EL ARCHIVO VERTICAL Universidad Rafael Landivar Diplomado en

EL ARCHIVO VERTICAL Universidad “Rafael Landivar” Diplomado en Bibliotecología Módulo III. Dr. Francisco Ralón fralon@ufm. edu

Materiales que lo componen: n n n Recortes Fotocopias sueltas Fotografías o láminas Folletos o instructivos Cuadros o gráficas Mapas Programas Guías Boletines Catálogos Separatas Volantes u hojas sueltas Láminas Resúmenes Información obtenida de Internet n Tarjetas n Todo lo que por su forma física pequeña o fuera de lo normal, no se pueda clasificar junto con los libros n n

Formas de Archivo Vertical Dos formas de hacerlo, según la herramienta que se use para buscar lo que hay en él: 1. Integrado en el catálogo 2. Separado del catálogo

Archivo Vertical Integrado en el Catálogo Los materiales que están incluidos en el Archivo Vertical tienen cada uno, una ficha o registro como cualquier otro libro, y aparecen en el fichero o catálogo en computadora.

Archivo Vertical Integrado en el Catálogo EJEMPLO AV 324 Un encuentro con Tikal (folleto). Guatemala: Instituto de Antropología e Historia, s. f. 15 p. , ilus. 1. Tikal (sitio arqueológico), El Petén, Guatemala.

Archivo Vertical Integrado en el Catálogo n En esta modalidad cada item ingresado en el Archivo Vertical, es catalogado como todos los demás libros y materiales. n La única diferencia es que no están clasificados sino tienen un número correlativo que indica en dónde se encuentran.

Archivo Vertical Separado del Catálogo n En esta modalidad, no se hace catalogación a los ítemes que están en el Archivo Vertical. n Por tanto, no aparecen en el fichero ni en el catálogo en computadora. Se usan otros recursos para encontrar los documentos.

Archivo Vertical Separado del Catálogo: Modalidad 1 n Para encontrar los documentos se asignan TEMAS y los materiales se organizan físicamente de acuerdo a ellos. n El tema elegido (uno sólo) para cada documento, se escribe sobre una etiqueta que se pega sobre el folleto o documento. n Los documentos se ponen en cajas verticales, o en folders en un archivador en orden alfabético por el tema. n Los documentos tampoco requieren número de clasificación o código ninguno.

Archivo Vertical Separado del Catálogo: Modalidad 1 Los temas que se asignen deben permitir encontrar rápidamente la información. Ciencia Computación Animales Población Ecología Cibernética y no y no Avances científicos Informática Zoología Demografía Medio ambiente Robótica

Archivo Vertical Separado del Catálogo: Modalidad 1 Si hay muchos documentos de un “subtema”, se puede crear este: Computación - Digitalización Computación - Equipo Computación - Internet

Archivo Vertical Separado del Catálogo: Modalidad 2 UNITERMINO Es un sistema muy antiguo pero aún efectivo para controlar documentos de todo tipo, especialmente, para el control de archivos personales, pero igualmente útil para manejar un Archivo Vertical. Se puede usar también en computadora.

Ficha UNITERMINO BASICA FICHA UNITERMINO BASICA

Sistema UNITERMINO 1. Todos los documentos deben recibir un número correlativo que los identificará 2. Se pueden asignar no uno, sino varios DESCRIPTORES O TEMAS a cada documento, para aprovechar mejor la información que contienen. Estos se escriben en un papelito a mano. 3. Los descriptores se pueden tomar de un Tesauro o asignarlos personalmente.

Sistema UNITERMINO 4. Se crea una tarjeta para cada descriptor, poniendo el descriptor en letras mayúsculas en el espacio en blanco arriba de la tarjeta. Ejemplos: Ejemplos UNITERMINO

Sistema UNITERMINO 5. Los documentos se ingresan escribiendo el número de cada documento, en la tarjeta de cada descriptor que le haya sido asignado. 6. El número del documento se escribe en la columna correspondiente al último dígito de ése número. 7. Las fichas unitérmino se ponen en un archivador especial o una gaveta, en orden alfabético según los temas.

Sistema UNITERMINO 5. Los documentos se ingresan escribiendo el número de cada documento, en la tarjeta de cada descriptor que le haya sido asignado. 5. El número del documento se escribe en la columna correspondiente al último dígito de ése número.