Einfhrung der elektronischen Zeiterfassung Bay Zeit zum 01

Einführung der elektronischen Zeiterfassung „Bay. Zeit“ zum 01. 11. 2013 Personalversammlung 17. Oktober 2013 Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 1

Buchungsmedium für die Zeiterfassung • als zukünftiges Buchungsmedium dient unsere Service. Card: Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 2

Buchungsmedium für die Zeiterfassung • Vor Einführung ist es zwingend notwendig die Service. Card noch einmal zu validieren. • Validierungsstationen finden Sie: Kapuzinerstraße 25, Treppenhaus Erdgeschoss Markusstraße 8 a, Gebäude 2, Erdgeschoss Eingangsbereich Rechenzentrum An der Weberei 5, vor dem Eingangsbereich Bibliothek Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 3

Buchungsmedium für die Zeiterfassung • durch die Validierung wird auf dem Chip ein Parameter verändert Die Ergänzung, um eine sogenannte Zeiterfassungsnummer. • Wir überprüfen vor Einführung, ob jeder Zeiterfassungspflichtige mit einer Service. Card ausgestattet ist! Weitere Infos zur Service. Card: www. uni-bamberg. de/servicecard Bei Fragen: servicecard@uni-bamberg. de Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 4

Der Webauftritt für Informationen zu Bay. Zeit • Den Webauftritt für die Einführung von Bay. Zeit finden Sie unter: www. uni-bamberg. de/zuv/zeiterfassung FAQs, Bedienungsanleitungen, Handlungsanweisungen und Schulungsvideos Für Anregungen, um die Webseite weiter zu vervollständigen sind wir sehr dankbar!! Weiterhin bieten wir gerne an, Ihnen das System Bay. Zeit vor Ort in kleinen Gruppen zu demonstrieren oder in Einzelfällen per Fernwartung weiterzuhelfen. Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 5

Das Zeiterfassungsterminal Derzeitige Standorte: virtuelle Terminals • • • • Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit Kapuzinerstraße 25 Universitätsbibliothek Kapuzinerstraße 16 Kapuzinerstraße 20 An der Weberei 5 Feldkirchenstraße 21 Markusplatz 3 Rechenzentrum Luitpoldstraße 5 Am Kranen 10 -12 An der Universität 5 Am Heumarkt 2 Am Kranen 1 -3 An der Universität 2 S. 6

Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit • Für die gewöhnliche Kommen- und Gehenbuchung muss keine Taste am Terminal betätigt werden Bei Buchung ertönt ein akustisches Signal • Falls sich das Terminal im Offline-Betrieb befindet, muss für Kommen u. Gehen die jeweilige Taste gedrückt werden • für besondere Kommen- oder Gehenbuchungen (z. B. Dienstgang) muss vor der Buchung eine bestimmte Funktionstaste gedrückt werden S. 7

Die Selbstauskunft von Bay. Zeit • Die Selbstauskunft finden Sie unter http: //zeiterfassung. zuv. uni-bamberg. de • • • mögliche Browser sind der Mozilla Firefox oder Internet Explorer (32 bit) ist derzeit zu empfehlen beim erstmaligen Starten der Selbstauskunft ist es zwingend notwendig das Browser-Plugin für den gerade verwendeten Browser zu installieren Wichtig: Danach einmal den Browser neustarten! Anleitung dazu finden Sie auf unseren Webseiten! Der Zugriff funktioniert nur aus dem Netz der Uni Bamberg bzw. mit Hilfe einer VPN-Verbindung Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 8

• nach erfolgreicher Installation können Sie sich nun über http: //zeiterfassung. zuv. uni-bamberg. de und einem Klick auf „Anmeldung an Bay. Zeit“ anmelden. Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 9

• es erscheint die Anmeldemaske: Zu beachten: • die Authentifizierung von Bay. Zeit ist an das Rechenzentrum der Uni Bamberg gebunden Anmeldedaten sind Benutzername und Passwort der persönlichen E-Mail Die Anmeldedaten müssen wie folgt eingegeben werden: Domäne: @uni-bamberg. de Benutzername: z. B. bazv 1413 Kennwort: Passwort der persönlichen Email • In der Anmeldemaske wird die Domäne und der zuletzt angemeldeten Benutzer abgespeichert! • Das Passwort kann nicht gespeichert werden! Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 10

Das virtuelle Terminal • das virtuelle Terminal sowie auch die Selbstauskunft finden Sie hier: http: //zeiterfassung. zuv. uni-bamberg. de • das virtuelle Terminal stellt sechs verschiedene Zeitbuchungen zur Verfügung: • Durch ein Klick auf die jeweilige Zeitart, wird die jeweilige Buchung vorgenommen. • Die Karenzzeit für das Hochfahren des PCs am Morgen und dem Herunterfahren am Abend beträgt jeweils 5 Minuten. Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 11

Die Antragsübersicht • • Die Antragsübersicht ist das Hauptmenü von Bay. Zeit. Person die gerade an Bay. Zeit angemeldet ist. Wie ist derzeitig Buchungsstatus dieser Person ? Direkt nach Anmeldung am System bekommen Sie diese am Bildschirm angezeigt: Sechs weitere Untermenüs, die jeder Mitarbeiter angezeigt bekommt! Je nach Antragsstatus farblich gekennzeichnet und mit einem Genehmigungsvermerk versehen! Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit Eigene Anträge, die innerhalb der letzten 30 Tage gestellt wurden! S. 13

Das Monatsjournal Auswahldialog: • Funktion 2 Möglichkeiten: • 2 für anzeigen und • 1 für drucken • Zeitraum, der angezeigt/gedruckt werden soll auswählen mit dem grünen Haken bestätigen Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 14

Das Monatsjournal Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 15

Die Antragsübersicht Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 16

Der Urlaubsbogen Auswahldialog: • Funktion 2 Möglichkeiten: • 2 für anzeigen und • 1 für drucken • Das gewünschte Jahr auswählen (bis 2 Jahre rückwirkend möglich) mit dem grünen Haken bestätigen Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 17

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Die Antragsübersicht Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 19

Die Buchungskorrektur • • Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit drei Monate werden auf dem Bildschirm angezeigt mit den Pfeiltasten kann man vor und zurück blättern Buchungskorrekturen können 60 Tage rückwirkend durchgeführt werden (dunkelblaue Schrift) für den heutigen Tag und die Zukunft sind keine Buchungskorrekturen möglich (dunkelrote Schrift) S. 20

Die Buchungskorrektur Mögliche Buchungsarten: Für den Mitarbeiter relevante Buchungsarten: KO Kommen Folgende. GEBuchungskorrekturen dürfen nur durch die Sachbearbeitung Zeiterfassung Gehen durchgeführt werden: DGKO Dienstgang Kommen DRGE Dienstreise Gehen Dienstgang Gehen DRMO DGGE Dienstreise Morgen DRKO Dienstreise Kommen DG Dienstgeschäft Verwenden Sie hierfür den Buchungskorrekturbeleg! Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 21

Die Antragsübersicht Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 22

Anträge Tage • Unter Anträge Tage können Sie folgende Zeitarten beantragen: Bitte beachten: Die Zeitarten D 1 – D 8 sowie DB werden nicht über den Workflow von Bay. Zeit beantragt. Sie erfordern gegebenenfalls eine schriftliche Bescheinigung, die der Sachbearbeitung Zeiterfassung mit einem Korrekturbeleg vorgelegt werden müssen!!! Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 23

Beispiel: Urlaubsantrag über Anträge Tage Nun den gewünschten Tag bzw. die gewünschten Tage auswählen z. B. 14. 10. 2013 Zunächst die gewünschte Zeitart z. B. UR Erholungsurlaub auswählen ( rot markiert) • • Hier evtl. eine Begründung eingeben und danach den Mitzeichner auswählen mit Klick auf den grünen Haken wird der Antrag verschickt. Der Mitzeichner (Vertretung) wählt danach den Genehmiger (Vorgesetzte/r) aus. Der Mitzeichner kann auch gleichzeitig Genehmiger sein. Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 24

Die Antragsübersicht Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 25

Anträge Stunden • Unter Anträge Tage können Sie folgende Zeitarten beantragen: Die „Anträge Stunden“ werden genauso gehandhabt wie die „Anträge Tage“: • zunächst die Zeitart auswählen • danach den/die gewünschten Tage wählen • zuletzt den Genehmiger bestimmen und den Antrag mit bestätigen des grünen Hakens verschicken Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 26

Die Antragsübersicht Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 27

Mitzeich. /Gen. In dieser Spalte sehen Sie sämtliche Anträge von Mitarbeitern bzw. Kollegen, die an Sie als Rolle „Mitzeichner“ bzw. „Genehmiger“ geschickt wurden. In diesem Beispiel hat Frau Körber einen Urlaubsantrag für den 18. 09. 2013 an Melchior Otto IV zum Mitzeichnen geschickt. Die Information, dass ein neuer Antrag für Sie zum Mitzeichnen/Genehmigen vorliegt, erhalten Sie per E-Mail an Ihre persönliche E-Mail-Adresse!!!! Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 28

Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf den Antrag erhalten Sie ein Untermenü mit verschiedenen Optionen: Tage links markieren: Im Kalender werden die betroffenen Tage rot gefärbt. Antrag bearbeiten: Der Antrag kann mitgezeichnet oder abgelehnt werden. Antrag Info: Detaillierte Informationen zu diesem Antrag Kommentar einfügen/ändern: Falls gewünscht kann man einen Kommentar zum Antrag hinzufügen. Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 29

Änderung der Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit Neuregelung folgender Themen: • Rahmenzeit • Ampelregelung bei Überschreitungen des Arbeitszeitkontos Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 30

Rahmenzeit Die bisherige Rahmenzeit von 07. 00 Uhr bis 18. 00 Uhr wird erweitert auf 06. 45 Uhr bis 19. 00 Uhr. Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 31

Ampelregelung Zum 30. 06. , 30. 09. bzw. 31. 12. wird das Zeitguthaben aller Beschäftigten ermittelt. Es gibt künftig 3 Phasen (sog. Ampelregelung): GRÜNPHASE: Überschreitung bis +100 Stunden und Unterschreitung bis – 40 Stunden: Eigenverantwortliche Disposition der Arbeitszeit durch die Beschäftigten. GELBPHASE: Überschreitung über +100 Stunden und Unterschreitung über – 40 Stunden zum 30. 06. oder 30. 09. : Die Vorgesetzten und die Beschäftigten sprechen individuell geeignete Maßnahmen ab, mit dem Ziel, das Zeitguthaben innerhalb des nächsten Quartals wieder in die Grünphase zurückzuführen. Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 32

ROTPHASE: Überschreitung ab + 100 Stunden und Unterschreitung über – 40 Stunden zum 31. 12. : • Gespräch zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten Ziel: Rückführung des Zeitguthabens innerhalb eines Jahres in die Grünphase • Erstellung eines schriftlichen Rückführungsplan an die Personalabteilung • Verantwortung für die Einhaltung trägt die bzw. der Vorgesetzte. • Bei erneuter Überschreitung nach Ablauf eines Jahres erfolgt endgültige Kappung. Sonderregelung für die zum Einführungszeitpunkt vorhandenen Überschreitungen. Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 33

Ansprechpartner: Sachbearbeitung Zeiterfassung Marion Leis Nicole Zugelder E-Mail: zeiterfassung. zuv@uni-bamberg. de Bei technischen Problemen Thomas Behr Franziska Körber E-Mail: informationssysteme. zuv@uni-bamberg. de Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 34

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe Bay. Zeit S. 35