Elektronick spisov sluba Ondej Gabri S 4 U

Elektronická spisová služba Ondřej Gabriš S 4 U – Seminář o Univerzitním informačním systému Zahradnická fakulta v Lednici 23. – 25. dubna 2008 1

Obsah • Úvod do Elektronické spisové služby • Výsvětlení základních pojmů Elektronické spisové služby • Životní cyklus dokumentu • Přínosy Elektronické spisové služby Zahradnická fakulta v Lednici

Úvod • Evidence dokumentů doručených na univerzitu • Evidence dokumentů vytvořených na univerzitě • Cíl Elektronické spisové služby: – Zefektivnění činnosti s dokumenty – Řízení toku dokumentů – Snadná dohledatelnost o provedených operacích s dokumenty Zahradnická fakulta v Lednici

Dokument • Objekt zájmu v Elektronické spisové službě • Formáty dokumentu: – písemný – elektronický • Dokument v Elektronické spisové službě – – – Název, Typ dokumentu, Popis, Platnost dokumentu, Klíčová slova, . . . Zahradnická fakulta v Lednici

Spisový uzel • • • Spisový uzel se váže k pracovišti Místo vzniku dokumentu Místo, kde se přijímá dokument Místo zpracování dokumentu Místo skartace a archivace dokumetu Zahradnická fakulta v Lednici

Spisový uzel • Kategorie: – Spisovna – Pobočka • Oprávnění: – Vedoucí pracoviště, sekretářka – Správce spisového uzlu – Oprávněné osoby Zahradnická fakulta v Lednici

Životní cyklus dokumentu • Fáze životního cyklu: – Zaevidování dokumentu do Elektronické spisové služby – Zpracování dokumentu – Archivace a Skartace Zahradnická fakulta v Lednici

Zaevidování dokumentu • Provádí pověřená osoba na spisovém uzlu • Zaznamená popisné informace o dokumentu do spisové služby včetně adresáta a odesílatele • Elektronický dokument přiloží do spisové služby • Přiloží elektronické přílohy dokumentu • Dokumentu se automaticky přidělí evidenční číslo Zahradnická fakulta v Lednici

Zpracování dokumentu • Provedení potřebné operace s dokumentem • Příklady zpracování: – – Předání dokumentu adresované osobě Opatření podpisu na dokument Odeslání dokumentu Vytvoření kopie • Fyzické změny dokumentu je potřeba zanést do spisové služby • Možnost poslání dokumentu na jiný spisový uzel Zahradnická fakulta v Lednici

Archivace a Skartace • Během oběhu dokumentu může jakýkoli spisový uzel požádat o provedení archivace dokumentu • Označení skartačním znakem a skartační lhůtou • Přehledy dokumentů, které se mají archivovat nebo skartovat Zahradnická fakulta v Lednici

Závěr a přínosy • Kontrola průběhu a stavu vyřizování dokumentu • Nástroj na zajištění průkaznosti procesu s dokumenty • Přehled příchozích a odeslaných dokumentů • Sdílení informací o dokumentu • Zabezpečení včasného vyřazení dokumentu • Přehledy archivovaných dokumentů Zahradnická fakulta v Lednici

Děkuji za pozornost Zahradnická fakulta v Lednici