Elaborao e Administrao de Projetos Prof Dr Ren

Elaboração e Administração de Projetos Prof. Dr. Renê Birochi Departamento de Ciências da Administração UFSC Maio / 2014

Agenda • Unidade 1: principais conceitos e características inerentes a um projeto; critérios e os benefícios. • Unidade 2: ciclo de vida de um projeto; uso de softwares de gerenciamento de projetos. • Unidade 3: como elaborar e administrar um projeto. • Unidade 4: tipos de estruturas organizacionais. 2

Unidade 1 Projetos: Conceitos, Características e Gerenciamento 3

Objetivos • Nesta Unidade, você vai conhecer os principais conceitos e características que definem um projeto. • Além dos critérios e os benefícios da sua utilização. 4

O que é um Projeto? Fonte: Livro texto. 5

3 Aspectos de um Projeto • Incerteza; • Complexidade; • Não Repetitivo. Fonte: Livro texto. 6

O que é um Projeto? Fonte: http: //ie. org. br/. Acesso em 13/05/2014. 7

O que é um Projeto? Fonte: Jornal Folha de SP. Acesso em 13/05/2014. 8

3 Fatores Críticos • Escopo; • Custo; • Prazo. Fonte: Livro texto. 9

Motivações para Realizar um Projeto? • Necessidade • Ideia Nova • Oportunidade Fonte: Livro texto. 10

Exemplos de Projetos – Construção de uma casa – Instalação de uma fábrica – Implantação de um novo software de gerenciamento em uma empresa – Realização de um evento – Criação de um logotipo para uma organização – Realização de uma pesquisa – Realização de uma viagem Fonte: Livro texto. 11

Gerenciamento de Projetos • “[. . . ] aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas de atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos” (Project Management Institute – PMI). • Gerenciamento de projetos como “[. . . ] o planejamento, a programação e o controle de uma série de tarefas integradas de forma a atingir seus objetivos com êxito, para benefício dos participantes do projeto” (Kerzner ). Fonte: Livro texto. 12

As 4 Funções Básicas para a Gestão de Projetos. Planeja m. Controle Organiz. Direção 13 Fonte: Santos. Gestão Estratégica, 2008.

Gerenciamento de Projetos • Funções Contínuas: – A análise de problemas e oportunidades: coleta, tratamento e análise de dados e informações visando apasentar soluções adequadas. – A tomada de decisões: seleção das soluções alternativas mais adequadas à resolução de problemas ou ao aproveitamento de oportunidades. – A comunicação: assegurar a compreensão, envolvimento e empenho das pessoas indispensáveis à implementação das decisões tomadas. • Funções Sequenciais – Planejar – Executar (Organizar, Integrar e Dirigir) – Controlar Fonte: Santos. Gestão Estratégica, 2008. 14

Recursos (Insumos) para os Projetos • • Humanos Financeiros Materiais Tecnológicos 15

Gerenciamento de Projetos – Benefícios 1/2 • Evita surpresas durante a execução dos trabalhos • Permite desenvolver diferenciais competitivos e novas técnicas • Antecipa situações desfavoráveis e antecipa ações preventivas e corretivas • Disponibiliza os orçamentos antes do início dos gastos Fonte: Livro texto 16

Gerenciamento de Projetos – Benefícios 2/2 • Agiliza as decisões; • Aumenta o controle gerencial; • Facilita e orienta as revisões da estrutura do projeto; • Otimiza a alocação de recursos; • Documenta e facilita as estimativas para futuros projetos. Fonte: Livro texto 17

Viabilidade do Projeto • Viabilidade Econômico-Financeira: _ Análise do Ambiente Contextual: macroambiente econômico, ecológico, social, cultural, demográfico, etc. _ Análise do Ambiente Transacional: mercado, competidores, parceiros, fornecedores e clientes _ Análise do Ambiente Interno: recursos organizacionais (humanos, financeiros, tecnológicos, etc. ) • Viabilidade Técnica: _ Demonstração das capacidades técnicas necessárias para cumprir os requisitos técnicos do projeto 18

Viabilidade do Projeto • Viabilidade Econômico-Financeira: Prazos Payback Valores VPL Taxas TIR 19

Abordagens do Gerenciamento de Projetos • Project Management Institute publica o Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, ou Project Management Body of Knowledge – PMBOK • A Organização Internacional para Padronização, ou International Organization for Standardization – ISO Fonte: Livro texto 20

Unidade 2 Ciclo de Vida, Áreas de Gerenciamento de um Projeto e Uso de Softwares de Gerenciamento de Projetos 21

Objetivos • Nesta Unidade, você conhecerá as fases do ciclo de vida de um projeto e suas características • Vamos também conhecer as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos • Por fim, veremos o uso de softwares de gerenciamento de projetos Fonte: Livro texto 22

Ciclo de Vida de um Projeto • O ciclo de vida de um projeto são as etapas que compreendem o início, o meio e o fim de um projeto e dão sentido a uma das características definidoras de um projeto: a temporalidade. • O ciclo de vida de um projeto (PMI) é composto por 5 etapas: iniciação, planejamento, execução, controle e finalização. • A finalização de cada etapa é concretizada pela entrega de um “produto”, como, p. e. , um relatório final. Fonte: Livro texto 23

Áreas do Gerenciamento de Projetos O ciclo de vida de um projeto define: • o trabalho técnico que deve ser realizado em cada fase; • quando as entregas devem ser geradas e como cada entrega é revisada, verificada e validada; • quem está envolvido em cada fase; • como controlar e aprovar o que cada um faz; • o que foi, ou não, feito pelo projeto; • como o projeto está progredindo até o momento; e • qual o ponto exato em que o projeto se encontra no momento. Fonte: Livro texto 24

Áreas do Gerenciamento de Projetos A Técnica 5 W 2 H • • What ? – O que será feito (etapas) Why? – Por que será feito (justificativa) Where? – Onde será feito (local) When? – Quando será feito (tempo) Who? – Por quem será feito (responsabilidade) How? – Como será feito (método) How much? – Quanto custará fazer (custo) 25

Áreas do Gerenciamento de Projetos • As etapas são sequenciais e definidas por formulários de transferência de informações • Os níveis de esforços são baixos no início, atingem o valor máximo durante as fases intermediárias e caem rapidamente conforme o projeto é finalizado Fonte: Livro texto 26

Fase de Iniciação do Projeto • Identificação de uma necessidade, um problema ou uma oportunidade • Definição da missão, do objetivo, das melhores estratégias e dos documentos iniciais do projeto Fonte: Livro texto 27

Fase de Planejamento do Projeto • elaboração de cronogramas; • a verificação das interdependências entre as atividades; • a alocação dos recursos envolvidos (materiais, humanos e financeiros); • a análise dos custos; • as formas de comunicação; • a análise de riscos; • a necessidade de aquisição de materiais; • de contratação de serviços; e • a definição dos requisitos de qualidade do produto final do projeto. 28 Fonte: Livro texto

Fase de Execução do Projeto • Nessa etapa são integrados recursos e pessoas para a realização daquilo que foi planejado para o projeto. • É nessa fase que os erros cometidos nas fases anteriores – como um cronograma mal elaborado – são evidenciados. • Quer um exemplo? Fonte: Livro texto 29

Fase de Controle do Projeto • . . . o processo de controle de projeto envolve a coleta regular de dados sobre o desempenho do projeto, a comparação do desempenho real com o planejado e a aplicação de ações corretivas se o desempenho está abaixo do planejado Fonte: MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à Administração. 7ª Ed. São Paulo: Editora Atlas, 2008. 30

Fase de Finalização do Projeto • O encerramento do projeto com a entrega do produto final do projeto • Uma das atividades que precisam ser conduzidas nesta etapa é a avaliação do desempenho do projeto, que deve servir como aprendizagem no sentido de identificar o que poderia ser melhorado se um projeto semelhante fosse conduzido no futuro Fonte: Livro texto 31

Softwares de Gerenciamento de Projetos • “[. . . ] são capazes de planejar atividades, estabelecer cronogramas para trabalhos a serem executados, visualizar relações entre as tarefas, administrar recursos e monitorar o progresso de um projeto”. • Atualmente, há dezenas de softwares de gerenciamento de projetos no mercado e, até mesmo, softwares livres. Fonte: Livro texto 32

Softwares de Gerenciamento de Projetos Fonte: Livro texto 33

Softwares de Gerenciamento de Projetos Fonte: Livro texto 34

Softwares de Gerenciamento de Projetos • • • controle de orçamento e de custo; Calendários; recursos de internet; Gráficos; controle de projetos múltiplos e subprojetos; emissão de relatórios; gestão de recursos; Planejamento; monitoramento e rastreamento do projeto; cronograma, etc. Fonte: Livro texto 35

Unidade 3 Elaboração e Administração de Projetos: da iniciação à finalização do projeto 36

Objetivos • Nesta Unidade, iremos percorrer as principais etapas necessárias para elaborar e administrar um projeto 37

As Fases de um Projeto I - Fase de Iniciação do Projeto II - Fase de Planejamento do Projeto III - Fases de Execução e Controle do Projeto IV – Fase de Finalização do Projeto Fonte: Livro texto 38

I - Fase de Iniciação do Projeto 39

Identificando o Projeto • • uma necessidade social uma necessidade empresarial uma oportunidade a ser aproveitada um problema a ser solucionado uma demanda de mercado uma solicitação de um cliente uma nova tecnologia uma exigência legal Fonte: Livro texto 40

Criando o Termo de Abertura do Projeto a descrição do produto do projeto; o cronograma; as estimativas iniciais de custo; os recursos e o gerente do projeto; as necessidades de suporte pela organização; o controle e gerenciamento das informações do projeto; • a aprovação do documento. • • • Fonte: Livro texto 41

Criação do Livro Geral do Projeto 1/2 • Possui 3 objetivos básicos: • registrar, formalmente, as decisões e as aprovações dos envolvidos (assinaturas, observações etc. ); • facilitar a revisão da estrutura do projeto; e • servir de base e de aprendizado para futuros projetos da organização. Fonte: Livro texto 42

Criação do Livro Geral do Projeto 2/2 1 - Definindo o Objetivo do Projeto; 2 - Definindo a Justificativa do Projeto; 3 - Definindo o Produto; e 4 - Definindo as Entregas do Projeto. Fonte: Livro texto 43

Definindo os Requisitos do Projeto 1/3 • Realização de reuniões de brainstorming (chuva de ideias). • A ideia é chegar ao maior número de alternativas possíveis para realizar as atividades necessárias à condução do projeto. • Reuniões de sensibilização com os colaboradores: - realizar reuniões semanais de motivação; - realizar dinâmicas de grupo; - realizar workshops; e - apresentar filmes sobre o tema. Fonte: Livro texto 44

Definindo os Requisitos do Projeto 2/3 • Hierarquizar o melhor conjunto de alternativas para cada uma das atividades, levando em consideração os seguintes fatores de análise: • Desempenho; • Custos; • Tempo; e • Riscos. Fonte: Livro texto 45

Definindo os Requisitos do Projeto 3/3 Fonte: Livro texto 46

II - Fase de Planejamento do Projeto Fonte: Livro texto 47

Estrutura Analítica do Projeto 1/2 • O início da etapa de planejamento se dá com a decomposição das atividades que serão necessárias para a execução do projeto. Fonte: Livro texto 48

Estrutura Analítica do Projeto 2/2 Decomposição das Etapas do Projeto: I – Identificar os grandes itens de trabalho do projeto; II – Para cada item, detalhar as entregas desejadas; III – Para cada entrega, detalhar o pacote de trabalho necessário para conclusão; IV – Agregar os conjuntos de modo a produzir a EAP. Fonte: Livro texto 49

Recursos Necessários às Atividades • • • Pessoas; Materiais; Equipamentos; Tecnologias; e Recursos Financeiros. Fonte: Livro texto 50

Análise PERT • A análise PERT é uma técnica de avaliação e análise de programação em que a duração de cada atividade é calculada por meio da estimativa da duração otimista, pessimista e realista da atividade. Fonte: Livro texto 51

Matriz de Responsabilidades 1/2 • . . . uma matriz de responsabilidades é usada para ilustrar conexões entre um trabalho que precisa ser realizado e membros da equipe do projeto. Fonte: Livro texto 52

Matriz de Responsabilidades 2/2 Fonte: Livro texto 53

Inter-relacionando as Atividades �Gráfico de GANTT 54

Cronograma do Projeto Fonte: Livro texto 55

Orçamento do Projeto 1/2 Fonte: Livro texto 56

Orçamento do Projeto 2/2 Fonte: Livro texto 57

Plano de Gerenciamento de Riscos Fonte: Livro texto 58

III - Fases de Execução e Controle do Projeto Fonte: Livro texto 59

III - Fases de Execução e Controle do Projeto • • Motivação e Liderança Orientação a Resultados Validação da Etapas Parciais com os Clientes Controle Rigoroso Fonte: Livro texto 60

IV - Fase de Finalização do Projeto Fonte: Livro texto 61

IV - Fase de Finalização do Projeto • Critérios ou indicadores de desempenho para verificar em que medida o projeto atingiu os resultados esperados: • qualidade técnica: refere-se ao grau em que os padrões técnicos especificados foram atingidos de acordo com o melhor conhecimento técnico disponível. • custos e prazos: significa verificar o cumprimento das estimativas de tempo e de recursos financeiros realizados nas fases iniciais do projeto Fonte: Livro texto 62

Unidade 4 Organização Geral do Projeto: estruturas organizacionais para projetos 63

Objetivos • Nesta Unidade, você vai conhecer os tipos de estruturas organizacionais orientadas para projetos; • Como estas estruturas devem ser alocadas na estrutura permanente da organização. 64

Estrutura Organizacional do Projeto 65

Estrutura Organizacional Funcional Fonte: Livro texto 66

Estrutura Organizacional por Produtos/Serviços Fonte: Livro texto 67

Estrutura Organizacional por Espec. Técnica Fonte: Livro texto 68

Estrutura Organizacional por Fases do Projeto Fonte: Livro texto 69

Estrutura Organizacional Geográfica Fonte: Livro texto 70

Estrutura do Projeto na Estrutura da Organiz. • Projeto Funcional Monodisciplinar Fonte: Livro texto 71

Estrutura do Projeto na Estrutura da Organiz. • Projeto Funcional Multidisciplinar Fonte: Livro texto 72

Estrutura do Projeto na Estr. da Organiz. • Projeto Autônomo • Estruturar esse tipo de projeto significa dar total autonomia para uma equipe multidisciplinar, que fica separada da estrutura funcional permanente, até mesmo fisicamente, tornando-se um departamento independente com vida temporária. Fonte: Livro texto 73

Estrutura do Projeto na Estr. da Organiz. 1/2 • Estrutura Matricial • é necessário compartilhar os recursos humanos das áreas; funcionais entre diferentes projetos; • os recursos são escassos; • o porte do projeto não justifica uma organização independente; • as pessoas da equipe precisam compartilhar as atividades realizadas em seus departamentos funcionais; e • é necessário compartilhar recursos humanos em diferentes projetos. Fonte: Livro texto 74