Ein tydeleg medspelar Merkantil samling i lesund 22

-Ein tydeleg medspelar Merkantil samling i Ålesund 22. 03. 2017 Regnskap og økonomi v/Venke Solem og Siv T. Hansen

EHF faktura • Ehf faktura hva er det? • Ehf står for elektronisk handelsformat og er et standard format på faktura. • Vi både mottar og sender ut ehf faktura • Ehf faktura sendes elektronisk til mottakers organisasjonsnummer som igjen må være registrert i ELMA registeret.

• Les mer om ELMA, ehf og elektronisk forsendelse av faktura her: • https: //www. anskaffelser. no/verktoykassesystemleverandorer/ehf-infrastrukturkontraktsoppfolging/hva-er-elma

• Alle kan lage en ehf faktura. • Be leverandør ta kontakt med banken sin hvis de ikke har tilgang til faktureringssystem • Bruk alltid vårt hoved organisasjonsnummer ved bestilling av varer/tjenester • Eneste unntak er ved registrering av bil/kjøretøy

• Faktura skal alltid stiles til: Møre og Romsdal fylkeskommune Postboks 2501 6404 Molde Faktura merkes med skole/avdeling Ansvarsnummer kan legges inn i «deres ref» feltet ved bestilling

• På økonomiseksjonen tar vi fortløpende kontakt med leverandører som stadig sender oss faktura på papir/mail. • Vi ber om at dere også gjør leverandørene oppmerksom på at vi ønsker ehf faktura ved bestilling.

• Får dere faktura på epost, send et svar tilbake om at dere ønsker ehf faktura neste gang til 944183779. • På denne måten kan vi raskt minke antall fakturaer på papir/epost. • Vi mottar nå ca. 70 % av fakturaene våre som ehf.

Merking av innbetalinger • Vi får mange innbetalinger til vår driftskonto 4212 07 70300 • Send oss en melding dersom dere venter penger helst med kontostreng for inntektsføring • Fint om dere ber avsender merke innbetalingen godt.

Refusjon av utlegg

• NB! Det er den ansatte som har hatt utlegget som skal signere på skjema. • Kvitteringer skal følge med bilaget • Fullt navn, adresse og bankkontonummer skal være påført skjema. • Pass på at alle opplysninger er leselig. • Ikke bruk stifter på vedlegg og bruk kun en side av arket.

• Møre og Romsdal fylkeskommune kan ikke betale ut fakturaer stilet til privatpersoner eller til andre firma • I slike tilfeller må ansatt legge ut for fakturaen og søke om refusjon • I tilfelle vi har mottatt faktura stilet til feil firma, ta kontakt med leverandør og be om ny faktura

Bruk av kredittkort • Mange skoler har kredittkort gjerne utstedt på rektor. • Kredittkortet skal kun benyttes til kjøp på nettet hvor faktura ikke er mulig eller i forbindelse med spesielle utlegg på reiser. • All bruk skal dokumenteres med kvitteringer i ettertid.

• Kortet skal ikke benyttes til kjøp av reiser eller til innkjøp av varer i Norge hvor vi heller kan motta faktura. • NB! Alle reiseregninger/utlegg som gjelder rektor skal anvises fra Utdanningsavdelinga. Ingen skal anvise utbetalinger til seg selv.

Nye regler for mva på innførsel

• Oversikten fra Tolldirektoratet viser alle innførsler av varer som er gjort på vårt organisasjonsnummer 944183779 i en måned. • Hvis det er benyttet et annet organisasjonsnummer vil ikke vi vite at det er importert varer, og kan heller ikke passe på at mva blir betalt. Dette kan føre til store straffe avgifter.

• Det er derfor fint om dere vil informere alle som kjøper inn varer at de skal benytte 944183779 ved innkjøp, enten det er fra utlandet eller i Norge. • Får dere tilsendt tolldeklarasjoner er det fint om dere straks videresender dem til oss på økonomiseksjonen.

• Dere bokfører fakturaer på innkjøp av varer fra utlandet med mva kode 110. • Vi korrigerer ut fra tollverdien slik at korrekt mva blir betalt og deretter ført til fradrag hvis vi har krav på det. • Vi kan ikke trekke fra momskomp på varer vi ikke skal bruke i vår virksomhet, f. eks. innkjøp til UB.

Nye mva koder på tjenester fra utlandet • Mva koder på kjøp av tjenester fra utlandet, såkalte fjernleverte tjenester: • 230 Tjenester fra utlandet uten fradrag • 231 Tjenester fra utlandet med fradrag • 235 Tjenester fra utlandet med momskomp. (Mest aktuell for oss)

MVA • Vær obs på gamle reiseregninger som inneholder kvitteringer med mva • Kvitteringer som er eldre enn 2 måneder før terminen vi er inne i, er for gamle og må bokføres med mva kode 110.

• Bruk gjerne litt ekstra tid til å se på fakturaen om mva er spesifisert når dere konterer. • Sjekk også alltid at dere har lagt inn riktig mva kode. • Alle arter har en standard mva kode koblet til seg. Det er ikke sikkert den er korrekt for den fakturaen du konterer.

Viderefakturering • Ved innkjøp som skal viderefaktureres helt eller delvis • Vi oppretter en balansekonto som heter «Utlegg for andre» • Ved kontering av inngående faktura benyttes denne balansekontoen på det beløpet som skal utfaktureres • Ved kontering av utgående faktura legges balansekontoen inn på art.

• Grunnen til å gjøre det på denne måten er at vi da ikke «blåser opp» regnskapet med utgifter og inntekter vi ikke skal ha. • Ved utlegg for firma/kommuner/NAV etc. må kopi av inngående faktura legges ved som dokumentasjon på mva. • Gi oss beskjed dersom det er aktuelt for dere men en balansekonto.

Oppbevaring av regnskapsdokumentasjon

• Unntakene - hovedregel 10 år. • Primærdokumentasjon - alle bilag/underbilag til det som er bokført i regnskapet, f. eks. utskrift fra kasse i kantine, dokumentasjon på utgående fakturaer o. l. • Sekundærdokumentasjon – pakksedler etc. • Dokumentasjonen må oppbevares slik at det er lett å finne og slik at det ikke blir ødelagt.

• Lager vi utgående fakturaer kan vi også godt scanne inn vedlegg på fakturaen. Revisjonen ønsker at vi gjør det på fakturaer av litt størrelse. Da har vi dokumentasjonen på plass. • Det går nok bra uten vedlegg på alle de vanlige fakturaene til elevene.

Faktura på strøm • Alle faktura på strøm går nå direkte ut til skolene • De skal være merket med profil som gjør at de blir styrt direkte ut til hver enkelt skole • F. eks. 21000 ENERGI på Gjermundnes vgs • Vær obs på målerpunkt ID som står på fakturaen, slik at dere vet at fakturaen tilhører deres skole

• I forbindelse med omleggingen av faktureringen ble det laget et regneark hvor profiler ble knyttet til målerpunkt manuelt. • Arket gikk videre til Tafjord Marked som har videreformidlet dette til alle strømleverandørene i fylket. • Gi beskjed til Gro eller Siv på økonomiseksjonen dersom dere oppdager feil.

Fakturering Ulike måter å distribuere en faktura: • Blankett • E-post: adresse må være utfylt på kunden • E-faktura: faktura sendes direkte til kundens nettbank. Avtalen må registreres i nettbanken hos den enkelte kunde • EHF: faktura sendes elektronisk til kunden. Org. nummeret må være utfylt og finnes i ELMAregisteret

Vedlegg på faktura • Vedlegg kan dessverre ikke sendes med en faktura som distribueres via e-post. • Dersom bruk av blankett, må det gis beskjed til økonomiseksjonen hvis faktura skal ha vedlegg. Er ikke alltid dette oppdages før faktura produseres og blir sendt kunden.

Vedlegg på faktura som distribueres via EHF må hukes av på eksternt slik som vist under:

Purrekoder P 1 : purreforslag I : innsendt inkasso LWS : Lindorff webservice ble nylig tatt i bruk, og er en automatisk innsending av inkassosaker for skyldnere over 18 år.

• Skal det faktureres til en kommunal barnehage/skole, skal faktura merkes med skolens navn i kontaktinformasjonsfeltet, og faktureres til kommunen den ligger i. • Vi har fortsatt mange duplikater i vårt kunderegister. Er dere usikre på hvem som skal faktureres så gi en tilbakemelding slik at disse blir sperret.

Ved oppretting av nye kunder skal alltid reskontrotype K brukes. Idet kunden faktureres opprettes automatisk reskontrotypen KFEL. Endring av kontonummer må gjøres i KFEL, alle andre endringer på kunden gjøres i K. Usikker- ta kontakt!

Spørring på reskontro i Visma • Når du spør på ubetalte/betalte fakturaer i Visma vil du få opp følgende valg:

RESKTYPE Reskontrotype Leverandører Ansatt/lønnstaker Internkunder KOMMFAKT alle typer Kunder KOMMFAKT med renteberegning og purregebyr Kunder KOMMFAKT uten renteberegning og purregebyr LEVERANDØR UTLAND Leverandører med factoringavtale Leverandører refusjoner (ansatte etc. ) uten org. nummer Kode L A INTK K KFEL KDIV LU LF LR

• De som er aktuell for dere å spørre på er følgende: Reskontrotype Leverandører Kunder KOMMFAKT med renteberegning og purregebyr LEVERANDØR UTLAND Leverandører refusjoner (ansatte etc. ) uten org. nummer Kode L KFEL LU LR

• Vi har ryddet/sperret mange leverandører nå i 2017. • Finner dere ikke den reskontroen dere skal ha, sett en hake i «Vis sperrede»

Periode- og årsavslutning • Hva er viktig ved periodeavslutning? • Sende inn alle bilag som skal være med • Ha fokus på at fakturaer blir behandlet forløpende • Avstemme bank for å følge med om alle innbetalinger er bokført

• Rapportering innen fristen • Viktige oppgaver ved årsavslutning fremgår av skriv som blir lagt ut hvert år på Intranett Link: • http: //mrfylke. no/Intranett/Stoetteseksjonar/ OEkonomi-loenn/AArsavslutning. Resultatvurdering

Andre tema • Spørsmål/tema dere ønsker å ta opp………. ? • Det er bare å ta kontakt med oss på økonomiseksjonen