Ein tydeleg medspelar Fagdag i konomi 14 og

-Ein tydeleg medspelar Fagdag i økonomi 14. og 20. november 2017

Tema for dagen • • Våre Intranettsider Spørring Økonomi / Fakturabehandling Div. regnskapsinformasjon Fakturering Rapportering på web Diverse informasjon til avdelingene Spørsmål/tema fra deltakerne

Spørring i Økonomi saldo og transaksjoner

• Når du står i transaksjonsbilde kan du trykke ctrl/r – da får du mulighet til å legge transaksjonene over i Excel.

Spørring på ubetalte og betalte faktura

Rapporter i Fakturabehandling

• Legger man ikke inn f. eks. ansvar i utvalget vil rapporten vise alle fakturaer i fylkeskommunen totalt sett. • Vi kan begrense ved å legge inn fra og med attestering til og med anvisning.

• Følg nøye opp ubehandlede fakturaer nå i forbindelse med årsavslutning slik at dere er mest mulig ajour. • Fakturaer kan ligge hos noen som er borte/syk. • Vi overfører fakturaer til Økonomi hver dag og remitterer til og med dagens dato.

Purring/inkasso Spørring på ubetalte/betalte faktura - purring

Inkassosak – Detaljer – historikk - purring

Avsetning/bruk av fond • Vilkår for å avsette til fond er at midlene kommer eksternt fra og er øremerket et spesielt formål. • Avsetning til bundet fond bokføres slik: • D: 15501 xxxxx xx xxxx prosjekt • K: 251 xxxxx balansekonto som blir opprettet til formålet

Bruk av fond bokføres slik: D: 251 xxxxx K: 19501 xxxxx xx xxxx prosjekt Ved å kreditere art 19501 inntektsfører vi midlene tilbake til drift. • Ved å debitere art 15501 belaster vi driften og avsetter pengene i balansen til senere bruk. • •

• Det er spesielt viktig å tenke på om vi har mottatt øremerkede midler i forbindelse med årsoppgjøret. • Skal det avsettes til bundet driftsfond må det gjøres før årsregnskapet er ferdig.

Bruk av ansvar • Bruker vi unødvendig mange ansvar i regnskapet? • Sjekk på din avdeling/skole……. . • Bruker dere ansvar og tjeneste som har samme informasjon? • Eksempel: - Ansvar 60004 Energi - Tjeneste 7011 Energi

• Eksempel: - Ansvar 20510 Rest. & matfag - Tjeneste 5250 Rest. & matfag Tjeneste må benyttes på grunn av KOSTRA Kan vi redusere antall ansvar?

Purre- og inkassoutgifter • Vi skal nå få frem av regnskapet hvor mye vi betaler i purre- og inkassoutgifter. • Bokføres slik: • Art 11954 Purregebyr og inkassoutgifter • Art 15002 Morarente • Fakturaene må da splittes slik at purre, rente og inkassoutgifter kommer på riktig art.

Faktura fra Fellestjenesten • Fellestjenesten utsteder faktura på uttak av varer fra lageret. • Fakturaen viser ikke mva spesifisert. • De skriver på fakturaen at mva kode 111 skal benyttes. • Det er korrekt. Dette er uttak av varer fra lager, ikke kjøp i vanlig forstand.

Bestilling av reiser/refusjoner • Alle ansatte skal dekke reiseutgifter på privat kredittkort og kreve refusjon på reiseregning. Dette gjelder alle ansatte. • Kredittkort utstedt til f. eks. rektor der faktura går til fylkeskommunen, skal ikke benyttes til ansattes/egne reiser.

• NB! Alle utgifter som gjelder rektor skal anvises av Utdanningsavdelinga • Ingen skal anvise refusjoner/utlegg til seg selv.

Bokføring av innbetalinger • Kommer det innbetalinger fra andre som er øremerket et spesielt formål bruker vi art som begynner på 17 xxx. • Dette gjelder f. eks. innbetalinger fra Senter for Internasjonalisering. Bruk art 17704.

Årsavslutning • Se skriv som er lagt ut på Intranett • Link: https: //mrfylke. no/Intranett/Stoetteseksjonar /OEkonomi-loenn/AArsavslutning. Resultatvurdering • Informasjon om frister for levering av bilag/faktura/avstemminger osv.

• Avstemminger/dokumentasjon av balansen • Alle bankkonti skal avstemmes og avstemmingen + kontoutskrift skal sendes til oss. • NB! De som har bankkonti knyttet til fond må passe på at saldo på bank er korrekt før årsskifte.

• Alle avsetninger til fond i balansen skal avstemmes og det skal gis en kort forklaring på hva beløpet er og en plan for når pengene skal brukes. • Avstemminger lages i et regneark. • Alle avstemminger sendes som vedlegg i en mail til økonomiseksjonen.

Litt om MVA • Vi har ny mva oppgave i 2017 • Vi har en god del nye mva koder • Disse skal kun benyttes ved import av varer og ved kjøp av tjenester fra utlandet • Ta kontakt med økonomiseksjonen når det gjelder import av varer fra utlandet. • NB! Husk å alltid benytte organisasjonsnummer 944183779 ved bestilling.

• Ved kjøp av fjernleverte tjenester fra utlandet skal disse mva kodene benyttes: • 231 Tjenester fra utlandet med fradrag for vanlig mva • 235 Tjenester fra utlandet med momskomp.

• Det er kun aktuelt å bruke kodene hvis tjenesten blir levert fra utlandet. Kodene skal benyttes selv om mva ikke er spesifisert på fakturaen. • Dette er koder som blir benyttet til innrapportering til skattemyndighetene. • Er du i tvil ta kontakt med oss……

Ny regnskapsføring på BYVE • Fra 01. 2018 vil BYVE ta i bruk ny regnskapsføring • Nye dimensjoner/endringer i kontostrengen • De fjerner bygg nummer og innfører objekt kode • De vil fra medio 2018 innføre bestillingsnummer

• BYVE vil komme med et informasjonsskriv til skolene om når objekt kode skal benyttes. • Der vil det også fremgå hvilken objekt kode som skal benyttes på de ulike områdene. • Bestillingsnummer vil kun benyttes av BYVE

• • Dere skal benytte objekt kode på følgende: Forsikringer (gjøres av Henny) Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Renhold Vakt og sikkerhet

Fakturering Ulike måter å distribuere en faktura: • Blankett: faktura i papirform • EHF: faktura sendes elektronisk til kunden. merk: org. nummer må være utfylt og finnes i ELMA-registeret • E-post: e-postadresse må være utfylt • E-faktura: faktura sendes direkte til kundens nettbank. Avtalen må registreres i nettbank hos den enkelte

Kort om vedlegg som skal følge faktura: • Ikke mulig ved bruk av e-post, må ettersendes til kunden • Dersom bruk av blankett må det gis beskjed til oss. Vedlegg skrives da ut manuelt.

Vedlegg på faktura som distribueres via EHF må hukes av på eksternt slik som vist under:

Ved oppretting av nye kunder skal alltid reskontrotype K brukes. I det kunden faktureres, opprettes automatisk reskontrotypen KFEL. Endring av kontonummer må gjøres i KFEL, alle andre endringer på kunden gjøres i K. All informasjon om kunden skal fylles ut. Org. nummer hentes fra www. brreg. no Er kunden utenlandsk- ring oss så veileder vi. Usikker- ta kontakt!

• Alle fakturagrunnlag blir utfakturert hver mandag, onsdag og fredag. Ring eller send oss en e-post dersom fakturagrunnlag skal holdes tilbake

Interne kunder • Alle interne skoler har sitt eget kundenummer • Alle interne avdelinger på Fylkeshuset: 608481 Møre og Romsdal fylkeskommune Viser til tidligere utsendt e-post vedrørende merking i feltet kontaktinformasjon Viktig! Må merkes likt i feltet kontaktinformasjon dersom det skal på en faktura da vi alltid fakturerer pr. kunde/kontaktinformasjon

Minner om…. • Fakturering til kommunal barnehage/skole skal faktura merkes med skolens navn i feltet kontaktinformasjon eller oppgis i feltet fritekst. • Fortsatt mange duplikater i vårt kunderegister. Gi beskjed dersom dere finner flere kunder med samme navn slik at disse blir sperret.

Restanselister En oversikt over utestående krav: Rapporter restanseliste

• Vi ber dere vurdere ubetalte krav som er aktuelt å tapsføre fortløpende og spesielt nå i årsoppgjøret. • Det kan være småkrav på under 200 kr eller krav dere vet ikke er realistisk å få inn. • Send da bilag på tapsføring til økonomiseksjonen.

Varenummer Vær forsiktig med endring av navn på varenummer. All historikk vil endre navn. Dersom endring av eksisterende kontering må samtlige felt til venstre endres:

Krediteringer Dersom et krav er feil, sendes en e-post med informasjon om kravet til okonomi@mrfylke. no

Kopi av faktura Distribusjon oversikt faktura

Rapportering/ny rapport

Og til slutt… • Interne refusjoner skal ha signatur av den som har utlegget og signaturen skal være synlig på refusjonsskjema. • Refusjonsskjema skal være utfylt med fult navn, adresse og kontonummer GODT SYNLIG • Alle kvitteringer skal tapes på eget ark før de ankommer oss- vi skanner en og en side. Baksiden skal derfor ikke benyttes

• Refusjonsskjema med kvitteringer kan heretter sendes til oss på epost. • Ta vare på originalene til dere ser at refusjonen er scannet inn og behandlet.

• Vær forsiktig ved bruk av markeringstusj på bilag som sendes til skanning. Det gir mørke felt og blir uleselig i Visma. • Alle faktura skal sendes direkte hit til behandling- direkte fra leverandør og ikke fra skolene. Ved elektroniske faktura (EHF) holder det å oppgi org. nummer 944 183 779. Ta direkte kontakt med leverandøren dersom det gjelder DIN skole eller avdeling

• Ved innbetalinger til vår driftskonto 4212 07 70300, be om merking: – Kontostreng – Navn på skole/avdeling • Alternativt send oss en epost med informasjon om innbetalingen dere vente på med kontostreng

Ved direkte kontakt med leverandører som skal utbetale en kreditnota eller dobbeltbetalt faktura må det sendes en e-post med informasjon om innbetalingen til: okonomi@mrfylke. no

• Når dere mottar en kreditnota, husk alltid å sjekke om dere har behandlet fakturaen • Kvitteringer på fergeturer, hvor dere i etterkant mottar faktura på bruk av storkundekort, trenger ikke å oppbevares. Moms er spesifisert på fakturaen