Ehandel i Kungsbacka kommun Vr modell och syn

E-handel i Kungsbacka kommun Vår modell och syn på elektronisk handel Thommy Johansson thommy. johansson@kungsbacka. se 0706 – 21 18 21 E-handel

Grundsyn E-handel är inte hantering av elektroniska fakturor utan hantering av hela köpprocessen från beställning till betalning E-handel

E-handel Projektorganisation Kungsbacka Kommun Styrgrupp Referensgrupp Samordning Projektledare Thommy Johansson Upphandling Delprojektledare Lena Regestam E-handel Ekonomi Delprojektledare Eva Djervbrant Jacobsson IT Delprojektledare Ingrid Brorsson

Målsättning • Målsättningen är att ALL handel skall vara effektiv genom automatisering före år 2008. Delmål • Bättre inköpsprocesser / ramavtalstrohet • Bättre tidsanvändning / resursanvändning – ( mer tid till vår kärnverksamhet ) • Bättre kontroll och information • Kvalitetsförbättring / Upphandlingsunderlag E-handel

Ekonomiska mål • Lägre priser på köpta varor – 1. 5 miljarder 2004, målsättning är att spara 10 miljoner årligen ( < 1% ) • Lägre administrativa kostnader – Inget mål, endast bonus – Trolig besparing är 100 kr per faktura och med 100. 000 fakturor 2004 ger detta 10 miljoner E-handel

Nyckeltal 2006 • • Antal leverantörsfakturor 109. 000 Antal lev netto 4. 900 Antal beställare 1. 000 Levfakturor volym 1. 5 miljard Antal ramavtal 460 Antal upph. per år 150 Antal dagar fakt cirkulerar 32 – varav hos Ekonomi 3 dagar E-handel

Mål och mätningar ( SKL ) Arbetssätt, IT-verktyg Skanning Mål E-fakturor E-handel (inköp t. o. m. faktura) 1. Ökad ramavtalstrohet X 2. Ökad prismedvetenhet X 3. Automatisk kontroll av faktura mot order X 4. Förkontering redan vid order X 5. Snabbare fakturahantering X 6. Ökad ekonomisk styrning av inköp X X (X) X 7. Ökad statistik (X) X X* 8. Mer underlag inför nya upphandlingar (X) X X* X X X 9. Frigjord tid för andra uppgifter 10. Miljövänligt E-handel Bilden hämtad från SKL cirkulärbrev 2005 -12

Gårdagens inköpsprocess E-handel

Vår lösning • Från beställning till betalning, helhetslösning • Både E-inköp och E-faktura • Attest i framkant vid orderläggning, nytt attestreglemente from 2006 -01 -01 • Leveransavisering kan införas på sikt • Inleverans/Godsmottagning med attest • Matchning av faktura • EDI/Fulltextfaktura, Svefaktura, Webbapplikation E-handel

Processen från inköp till betalning Automatisk Matchning e. Inköpsorder Skapar varukorg (godkända leverantörer i marknadsplats) Ordermottagning e. Faktura Utanordnar Leverantör Lev. Resk. Attest Leveransbekräftar Beställare Speditör Godkännare e. Bekräftelse Avtal Upphandlare Statistik och kvalitetsuppföljning E-handel Beställare/ Godsmottagare Bank

Läget februari 2008 • • 1 - system för all handel, Visma Proceedo 20 - miljoner besparing per år 125 - leverantörer anslutna för komplett handel 2000 - användare registrerade för handel E-handel

Anslutna leverantörer 150 -200 E-post + webedi Prislista/ Order katalog Svefaktura 5 -10 Abonnemang Webfaktura/ Svefaktura 20 -25 >4500 Full EDI Övriga PRICAT Order Rekvisition 30000 40000 30000 Proceedo Konteringsinformation 10000 Betalningsinformation Raindance E-handel EDI Faktura Svefaktura