Eidgenssisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB e

Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB e. Gov Symposium 2013 Mobiles Arbeiten in der Bundesverwaltung Neuhaus Lorenz ISB 05. 11. 2013

Rückblick: vor gut 10 Jahren… + = Mobiles Arbeiten war oft Führungskräften vorbehalten. Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 2

Rückblick: vor gut 10 Jahren… Wichtigste Gründe waren: • Hardware- und Kommunikationskosten waren hoch • Mobilität unterstützte und beschleunigte vor allem die Entscheidungsfindung • Arbeiten von unterwegs war einsam und isoliert • Mobilgeräte bedeuteten u. a. auch Prestige • Es gab praktisch keine Services Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 3

Mobilservices ab 2005 Es wurden erste Mobilservices installiert: • Remote Access Service (RAS) • Outlook Web Acces (OWA) • OTA-Zugriff auf die Mailbox Mit tieferen Kosten für Geräte und Kommunikation wurde Mobilität auch in der BV breiter eingesetzt mittleres Kader, Projektleiter etc. Datensync meist noch mit Kabel ausser OTA mit den ersten Smartphones Erstes eingesetztes OS: Windows Mobile Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 4

Smartphones & i. Devices • • i. Phone wird von den Kunden stark nachgefragt Ab 2009 wird i. Phone 3 GS als erstes i. OS Gerät homologiert i. Pad folgt 2010 Windows Mobile wird mit Windows Phone 7 ersetzt Homologierung WP 7 nicht möglich • i. OS ist aktuell einziges zugelassenes OS • Bundesverwaltung hat eine Zwei-Produkte-Strategie wir beobachten den Markt für zweites OS Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 5

Telearbeit Botschafter VIP‘s Polizei Zoll Typische Geschäftsfälle Hochmobil im Inland, erreichbar, Zugriff auf Fachanwendungen Mobil im In- und Ausland, dauernd und überall erreichbar, aktuell informiert, sofort entscheidfähig Stationär BV-extern, benötigt Zugriff auf Office- und Fachanwendungen Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 6

Initiativen „Mobiles Arbeiten“ EPA, AG ortsunabhängiges Arbeiten ISB SD BUS, Stossrichtungen mobiles Arbeiten Wichtige Treiber: • Das Bedürfnis nach mobilem Arbeiten im Regierungs- und Verwaltungsbereich wächst seit Jahren • Diverse Strategien behandeln u. a. dieses Thema • Verschiedene Politische Vorstösse (Motion + Postulate) Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 7

Übersicht „Mobiles Arbeiten“ Einflussfaktoren: Kundenbedarf Sicherheit Neue Produkte Politik Strategien AG EPA, „Mobiles Arbeiten“ ISB Pilot Projekte Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 8

Hierarchie Strategische Vorgaben Relevant für mobiles Arbeiten Personal Strategie Bund IKT Strategie Bund BA Strategie UCC Smartphone BA Standards Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 9

Konkretisierung der Strategien Folgendes will…: Personal Strategie Bund IKT Strategie Bund BA Strategie • • BV will attraktiver Arbeitgeber bleiben Modernes Arbeitsumfeld schaffen • Die IKT unterstützt zeitlich flexibles und mobiles Arbeiten IKT-Services werden in Verfügbarkeit und Sicherheit auf die Bedürfnisse der mobilen Arbeit ausgerichtet • • • Integration BA und Telefonie Freie Wahl der vom Arbeitsplatztyp abhängigen Endgeräte (Grundfunktion) Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 10

Aktuelle Strategien umsetzen Wie gehen wir vor? • • Fehlende Services/Produkte ableiten Anforderungen erheben und beschreiben Mit LB/LE abstimmen und priorisieren Projekte beantragen, umsetzen Wichtig: • Zu standardisierende Produkte und Services zentral erarbeiten und definieren (zentrales Engineering) • Bei Erreichen der Produktreife Transition zu den IT Dienstleister der BV Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 11

Pilotprojekt Eidg. Personalamt Ziele: 1. Auswirkungen auf die Führung und Zusammenarbeit sowie die Organisation aufzeigen. Anforderungen definieren bezüglich: - Führungsstil - Zusammenarbeit unter Mitarbeitenden - Personalrechtliche Rahmenbedingungen - Infrastruktur - Technologie Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 12

Pilotprojekt Eidg. Personalamt Ziele: 2. Definierte Kriterien als Grundlage für mobiles Arbeiten und Home-Office überprüfen. 3. Inhalte und Themen für künftige Ausbildungsmassnahmen der Kader und Mitarbeitenden ableiten. Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 13

Pilotprojekt Eidg. Personalamt Zusammenspiel von Infrastruktur Technologie Personalrecht Kader und Mitarbeitende ist der Erfolgsfaktor Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 14

Pilotprojekt Eidg. Personalamt Rahmenbedingungen: • Teilnahme am Pilot ist freiwillig • Details zur Zusammenarbeit werden zwischen Vorgesetzten, Mitarbeitenden und Organisation geregelt Aktueller Stand: • Pilot im Juli 2013 gestartet / Ende im Dezember 13 • Wissenschaftliche Begleitung durch Hochschule Luzern • 60 Teilnehmer aus verschiedenen Departementen mit und ohne Erfahrung • Erste Befragung der Teilnehmer läuft Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 15

Problemstellungen beim mobilen Arbeiten • Datenbank • Share • Intranet • Lokal C: • Persönliche Fileablage • Mail • Auf Gerät • Mail • Cloud Daten schlechter Smartdevice Client BA Fachanwendung Kundenbedürfnis nach Mobilität und Usability steigt Mobilität/Usability besser Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 16

Stand Mobile Services UCC VDI Kandidaten RAS OWA OTA im Aufbau Vorhanden Strategische Services und Produkte Studie Win 8* Private Cloud Wireless** * Punktueller Einsatz von Windows 8 + Windows to Go ** Ausbau der Wireless Netze (Quantität + Qualität) Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 17

Mobiles Arbeiten und UCC Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 18

Timeline Programm UCC Ablösung klassische Telefonie in der BV WTO 1. 7. 12 - 8. 10. 12 s. UCCess 1. 1. 13 - 30. 6. 14 Pilot 1. 4. 14 - 30. 6. 14 Einführung Start s. UCCess 1. 1. 13 1. 7. 14 - 31. 12. 15 Migration 1. Dep. 1. 7. 14 Today 1. 7. 15 Migration 7. Dep. ' 12 Jul 2012 Jan 2013 Jul Zuschlag WTO 8. 10. 12 Jan 2014 1. Pilot 1. 4. 14 Jul Jan 2015 Jul ' 15 Ende Programm UCC 31. 12. 15 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 19

Mobiles Arbeiten und UCC Herausforderungen UCC: • Benutzerakzeptanz – weg von klassischer Telefonie Erreichbarkeit, Präsenzanzeige, neue Endgeräte • Projektleitung bei Einführung • Neue Telefonnummer • Qualität: Bandbreite, Lync Endgeräte, Prozesse Herausforderungen allgemein: • Mobiles Arbeiten in der BV zulassen (Führung) • Neue Arbeitsformen und Techniken effizient einsetzen Mut Collaboration zu Nutzen Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 20

X Vision/Abschluss + = Mit mobilem Arbeiten und Collaboration, Ziele gemeinsam erreichen! Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Mobiles Arbeiten in der BV / L. Neuhaus / 04. 11. 2013 21