ehandel Sogn Regionrd 12 april Kva er ehandel

ehandel Sogn Regionråd, 12. april

Kva er ehandel? efaktura Doffin Verktøy for konkurransegjennomføring www. sfj. no

Kva er ehandel? efaktura Doffin Verktøy for konkurransegjennomføring www. sfj. no ehandel

Korleis skjer ehandel? Sende ordre i Visma Attestere, kontere Tilvise www. sfj. no Ordre verdt sendt til leverandør Registrere i visma motteken vare Fakturamottak og automatisk avvikssjekk Faktura vert betalt

Føremålet med ehandel Regjeringa: «meir effektiv offentleg sektor» www. difi. no Sogn og Fjordane: «å betre styringa med innkjøp mot rammeavtalar og budsjett. Innføringa skal bidra til betre, enklare og sikrare innkjøp gjennom elektronisk kopling mellom kjøpar og leverandør» www. sfj. no

Resultatmål/delmål • Kartlegge innkjøpsprosessen i den enkelte kommune • Lage og innføre nye rutinar for innkjøp basert på «beste praksis» (jamfør føresetnadar i ehandel-/Visma-løysninga) • Innføre og ta i bruk ehandelsplattformen med så mange leverandørar som praktisk mogleg. Ha fokus på leverandørar – – vi har rammeavtaler med som allereie er aktivert på ehandelsplattformen av stor verdi vi har mange transaksjoner med • På sikt, ta i bruk ehandelsplattformen på alle innkjøp • Drift av ehandel skal verte overlevert til ein driftsorganisasjon innan eitt år. www. sfj. no

Effektmål • Færre og definerte bestillarar • Lågare transaksjonskostnader og ressursbruk gjennom automatisering • Færre feil i fakturaprosessen • Større lojalitet mot rammeavtaler • Reduserte innkjøpskostnadar • Få levert rett vare til rett kvalitet • Betre budsjettkontroll • Betre statestikkgrunnlag (styringsinformasjon til leiinga) www. sfj. no

Når? Første styringsgruppemøte 22. april - godkjenne prosjektplan www. sfj. no

Kor mykje? www. sfj. no

Utgifter for ein kommune 2013 2014 2015 Investeringsutgifter Kostnadar tilknyting til e. Handelsplattformen 60 000 Visma Enterprise e. Handel ? Driftsutgifter Årleg abonnementsavgift e. Handelsplattformen kr 20 000, start 1. sept 5 000 20 000 Årleg avgift integrasjon e. Handelsplattformen 2 400 9 600 Årleg lisens Visma ? Drifting av Visma ? Reise-, møte-, diverseutgifter til prosjektet ? SUM utgifter ? ? ? www. sfj. no

Felles budsjett 2013 2014 2015 Tilskot frå Difi til løn til prosjektleiar Overføring frå Innkjøpstenesta SFj Sum inntekter 650 000 100 000 750 000 650 000 85 000 735 000 Utgifter Løn prosjektleiar Reise- og møteutgifter prosjektleiar Møtekostnadar skipingsmøte Diverse Sum utgifter 650 000 15 000 35 000 750 000 650 000 750 000 35 000 735 000 0 Inntekter Resultat www. sfj. no

Kven? www. sfj. no

Organisering Prosjekteigar kommune Prosjekteigar SFj fk Styringsgruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar kommune Arbeidsgruppe www. sfj. no Prosjektleiar SFj fk Arbeidsgruppe

Kva nå? • Velje ein representant til styregruppa – – – prosjekteigars behov vert følgd. Kan avgjere endringar av prosjektets innhald, organisasjon og budsjett på vegne av prosjekteigar prosjektleiar har kontroll over framdrifta prosjekteigarane tar sitt ansvar • Velje ein representant til prosjektgruppa – – – sørgje for framdrift i sin region i høve til framdriftsplan sparringspartner og rådgjevar for prosjektleiar bidra med å samordne opplæring • Forankring i eigen kommune – – prosjektleiar, arbeidsgruppe tillegg til prosjektplan www. sfj. no

www. sfj. no

Målet med innføring av e. Handel www. sfj. no

…. betre styring med innkjøp mot rammeavtalar og budsjett …betre, enklare og sikrare innkjøp gjennom elektronisk kopling mellom kjøpar og leverandør www. sfj. no

Toppen!? Sjå litt glade ut da! www. sfj. no

Godt på veg heim – endelig glade og fornøgde! www. sfj. no

Delmål • Kartlegge innkjøpsprosessen i den enkelte kommune • Lage og innføre nye rutinar for innkjøp • Innføre og ta i bruk e. Handelsplattformen med så mange leverandørar som praktisk mogleg. Spesielt – – leverandørar vi har rammeavtaler med leverandørar som allereie er aktivert på e. Handel leverandørar av stor verdi leverandører vi har mange transaksjoner med • På sikt, ta i bruk e. Handelsplattformen på alle innkjøp www. sfj. no

Effektmål / gevinstar • Færre og definerte bestillarar • Lavere transaksjonskostnader og ressursbruk gjennom automatisering • Færre feil i fakturaprosessen • Større lojalitet mot rammeavtaler • Betre planlegging av innkjøp og reduserte innkjøpskostnadar • Kvar kommune skal få eit system tilpassa deira kvardag som dei kan vere nøgd med • Betre budsjettkontroll • Færre feilaktige bestillingar (ulovlige direktekjøp og feilkommunikasjon) • Betre statistikkgrunnlag (styringsinformasjon til leiinga) www. sfj. no

…forslag til eit konkret mål Innan 1 år: årleg ordrevolum : 15% av berekningsgrunnlaget årleg ordrevolum : 25% av berekningsgrunnlaget Berekningsgrunnlag = Sum Driftskostnadar *0, 25 www. sfj. no

Prosjektplan - framdriftsplan www. sfj. no

Organisering Prosjekteigar kommune Prosjekteigar SFj fk Styregruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar kommune Arbeidsgruppe www. sfj. no Prosjektleiar SFj fk Arbeidsgruppe

Roller og ansvar Prosjekteigar – ansvar for • • avgjersler om igangsetting, vidareføring og avslutning finansieringa at styrande dokumenter vert følgd at gevinstar vert realisert www. sfj. no

Styregruppa www. sfj. no

Styregruppa har ansvar for at… • prosjekteigars behov vert følgd. Kan avgjere endringar av prosjektets innhald, organisasjon og budsjett på vegne av prosjekteigar • prosjektleiar har kontroll over framdrifta • prosjekteigarane tar sitt ansvar www. sfj. no

Prosjektleiar skal • kommunisere med alle partar • rapportere til styregruppa om framdrift og ressursforbruk • anvende leiingsprodukta som skildra av Difi • leggje ut gjeldande rammeavtalar (SFFI) i e. Handelsplattformen • leggje til rette for analyse- og forbetringsarbeid • ta ansvar for leverandørkontakt (SFFI) • organisere felles opplæring www. sfj. no

Prosjektgruppe skal • sørgje for framdrift i sin region i høve til framdriftsplan • sparringspartner og rådgjevar for prosjektleiar • bidra med å samordne opplæring www. sfj. no

Prosjektleiar i ein kommune skal • gjere nødvendig analysearbeid • endringar i innkjøpsrutinar, til dømes for bestilling, ordremottak og godkjenning • sørgje for at føresetnadane i prosjektet er på plass, slik som registrering i elma, felles kontoplan osv. • systemansvar for dei deler av løysinga som ikkje vert dekka av SFFI (eigne leverandørar og interne brukarar) • vere kontaktpunkt mellom overordna prosjektleiar og eigen prosjekteigar (Arbeidsgruppe) • faglege innspel eller innspel på vegne av brukarar • relevante arbeidsoppgåver www. sfj. no

Diskusjon www. sfj. no

www. sfj. no

Kva skal min kommune gjere i næraste framtid? www. sfj. no

Leverandøranalyse Kva leverandørar ønskjer vi å handle med å e. Handelsplattformen? • • • Rammeavtaler Rammeavtalar med stor lekkasje Leverandørar med stort ordrevolum Leverandørar med mange fakturaer Leverandørar med mange bestillarar www. sfj. no

Leverandøraktivering SFFIrammeavtalar Andre rammeavtalar/ leverandørar Felles K avgjer sle vgjer en a n u m om www. sfj. no Ansvar: SFFIadministrator Ansvar: Lokal administrator Leverandørar aktivert på e. Handelsplattformen

Leverandøraktivering Leverandøranalyse Samhandlingsavtale med leverandørar www. sfj. no Triggerdokument til Cap. Gemini skriver avtale med leverandør Leverandør vert aktivert

Buyer-setup Treng • Namn på ein person som skal ha lov til å ta kontakt med support hos Cap. Gemini (helst med en felles-e-postadresse) + ein leiar (eskalering) • Namn på administrator • Namn på teknisk kontaktperson • IP-adresser • Vilkår for levering mm – vurderingar i kommunen www. sfj. no

…andre ting • Må være i Elma-registeret • Innkjøpsroller i Visma • osv www. sfj. no

Prosjekt kodeknekk-hindringer? ? ?

EHandel sprer om seg! www. sfj. no

Agenda [Hvis det er gjennomført en interessentanalyse bør denne gjenspeiles i presentasjonen. Interessentene som deltar bør få presentert hvordan e-handel vil påvirke de områdene som er viktige for de. ] • Presentasjon av status for anskaffelser i virksomheten. [Evt. referere til funn fra arbeid med anskaffelsesstrategi. Elementer som eks. lav avtalelojalitet, brudd på regelverk og dårlig økonomistyring bør med. ] • Hva er e-handel? • Hvorfor e-handel? [Hva vil man oppnå? Bedre, enklere og sikrere anskaffelser. ] • Hvordan innføre e-handel i virksomheten? [Metode bør referere til bruk av Prosjektveiviseren i samarbeid med Difi] • Hva kan Difi bidra med? [Muligheter for konkret støtte fra Difi. Rådgivning og finansiell støtte] Direktoratet forvaltning og IKT Dato

Status anskaffelser [Legg inn tekst som omhandler status for anskaffelser i virksomheten i dag. Hvis det er gjennomført en anskaffelsesstrategi så bruk gjerne funn fra denne. Det kan eksempelvis dreie seg om følgende områder: - Lav lojalitet til inngåtte rammeavtaler. - Brudd på lov og forskrift om offentlige anskaffelser. - Flere områder hvor det pr. i dag ikke er inngått rammeavtaler. - Dårlig økonomistyring - Få ressurser på anskaffelser gjør at det blir lite tid til å følge opp avtaleleverandørene. ] Direktoratet forvaltning og IKT Dato

Hva er elektronisk handel? Konkurransegjennomføring Ordrehåndtering Fakturahåndtering Omfatter grovt sett følgende verktøy / tjenester: Verktøy for gjennomføring av konkurranser: Innkjøpssystem Fakturahåndteringssystem Ehandelsplattformen - meldingsformidling og tjenester + eventuelle integrasjoner mot andre system.

Hvorfor bruke elektroniske verktøy? • Bruk av elektroniske verktøy er en forutsetning for god styring og kontroll på virksomhetens anskaffelser.

En stor andel av budsjettet… • Anskaffelser = Alle kostnader - Lønn og godtgjørelser • Anskaffelser av varer, tjenester, utstyr, eiendom, bygg og anlegg, utgjør typisk 30 – 60 % av budsjettet til en offentlig virksomhet • Noen av disse kostnadene kan være vanskelig å påvirke, men må likevel håndteres bevisst

Fakturaprosess og bestillingskontroll Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Ordreprosess: Fakturaprosess: Bestilling og kontering Ordre anvises før den sendes leverandøren Registrering av varemottak / attestasjon Elektronisk faktura med ordrenummer mottas fra leverandør Faktura matches automatisk mot ordre/varemottak Faktura uten avvik oversendes økonomisystemet Økonomisystem Direktoratet forvaltning og IKT

Gevinster ved e-handel • Bedre innkjøp – Øke lojalitet til inngåtte avtaler. – Øke forhandlingsstyrke Mer effektive innkjøp Effektiv arbeidsflyt Effektiv kommunikasjon Sikre innkjøp Unngå ulovlige direkteanskaffelser. Redusere feil i ordreprosessen (korrekt ordre gir korrekt faktura). Sporbarhet.

Gevinster for økonomiavdeling • Færre leverandører i leverandørreskontroen. • Automatisk kontroll av faktura mot innkjøpsordre. • Reell anvisning av ordre før virksomheten har påtatt seg en forpliktelse. • Tilgang til disposisjonsregnskap. • Automatisk kontering som fører til langt færre feilkonteringer. • Vesentlig redusert behandlingstid av fakturaer. - Korrekte fakturaer blir direkte overført til økonomisystemet for utbetaling. Direktoratet forvaltning og IKT

Leverandører Virksomheten Ordinær kommunikasjon Telefon / e-post / oppmøte Desentralisert innkjøp og kontroll

E-handelsbasert kommunikasjon Leverandører Virksomheten Ehandel. no (EHP) Desentralisert innkjøp og sentral kontroll

Ehandelsplattformen ehandel. no

Hva kan Difi bidra med og hvordan lykkes? Direktoratet forvaltning og IKT

Tiltak fra Difi • Nytt veiledningsmateriell tilgjengelig på www. prosjektveiviseren. no. • Nytt team i Difi som bistår med veiledning • Økonomisk støtte til nye offentlige virksomheter på Ehandelsplattformen • Tilskudd til revitalisering • Ny funksjonalitet og lavere kostnader på ny ehandelsplattform • Økonomisk støtte til nye leverandører på Ehandelsplattformen Direktoratet forvaltning og IKT

Difi som strategisk samarbeidspartner • Difi er nøytral i forhold til kunnskap. Vårt mål er å gjøre virksomheten kompetent og selvstendig gjennom samarbeid. • Støtte til enkelte virksomheter og innkjøpssamarbeid. • Metode, verktøy og erfaringsdeling. • Reduserte oppstartskostnader. • Leverandøraktivering. Godt grunnlag for å lykkes Direktoratet forvaltning og IKT