Elektronick schvalovn v praxi Moravskoslezskho kraje Zpracoval Ing

Elektronické schvalování v praxi Moravskoslezského kraje Zpracoval: Ing. Tomáš Vašica Datum: 31. 3. 2008 Zpracoval: Ing. Tomáš Vašica, 27. 11. 2007

Cíl projektu • • Snížit oběh papírových dokumentů Zefektivnit schvalovací proces – snížit náklady – zjednodušit – zrychlit Elektronické schvalování v praxi Moravskoslezského kraje

Rámcový postup projektu § § 2006 prosinec - příprava systému, úprava vnitřních předpisů 2007 duben – žádankové procesy 2008 únor – cestovní příkazy 2008 – systém sběru dat ze škol v kraji Elektronické schvalování v praxi Moravskoslezského kraje

Zapojení odborů do projektu • • INFORMATIKA … integrace, technické zajištění, prosazení PRÁVNÍ A ORGANIZAČNÍ… prosazení do vnitřních předpisů KANCELÁŘ ŘEDITELKY … dopad na personální systém, školení VNITŘNÍ VĚCI … spisový a skartační řád, spisová služba FINANCE … úprava metodiky, srovnání na stejnou úroveň elektronicky a papírově schválených dokumentů KONTROLA, INTERNÍ AUDIT … vazba na následnou kontrolu, omezení rizik (dostatečná průkaznost), dostupnost podkladů pro interní audit VŠECHNY ODBORY … návrh aktualizace oběhu dokumentu a souvisejících vnitřních předpisů Elektronické schvalování v praxi Moravskoslezského kraje

Změny ve vnitřních předpisech v souvislosti s elektronickým schvalováním • • • Organizační řád krajského úřadu Pracovní řád Spisový a skartační řád Zásady užívání informačních a komunikačních technologií Další vnitřní předpisy, které řeší oběh dokumentů Elektronické schvalování v praxi Moravskoslezského kraje

Výchozí podmínky v Moravskoslezském kraji • • autentizace do systému pomocí čipové karty, používání vnitřního elektronického podpisu, využívání el. oběhu pro některé typu dokumentů, vč. vymezení kterých, úprava šablon, které budou využívány pro el. oběh dokumentů. Typy elektronických podpisů: – Vnitřní – všichni zaměstnanci, interní dokumenty – Zaručený – podatelna, vedoucí odboru, ředitelka Elektronické schvalování v praxi Moravskoslezského kraje

Základní požadavky na formuláře • • • Jednotný styl, označení, záhlaví Na formuláři vizuálně vyznačit další postup (tisk, popis postupu, ) Uchovávat v databázi historii formulářů ve vazbě na vnitřní předpis Typy formulářů: – Papírové – obíhají pouze papírově (externí, účetní, předávané mimo úřad) – Hybridní – obíhají jak elektronicky, tak i papírově (např. cest. příkazy – schválení elektronicky, vyúčtování spolu s doloženými doklady papírově) – Elektronické - obíhají pouze elektronicky Elektronické schvalování v praxi Moravskoslezského kraje

Ukázka výstupu Elektronické schvalování v praxi Moravskoslezského kraje

Zpracoval: Ing. Tomáš Vašica, Datum: 6. 2. 2008

Cestovní příkaz • Schválení cestovního příkazu elektronicky, vyúčtování papírově Elektronické schvalování v praxi Moravskoslezského kraje

Zhodnocení provozu • • + • • • ? • • Nelze operativně měnit nadefinované workflow Pro schvalovatele delší čas ve srovnání s podepsáním papíru Větší kontrola vyplnění formulářů - menší chybovost Odstranění oběhu papíru, úspora materiálu Zrychlení oběhu formuláře Lepší přehled v žádostech - možnost sledovat "cestu" a stav vyřízení žádanky Předvyplnění údajů, přehled - historie, průkaznost Procesy kopírují zaběhnuté postupy – nejsou optimalizovány Platné právní předpisy nevytváří dostatečnou podporu Elektronické schvalování v praxi Moravskoslezského kraje