (bloką) atsiras bėgantis punktyrinis apvadas. Pažymėjus ląstelę, i kurią bus kopijuojama, daroma Edit→Copy meniu komanda arba klavišų komanda Ctrl+V. Jei buvo kopijuojamas blokas, užtenka pažymėti tik kairiąją viršutinę ląstelę. Analogiškai ląstelė perkeliama (Edit→Cut/Paste meniu komanda arba klavišų komandos Ctrl+X/Ctrl+V). Ląsteles galima perkelti ir kopijuoti nešant ir numetant paėmus už rėmelio. Kopijavimo atveju naudojamas modifikuojantis klavišas Ctrl. Kopijuojant per meniu galima atlikti papildomus veiksmus. Tai daroma Edit→Paste Special meniu komanda.

Specialus kopijavimas (1) Kai reikia, galima įkelti nukopijuotas reikšmes pasirenkant tam tikras savybes. Tam naudojama Excel komanda Paste special. Galima rinktis kopijavimo režimą bei kopijavimo metu atliekamas operacijas. a. All – kopijuoti viską (duomenis ir formatavimą), nekeičiant stulpelio pločio ar eilutės aukščio. b. Formulas – jei kopijuojama reikšmė gauta iš formulės, kopijuojama pati formulė (tuo atveju atitinkamai pasislenka formulėje naudojamų ląstelių adresų reikšmės). c. Values - kopijuojama tik reikšmė. Jei buvo kintamieji, apskaičiuoti pagal formulę, tai pasidarys pastovi reikšme. d. Formats – kopijuoja formatą: rėmelius, šriftus, spalvą ir kt. , išskyrus ląstelių matmenis. e. Comments - kopijuoja komentarą. f. Validation – kopijuoja tik ląstelės duomenų tinkamumo reikalavimus. g. All axcept borders – kopijuoja viską, išskyrus rėmelius. h. Column widths – kopijuoja tik stulpelių pločius.

Specialus kopijavimas (2) Operacijos įklijuojant i. None – kopijuojant neatliekama jokia operacija. j. Subtract – kiekviena kopijuojama reikšmė atimama iš atitinkamoje ląstelėje esančios reikšmės. k. Multiply – kiekviena kopijuojama reikšmė padauginama iš atitinkamoje ląstelėje esančios reikšmės. l. Divide – kiekviena esama reikšmė padalinama iš kopijuojamos reikšmės. m. Transpose – kopija transponuojama (eilutės ir stulpeliai sukeičiami vietomis). n. Paste link – sukuria nuorodą i kopijuojamas ląsteles. Pavyzdžiui, jei kopijuojama ląstelė A 1 į B 5, tai B 5 ląstelei priskiriama reikšmė "=A 1" , pakeitus A 1 pasikeis ir B 5.

Objektų naikinimas Pažymėta ląstelė ar blokas išmetami naudojant Edit→ Delete meniu komandą arba komandą Delete iš pelės iškrentančio meniu. Atsidariusiame dialogo lange galima pasirinkti: o Shift cells left - šalinant ląstelę (arba bloką), į jos vietą pasislinks ląstelės iš dešinės pusės. o Shift cells up - šalinant ląstelę (arba bloką), į jos vietą pasislinks ląstelės iš apačios. o Entire row – bus panaikinta visa eilutė, kurioje yra pažymėtoji ląstelė. Jei bus pažymėtas blokas per kelias eilutes, bus panaikintos kelios eilutės. o Entire column - bus panaikintas visas stulpelis. Lapas išmetamas naudojant Edit→ Delete Sheet meniu komandą arba komandą Delete iš pelės iškrentančio meniu. Keletą lapų galima išmesti pasirinkus juos pele naudojant modifikuojantį klavišą Ctrl. Lapo naikinimui negalioja komanda Undo! Yra kita komanda – Edit→ Clear: o Formats – trinamas tik formatavimas paliekant duomenis o Contents – trinami tik duomenys paliekant formatavimą (taip veikia klavišas Del). o Comments - trinamas tik komentaras.

Objektų įterpimas Objektai įterpiami analogiškai naudojant Edit→ Insert meniu komandą arba komandą Insert iš pelės iškrentančio meniu. Galima įterpti šiuos objektus: o Cell – įterpiama ląstelė. Pagal nurodytą pasirinkimą gretimos ląstelės pasislenka į dešinę arba į apačią. o Row – įterpiama nauja eilutė o Column – įterpiamas naujas stulpelis. o Worksheet – įterpiamas naujas darbo lapas. Jei prieš įterpiant ląstelę pažymimas blokas, tada įterpiamas tokio pat dydžio ląstelių blokas. Jei pažymėtas blokas užims tris eilutes ir du stulpelius, atlikus Insert→Rows komandą bus įterptos trys eilutės, o Insert →Columns – du stulpeliai.

Spausdinimas (1) Visi spausdintuvo nustatymai Ms Excel yra Page Setup dialogo lange, kuris pasiekiamas File→Page Setup meniu komanda. Pasirinkimai analogiški Word, tik yra papildomų parametrų. Page grupėje pasirenkamas spausdinimo mastelis, kiek procentų tikro dydžio spausdinti arba nurodoma į kiek lapu talpinti esant duotam pločio ir aukščio santykiui. Header/Footer – informacija, rodoma kolontituluose. Galima pasirinkti iš MS Excel siūlomų arba susikurti savo, naudojant Custom Header ir/arba Custom Footer pasirinkimus. Sheet – įvairūs kiti spausdinimo pasirinkimai:

Spausdinimas (2) Sheet –spausdinimo pasirinkimai: Print area: pažymint nurodoma spausdinama darbo lapo sritis. Kartojamos antraštinės eilutės/stulpeliai (Rows to repeat at top: ir Columns to repeat at left). Gridlines – spausdinamos linijos, kurios skiria ląsteles. Black and white – viskas spausdinama tik juoda ir balta spalvomis. Draft quality – žemesnė kokybė (spausdinama greičiau, taupomi dažai). Row and column heading – spausdinamos raidės esančios stulpelių viršuje ir skaičiai ląstelių kairėje (koordinatės). Comments – spausdinami komentarai. Čia dar galima pasirinkti ar spausdinti toje vietoje, kur yra komentaras (As displayed on sheet), ar lapo apačioje atspausdinti ląstelės, kurioje yra komentaras, koordinatę ir komentaro turinį (At end of Sheet). Page Order – spausdinimo tvarka, kai spausdinama sritis netelpa į vieną puslapį: Pirma spausdinami lapai iš kairės žemyn, o kai pasibaigia, žiūrima, ar liko informacijos dešinėje pusėje (Down, then over) arba atvirkščiai (Over, then down).

Duomenų peržiūra ir paieška View→Page Break Preview leidžia pamatyti, kaip darbo lapas bus padalintas į puslapius. Puslapių dydį galima keisti tampant šiame režime rodomas linijas. View→Full Screen režimas maksimaliai išplečia darbo lapą. Į normalų režimą persijungiama vėl pasirinkus tą pačią komandą. MS Excel yra paieškos ir keitimo funkcijos (File→Find / Replace meniu komanda), analogiškos MS Word funkcijoms. Find komandos lange paspaudus mygtuką Options galima pasirinkti, kur (dokumente, lape; formulėse, reikšmėse, komentaruose) ir kokia tvarka (stulpeliai, eilutės) ieškosime.

Ląstelės duomenų priskyrimas kitai ląstelei ir formulės Į ląstelę duomenis galima įvesti tiesiogiai, tačiau dažnai reikia, kad ląstelėje atsirastų reikšmė, lygi kurioje nors kitoje ląstelėje esančiai reikšmei, keleto reikšmių sumai, skirtumui ar pan. Tam naudojamos formulės. Formulė – tai išraiška, pagal kurią apskaičiuojama ląstelės reikšmė. Paprasčiausios formulės yra reikšmės priskyrimas ir aritmetinių operatorių išraiškos. Formulė rašoma pradedant ją lygybės ženklu. Pavyzdžiui, formulė, ląstelei priskirianti ląstelėje A 1 esančią reikšmę rašoma taip: =A 1 Į ląstelę įrašius formulę, joje rodoma pgal tą formulę apskaičiuota reikšmė, kuri keičiasi, keičiantis nurodytoje ląstelėje esančiai reikšmei. Formulė tuo tarpu yra pastovi. Ji matoma ir prireikus redaguojama įvedimo lauke (Formula bar)

Elementarios formulės ir funkcijos Formulė įvedama į ląstelę prieš ją įrašant lygybės ženklą. Pavyzdžiui, į ląstelę A 1 galima įrašyti: 5 – A 1 priskiriama reikšmė 5 =A 2 – A 1 priskiriama reikšmė, esanti to paties darbo lapo A 2 ląstelėje. Pasikeitus A 2 reikšmei, pasikeis ir reikšmė ląstelėje A 1; =A 2*A 3 -5 – priskiriama A 2 ir A 3 reikšmių sandauga, iš kurios atimta 5; =A 2/A 3+A 4 – priskiriamas A 2 ir A 3 reikšmių santykis plius A 4 reikšmė; Elementariose formulėse - aritmetinėse išraiškose galima naudoti skliaustus ir operatorius *, /, +, -, ^ (kėlimas laipsniu). Pavyzdžiui, =(A 1+A 2)/A 3 -A 4)*5^B 2 Formulėje gali būti naudojamos standartinės Excel funkcijos iš Insert→Function meniu (taip įterpiant funkcija matomas jos argumentų trumpas aprašymas). Pavyzdžiui, =SUM (A 1; A 2)

Formulės kopijavimas Kad nereiktų perrašinėti formulių, pavyzdžiui, sudedant dviejų stulpelių reikšmes, galima jas kopijuoti. Formulė, kaip ir reikšmė, kopijuojama tempiant už juodo kvadratėlio dešiniąjame apatiniame aktyvios ląstelės kampe. Galima pastebėti, kad kopijuojant formulę į kitą ląstelę, automatiškai pasikeičia formulėje naudotos adresų reikšmės – jos perstumiamos per tiek stulpelių ir eilučių, per kiek nukelta pradinė formulė. Pabandykite C stulpelyje susumuoti įvestas A ir B stulpelių reikšmes nuo 1 iki 10 eilutės: C 1 įrašome =A 1+B 1 C 1 ląstelę paimame už juodo kvadratėlio ir tempiame žemyn iki 10 eilutės. Atleidus pelės klavišą ląstelės nuo C 2 iki C 10 bus užpildytos formulėmis ir apskaičiuotos tų formulių reikšmės. Pavyzdžiui, C 4 reikšmė bus =A 4+B 4.

Sekų generavimas Dažnai tenka stulpelį ar eilutę užpildyti aritmetinės ar geometrinės progresijos reikšmėmis. Tokias progresijas galima generuoti automatiškai Sekos įterpiamos įrašius pirmąjį sekos narį ir pasirinkus Edit→Fill→Series meniu komandą. Atveriamas langas, kuriame galima nurodyti: • Kuria kryptimi formuojama seka (Series in – eilutėje arba stulpelyje, kuriame yra aktyvi ląstelė su pirmuoju nariu) • Kokia seka (Type): aritmetinė progresija (Linear), geometrinė progresija (Growth), datų seka (Date) – šiuo atveju pasirenkama, kurie datos elementai sudarys progresiją; automatinis pildymas (Auto. Fill) – pagal užduotus 2 sekos narius; • Žingsnis (Step value) – kiek keičiasi sekanti reikšmė. • Pabaigos reikšmė (Stop value), kurią pasiekus sekos generavimas nutraukiamas. Jei užduodama keletas pradinių sekos narių, galima pasinaudoti Trend pasirinkimu, leidžiant Excel nustatyti tiesinio kitimo koeficientą pagal užduotas reikšmes.

Duomenų apsikeitimas tarp Excel ir Word programų (Excel→Word) Pažymėjus Excel darbo lapo sritį ją galima nukopijuoti į Word dokumentą. Kopijuojant greitai (Copy / Paste arba Ctrl+C / Ctrl+V komandomis), Word dokumente padaroma pažymėtos srities kopija kaip Word lentelė, dažniausiai išsaugant visą formatavimą, kurį palaiko Word programa. Galimi Clipboard esančių duomenų įkėlimo variantai (Word meniu komanda Edit→Paste Special): • • • Excel objektas (OLE objektas, kuris “atsineša” Excel aplinką, taigi, prireikus jį galima redaguoti Word dokumente) Minimaliai formatuotas tekstas (RTF) Neformatuotas tekstas Paveikslėlis (duomenys paverčiami grafika, gali būti pasiūlyti įvairūs grafikos formatai) HTML formatas (duomenų formatas aprašomas HTML kalbos tegais). Paste link pasirinkimas reiškia, kad perkeliami ne duomenys, o tik nuoroda į juos. Duomenų pakeitimai tuo atveju atsispindi Word dokumente.

Duomenų apsikeitimas tarp Excel ir Word programų (Word→Excel) Word dokumente esančias lenteles ir sąrašus galima kopijuoti į Excel darbo lapą, tačiau dažniausiai yra prarandama dalis formatavimo. Word dokumento pastraipa perkeliama į vieną Excel dokumento eilutę. Lentelės struktūra paprastai išsaugoma. Galimi Clipboard esančių duomenų įkėlimo variantai (Excel meniu komanda Edit→Paste Special): • • Word objektas (OLE objektas, kuris “atsineša” Word aplinką, taigi, prireikus jį galima redaguoti Word dokumente, be to, išsaugomas formatavimas) Neformatuotas tekstas Paveikslėlis (duomenys paverčiami grafika, gali būti pasiūlyti įvairūs grafikos formatai) HTML formatas (duomenų formatas aprašomas HTML kalbos tegais, dažnai dalis jo prarandama). Paste link pasirinkimas reiškia, kad perkeliami ne duomenys, o tik nuoroda į juos. Word Duomenų pakeitimai tuo atveju automatiškai atsispindi Excel dokumente.

Diagramos (I) Excel programoje patogu sudaryti diagramas, vaizduojančias ląstelėse esančius duomenis. Pasikeitus duomenims, diagramas programa perbraižo automatiškai. Excel diagramos lengvai perkeliamos į kitus dokumentus. Diagrama įterpiama pažymėjus norimus duomenis – vieną ar keletą stulpelių – ir įvykdžius komandą Insert→Chart. Atsidaręs vedlys leidžia pasirinkti diagramos tipą, duomenų interpretaciją (stulpeliuose ar eilutėse yra duomenų serijos, jei jų daugiau, negu viena), sukurti legendą, įrašyti diagramos ir ašių pavadinimus, sužymėti reikšmes, pasirinkti, ar diagrama bus sukurta tame pačiame, ar naujame lape. Sukūrus diagramą galima nesunkiai keisti jos išvaizdą ar pagalbinius tekstus pasirenkant pele norimą diagramos elementą ir Format. . . komandą iš dešiniojo klavišo iškrentančio meniu.

Diagramos (II) Diagramos – vaizdus duomenų pateikimo būdas. Svarbu tinkamai parinkti, kokius duomenis kokia diagrama vaizduoti. Stulpelinės diagramos (Bar chart) Duomenys dažnai grupuojami pagal charakteristikos dažnį, intervalų dažnį, procentinį dažnį. • Grupavimo intervalų prireikia, kai duomenų daug ir jie įvairūs arba tolydūs (begalinė aibė reikšmių). • Intervalai gali būti vienodo arba skirtingo ilgio ar apskritai paversti diskrečiais balais (“blogai”, ”patenkinamai”, ”gerai”). Kai kintamasis tolydus, naudojamos histogramos (stulpeliai be tarpų). Vaizdus duomenų pateikimas yra nuokrypių nuo vidurkių stulpelinė diagrama (pavyzdžiui, taip rodant firmos pelną, vien vaizdavimo metodo pagalba galima sudaryti įspūdį, kad jis auga smarkiau, negu iš tikrųjų).

Diagramos (III) Skritulinės diagramos (Pie chart) Jos tinka procentinės sudėties vaizdavimui. Skritulinės diagramos tinka kai kategorijų nedaug: tada jos išreiškiamos procentais nuo visos populiacijos (pavyzdžiui, gyventojai pagal tautybę). Skaičius proporcingas sektoriaus kampui. Procentinės sudėties vaizdavimas kelia tam tikrų pavojų. Pavyzdžiui, pavaizduosime skrituline diagrama situaciją: TV po 10 val. žiūri 830 suaugusių (nuo 18 metų), 70 paauglių (12 -17 metų) ir 100 vaikų. Ar diagrama atspindi tikrovę? O galbūt TV vėlai žiūri 90 procentų visų tirtų vaikų? Taigi, absoliutūs procentai gali klaidinti.

Praktinės užduotys (I) Suvesti atsitiktinius duomenis (funkcija RAND()) ir juos išrūšiuoti (analogiška komanda Sort, kaip MS Word). Suvesti duomenų sekas stulpeliuose (automatiškai) n n q q q n n n 1, 2, 3, 4, 5, … iki 20 1, 3, 5, …iki 21 1. 00, 1. 25, 1. 50 … iki 10 1 diena, 2 diena … iki 10 diena, tas pačias sekas, išvardintas mažėjančia tvarka. Sukurti darbo lape rėmeliu išskirtą sritį (lentelę), kurioje būtų galima suvesti duomenis apie savo grupės studentų ūgį metrais ir svorį kilogramais bei apskaičiuoti jų kūno masės indeksą (formulę rasti Internete). Nuspalvinti langelius su indeksu pagal jo reikšmes: žalia – normalus, mėlyna – per mažas, raudona – per didelis. Pavaizduoti duomenis skirtingomis diagramomis. Perkelti šią lentelę iš Word į Excel ir atvirkščiai, pastebėti, kas pasikeičia perkeliant. Ištirti, ar yra priklausomybė tarp kūno masės indekso ir ūgio, paaiškinti rezultatą. Rasti didžiausią ir mažiausią KMI nuokrypį nuo vidurkio.

Praktinės užduotys (II) Suskirstyti studentų ūgio ir svorio duomenis intervalais (intervalasindividų skaičius). Pavaizduoti juos diagramomis: absoliutų ir apskaičiuotą procentinį dažnį. Parinkti geriausius vaizdavimo diagramomis būdus tokiems duomenims: n n q q q q q gyventojų vidutinių pajamų augimas 1990 -2000 metais. firmos produkcijos augimas 2000 -2003 metais: traktoriai, lengvieji automobiliai (vnt. ). firmos produkcijos augimas 2000 -2003 metais: visi pieno produktai, sūriai, varškė, grietinė, kiti (tonomis). firmos balansas 2000 -2003 metais: eksportas, importas (tūkst. Lt). JAV dolerio kurso svyravimass per 10 dienų; ūgio priklausomybė nuo svorio; vėjų rožė Gimstamumo kitimas 1995 -2000 metais priklausomai nuo miesto gyventojų skaičiaus (kas 100 tūkstančių). Vidutinis vaikų skaičius šeimoje pagal valstybes (5 pasirinktinai). Sugalvoti duomenis, kuriems vaizduoti gerai tiktų taškinė (Scatter plot) diagrama. Įvesti atitinkamus realius ar sugalvotus duomenis ir pavaizduoti.