Einfhrung von SAP Extended ECM bei Emch 11

Einführung von SAP Extended ECM bei Emch 11. Juni 2013

Agenda Einführung von SAP Extended ECM bei Emch 1. Kurzvorstellungen Unternehmen a) itelligence AG b) Emch Aufzüge AG 2 19. 01. 2022 2. Die Probleme und Herausforderungen 3. Die Ursachen 4. Die möglichen Folgen 5. Die Lösung 6. Die Implementierung © itelligence AG

itelligence – international führender IT-Komplett- dienstleister im SAP-Umfeld 3 § Historie 1989 2007 § Mitarbeiter Über 2. 800 Mitarbeiter weltweit § Kunden Mehr als 5. 000 Kunden aus unterschiedlichen Branchen § Umsatz 2012: 407, 1 Mio. Euro § Standorte In 21 Ländern in 5 Regionen § Outsouring 10 Rechenzentren weltweit mehr als 350 Kunden, mehr als 1’ 800 SAP Installationen mit über 80. 000 SAP Usern § SAP Partner itelligence hat als einziger SAP-Partner fünf globale SAP Partner Status 12. Juni 2013 Gründung als S&P Consult in Bielefeld Kooperation mit NTT DATA/NTT Communications (vorläufiges Ergebnis, Stand 22. 01. 2013) SAP Forum Baden 2013 / SAP ERP on HANA / itelligence AG

itelligence AG Schweiz - wir sind in Ihrer Nähe § Historie Seit 1997 in der Schweiz § Mitarbeiter Über 115 Mitarbeiter § Kunden Mehr als 120 aktive Kunden pro Jahr § Umsatz 2012: 35 Mio. CHF § Standorte Regensdorf und Bern § Outsouring Duales Rechenzentrum § Zertifizierungen ISO 9001: 2008 zertifiziert ISO/IEC 20000 -1 zertifiziert § SAP Partner SAP Gold Partner SAP Partner in verschiedenen Bereichen SAP Business All-in-One Channel Award 2009, 2011 SAP Hosting Partner Award 2010 § Open. Text Partner 4 12. Juni 2013 SAP Forum Baden 2013 / SAP ERP on HANA / itelligence AG Regensdorf, ZH Bern, BE

Emch Aufzüge AG – Mehr als ein Lift § Gegründet 1880, in der 4. Generation im Familienbesitz § Breite Produktepalette: EMCHDesign Personenlifte und Warenlifte, die höchste gestalterische Anforderungen erfüllen EMCHMaster Personen-, Betten-, Waren-, Versenkwaren- und Autolifte nach Mass mit individueller Ausstattung EMCHBasic Personenlifte im Standardsegment EMCHMicro Kleinwarenlifte EMCHProgress Modernisierung und Umbau bestehender Anlagen § 180 Mitarbeitende § Standort Bern 5 19. 01. 2022 © itelligence AG

Emch Aufzüge AG – Mehr als ein Lift Zitat von Christian Wirz (Projektleiter) „Die x. ECM Lösung von Open. Text ermöglicht uns die digitale und ortsunabhängige Verfolgung der Dokumente entlang unserer Prozesse. “ 6 19. 01. 2022 © itelligence AG

Probleme im Umgang mit Dokumenten Verkauf Keine Integration des Verkaufs während der Projektphase Nachtragsofferten werden auch durch PL erstellt. Projektleitung Keine gemeinsame Datenbasis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit Verkauf – Projektleitung – Service Unklare Übergabe von Dokumenten aus dem Projekt zum Service/Betrieb. Fertigung/Montage Unvollständige Anlagendokumentationen. Unklarheit über gültige oder freigegebene Versionen. 7 19. 01. 2022 © itelligence AG

Probleme im Umgang mit Dokumenten Konstruktion Viel Zeitverlust bei der Suche nach den richtigen Dokumenten. Unklarheit über gültige oder freigegebene Versionen. Informatik Ständig wachsende Datenmenge führt zu höheren Kosten bei Storage und Backup Infrastruktur. Compliance Unkontrollierte Filesysteme mit wenig Regelungen. Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften kann nicht gewährleistet werden. Die vorhandenen Mittel bieten kaum Möglichkeiten, die Fachbereiche bei diesen Themen zu unterstützen. 8 19. 01. 2022 © itelligence AG

Die Ursachen Unterstützung für Mitarbeiter Die Systeme unterstützen die Mitarbeiter nicht genügend. Regelungen im Filesystem können kaum durchgesetzt werden. Kollaboration Häufig ist ein kollaboratives Arbeiten kaum möglich, wegen zu restriktiven Berechtigungen im Filesystem Erlaubt keine Kontrolle der Datenbestände. Die vorhandenen Suchmöglichkeiten sind nur rudimentär. Aktualität Dokumente werden beliebig oft kopiert und als Mailanhang auch innerhalb der Firma verschickt. 9 19. 01. 2022 © itelligence AG

Die möglichen Folgen Mitarbeiter Gefahr von Kontrollverlust über die Dokumentation der Anlagen. Wachsende Zeitverluste beim Suchen. Compliance Die Geschäftstätigkeit der Firma kann nicht lückenlos dokumentiert werden. Fragen können nicht beantwortet werden. Knowledge Management Wissensverluste durch Fluktuation/Pensionierungen. Information in Köpfen statt in der Unternehmung. Attraktivität Zunehmender Attraktivitätsverlust der Unternehmung bei jüngeren Arbeitnehmern durch veraltete Arbeitsmittel. 10 19. 01. 2022 © itelligence AG

Die Lösung - SAP Extended ECM by Open. Text SAP- GUI Outlook SAP Exchange Windows Explorer & Office Lift. Designer u. a. Filesystem Branchenlösungen Web-GUI Scanning und OCR Enterprise Library Services Records. Management 11 19. 01. 2022 © itelligence AG Volltextsuche Collaboration Dokument Workflow Rendition

Ausgangslage 12 19. 01. 2022 © itelligence AG

Benutzerschnittstelle Direktzugang aufs x. ECM System über das Web-GUI üGanzheitliche Sicht aufs Enterprise Repository Volltext-Suche üVolltextsuche üInhaltsfilter Ablagestruktur 13 19. 01. 2022 © itelligence AG

Benutzerschnittstelle Nahtlose Integration in SAP GUI üProzessspezifische Sicht auf den Content üVolltextsuche üCollaboration. Utilities 14 19. 01. 2022 © itelligence AG Volltext-Suche Ablagestruktur für Vorgangsdokumente

Benutzerschnittstelle Nahtlose Integration in Windows Explorer Volltext-Suche üDrag & Drop üVolltextsuche üOffline Funktionalität Ablagestruktur 15 19. 01. 2022 © itelligence AG

Benutzerschnittstelle Nahtlose Integration in Microsoft Outlook Quick-Steps üDrag & Drop üVolltextsuche üOffline Funktionalität Ablagestruktur 16 19. 01. 2022 © itelligence AG Volltext-Suche

Benutzerschnittstelle Nahtlose Integration in Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint, Vision und Project üNavigationsmöglichkeit Volltext-Suche üVolltextsuche üKategorisierung Ablagestruktur 17 19. 01. 2022 © itelligence AG

Benutzerschnittstelle Integration in Umsysteme üCloud Systeme § Webinterface üCAD- und andere Fach-Applikationen § Bedingung: Single File § Kein Ersatz für CAD-Manager! § Teilweise über Citrix § Web. DAV 18 19. 01. 2022 © itelligence AG

Benutzerschnittstelle Web. DAV Schnittstelle direkt in Windows gemounted üNavigationsmöglichkeit üNutzbar für alle Applikationen Ablagestruktur Individuell können Kategorien beim Input über die Web. DAV Schnittstelle nur in einem zweistufigen Verfahren abgefüllt werden! 19 19. 01. 2022 © itelligence AG

Capture Enterprise Scan üOCR, Optical Character Recognition üICC, Validierung mit Open. Text Invoice Capture Center üVIM, Kreditoren-WF mit Open. Text Vendor Invoice Management 20 19. 01. 2022 © itelligence AG

Records Management Kein Rollout von komplexen Records Management Definitionen Das System von veralteten, irrelevanten Informationen befreien § Klassifizierung über die definierte Ordnerstruktur § Unterscheidung zwischen zwei Record-Status: § AKTIV § Dieser Record wird aktiv verwendet. § INAKTIV § Dieser Record wird nicht mehr bearbeitet. § Eine Klassifizierung pro Dokumenttyp = Flexibilität 21 19. 01. 2022 © itelligence AG

Implementierung Schrittweise Implementierung unter Einbezug aller Stakeholder 1. Kernprozess 2. gezielte Weiterentwicklung § Subprozesse § Mobility Access für Servicetechniker Open. Text Everywhere § Image. Links Optimierte Bildanzeige und Downsizing Zeit für Erfahrungssammlung 22 19. 01. 2022 © itelligence AG

Kernprozess § Abbildung Kernprozess und Transformation in x. ECM für technisch Neugierige 23 19. 01. 2022 © itelligence AG

Implementierung Projektmarketing Vermarktung Zieldefinition Analyse Prozessschulung und weniger Produktschulung § Produkt ist intuitiv. Technische Benutzerschulung in zwei Stunden durchführbar. 24 19. 01. 2022 © itelligence AG

Angestrebte Erfolge Reduzierte Verwaltungskosten dank zentraler Datenhaltung Kürzere Durchlaufzeiten, da Informationen gefunden werden Ganzheitliche und ortsunabhängige Sicht auf die Dokumente Minimierung der Compliance-Risiken 25 19. 01. 2022 © itelligence AG

Fazit Haben Sie die Informationen zur rechten Zeit am rechten Ort 26 19. 01.

Nehmen auch Sie die Herausforderung ECM an! Kontaktieren Sie uns: alain. wasserfallen@itelligence. ch urs. ender@itelligence. ch Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. www. itelligence. ch 27 19. 01. 2022 © itelligence AG