Ekonomiinformation 20 april 2020 kl 13 00 15

Ekonomiinformation 20 april 2020 kl. 13. 00 -15. 00

Spelregler • Vi mutar alla • Vi kommer inte att använda chatten • Eventuella frågor som dyker upp mailas till Aldona och besvaras efter vårt möte • Mobiler av, lämna mötet vid behov av att svara • Använd gärna headset om det går för att det ger bättre ljudkvalitet Ekonomiinformation 20 april 2020

Agenda 20 april 13: 00 - 13: 05 Inledning 13: 05 - 13: 25 Årsbokslut & årsredovisning 2019 13: 25 - 14: 00 Ekonomisk uppföljning 2020 14: 00 - 14: 05 Paus 14: 05 - 14: 20 Forts. ekonomisk uppföljning 2020 14: 20 - 14. 35 Ekonomiprojektet 14: 35 - 15: 00 Övrig information - Lokalkostnader 2020 - Rutiner i samband med distansarbete - Förskottsbetalningar Ekonomiinformation 20 april 2020

Årsbokslut och årsredovisning 2019 Tack för ett gott samarbete!!!! Ekonomiinformation 20 april 2020

Förbrukningen av myndighetskapitalet ökar: - 223 mnkr 2019 2018 2017 Intäkter totalt (mnkr) 5 330 5 142 5 073 Varav UGA (mnkr) 2 061 2 007 2 046 Varav FUF (mnkr) 3 269 3 134 3 028 Kostnader totalt (mnkr) 5 552 5 338 5 120 Andel personalkostnader (%) 69 68 69 Andel lokalkostnader (%) 14 14 14 -223 - 196 782 1 005 - 46 1 201 Årets kapitalförändring (mnkr) Myndighetskapital (mnkr) Ekonomiskt resultat 2018: - 196 mnkr (-126 mnkr UGA, -70 mnkr FUF) Ekonomiskt resultat 2019: - 223 mnkr (-112 mnkr UGA, -111 mnkr FUF) Ekonomiinformation 20 april 2020

Intäkter ökar med 188 mnkr Bidragsintäkterna ökar med 100 mnkr, dvs 7 %. Motsvaras av ökade kostnader, ger ingen effekt på ekonomiskt resultat. Ekonomiinformation 20 april 2020

Kostnaderna ökar med 214 mnkr ● Personalkostnaderna har ökat med 192 mnkr (5, 3 %) Lönerevision 2, 4 %, individuella löneökningar och högre lönekostnader vid nyrekrytering. Pensionsavg +55 mnkr. Arbetsgivaravg +27 mnkr. Årsarbetskrafter ökat med 91 (av dessa är 53 TA-personal ) till 4 908. ● Övriga driftskostnaderna har ökat med 30 mnkr (4, 0 %) Högre kostnader för verksamhetsförlagd utbildning (VFU). Bidragsfinansierad forskning har högre kostnader för resor, konferenser, inköp av data till undersökningar m. m. ● Finansiella kostnader har minskat med 9 mnkr (-8, 7 %) Räntekostnaderna minskar, då räntan under året rört sig från minusränta mot nollränta. Ekonomiinformation 20 april 2020

Nationell jämförelse 2019 Ekonomiinformation 20 april 2020

Riksrevisionens iakttagelser 2019 Ri. R sammanställning över identifierade fel (den sk “fellistan” 2019 Inga avvikelser av väsentlighet. Revisionsberättelse 2019 utan anmärkning (“ren” revisionsberättelse). Bättre kvalité i den finansiella delen samt bättre uppföljning av resultatredovisningen. Ekonomiinformation 20 april 2020

Bilder från planeringssekretariatet till ekonomiinfo T 1 2020 Avser uppföljningen av 2019.

Ekonomiskt resultat 2019 (jämförelse med utfall 2018, budget 2019 och budget 2020) Totalt visar SU underskott om 223 mnkr 2019. Centrala medel visar underskott med 75 mnkr - till stor del avser detta de ökade pensionskostnaderna och centralt finansierade satsningar. Förvaltningen visar underskott med 41 mnkr – främst Albano, där förvaltningen fick tilldelning från det centrala kapitalet 2018 medan kostnaderna kommer även 2019. Områdena och förvaltningen budgeterade underskott med drygt 200 mnkr 2019, utfallet blev -148 mnkr. Budgeten för 2020 summerar till -310 mnkr. Ekonomiinformation 20 april 2020

Ackumulerat myndighetskapital 2019 per fakultet uppdelat på UGA och FUF Totalt har SU ett ackumulerat myndighetskapital om 778 mnkr, uppdelat på 594 mnkr UGA och 184 mnkr FUF. Inom Centrala medel finns ett kapital om 133 mnkr. Inom Förvaltningen finns ett kapital om 32 mnkr, som är uppbundet för särskilda ändamål, t. ex. nationella medel inom Studentavdelningen och kostnader för Albano. Ekonomiinformation 20 april 2020

Prestationer jämfört med takbelopp 2015 -2019 per fakultet (mnkr) Ekonomiinformation 20 april 2020

Frågor 1) Vad är SUs plan för att stoppa den negativa trenden efter myndighetskapitalet är förbrukad? 2) Varför större del av ökningen i personalkostnader faller på T/A gruppen? 53 mnkr ger 58% av totalt 91 mnkr. Blir stödverksamhet dyrare än kärnverksamhet? Vad är SUs plan för att minska T/A personalkostnader, hålla dem nere? 3) Vad är SUs plan för att finansiera mer personalkostnader för dem som i dagsläget finansieras med externa bidragsmedel, men p. g. a. corona-viruset inte kan genomföra sina projekt i tid och bidragsmedel hinner förbrukas på lönekostnader under stand-by perioden? Svar: Rektor har fattat beslut om ett åtgärdsdokument för att nå det övergripande målet Ekonomi i balans till 2023. Ekonomiinformation 20 april 2020

Fort. frågor 4) När slås UGA och FUF samman och det blir bara EN verksamhetsgren (det pratats som förslag och remis från Utbildningsdepartamentet under 2018, om jag minns rätt)? Svar: Det finns inga sådana beslut ännu, detta var ett förslag i utredningen En långsiktig, samordnad och dialogbaserad styrning av högskolan som lades fram 2019 Ekonomiinformation 20 april 2020

Ekonomisk uppföljning 2020

Ekonomisk uppföljning 2020 Tertialuppföljning under 2020 Tertial 1 (T 1) per 30/4: checklista, projektlistor (avstämning skulder/fordringar externa medel), utfall per institution/motsvarande Tertial 2 (T 2) per 31/8: checklista, projektlistor (avstämning skulder/fordringar externa medel), utfall per institution/motsvarande, prognos Tertial 3 (T 3) per 31/12: checklista, projektlistor (avstämning skulder/fordringar externa medel), utfall per institution/motsvarande Ekonomiinformation 20 april 2020

Att tänka på inför tertialbokslut • Anläggningstillgångar och SFI • Uppföljning externfinansierade projekt • Alla leverantörsfakturor som är OK ska vara slutattesterade • Periodiseringar av intäkter och kostnader Ekonomiinformation 20 april 2020

Anläggningstillgångar & SFI § Anläggningar tagna i bruk ska vara definitivsatta (DEF-satta) per 30/4 -2020. Anskaffningsdatum = datum då anläggningen tas i bruk. § 5/5 - 2020 - sista dag för institutionerna att lämna underlag till omföringar av anläggningstillgångar på projekt som ska avslutas § § Kontroll av pågående anläggningar (konto 1270, 1271) ska göras av samtliga institutioner. Om en anläggning inte är DEF-satt ska en förklaring ges på blanketten ”Pågående anläggningstillgångar”, blanketten ska lämnas senast den 5/5 -2020 till Ekonomiavdelningen. Exempel pågående anläggningstillgång: om anläggningstillgången ingår i en större enhet och inte kan tas i bruk förrän hela anläggningen är på plats. SFI – Stöldbegärliga förbrukningsinventarier Konto för SFI (1278) måste vara 0 per den 30/4 -20 !! S OB ● Från och med nu är det obligatoriskt att registrera motpart i samband med definitivsättning av anläggningar/SFI i anläggningsregister (AR). Ekonomiinformation 20 april 2020

Uppföljning externfinansierade projekt (T 1) Fordringar En fordran innebär att projektet har haft högre kostnader än de inbetalningar som kommit universitetet tillhanda per den 30 april alt de fakturerade kostnader per den 30 april. • Bidragsprojekt (konto 16311 -16327) Fordran på bidragsgivaren. • Uppdragsprojekt (konto 1676 -1677) Fordran betraktas som en upplupen intäkt. Institutioner/motsvarande ska intyga att dessa fordringar kommer täckas av ytterligare inbetalningar/fakturering enligt kontrakt/avtal. I de fall myndighetskapital finns på projektet finns även det med i en egen kolumn. Ekonomiinformation 20 april 2020

Uppföljning externfinansierade projekt (T 1) Skulder En skuld innebär att projektet har haft lägre kostnader än de inbetalningar som kommit universitetet tillhanda per den 30 april alt de fakturerade kostnader per 30 april. • Bidragsprojekt (konto 2501 -25123) Skulden betraktas som oförbrukade bidrag (förskottsinbetalning). • Uppdragsprojekt (konto 2774 -2775) Skulden betraktas som en förutbetald intäkt. Institutioner/motsvarande ska intyga att skulden kommer att förbrukas enligt kontrakt/avtal. I de fall myndighetskapital finns på projektet finns även det med i en egen kolumn. Ekonomiinformation 20 april 2020

Periodisering externa intäkter/kostnader §Rättvisande bild Myndigheter ska ge en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader och intäkter och myndighetens ekonomiska ställning (6§ FÅB (Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag)) §Bokföringsmässiga grunder (redovisningsprincip) Intäkter och kostnader som är hänförliga till räkenskapsperioden ska tas med oavsett tidpunkt för betalning Det avgörande är när en affärshändelse sker, vara eller tjänst levereras, inte när den betalas Periodisering=intäkter och kostnader hänförs till de perioder som de avser. Ekonomiinformation 20 april 2020

Periodisering externa intäkter/ kostnader • Förutbetalda intäkter/kostnader T 1 Bokförda intäkter och kostnader som inte avser jan-apr periodiseras. Bokförs som skuld respektive tillgång av ekonomiavdelningen baserat på inkommet underlag från inst/motsv • Upplupna intäkter/kostnader T 1 Ännu ej bokförda intäkter och kostnader som avser jan-apr periodiseras. Bokförs som tillgång respektive skuld av ekonomiavdelningen baserat på inkommet underlag från inst/motsv • Beloppsgräns: fakturabelopp > 50 000 kr exkl. moms Lathund Periodisering under Ekonomi/Ekonomihandboken: http: //www. su. se/medarbetare/ekonomihandboken/lat hundar-och-mallar Ekonomiinformation 20 april 2020

Periodisering externa intäkter/ kostnader • SU saknar i dagsläget ett systemstöd för periodisering av fakturor • Hantering av periodiseringar sker därmed manuellt, likväl på institution/motsvarande som på ekonomiavdelningen • För ändamålet har en särskild Excel-mall tagits fram. Inst/motsv ska fylla i uppgifterna som efterfrågas i mallen avseende de externa intäkter och kostnader som ska periodiseras. Ifylld mall skickas in via serviceportalen • Ekonomiavdelningen bokför på aktuella periodiseringsrespektive balanskonton. Verifikationsnummer återkopplas till inst/motsv i det aktuella ärendet i serviceportalen Ekonomiinformation 20 april 2020

Periodisering - Excelmall på webben ü Fyll i Excel-mallen som finns under Medarbetare/Ekonomihandboken/Lathundar och mallar ü Excel-mallen är framtagen särskilt för periodiseringar och innehåller bl. a formler som underlättar ekonomiavdelningens manuella hantering. Mallen ersätter alltså en manuell bokföringsorder när det gäller periodiseringar. ü Skicka ifylld mall senast 30/4 -20 via Serviceportalen/Fråga/Felanmäla Fråga till EA och välj/ange: Aktivitet = Redovisning Specifikation =Periodisering av intäkter och kostnader Ärendets rubrik = Periodisering Ekonomiinformation 20 april 2020

Viktiga hållpunkter T 1 2020 27/4 Ekonomiavdelningen publicerar checklistan på webben 30/4 Institutioner/motsvarande kontrollerar att konto 1278 är noll innan periodstängning (SFI-poster ska DEF-sättas direkt i anläggningsregistret i Raindance Classic) 30/4 Periodstängning leverantörsfakturor Raindanceportalen 30/4 Periodstängning kundfakturering Raindance Classic 30/4 Sista dag lämna in underlag för periodisering 5/5 Periodstängning bokföringsorder i Raindanceportalen 5/5 Periodstängning manuell bokföringsorder via serviceportalen periodstängning Raindance Classic för inst/motsv Ekonomiinformation 20 april 2020

Viktiga hållpunkter T 1 2020 forts. 6/5 -8/5 Bokslutsarbete på ekonomiavdelningen, start 6/5 kl. 08: 00 (fördelning indirekta kostnader, avskrivningar, projektperiodiseringar, avstämning balanskonton etc. ) 8/5 Perioden stängs i Raindance Classic 9/5 Rapporter T 1 tillgängliga i Mercur 11/5 Ekonomiavdelningen rapporterar utfall till statsredovisningen i Hermes (Ekonomistyrningsverket (ESV)). Ekonomiinformation 20 april 2020

Viktiga hållpunkter T 1 2020 forts. 12/5 Ekonomiavdelningen skickar ut checklista med underlag för intygande av fordringar och skulder > 500 000 kr som är bokförda på externfinansierade projekt. Tre olika projektlistor (bidrag, uppdrag samt gamla projekt med dispositionsdatum/slutdatum 181231). 25/5 Sista dag för institutioner/motsvarande att lämna checklista samt underlag för skulder och fordringar > 500 000 kr på projekt, med underskrift av prefekt/motsvarande. De signerade listorna mailas inskannade i pdf-format till ekonomiavdelningens projekthandläggare för respektive fakultet/motsvarande. Ekonomiinformation 20 april 2020

Tidplan T 1 2020 Planeringssekretariatet Styrelse - rapportering 2020 -06 -05 OR/måndagsavstämning - rapportering 2020 -06 -01 Måndagsavst - första kort information 2020 -05 -18 Inlämning från fakultetscontroller till Planeringssekr. 2020 -05 -15 Rapporter i Mercur (prel) Ekonomiinformation 20 april 2020 -05 -09/11

PAUS Ekonomiinformation 20 april 2020

Ekonomiinformation Ekonomiprojektet 2020 -04 -20

Fokus Ekonomiprojektet 2020 ● Konkretisera förändrad redovisningsplan ● Kravställa och upphandla ekonomiadministrativa system ● Konkretisera tillämpning av SUHF-modellen Ekonomiinformation 20 april 2020 I drift 2022

Redovisningsplan nuvarande (NU) och framtida (NY) NU NY Konto Kostnadsställe Ekonomiinformation 20 april 2020 Projekt Verksamhe t Finansiär Motpart Individ

Workshops förändrad redovisningsplan (april-maj) Anmälan stänger 14/4 Anmälan stänger 17/4 Anmäl er på webben! www. su. se/ekonomiprojektet Ekonomiinformation 20 april 2020

Vad händer efter informationsmöte och workshop? ● Beslut om förändrad redovisningsplan (hösten 2020). ● Städning och konvertering till förändrad redovisningsplan (2020/2021). ● Anpassning och fortsatt utbildning (2021/2022). ● Driftsätta och eventuellt finjustera (2022). Ekonomiinformation 20 april 2020

Kravställa och upphandla ekonomiadministrativa system ● Kravställande pågår för fullt! ● Från översynen: behov av utveckling formuleras till krav. ● Avstämning med AC referensgrupp, medarbetare som medverkat på systemvisningar, specifika roller (t. ex. controllers på PS och fakulteter). ● Kravställande och förfrågningsunderlag klart efter sommaren. ● Tilldelningsbeslut planeras fattas i slutet av 2020. Ekonomiinformation 20 april 2020

Fråga: Kommer SU ha i det nya ekonomisystemet periodiseringsstöd för fakturor? Svar: Vi kommer att kravställa denna funktionalitet Ekonomiinformation 20 april 2020

Övrig information Kvartalsdebitering lokalkostnader 2020

Kvartalsdebitering lokalkostnader 2020 OBS! NY RUTIN Från och med januari 2020 debiteras hyreskostnaderna månadsvis. Rapportering sker dock fortfarande kvartalsvis. Debiteringen grundas på tecknat upplåtelseavtal. Frågor rörande upplåtelser och hyresnivå hänvisas till Fastighetsavdelningen via Serviceportalen. Ekonomiinformation 20 april 2020

Datum för debitering lokalkostnader 2020 Återstående av kvartal 2 - 2020 ● 4 maj: Bokförs majdebitering ● 1 juni: Bokförs junidebitering Ekonomiinformation 20 april 2020

Datum för debitering lokalkostnader 2020 Kvartal 3 - 2020 ● 17 maj: Sista dag för institutioner att anmäla lokalförändringar till Fastighetsavdelningen ● 12 juni: Ekonomiavdelningen skickar ut hyresfil via raindansare@su. se ● 26 juni: Sista dagen för konteringsändringar till ekonomi@su. se ● 1 juli: Bokförs julidebitering ● 1 augusti: Bokförs augustidebitering ● 1 september: Bokförs septemberdebitering Ekonomiinformation 20 april 2020

Datum för debitering lokalkostnader 2020 Kvartal 4 - 2020 ● 11 september: Sista dag för institutioner att anmäla lokalförändringar till Fastighetsavdelningen ● 12 oktober: Ekonomiavdelningen skickar ut hyresfil via raindansare@su. se ● 23 oktober: Sista dagen för konteringsändringar till ekonomi@su. se ● 30 oktober: Bokförs oktoberdebitering ● 2 november: Bokförs novemberdebitering ● 1 december: Bokförs decemberdebitering Ekonomiinformation 20 april 2020

Kvartalsdebitering lokalkostnader 2020 Vanliga frågor: 1. Vi skulle behöva ändra debiteringen på några av våra lokaler och lägga kostnaden på en annan institution. Hur ska jag gå till väga? Överlåtelser hanteras av er lokalansvarige på Fastighetsavdelningen. Önskemål om förändringar görs via Serviceportalen och måste vara inkomna innan deadline. Om ändringen inte har inkommit i tid får man göra interndebiteringar sinsemellan. 2. Får jag ändra totalbelopp i hyresfilen? Nej. Den totala årshyran och kvartalshyran skall vara oförändrad och hyresfilen får inte innehålla egna Excel-formler när den skickas åter. Vänligen kontrollera att totalbeloppet stämmer (på öret) efter era konteringsändringar. Ekonomiinformation 20 april 2020

Fråga: Blir det hyresreducering från Akademiska Huset under corona-virus perioden? Om ja, vad ska göras för att få den? Svar: Frågan om hyresreduceringar bör lyftas i linje via prefekt till möjligtvis områdeskansliet. Ekonomiinformation 20 april 2020

Övrig information Rutiner i samband med distansarbete

Ändring av interna riktlinjer för signaturer enligt delegationsordning med anledning av coronaviruset • OBS! Kravet på fysiska signaturer tas tillfälligt bort för interna dokument Bokföringsorder • Lägg in ett ärende i Serviceportalen och bifoga bokföringsorder och underlag enligt vanlig rutin. Om fysisk signatur saknas- bifoga godkännande via mail från prefekt/motsvarande i pdf-format. • Original behöver inte skickas via internpost Ekonomiinformation 20 april 2020

Forts. ändring av interna riktlinjer för signaturer enligt delegationsordning med anledning av coronaviruset Projektupplägg • Beställning av nytt projektnummer görs via Serviceportalen enligt vanlig rutin. • För bidrag som beviljas via Prisma bifogas dokumentet ”Signeringsinformation för godkännande av villkor” (där den elektroniska signaturen framgår). • Vid frågor kring nya avtal hänvisar vi till Stockholms universitets jurister vid Rättssekretariatet, kontaktuppgifter finns i ovan länk. Ekonomiinformation 20 april 2020

Forts. ändring av interna riktlinjer för signaturer enligt delegationsordning med anledning av coronaviruset Fort. Projektupplägg • Varje fakultet har rutiner för beredning av avtal/överenskommelser på www. su. se och det finns en allmän vägledning gällande avtal i corona-tider på Medarbetarwebben som har tagits fram av Rättssekretariatet, se nedan länk: • https: //www. su. se/medarbetare/organisationstyrning/juridik/r%C 3%A 5 d-f%C 3%B 6 r-hantering-avavtal-utifr%C 3%A 5 n-dagens-situation-1. 492375 • Vid frågor kring nya avtal hänvisar vi till Stockholms universitets jurister vid Rättssekretariatet, kontaktuppgifter finns i ovan länk. Ekonomiinformation 20 april 2020

Forts. ändring av interna riktlinjer för signaturer enligt delegationsordning med anledning av coronaviruset Behörigheter i ekonomisystemet • Lägg in ett ärende i Serviceportalen och bifoga underlag enligt vanlig rutin. Om fysisk signatur saknas- bifoga godkännande via mail från administrativ chef i pdf-format. • Original behöver inte skickas via internpost Attest/utanordning i ekonomisystemet • Lägg in ett ärende i Serviceportalen och bifoga underlag enligt vanlig rutin. Om fysisk signatur saknas- bifoga godkännande via mail från prefekt/motsvarande i pdfformat. • Original behöver inte skickas via internpost Ekonomiinformation 20 april 2020

Förskottsbetalningar • Ekonomiavdelningen avråder från att acceptera förskottsbetalning i samband med köp av varor och tjänster. • Detta strider ofta mot de gällande ramavtal som SU har med upphandlade leverantörer. • Med tanke på rådande omständigheter är det också en stor risk att betala i förskott till leverantörer särskilt i vissa branscher. Ekonomiinformation 20 april 2020

Tack för idag! Ta hand om dig! Ekonomiinformation 20 april 2020