Eidgenssisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Vernetzte Verwaltung

Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB „Vernetzte Verwaltung“ Organisationskonzept für ein föderales E-Government Schweiz „e. CH-White Paper“ von K. Lenk, T. Schuppan und M. Schaffroth Die Präsentation (teilweise animiert) kann unter Quellenangabe (Autoren e. CH/ISB) frei verwendet werden 10. Juni 2010 / M. Schaffroth

(Abb. 1) Vier-Phasen-Modell des Verwaltungsverfahrens Kundensicht Information beschaffen Absicht bilden Verfahren anstossen Leistungszugang Leistung abschliesentgegen- sen / rekurnehmen rieren mitwirken L e i s t u n g s b e z u g ( „B e h ö r d e n g a n g“ ) Phasen des Verwaltungsverfahrens 1. Vorbereitung 2. Anstoss Informationen bereitstellen & vermitteln formal prüfen 3. Bearbeitung inhaltlich prüfen mitbeteiligen entscheiden 4. Nachsorge Leistung abgeben nachsorgen Behördensicht Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 2

(Abb. 2) Gesetzlich formalisierte Ablaufelemente des Verwaltungsverfahrens Zahlungsdienst Verwaltungsverfahren Behördenschalter, Portal Kommunikationsdienste Formulardienst Identifikationsdienst (etc. ) Geschäftsverwaltung (Geschäftskontrolle, Prozessführung, Records Management) Office-Funktionen = organisationsübergreifend nutzbare Bausteine = prozessübergreifend nutzbare Bausteine Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Unterlagen erstellen, bearbeiten, ablegen, Versenden etc. ) „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 3

(Abb. 3) Interaktionslasten entstehen bei siloartigen Produktions- und Vertriebsstrukturen. Die Steuerung und Koordination im Verfahren ist oftmals dem Kunden aufgebürdet administrative Lasten Kunde 1 2 3 4 Leistung B augesuch Verwaltung „Insel. Government“ Bauamt 5 (Prüfung von diversen Voraussetzungen) Grundbuchamt Denkmalpflege Leistung ! Umweltamt Bauamt Entscheid ! Leistung ! vermeidbare Aktivitäten = Interaktionslasten Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 4

(Abb. 4) Zuständigkeitsfixierte Vertriebsstrukturen: „Zuständigkeit vor Leistungen vor Anliegen“ ? „Welche Behörde ist zuständig? “ „Welche Leistung benötige ich? “ usw. Information beschaffen / Absicht bilden „Zuständigkeitsdschungel“ ? fragmentiertes Amt A Leistungsangebot A ? ? Le i s t u n g s a n g e b o t Amt B Leistungs. Angebot B Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC Amt C Leistungsangebot C „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 5

(Abb. 5) Organisationsbezogene Sicht auf Leistungen und Prozesse Leistung ID-2345 Grundbuchamt ist zuständig Leistung ID-8852 Umweltamt ist zuständig Grundbuchamt „lokaler“, hoheitlicher Prozess Umweltamt „lokaler“, hoheitlicher Prozess Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 6

(Abb. 6) Der „öffentliche“ Prozess beschreibt aus einer Steuerungsperspektive das Zusammenspiel der „lokalen“ Akteure bei der übergreifenden Leistungserstellung Gesuch Steuerungssicht („öffentlicher Prozess“) koordinierte Übergabe von Leistungen Leistung Bauamt Entscheid ! Leistung Grundbuchamt Umweltamt Bauamt lokale Ausführungsebene Grundbuchamt Umweltamt Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „lokalen“ Prozesse „black boxes“ Erstellung der Leistung(en) „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 7

(Abb. 7) Verflechtung von Leistungen, Prozessen und Behörden am Beispiel eines Baugesuchs Leistung ID-2308 Bauabteilung der Gemeinde Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 8

(Abb. 8) BPM-Dokumentationselemente (gemäss e. CH-0073) zur Beschreibung von „öffentlichen“ sowie „lokalen“ Prozessen Leistungs- und Prozessdokumentation Leistungsinventar CH Leistungsinventar Leistung Merkmale Leistungen Amt ü f r Sozial versicherungen Kunde Prozesse (CH, Gemeinden, Kantone, Bund) aufgabenorientierte Ordnungsstruktur, z. B. Verfahren eröffnen Pensionskasse Landkarten Entscheid eröffnet Antrag stellen Planung + + Subprozesse Antrag bewilligen Dossier aktualisieren Zugriffsrechte prüfen BPMN Vertraulichkeitserklärung nötig Vertraulichkeitserklärung einfordern Führungsaufgaben Strategie F 1 Amtspolitik Antrag prüfen Rechte erteilen …. . Gruppe Fn Kernaufgaben K 1 Produktion Arbeit K 2 Zahlungen Bauen Kn Gruppe Bildung K 1 Produktion Steuern K 2 Zahlungen Umwelt Kn Gruppe …. . BPM-Dokumentationsvorgaben (B 1. 03) Leistungsarchitekturen Supportaufgaben S 1 Finanzen S 2 Personal Sn Gruppe …. . BPM-Dokumentation Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 9

(Abb. 9) Neugestaltung und Vereinfachung eines lokalen Geschäftsprozesses durch die Modularisierung des Bearbeitungsablaufes Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 10

(Abb. 10) Organisationsübergreifende Nutzung von Diensten („Shared Services“) Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 11

(Abb. 11) Das Verwaltungsverfahren als Gestaltungsvorlage für vernetzte Vertriebs- und Produktionsstrukturen: Wiederverwendbare Prozessressourcen, -bausteine und -infrastrukturen können einfach identifiziert und zugeordnet werden Verwaltungsverfahren Kunde kann Leistungsangebot auffinden Antragstellung Mitwirkung Bezahlu materielle Prüfung Verfügu (Entsch • Behördenschalter • Government-Portale Kunde kann Verfahren anstossen • Formulardienst formelle Prüfung Kunde kann sich ausweisen; Amt kann Identitätsnachweis prüfen • Identifikationsdienst Amt kann Antrag prüfen + bearbeiten • Geschäftsverwaltung Amt kann mitbeteiligte Stellen einbeziehen etc. • Kommunikationsdienste • Standardschnittstellen bei den Prozessteilnehmenden vorausgesetzte Fähigkeiten benötigte Prozessbausteine, -ressourcen und -infrastrukturen Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 12

(Abb. 12) „Easy Government“ – Gestaltung der Vertriebsoberfläche gemäss dem kundenfreundlichen Prinzip „Anliegen vor Leistung vor Zuständigkeit“ Anliegen Lebenslage Geschäftssituation Leistung beziehen Multikanal Vertriebswege Leistungen aufbereitet nach Anliegen, Branchen und Zielgruppen situationsgerecht, einfach benutzbar einfach auffindbar Verfahren einfach, zuverlässig und sicher ausführbar Kontaktstellen Vertriebsnetzwerk einfach kontaktierbar „Kundenanliegen vor Zuständigkeit vor Leistung“ (Kunde bzw. Vernetzung als Vertriebsprinzip) Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 13

(Abb. 13) Abbau von Interaktionslasten durch Umgestaltung der Steuerungsstrukturen Kunde Interaktionen entfallen 1 X X X Gesuch Bauamt ( Leistung B ) Grundbuchamt 2 Leistung ( Leistung C ) ( Leistung D ) Denkmalpflege Umweltamt verwaltungsübergreifende Kooperation X auf der Kundenseite abbaubare Aktivitäten (Interaktionen) Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 14

(Abb. 14) Einheitliche Notationsweisen in der Musik und der Geschäftswelt erleichtern das mehrstimmige Zusammenspiel Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 15

(Abb. 15) Leistungsarchitektur am Beispiel eines Baubewilligungsverfahrens Kunde stellt Baugesuch Verwaltungs– verfahren Leistungsarchitektur „ID 2308 – Entscheid Baugesuch“ Leistung ID-2308 Bauabteilung der Gemeinde Leistung ID-2345 Kt. Grundbuchamt Entscheid ! Leistung ID-8852 Kt. Umweltamt Leistung ID-0609 Kt. Denkmalpflege Prüfen von Voraussetzungen ! Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 16

(Abb. 16) Verschachtelung von Leistungsarchitekturen Leistungsarchitektur „ID 2308 –Baugesuch“ Leistung ID-2308 Bauabteilung der Gemeinde Leistung ID-2345 Kt. Grundbuchamt Leistung ID-0609 Kt. Denkmalpflege Leistung ID-8852 Kt. Umweltamt Leistung ID-nnnn Amt XY Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC Leistungsarchitektur „ID 8852 –Umweltverträglichkeit“ Leistung ID-nnnn Amt YZ „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 17

(Abb. 17) Verflechtung von Leistungsarchitekturen bei der Bereitstellung von Leistungspaketen Lebenslage „Heirat“ Zivilstands-, Niederlassungs- und Adressenänderungsmeldungen Kunde Behördengang Leistungspaket Eintrag Pass zivilrechtlicher Akt Leistung ID-2099 Zivilstandsamt Leistung ID-0390 Meldung Einwohnerkontrolle Leistung ID-0600 Fahrausweis Fahrzeugausweis Leistung ID-2750 Strassenverkehrsamt Leistung ID-1002 Strassenverkehrsamt Leistung ID-nnnn Amt A Leistung ID-1610 Passbüro Leistung ID-nnnn Amt C Meldung Steuerbehörde Leistung ID-0476 Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 18

(Abb. 18) BPM-Dokumentationsframework für E-Government Schweiz Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 19

(Abb. 19) Portfoliostruktur für priorisierte Vorhaben (Vorschlag) Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 20

(Abb. A) Struktur der öffentlichen Leistungserstellung Souverän erlässt Gesetz definiert hoheitlich öffentliche Aufgabe Privatperson, Unternehmen hat Lebenslage / Geschäftssituation bezieht Behörde erbringt hoheitlich entspricht öffentliche Leistung wird erstellt durch Prozess(e) nutzen Ressourcen, Funktionen, Infrastrukturen nach M. Wimmer, R. Traunmüller (2005) Département fédéral des finances DFF Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 21