eInvoicing Online Billing Para colocar alguma questo contactar
e-Invoicing Online Billing
Para colocar alguma questão contactar Email: controlo. credito. pt@tnt. com Tel: 21 0424 040 ìndice Bem vindo ao Online Billing 3 Como se registar no Online Billing 4 Factura Electrónica e Pagamento Electrónico 10 Como aceder 11 Aceder às suas novas facturas 13 Procurar e Ordenar 15 Como Pagar as suas facturas 17 Visualizar o seu extracto de conta 22 Como reclamar uma factura 25 Adicionar outras contas 29 Alterar a sua Password 31 Cancelar o seu registo 33 Especificações 34
Bemvindo ao Online Billing As tarefas administrativas são um processo moroso Quando tem mil e uma tarefas para fazer, a última coisa que precisa é de uma pilha de documentos para registar e arquivar. Rapidez e simplicidade é o que necessita. Foi a pensar nisso, que para tornar a sua vida mais fácil, a TNT desenvolveu um sistema de Administração Electrónica que lhe vai permitir administrar todas as suas contas – facturas, créditos, extractos e pagamentos – com apenas alguns cliques. È inteligente, rápido e ecológico. Não podia ser mais simples! Este manual auxilia-o no que precisa de saber sobre a utilização deste sistema – a forma mais eficiente de gerir as suas contas com a TNT.
registo no Online Billing Registar-se no Online Billing com a TNT é rápido e fácil. Vá à página da TNT www. tnt. pt e seleccione o Online Billing a partir do menu “Links Rápidos”. Agora basta escolher a opção para se registar e seguir 4 passos, simples. 1. Registo de informação Estes dados serão utilizados para criar o seu acesso , User ID e Password e endereço de email. Seleccione o seu Idioma, introduza o seu número de conta com a TNT, o País será preenchido automaticamente. O endereço de email que coloca deve ser aquele para o qual deseja ser contactado, após o registo no Online Billing. Este email será automaticamente copiado para os outros campos que pedem endereço de email. O User ID deve ser único, no nosso sistema, e deve ter entre 6 a 15 caracteres. É aconselhado que utilize o seu email como User ID. A Password deve ter caracteres alfabéticos e numéricos, e deve ter no mínimo 6 caracteres. Depois de preencher todos os campos obrigatórios, marcados com um asterisco vermelho, clique em “Continuar”.
registo no Online Billing 2. Registo Procure uma factura emitida á menos de 3 meses. Depois complete os detalhes da sua conta e valide, colocando o número da sua factura e o seu valor total.
registo no Online Billing 2. Registo Se tiver mais que um número de conta com a TNT, repita o processo e após introduzir todas as contas , clique em “Continuar”.
registo no Online Billing 3. Termos e Condições Tem que aceitar os Termos da TNT e Condições de Transporte, assinalando a caixa. Clique em “Continuar, ” para confirmar o seu registo.
registo no Online Billing 4. Confirmação Registou-se com sucesso, no Online Billing. Pode imprimir os detalhes do seu registo, clicando em “Imprimir Detalhes de Confrimação” Receberá um email, em breve, para activar os seus dados de acesso.
registo no Online Billing 5. Benvindo ao Online Billing Basta clicar no link que vai no email que recebeu e, nas próximas 24 h deverá aceder ao Online Billing colocando o seu User ID e Password, activando com sucesso o seu registo
e. Invoicing e. Payment e Em apenas alguns cliques pode aceder toda a informação da sua conta, sem ter que perder tempo a procurar as facturas no armário ou nas pastas de arquivo, manualmente. üReceba as suas facturas por via electrónica üReceba um email de alerta, sempre que for emitida uma nova factura üFaça o Download das suas facturas ou extractos de conta, em PDF ou em excel üTenha acesso às suas facturas e extractos de conta, 24 h por dia, 7 dias na semana, 365 dias no ano üPague as suas facturas online üRegiste a reclamação das suas facturas, e siga a sua resolução
aceder ao Online Billing Existem diferentes formas de aceder ao site do Online Billing. Pode aceder pela página www. tnt. com, , seleccionando o Online Billing fatravés do menu de “Links Rápidos” Pode aceder directamente através do link www. express. tnt. com/onlinebilling/login. Ou quando receber a sua notificação de novo documento emitido, pode aceder através do link www. express. tnt. com/onlinebilling/login que consta no email. Em seguida basta introduzir o seu User ID e Password, e clique no botão “Login” Se esquecer a sua Password ou User ID, basta que clique no botão “Password / User ID Esquecido” e este será enviado para o seu email (de notificação). Se não tivermos o seu email, vamos enviar a informação para o email que temos registado como email de notificação.
aceder ao Online Billing Após colocar os dados de acesso, entra na página do Online Billing Ao clicar no e. Payment pode liquidar as suas facturas online, ver o seu extracto de conta ou registar e acompanhar as suas reclamações de facturas. Ao clicar no e. Invoicing pode visualizar todas as suas facturas e notas de crédito, das últimas 26 semanas, em vários formatos.
aceder aos novos documentos Visualizar Depois de seleccionar o e. Invoicing e entrar na página será, automáticamnete, exibida a lista das suas novas facturas e notas de crédito, pode visualizá-las como: • Um PDF. É uma cópia electrónica da sua factura, que tem exactamente a mesma informação que a factura original, e pode ser impressa em papel, enviada por email ou por fax. • Um Ficheiro em Excel (CSV, XLS or XML). Que pode ser importado directamente para o seu software de contabilidade. Para visualizar o ficheiro no formato que deseja, basta clicar no ícone correspondente, exibido na chave á sua esquerda. Se quiser fazer o download de mais de uma factura (no máximo de 10), basta seleccionar os formatos que deseja e clicar em “download seleccionados”, que irá criar um ficheiro em ZIP. Após ter feito o download ou ter visualizado um documento ele, automaticamente, passa para a secção de “Todos os Documentos”.
aceder aos novos documentos Remover Para retirar itens dos “Novos Documentos”, basta seleccionar o que deseja e clicar em “Remover dos novos documentos”. Assim este documento vai ser marcado como lido e passa para a Secção de “Todos os Documentos”.
procurar e ordenar Procurar Quando quiser procurar um documento, que já foi visualizado, deve clicar em “Todos os Documentos”. Depois pode procurar por: • Número de conta • Número de factura • Data da factura • Tipo de Documento
procurar e ordenar Ordenar Pode ordenar as suas facturas por ordem crescente ou decrescente, de acordo com • Número de conta • Número de factura • Data da factura • Tipo de documento • Valor • Data de vencimento Clique no cabeçalho da coluna desejada, uma vez para ordenar por ordem crescente e duas vezes para colocar por ordem decrescente. e. Archiving O e. Invoicing permite arquivar durante 26 semanas, toda a a documentação de facturação, das suas contas, desde a data em que fez o seu registo. Após as 26 semanas , a factura mais antiga será apagada, pelo que não se deve esquecer de efectuar o download dos ficheiros que necessita para o seu sistema de contabilidade.
liquidar as suas facturas e. Payment A partir da página do Online Billing, seleccione o e. Payment , para efectuar o pagamento das suas facturas online, visualizar e fazer o download dos seus extractos de conta, ou fazer o registo de uma reclamação, de factura, e seguir o seu processo de resolução. Seleccionar facturas Seleccione as facturas e notas de crédito associadas que deseja liquidar. Se quiser fazer um pagamento parcial, altere o valor do pagamento no campo em frente à factura seleccionada. Clique do botão “Continuar”
liquidar as suas facturas Método de Pagamento Seleccione o seu modo de pagamento, da lista suspensa. E de seguida seleccione o seu mod de pagamento, da lista suspensa. APENAS POSSÌVEL PARA PAGAMNTOS COM CARTÃO DE CRÉDITO Por fim clique no biotão “Continuar”.
liquidar as suas facturas Detalhes de Pagamento Introduza os seu detalhes de pagamento necessários, de acordo com o método seleccionado Por fim clique no biotão “Continuar”.
liquidar as suas facturas Autorização Por favor, seja paciente enquanto o seu pagamento está a ser autorizado.
liquidar as suas facturas Confirmação A confirmação do pagamento efectuado, aparecerá, após o mesmo ter sido autorizado, mostrando o número de referência do seu pagamento. Por favor imprima a confirmação do seu pagamento , e guarde nos seus registos. Clique em “Voltar ás facturas” para voltar ás facturas em aberto.
visualizar valores pagos Facturas liquidadas Para visualizar as facturas liquidadas, seleccione o Estado “Processado” e o período que deseja visualizar, de seguida clique em “Procurar”. Download Se quiser fazer o download da lista de facturas liquidadas, basta clicar no botão de “Download”. De imediato terá a o seu download num ficheiro CSV. Detalhes do pagamento Para visualizar o detalhe de pagamento para uma factura, basta clicar no campo “Valor Pago” dessa factura.
visualizar documentos em aberto Documentos em aberto Pode ordenar as suas facturas por ordem crescente ou decrescente, de acordo com: • • Referência Data de referência Número de documento Valor Clique no cabeçalho da coluna desejada, uma vez para ordenar por ordem crescente e duas vezes para colocar por ordem decrescente. Visualizar detalhes Para visualizar todos os documentos em aberto, numa lista consolidada, clique em “Visualizar detalhe”. Download Para fazer o download da lista de documentos em aberto, basta clicar no botão “Visualizar detalhe”. Terá depois a opção para fazer o download em Excel ou CSV. A opção de impressão, também está disponível.
visualizar saldos e extractos Saldos Seleccione o ano referente ao qual deseja visualizar, o saldo. Visualizar detalhe Para visualizar os documentos que fazem parte desse saldo, clique na coluna de Débito, Crédito ou Saldo. Visualizar/ Esconder Valor de Facturação Para visualizar numa coluna adicional, o valor da sua facturação, para cada mês, selecccione “Visualizar facturação” no menu.
reclamar uma factura e seguir o seu processo de resolução Seleccione a factura Seleccione “Valores em Aberto”no menu. Clique no ícone “Acção” na factura que deseja registar uma reclamação.
reclamar uma factura e seguir o seu processo de resolução Detalhes da reclamação Seleccione a ”Razão” (motivo) da sua reclamação, a partir das opção que lhe vão aparecer na lista suspensa. Insira os seus comentários adicionais na caixa de texto “Comentários”, devendo sempre colocar o número da carta de porte quer reclamar. A seguir clique em “Enviar”.
reclamar uma factura e seguir o seu processo de resolução Confirmação da sua reclamação Receberá a confirmação de que a sua reclamação foi registada. Para acompanhar o processo de resolução da mesma, clique em “Reclamações” no menu.
reclamar uma factura e seguir o seu processo de resolução Reclamações Para visualizar todas as reclamações registadas, seleccione o Estado “Todas” e o período que deseja visualizar, depois clique em “Procurar”. Para visualizar apenas as reclamações que estão em aberto, escolha o Estado “Aberto” e o período que deseja visualizar. Visualizar detalhe Para visulaizar os detalhes de uma reclamação, ou enviar uma mensagem à TNT relacionada com uma reclamação, clique na reclamação.
adicionar outras contas Registar novas contas Para adicionar mais contas ao seu User ID no Online Billing, seleccione “Manutenção de Contas” no menu. Seleccione ‘Registar mais Contas’. Apagar conta Pode igualmente apagar uma conta , do seu User ID no Online Billing. Basta seleccionar a conta que deseja apagar e clique em “Apagar Conta” Para voltar à página inicial clique em “Cancelar”.
adicionar outras contas Detalhes de Conta Por favor confirme que tem em seu poder, uma factura com menos de 3 meses. De seguida preencha os detalhes da sua conta, o número da factura e o seu valor total. Por fim clique em “Adicionar Conta”.
alterar a password Alterar a password Para altera a sua password, seleccione ‘Manutenção da Password’ na página do Online Billing. De seguida seleccione ‘Alterar Password’.
alterar a password Alterar a password Insira a sua Password actual, e de seguida a nova Password duas vezes. Clique no botão “Guardar”.
cancelar O seu registo no Online Billing Cancelar Registo Para cancelar o seu registo no Online Billing, seleccione ‘Manutenção de Password “na página do Online Billing. De seguida seleccione ‘Cancelar Registo’, e confirme o cancelamento.
especificações Existem alguns requisitos que vai precisar para trabalhar com o Online Billing da TNT Exigido: Web browsers Última versão do Microsoft Internet Explorer 7 ou superior ao Firefox 3. Para visualizar as facturas em formato PDF Adobe Acrobat v 9. 0 e Adobe Reader v 8. 0 Para fazer o download dos ficheiros das facturas Microsoft Excel 97 ou superior Requisitos minimos: Windows 95, NT 4, 98, Me, 2000 ou XP Professional Processodor – 500 MHz RAM – 64 Mbytes Resolução de ecrã 800 x 600 e 16 -bit para as cores
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