Einfache Dokumentenverwaltung Dr Jochen Winkler http www jwconsulting

Einfache Dokumentenverwaltung Dr. Jochen Winkler http: //www. jwconsulting. de Marl, den 23. 01. 2003 jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 1

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 2

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. : e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 3

Dokumente q Geschäftsdokumente (Anforderungen, Bestellungen, Lieferavis, . . . ) q Spezifikationen, Ausschreibungen, Pflichtenhefte, . . . q Produktdaten (Produktbeschreibungen, Gebrauchsanweisungen, Bedienungshinweise, Packungsbeilagen, Anwendungsdokumentationen, . . . ) q Arbeitsergebnisse (Forschungsberichte, Analyseergebnisse, Konzepte, Spektren, CAD-Zeichnungen, Konfigurationen, Bilder, . . . ) jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 4

Dokumentenformate q Browserlesbare Formate (z. B. mit plug-ins) n html n pdf n doc, xls, ppt n sxw, sxc, sxi n jpg, gif, tiff, bmp n xml, xsl n java n mpeg n wmp n CAD…, z. B. chemische Formeln jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 5

Dokumentenverknüpfung q Geschäftsdokument, z. B. Untersuchungsbericht ist beispielsweise verknüpft mit n Textdokumenten (darunter z. B. Methodenbeschreibung) n Bildern n Spektren n Tabellen n Faktura q Dokument, z. B. Methodenbeschreibung ist beispielsweise verknüpft mit n Geschäftsdokumenten n Spektren… D. h. es gilt eine n : m Beziehung. jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 6

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Dokumentenhierarchie, Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. : e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 7

Dokumentenhierarchie und Schlagwörter q Dokumente können entsprechend eines Thesaurus in einen Hierarchiebaum eingeordnet werden, z. B. m Entwicklungsberichte n Anstriche l wetterfeste Anstriche q Außerdem oder stattdessen können Dokumente mit Schlagwörtern versehen werden, z. B. n n n bleihaltig wasserlöslich …. . q Zusätzlich können Hierarchieknoten und Dokumente klassifiziert und attributiert werden. q Dokumente können miteinander verknüpft werden. jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 8

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. : e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 9

Aufbau eines einfachen Dokumentenservers q Betriebssystem Windows oder Linux q Einrichtung eines hierarchischen Fileverzeichnisses, z. B. periodisch geordnet. q Wahl geeigneter Datei – Idente, z. B. eineindeutige Nummern und zusätzlich aussagefähiger (ASCII) Beschreibungen. Dabei können die betriebssystemabhängigen Dateilängen ausgeschöpft werden. q Verfügbarkeit des Dokumentenservers im LAN für R/3, Webserver und Dokumentenquellen, z. B. Laborgeräte. q Die Verknüpfung der Dokumente zu den Geschäftsprozessen (Wiederauffindbarkeit) erfolgt ausschließlich im R/3 und wird auf den Webserver gespiegelt. jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 10

Langzeitspeicherung q Bei Generationwechsel des Betriebssystems ist der Dokumentenserver upzudaten. q Dabei sollte nach längerer Zeit auch eine Umspeicherung der Dokumente auf eine neue Hardware vorgenommen werden. q In größeren Abständen sind die Formate der Dokumente zu prüfen und gegebenenfalls auch upzudaten. jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 11

Ausfallkonzept q Heiße Redundanz durch 2. Server (z. B. Raid-System) q Kalte Redundanz durch n n jw CD oder DVD Kopien 2. Festplatte Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 12

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. : e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 13

Systematisierung in Baumstruktur jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 14

Administration in Excel jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 15

Administration in Excel q Pflege des Menübaumes in Excel q Aus Excel heraus erfolgt: n Aktualisierung der Datenbank n Aktualisierung der Benutzeroberfläche jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 16

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. : e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 17

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Integration von Web, R/3 und Dokumentenserver Webbrowser FTP SAP jw Dr. J. Winkler Dokumentenserver http: //jwconsulting. de FTP 23. 01. 2003 Seite 21

Zuordnung Dokumente q Dokumente können folgenden Objekten zugeordnet werden: m Auftragskopf m Probe m Stammdaten (Dienstleistungen) jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 22

Zugriff über Webbrowser und SAPGUI q Zugriff vom SAP lesend und schreibend q Zugriff vom Webserver über Browser lesend und schreibend jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 23

Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 24

Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 25

Zugriff vom Webserver – Dokumente ansehen jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 26

Speicherung beliebiger Dokumente q Alle Arten von Dokumenten sind verwendbar q Browser lesbare Formate empfohlen m Bilder (jpg, gif, bmp) m Acrobat (pdf) m Word (doc) m Excel (xls) m usw. jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 27

Zugriff vom SAP R/3 – Anzeige der Dokumente aus Web jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 28

Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 29

Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 30

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. : e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 31

Warum sollten Sie jw. Consulting in Ihre Projekte einbeziehen ? jw. Consulting hat Erfahrungen und praxiserprobte Lösungen bei q dem Aufbau einfacher Dokumentenserver q der Verwaltung von Dokumenten mittels R/3 und Webservern q der betriebswirtschaftlich richtigen Verknüpfung von Dokumenten mit Geschäftsprozessen q der Kopplung von R/3 Systemen mit Webservern und der dafür notwendigen Stammdatensynchronisation q der Nutzung von Webbrowsern ohne Lernaufwand jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 32

Was wäre Ihr Vorteil bei der Einbeziehung von jw. Consulting? Ihr Vorteil wäre q eine professionelle Beratung und Projektarbeit in der Chemie, Pharmazie und Medizin, q web- und/oder R/3 basierte Speziallösungen entsprechend Ihrer Anforderungen, q eine garantierte Termineinhaltung und q ein vorher vereinbartes Kostenbudget. jw Dr. J. Winkler http: //jwconsulting. de 23. 01. 2003 Seite 33

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