Ehandel p KTH P fljande sidor beskrivs hur

E-handel på KTH På följande sidor beskrivs hur vi på KTH arbetar med E-handel. KTH har i uppdrag att efterleva myndighetskravet om elektroniska beställningar vilket innebär att en beställning/order ska sändas till leverantör elektroniskt från KTH via mail eller via orderintegration från KTH: s e-handelssystem (WISUM). Vi arbetar för att varje beställning kommer bli konterad och ekonomiskt attesterad innan den sänds till leverantör för att underlätta kommande fakturamatchning.

E-handel på KTH Det finns ett antal formella krav som statliga myndigheter måste följa. Kraven framgår i huvudsak av förordning (2003: 770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. • Elektroniska beställningar – Statliga myndigheter med 50 anställda eller mer ska hantera sina utgående beställningar elektroniskt. Infördes på KTH för IT-produktområdet 2003. För alla produkt områden 2012/13. Driftansvar Upphandlingsgruppen KTH har i uppdrag att efterleva myndighetskravet. För att kunna skapa underlag som sänds till leverantör sänder leverantör information om avtalade produkter till KTH via: • Katalog som prisfil enligt KTH: s mall i excel • Punchout lösning Om leverantör inte kan använda detta alternativt ska samma information sändas i tabb separerat txt format Leverantören tillhandahåller en anpassad webbsida med avgränsningar på produktutbud enligt avtal där varorna hämtas tillbaka till KTH: s e-handelssystem och läggs i varukorg.

Exempel på uppstarts flöde efter tecknat avtal efter upphandlingen är klar • • • Upphandlings chef tar beslut om avtalet ska publiceras i e-handelsverktyget och kontaktperson utses. Överlämnas till KTH E-handel för implementering, E-handelssamornare utses som "projektledare” Kontakt med leverantörer för inhämtande av information inför implementeringen, Företagsuppgifter samt ett frågeformulär om leverantörs e-handels möjligheter. KTH E-handel lägger upp leverantör i e-handeln samt information om avtal. Uppstartsmöte med leverantör om förutsättningarna för E-handeln med KTH. Beslut tas om produktvisning ska ske via prisfil eller punchout Oavsett val ska alltid en prisfil från leverantör inlämnas för att avgränsa att produktutbud överensstämmer med avtal. Skapar produktområde samt katalog i WISUM E-handelsamordnaren kontrollera att utbud överensstämmer med avtal. Om punchout väljs och leverantör inte kan i sin punchout avgränsa till godkänt produktutbud ska prisfil väljas. • • • Layout och test godkänns av kontaktperson och e-handelssamordnaren Området publiceras i skarp drift i WISUM Information går ut till KTH: s organisation och avrop och beställningar kan skickas

Ett orderunderlag som ska sändas som beställning till leverantör Kan skapas i WISUM på flera sätt: • Anställd väljer produkter ur katalog (prisfil)som är inlästa. • Anställd väljer produkter via leverantörens websida som är punchout kopplad mellan leverantör och WISUM. Varukorgsinnehållet hämtas till varukorg i WISUM. • Beställare/Inköpare kan skapa en fritextorder efter prisförfrågan och bilägga leverantörens underlag till beställningen. • Beställare/Inköpare kan skapa fritextorder och sända till leverantör som anges som direktupphandling, avtal eller annat som tex avrop på kammarkollegieavtal/kontrakt/andra ramavtal.

Beställningsflöde av produkter via prisfil Anställd loggar in i KTH ebeställningssystem WISUM Väljer produktområdet ”XXX” Väljer kategori Väljer rubrik Produkter väljs, läggs i varukorg Beroende på behörighet kan - Varukorg sändas till beställare/inköpare - Föras vidare i flödet via kassan I kassan läggs fakturareferens, godsmärkning och leverantsadress till i underlaget. Sänd för beställning via en inköpssamordning Beroende på villkor i inköpsfunktionen för området kan beställning sändas direkt till leverantör eller sänds vidare manuellt av personer i inköpsfunktionsläget Order sänds till leverantör via e-post eller via orderintegration. Leverantör tar emot beställning Leverantör sänder orderkvittens till funktionsmail eller direkt till beställaren Leverantör levererar till beställaren Faktura sänds till KTH OBS! Fakturan måste innehålla vår angivna fakturareferens och vårt order/beställnings nummer Faktura fördelas till sakattestant= fakturaref och ekonomi för attest (sak = inleverans, ek = betalningsgodkännande). Faktura går till betalning

Beställningsflöde av produkter via punchout Anställd loggar in i KTH ebeställningssystem WISUM I kassan läggs fakturareferens, godsmärkning och leverantsadress till i underlaget. Sänd för beställning via en inköpssamordning Väljer produktområdet ”xxx” länkas till leverantörs webshop. Produkter väljs, läggs i varukorg som hämtas till KTH: s ebeställningssystem. Beroende på villkor i inköpsfunktionen för området kan beställning sändas direkt till leverantör eller sänds vidare manuellt av personer i inköpsfunktionsläget Order sänds till leverantör via e-post eller via orderintegration. Leverantör tar emot beställning Leverantör sänder orderkvittens till funktionsmail eller direkt till beställaren Leverantör levererar till beställaren Faktura sänds till KTH OBS! Fakturan måste innehålla vår angivna fakturareferens och vårt order/beställnings nummer Faktura fördelas till sakattestant= fakturaref och ekonomi för attest (sak = inleverans, ek = betalningsgodkännande). Faktura går till betalning

KTH: s flödes för ”beställning av produkter som inte finns ordinarie sortimentet” Anställd kontaktar inköpare eller KTH Ehandel via mail för sitt behov. Inköparen eller KTH Ehandel förmedlar behovet och information om anställd till leverantör/er med kopia till brukaren. En prisuppsvar sänds från leverantör till Inköparen eller KTH E-handel förmedlar svaret till anställd och följer upp eventuella avrops regler som rankning, avropsordning, fördelningsnycklar om det är flera leverantörer som fått frågan Brukaren och funktionsstödet godtar eller förkastar förslaget. Godtar Leverantör hanterar förfrågan. Har leverantör frågor om produktval tas det direkt kontakt med anställd samt återkopplar till inköparen eller KTH Ehandel. Varukorg i WISUM kan sändas till annan läsare/beställare/inköpare beroende på användarens roll. Alternativt sänds varukorgen direkt via kassan för inköp. . Förkastar, inget avrop sker KTH E-handel, beställare/inköpare skapar en fritextorderrad i e-beställningssystemet och bifogar godkänt underlag på prisförfrågan. Sänd för beställning via en inköpssamordning och följer tidigare beskrivna flöden för leverans och fakturering

Kontakt för frågor Sänd ett mail till KTH e-handel med era frågor och kontaktuppgifter så kontaktar vi er så snart vi kan. kth-ehandel@kth. se