Egysges irodai programcsomag Az ORCHI alkalmazsi tapasztalatai Szathmri

Egységes „irodai” programcsomag – Az ORCHI alkalmazási tapasztalatai Szathmári Gyula kereskedelmi igazgató

Cégismertető ADM Informatikai Kft. • • • Alapítva 1991 -ben, 1997 -től önálló vállalkozás 100%-ban magyar tulajdonosi kör Tevékenységi kör: dokumentumkezelési szoftverek fejlesztése és forgalmazása Teljes körű irodaautomatizálási megoldások Száznál több referencia országszerte

Dokumentumkezelés… … az ADM nyelvén: • Biztonság - • Hatékonyság - • dokumentumok biztonságos tárolása akár 100 évig szigorú hozzáférési jogosultságok digitális aláírások, titkosítás gyors visszakeresés munkafolyamat támogatás Költségcsökkentés - nyomtatási és tárolási költségek csökkentése egyéb pl. kiszolgálás sebességének növelése

KRITIKUS PONTOK • Jellegzetes problémák a nagyvállalati szférában: Nagy mennyiségű iratforgalom – – Manuális iktatás (papír alapú iktató- és átadókönyvek használata) Földrajzi területi tagoltság Kiterjedt szervezeti struktúra Bonyolult és hosszadalmas ügyintézési folyamatok

VAN MEGOLDÁS… az ORCHI Digitális Iroda szoftver… • • • amely biztonságossá, átláthatóvá és könnyen kezelhetővé teszi szervezete ügyirat-kezelési folyamatait, könnyedén illeszthető bármely cég struktúrájához/munkájához, szervezet átalakítás nélkül, rugalmasan testreszabható akár a felhasználó által is.

ORCHI 5. 5 Főbb funkciók • Iktatás - nyilvántartásba vétel a hagyományos iktató könyvet felváltja • Archiválás - dokumentumok tárolása (szkennelt dokumentumok, elektronikus levelek és iratok, stb. ) • Workflow - üzleti folyamatok támogatása (számla jóváhagyás, beruházás, irattár, …) hatékony támogatás a mindennapi feladatokhoz

Iktatás • • • Tetszőleges iktató mezők Automatizált kitöltések Iktatószám, vonalkód Törzsadatbázisok Meglévő iktató-adatbázisok átvétele Irattári támogatás - Irat fizikai helye Kölcsönzés Selejtezés

Archiválás • Iktatott tételek mellé állományok tárolása - • • Szkennelt dokumentumok Képek Digitális iratok (e-mail, Word, Excel, …), stb. Beépített szkenner vezérlés Fax szerver kapcsolat Titkosított tárolás a szerveren Minden dokumentumot digitális aláírás véd

Workflow • • Tetszőleges számú és lépésű munkafolyamat definiálható Folyamatábra szerkesztővel ellátott adminisztrációs felület Helyettesítések Szabadságolások Esemény-vezérelt üzenetküldés Digitális aláírások Riportozhatóság

Technológiai felépítés Kliens alkalmazás Szerver alkalmazások (CLS, DSS, PSS) Kommunikációs réteg Adatbázis kezelő (MS SQL, ORACLE) Operációs rendszer: Windows (Jövő: Linux) Hálózati protokoll: TCP/IP

Integráció más rendszerekhez • Vállalatirányítási rendszerek - SAP - Scala - Axapta / Navision • Irodai alkalmazások - Microsoft Office - Microsoft Exchange - Lotus Notes • Egyéb - Archi FM

Kiegészítések • OCR/ICR/OMR és vonalkód felismerés - • Power. Search - teljes szövegű visszakeresés - • index mezők automatikus felismerése minden dokumentum típust kezel beépített nyelvi elemző használata megegyezik az Internet-es keresőrendszerekkel Jelentések - Tetszőleges riportok Figyelmeztető üzenetek: e-mail, windows-message

Erősségeink • • • Rendkívül rugalmas struktúra, testreszabhatóság Gyors, hatékony visszakeresés, teljes szövegű visszakereső rendszerrel Grafikus Workflow Adminisztrációs felület segítségével a felhasználó által is könnyen továbbfejleszthető SAP kapcsolat Egyszerűen kezelhető felhasználói felület

AZ EREDMÉNY: Az ORCHI Digitális Iroda szoftverrel egy lépéssel közelebb kerülhet a „papírmentes” iroda kialakításához. Jelentős költségeket takaríthat meg, a felesleges papírfelhasználás kiszorításával. Hatékonyabbá és gyorsabbá teheti a mindennapi munkafolyamatokat Iratait hosszú időre biztonságban tudhatja, melyeket bármikor gyorsan és egyszerűen visszakereshet.

Kapcsolódó szolgáltatások • • • Iratkezelési Szabályzat készítés Irattári Terv készítés Irattári szolgáltatások Bérszkennelés Hardver eszközök beszerzése Speciális szoftver fejlesztés

Referenciák • BORSODCHEM RT. A Borsod. Chem Rt. a beruházási folyamatainak elektronikus ügyintézését látja el az ORCHI rendszer segítségével, az SAP adatainak átvételével. Az itt megvalósított rendszer végzi a beruházási folyamatokhoz tartozó dokumentumok nyilvántartásba vételét, és a szervezeti felépítésből származó teljes döntési folyamat lépéseinek támogatását. • FŐVÁROSI VÍZMŰVEK RT. A Fővárosi Vízművek Rt. az ORCHI rendszerrel, dokumentumainak teljes körű iktatását és archiválását, valamint számláinak szkennelését, nyilvántartását oldja meg. Az ORCHI Digitális Iroda az egyedüli magyar szoftver, mely IXOS interface-szel rendelkezik, így az problémamentesen képes az SAP rendszerrel kommunikálni. • DÉMÁSZ RT. DÉMÁSZ Rt. teljes dokumentum management-jét végzi az ORCHI rendszerrel. Első és legfontosabb feladat számlajóváhagyás folyamatának kialakítása volt. A dokumentumokat szkennelés útján digitalizálják, és az ORCHI Workflow modulja segítségével végzik elektronikusan, a számlák jóváhagyását.

Kérdések Rendezvényeken való részvételünk: 2004 Május - VI. Országos Vízügyi Informatikai Konferencia - Océ Szakmai Nap - DOCDAY: ADM – Canon közös szakmai bemutató rendezvény - Nagyvállalati Dokumentumkezelés III. Oktatási Rendszerünk DOCedu - tanfolyamok 2004 Június hótól

Kérdések További információ ADM Informatikai Kft. 1126 Budapest, Királyhágó tér 8 -9. Tel. : 212 -15 -70 Fax: 212 -15 -66 Internet: www. adm. hu E-mail: info@adm. hu