EL ARCHIVO INTERMEDIO LAS TRANSFERENCIAS LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS

EL ARCHIVO INTERMEDIO LAS TRANSFERENCIAS LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

ARCHIVO INTERMEDIO Ubicación Actualmente el Archivo Intermedio está situado en el edificio de la Biblioteca de Ciencias Sociales “Gregori Maians” en el Campus de Tarongers. Como llegar al Archivo: Líneas de autobús: 9, 18, 29, 30, 31, 40, 41, 71 Líneas de tranvía: Línies 4 i 6 (Fira-Dr. Lluch). Estaciones : La Carrasca / Tarongers Tfs. 963828955 – 961625169. Fax 963828954 Correo-e: arxiu. intermedi@uv. es

La comunidad universitaria es conocedora de la existencia del Archivo Histórico y también, en su gran mayoría, del Archivo Intermedio, ambos, junto con los archivos de gestión conforman el Archivo Universitario. No obstante, consideramos insuficiente el conocimiento de las funciones i importancia de nuestra Unidad. Gran parte del personal posee o conoce el Manual de Gestión del Archivo Intermedio. Os presentamos algunos conceptos fundamentales del mismo. Estamos a vuestra disposición para ampliar su conocimiento, uso y funciones, así como facilitaros la formación necesaria para que la documentación generada por nuestra Universidad cumpla todas y cada una de las condiciones necesarias de conservación y utilización. En caso de necesitar resolver cualquier duda podéis contactar con el personal del archivo, que os facilitará la información solicitada o bien la formación adecuada para los archivos de gestión.

ARCHIVO INTERMEDIO Concepto • El Archivo está formado por el conjunto de documentos, de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos por los órganos rectores y de gobierno, y les persones físicas al servicio de la Universitat de València en el desarrollo de su actividad administrativa, docente e investigadora, así como las donaciones o cesiones de personas físicas o jurídicas ajenas la universidad; organizados y conservados para la gestión administrativa y la información, así como, para la investigación y la cultura. • Tota la documentación producida por la Universitat de València forma parte de su patrimonio documental y de su memoria histórica.

FUNCIONES ØRecoger, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea transmitida por los servicios y unidades administrativas. ØGestionar las transferencias documentales de los servicios administrativos. ØAplicar la evaluación y selección de la documentación, de acuerdo con la normativa establecida por la universidad. ØGestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos. ØDar asesoramiento técnico a los archivos de gestión. ØFormación de usuarios a través de los Cursos que se imparten para el personal de esta Universitat dentro del programa de formación desarrollado por la Universitat de València.

TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO INTERMEDIO ØPreviamente a la transferencia hay que contactar con el Archivo Intermedio. ØLa documentación objeto de la transferencia deberá estar organizada. ØLa transferencia de documentación tiene como objetivo optimizar el espacio y transferir a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación – temporal o indefinida -, acceso y consulta de los documentos. ØNormativa general: ØLos Servicios conservarán la documentación que generen hasta el final de la tramitación y siempre que les circunstancias lo permitan durante un período mínimo de 3 a 5 años. ØLa persona encargada de preparar la documentación para remitirla al Archivo Intermedio será la responsable del Archivo de Gestión. El Cap de Servei deberá supervisar dicha transferencia y firmar las hojas de transferencia. ØModelos que podéis encontrar en el manual: Hoja de previsión de transferencia de documentos Hoja de transferencia

SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Ø Remitir el formulario de solicitud firma original del solicitante. al Archivo Intermedio con la Ø Solamente se prestarán documentos originales a los organismos productores de la documentación o al superior jerárquico. Los expedientes originales prestados deberán ser devueltos lo más pronto posible y sin ninguna modificación. Ø No se debe añadir ningún documento al expediente, pero si fuese necesario, habrá que hacerlo constar en la carpeta exterior del expediente. Ø No será necesario devolver la documentación facilitada en fotocopia. Se recomienda la destrucción tras su uso.

PERSONAL ADSCRITO A LA UNIDAD Cristina Barbé Furió (Responsable Unidad). Tf. 963828955 (cristina. barbe@uv. es) Susana López Noguerón (lonosu@uv. es) (Auxiliar de Servicios Bibliográficos). Tf. 961625169 Sonia del Olmo Amado (sonia. olmo@uv. es) (Auxiliar de Servicios Bibliográficos). Tf. 961625169

Hoja de previsión de transferencia de documentos (volverr)

Hoja de transferencia (volver)

Formulario de solicitud de préstamo de documentos (volver) INICIO

LA TRANSFERENCIA SECCIÓN / UNIDAD ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO INTERMEDIO ORGANIZAR EXPEDIENTES: Actuaciones administrativas correspondientes a un asunto TRANSFERIR

ARCHIVO DE GESTIÓN n Responsable (personal encargado de preparar la n Tareas: documentación y remitirla) n Organización del ARCHIVO n Expedientes n n Estructura n n Serie n Ordenada n Homogénea Lógica Coherente Cronológica Criterios de formación: uniformes, conocidos por todo el personal

ARCHIVO DE GESTIÓN n RESPONSABLE: n Encargado de preparar la documentación para remitirla n JEFE/A DE SERVICIO n Deberá supervisar la transferencia y firmar las hojas de transferencia

LA TRANSFERENCIA: DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO INTERMEDIO n n EL ARCHIVO DE GESTIÓN CONSERVA LA DOCUMENTACIÓN DE 3 A 5 ANYS MÍNIMO LA TRANSFERENCIA TIENE COMO OBJETIVO: 1. 2. OPTIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DEL ESPACIO TRASPASAR A UN SERVICIO ESPECIALIZADO LAS FUNCIONES DE Ø Ø CONSERVACIÓN ACCESO Y CONSULTA

LA TRANSFERENCIA

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS PONERSE EN CONTACTO CON EL ARCHIVO INTERMEDIO

HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS n Cabecera: datos referentes a la dependencia jerárquica de la unidad administrativa remitente

HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS n n n Serie documental: título homogéneo de la documentación (registre d’entrada…) Años: fechas extremas de la documentación Nº de cajas: volumen total de las cajas que tenga la serie documental que se describe Consulta: nivel de reserva o de acceso Vigencia administrativa: qué documentos tienen vigencia y hasta que fecha

HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS n Observaciones: hay que hacer constar aquella información que se considere necesaria sobre la serie documental y que no se ha podido incluir en los campos anteriores (dimensiones, soportes …)

PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIR a) b) c) d) e) f) Revisar los documentos Agrupar los documentos en expedientes Colocación de los expedientes en carpetas Colocación de las carpetas en cajas Rotulación de les cajas Redacción de la hoja de transferencia de documentos

PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIR a) Revisar los documentos Certificado, justificante … Duplicado…, borrador… Fuera clips, grapas…

PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIR b) Agrupar los documentos en expedientes

PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIR c) Colocación de los expedientes en carpetas d) Colocación de las carpetas en cajas e) Rotulado de las cajas

PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIR f) Redacción de la hoja de transferencia de documentos

FORMALIZACIÓN DE LA TRANSFERENCIA n Remitir las HOJAS DE TRANSFERENCIA AL ARCHIVO INTERMEDIO Por triplicado n Firmadas por el/la responsable n n n Ponerse en contacto con el Archivo Intermedio para concertar la fecha El traslado corre a cargo del organismo remitente

PRÉSTAMO normativa 1. 2. 3. 4. 5. REMTIR UN FORMULARIO DE SOLICITUD AL ARCHIVO INTERMEDIO CON LA FIRMA DEL SOLICITANTE SOLO SE PRESTARAN DOCUMENTOS ORIGINALES A LOS ORGANISMOS PRODUCTORES DE LA DOCUMENTACIÓN O AL SUPERIOR JERÁRQUICO LOS EXPEDIENTES DEBERÁN SER DEVUELTOS LO MÁS PRONTO POSIBLE Y SIN NINGUNA MODIFICACIÓN NO SE DEBE AÑADIR NINGÚN DOCUMENTO AL EXPEDIENTE. SI FUESE NECESARIO HABRÍA QUE HACERLO CONTAR EN LA CARPETA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE NO SERÁ NECESARIO DEVOLVER LA DOCUMENTACIÓN FACILITADA EN FOTOCOPIA. Se recomienda su destrucción posterior al uso. INICIO

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