El Cuadro de clasificacin funcional del Ayuntamiento de

El Cuadro de clasificación funcional del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat Roser Latorre Tafanell Jefa de Archivo y Documentación Ajuntament de Sant Boi de Llobregat (Barcelona) Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

Índice • • • Escenario / fuentes Qué es, usos y características del Cd. C Elementos del Cd. C: jerarquía, títulos, codificación La descripción del Cd. C La proyección interna y externa El futuro del Cd. C Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

Escenario • Cursos de archivística • Máster de archivística • Archivo administrativo Generalitat • Los Cd. C de la Generalitat • Archivo administrativo Municipal de Sant Boi de Llobregat Fuentes • Cd. C existentes • Obras de referencia archivística • Normativa referida a la administración local • Normativa de archivos • La propia documentación municipal Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

¿Qué es y para qué sirve el Cd. C funcional? • Es una estructura lógica y jerárquica, en forma de árbol que, tomando un elemento como criterio de clasificación, identifica en su nivel superior la institución hasta llegar a las series documentales. • Elemento de clasificación: • Materias • Orgánico • Funcional Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

Características del Cd. C funcional: • • • Corporativo Único Personalizado Dinámico General para los documentos Fácil y amigable Creador de fidelidades Integrado Escalable Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

Los elementos del Cd. C: la jerarquía • • Para entender una estructura compleja Establecer relaciones Inferir y deducir: descripción multinivel Elemento de jerarquización: función / actividad / tarea • Funciones: más estables • Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases de Régimen local. Art. 11. 2. Son elementos del municipio el territorio, la población y la organización. Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

El Cuadro de clasificación funcional: • Documentos de gestión • • Organización del gobierno municipal Organización administrativa Relaciones externas, representación y protocolo Gestión de los recursos humanos Marco normativo y asuntos jurídicos Gestión del patrimonio y de los bienes municipales Gestión de los recursos económicos Documentos de explotación Gestión del territorio y urbanismo • Gestión de los servicios a la ciudadanía • Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

• Gestión interna y organización • Organización administrativa Relaciones externas, representación y protocolo Gestión de los recursos humanos Marco normativo y asuntos jurídicos Gestión del patrimonio y de los bienes municipales • Gestión de los recursos económicos • • • Gestión del territorio y urbanismo • • Ordenación del territorio y urbanismo Protección del entorno y control sanitario Ordenación de la actividad económica y del transporte Información del territorio • Gestión de los servicios a la ciudadanía • Información y registros de población Servicios culturales Servicios para la educación Servicios para el ocio y el deporte Servicios para el bienestar y la salud • Seguridad y protección de la legalidad • • Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

Los elementos del Cd. C: los títulos • • • De la archivística tradicional Terminología ISAD(G) Identifica los diferentes niveles Claros, precisos, representativos Normaliza Coordinación con el Departamento de Organización y Unidades gestoras • Unificación cultura administrativa Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

Los elementos del Cd. C: la codificación • ISAD(G): “identificar de un modo único la unidad de descripción” • Códigos únicos y unívocos • Tipos de códigos, ventajas e inconvenientes: • Numéricos jerárquicos • Alfabéticos significativos • Alfanumérico pseudos¡gnificativo y secuencial • Identifica los grupos de funciones y las funciones • Permite cambios de niveles sin tener que modificar el código • El tratamiento de los organismos dependientes Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

La descripción del Cd. C: el Cuadro de descripción • Diferentes normas: ISAD(G), ISAAR, ISDF, ISDIAH, NODAC, NEDA, NOGADA, METS, ISO 15489, ISO 23081, MOReq, etc • • • Descripción de fondo: ISAD(G) y NODAC Descripción de series documentales: ISAD(G) y NODAC Descripción del Ayuntamiento como institución: ISDF Descripción de grupo de funciones, funciones y actividades: ISDF Metadatos: Vocabulario de metadatos, ISO 23. 081, METS, EAD Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

La proyección interna del Cd. C • • Integración en la cultura administrativa de la organización Registro general: 1996 Organización de las carpetas de windows Gestión de los acuerdos municipales Difusión selectiva de la información Repositorio electrónico de documentos Gestores de expedientes Aprobación del Cd. C por el Pleno Municipal junto con el Sistema de gestión documental, julio 2008. Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

Evolución del Cd. C funcional • • • Permanente actualización Las TIC para la gestión del Cd. C Tendencia a la simplificación Alineado con las normas ISO y MOReq Vistas diferentes según las necesidades Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

La proyección externa del Cd. C • Adoptado y adaptado en otros ayuntamientos • Funcionalidades extraarchivísticas: • Como estructura para integrar servicios interadministrativos • Mapa de la interoperabilidad municipal • Mapa de la interoperabilidad semántica Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes

Gracias por vuestra atención, Roser Latorre Tafanell - mrlatorre@santboi. cat www. santboi. cat/ayuntamiento/archivoadministrativo Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat – 18 Jornadas de Archivos Municipales, 27 -28 de mayo de 2010 – San Sebastián de los Reyes