Einfache Dokumentenverwaltung Dipl Ing Thomas Mickley jw Consulting

Einfache Dokumentenverwaltung Dipl. Ing. Thomas Mickley jw. Consulting Gmb. H http: //www. jwconsulting. de Hanau, den 04. 02. 2003 jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 1

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. : e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 2

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. : e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 3

Dokumente q Geschäftsdokumente (Anforderungen, Bestellungen, Lieferavis, . . . ) q Spezifikationen, Ausschreibungen, Pflichtenhefte, . . . q Produktdaten (Produktbeschreibungen, Gebrauchsanweisungen, Bedienungshinweise, Packungsbeilagen, Anwendungsdokumentationen, . . . ) q Arbeitsergebnisse (Forschungsberichte, Analyseergebnisse, Konzepte, Spektren, CAD-Zeichnungen, Konfigurationen, Bilder, . . . ) jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 4

Dokumentenformate q Browserlesbare Formate (z. B. mit plug-ins) n html n pdf n doc, xls, ppt n sxw, sxc, sxi n jpg, gif, tiff, bmp n xml, xsl n java n mpeg n wmp n CAD…, z. B. chemische Formeln jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 5

Dokumentenverknüpfung q Geschäftsdokument, z. B. Untersuchungsbericht ist beispielsweise verknüpft mit n Textdokumenten (darunter z. B. Methodenbeschreibung) n Bildern n Spektren n Tabellen n Faktura q Dokument, z. B. Methodenbeschreibung ist beispielsweise verknüpft mit n Geschäftsdokumenten n Spektren… D. h. es gilt eine n : m Beziehung. jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 6

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. : e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 7

Dokumentenhierarchie und Schlagwörter q Dokumente können entsprechend eines Thesaurus in einen Hierarchiebaum eingeordnet werden, z. B. m Entwicklungsberichte n Anstriche l l n Wetterfeste Anstriche Innenanstriche Spezielle Beschichtungen l l Kunststoffbeschichtungen … q Außerdem oder stattdessen können Dokumente mit Schlagwörtern versehen werden, z. B. n n jw bleihaltig wasserlöslich UV-beständig … Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 8

Dokumentenklassifizierung q Zusätzlich können Hierarchieknoten und Dokumente klassifiziert und mit Attributen versehen werden. q Dokumente können miteinander verknüpft werden z. B. n n jw AGB Verfahrensanweisungen Richtlinien … Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 9

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. : e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 10

Aufbau eines einfachen Dokumentenservers q Betriebssystem Windows oder Linux q Einrichtung eines hierarchischen Fileverzeichnisses, z. B. periodisch geordnet. q Wahl geeigneter Datei – Idente, z. B. eineindeutige Nummern und zusätzlich aussagefähiger (ASCII) Beschreibungen. Dabei können die betriebssystemabhängigen Dateilängen ausgeschöpft werden. q Verfügbarkeit des Dokumentenservers im LAN für R/3, Webserver und Dokumentenquellen, z. B. Laborgeräte. q Die Verknüpfung der Dokumente zu den Geschäftsprozessen erfolgt im R/3 oder auf dem Webserver. Zur Wiederauffindbarkeit werden die Informationen auf beiden Systemen synchron gehalten. jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 11

Langzeitspeicherung q Bei Generationswechsel des Betriebssystems ist der Dokumentenserver upzudaten. q Dabei sollte nach längerer Zeit auch eine Umspeicherung der Dokumente auf eine neue Hardware vorgenommen werden. q In größeren Abständen sind die Formate der Dokumente zu prüfen und gegebenenfalls auch upzudaten. jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 12

Ausfallkonzept q Heiße Redundanz z. B. durch: m 2. Server m Raid-System q Kalte Redundanz z. B. durch: m CD oder DVD Kopien m 2. Festplatte jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 13

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. : e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 14

Dokumentenverwaltung am Beispiel Ineos q Systematisierung in Baumstruktur q Darstellung und Erreichbarkeit der Dokumente über das Intranet mittels Browser q Einfache Pflege jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 15

Browser jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 16

Dokumentenverwaltung am Beispiel Ineos q Einfache Administration in Excel q Hierarchie ist frei definierbar q Dokumente können zentral oder dezentral gespeichert werden jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 17

Administration in Excel jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 18

Administration in Excel q Pflege des Menübaumes in Excel q Aus Excel heraus erfolgt: n Aktualisierung der Datenbank n Aktualisierung der Benutzeroberfläche jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 19

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, SAP R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. : e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 20

Integration von Web, R/3 und Dokumentenserver Webbrowser SAPGUI SAP FTP Dokumenten Server FTP Web Server Webbrowser SAPGUI jw Webbrowser Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 21

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Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 23

Zugriff vom Webserver – Dokumente ansehen jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 24

Zugriff vom SAP R/3 – Anzeige der Dokumente aus Web jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 25

Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 26

Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 27

Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 28

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Zuordnung Dokumente q Dokumente können folgenden Objekten zugeordnet werden: m Auftragskopf m Probe m Stammdaten (Dienstleistungen) jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 31

Zugriff über Webbrowser und SAPGUI q Zugriff vom SAP m Lesend m Schreibend q Zugriff vom Webserver über Browser m Lesend m Schreibend q Zugriffe werden über Berechtigungen gesteuert jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 32

Speicherung beliebiger Dokumente q Alle Arten von Dokumenten sind verwendbar q Browser lesbare Formate empfohlen m Bilder (jpg, gif, bmp) m Acrobat (pdf) m Word (doc) m Excel (xls) m usw. jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 33

Inhalt q Dokumente und Objektverknüpfung q Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter q Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept q Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp. : Ineos) q Integration von Web-, R/3 - und Dokumentenserver (Bsp. : e. Lab) q Vorteile für das Unternehmen jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 34

Warum sollten Sie jw. Consulting in Ihre Projekte einbeziehen ? jw. Consulting hat Erfahrungen und praxiserprobte Lösungen bei q dem Aufbau einfacher Dokumentenserver q der Verwaltung von Dokumenten mittels SAP R/3 und Webservern q der betriebswirtschaftlich richtigen Verknüpfung von Dokumenten mit Geschäftsprozessen q der Kopplung von SAP R/3 Systemen mit Webservern und der dafür notwendigen Stammdatensynchronisation q der Nutzung von Webbrowsern ohne Lernaufwand jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 35

Was wäre Ihr Vorteil bei der Einbeziehung von jw. Consulting? Ihr Vorteil wäre q eine professionelle Beratung und Projektarbeit in der Chemie, Pharmazie und Medizin, q web- und/oder SAP R/3 basierte Speziallösungen entsprechend Ihren Anforderungen, q eine garantierte Termineinhaltung und q ein vorher vereinbartes Kostenbudget. jw Dipl. Ing. Thomas Mickley http: //jwconsulting. de 04. 02. 2003 Seite 36

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