EGILIA Formation PMI PMP MANAGEMENT DES COUTS DU

EGILIA Formation. PMI® / PMP® MANAGEMENT DES COUTS DU PROJET

Management des coûts du projet Ce chapitre comprend les processus relatifs à l'estimation, à l'établissement du budget et à la maîtrise des coûts dans le but d'achever le projet en restant dans le budget approuvé. PMBOK ® 5 th edition FORMATIONPMI® ® 5 th edition 2013 FORMATIONPMI®/ /PMP® PMBOK 161 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 157

Les processus du management des coûts Management des coûts du projet FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 158

Les processus du management des coûts 7. 1 Planifier le management des coûts 7. 2 Estimer les coûts 7. 3 Déterminer le budget 7. 4 Maîtriser les coûts PMBOK ® 5 th edition FORMATIONPMI® ® 5 th edition 2013 FORMATIONPMI®/ /PMP® PMBOK 162 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 159

Ce processus permet de créer le plan de management des coûts management du projet. normes, et documentation utilisés pour gérer l'ensemble des coûts MONITORING & CONTROLLING pendant toute la vie projet. EXECUTING Le plan de management des coûts définit l'approche, les procédures, PLANNING (Cost management plan) qui est un des composants du plan de INITIATING 7. 1 Planifier la gestion des coûts CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 160

PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING Parmi ses rubriques principales citons : • le niveau de précision (level of accuracy) • l’unité de mesure pour chaque ressource • les liens avec les procédures et normes de l’organisation (ex. comptabilité analytique) • les seuils de maîtrise et la procédure d'escalade • le format des rapports, éditions, budget • les règles et méthode pour mesurer la performance du projet (exemple : EMV) • description des processus de gestion des coûts • procédures d'enregistrement et de comptabilisation des coûts • traitement des fluctuations liées aux taux de change, • etc. INITIATING 7. 1 Planifier la gestion des coûts CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 161

7. 1 Plan de management des coûts CLOSING 162 MONITORING & CONTROLLING © EGILIA LEARNING JUIN 2013 EXECUTING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 PLANNING Quelques termes Project setup costs : fixed costs coûts fixes Sunk costs : already expended costs (irrecoverable) déjà dépensés Opportunity costs : le coût de choisir une alternative et, donc, de renoncer aux bénéfices potentiels des autres alternatives (NPV, net present value, du choix retenu - NPV choix non retenu. INITIATING 1. Estimer les coûts du projet Le plan de management des coûts : Selon le Guide PMBOK®, un plan de management des coûts établit le format et précise les activités et les critères relatifs à la planification, au fractionnement et au contrôle des coûts d'un projet. Il s'agit d'un des composants du plan de management du projet. Le plan de management des coûts du projet définira, entre autre éléments, les points suivants : • le niveau de précision (level of accuracy) • l’unité de mesure pour chaque ressource (unit of measure) • les liens avec les procédures et normes de l’organisation (ex. plan de comptabilité analytique) organizational procedure links • les seuils de maîtrise ( « seuils de tolérance » ) écarts autorisés (control thresholds) • les règles de mesure de la performance : niveau de granularité dans le WBS, mode de calcul des prévisions (estimate at completion) • le format des rapports de coûts reporting formats • la description des processus de gestion des coûts. (process cost management)

7. 2 Estimer les coûts EXECUTING projet. PLANNING ressources nécessaires à l'accomplissement des activités du INITIATING C'est le processus qui consiste à calculer une approximation des MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 163

t INITIATING 7. 2 Estimer les coûts PLANNING Données d'entrée – Plan de management des coûts (Cost management plan) EXECUTING – Référence de base du contenu (scope baseline) – Echéancier du projet (project schedule) – Registre des risques (risk register) – Facteurs environnementaux (enterprise environmental factors) – Actifs organisationnels (organizational process assets) MONITORING & CONTROLLING – Plan de ressources humaines (human resource management plan) CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 164

7. 2 Estimer les coûts INITIATING Outils et techniques PLANNING – Jugement d'expert (expert judgment) – Estimation par analogie (analogous estimating) EXECUTING – Estimation paramétrique (parametric estimating) – Estimation ascendante (bottom-up estimating) – Estimation à 3 points (three-points estimates) – Coût de la qualité (cost of quality) – Logiciels d'estimation des coûts du projet (project management estimating software) – Analyse des offres (vendor bid analysis) – Techniques de décision en groupe MONITORING & CONTROLLING – Analyse de la réserve (reserve analysis) CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 165

7. 2 Estimer les coûts INITIATING Estimate ranges Précisions des estimations de coûts PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 166

INITIATING 7. 2 Estimer les coûts PLANNING Données de sortie – Estimation du coût des activités (activity cost estimates) – Mises à jour des documents du projet (project document updates) EXECUTING – Base des estimations (basis of estimates) MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 167

chaque activité individuelle ou de chaque lot de travail de façon à EXECUTING établir une référence de base des coûts approuvée PLANNING C'est le processus qui consiste à cumuler les coûts estimés de INITIATING 7. 3 Déterminer le budget (cost baseline) MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 168

INITIATING du projet 7. 3 Déterminer le budget PLANNING Données d'entrée – Plan de management des coûts (Cost management plan) – Estimation du coût des activités (activity cost estimates) EXECUTING – Base des estimations (basis of estimates) – Référence de base du contenu (scope baseline) MONITORING & CONTROLLING – Echéancier du projet (project schedule) – Calendriers des ressources (resource calendars) – Contrats (agreements) (*) – Registre des risques (Risks register) – Actifs organisationnels (organizational process assets) (*) pour les achats de matériels ou de services en sous traitance CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 169

INITIATING 7. 3 Déterminer le budget Outils et techniques PLANNING – Agrégation des coûts (cost aggregation) – Analyse de la réserve (reserve analysis) – Liens historiques (historical relationships) – Réconciliation des limites de financement (funding limit reconciliation) EXECUTING – Jugement d'expert (expert judgment) MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 170

7. 3 Déterminer le budget INITIATING 7. 3 Déterminer le budget PLANNING Données de sortie EXECUTING • Référence de base des performances des coûts (cost baseline) • Exigences en financement du projet (project funding requirements) • Mises à jour des documents du projet (Project document updates) MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 171

7. 3 Déterminer le budget INITIATING PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING PMBOK ® 5 th edition FORMATIONPMI® ® 5 th edition 2013 FORMATIONPMI®/ /PMP® PMBOK 174 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 172

PLANNING EXECUTING C'est le processus qui consiste: – à surveiller l'état du projet dans le but de mettre à jour son budget, – à gérer les modifications affectant la référence de base des coûts, – à veiller à limiter les dérives budgétaires, – à informer les parties prenantes des modifications. INITIATING 7. 4 Maîtriser les coûts MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 173

s INITIATING 7. 4 Maîtriser les coûts PLANNING Données d'entrée – Plan de management du projet (project management plan) – Informations sur la performance du travail (work performance information) EXECUTING – Exigences en financement du projet (project funding requirements) MONITORING & CONTROLLING – Actifs organisationnels (organizational process assets) CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 174

7. 4 Maîtriser les coûts INITIATING Outils et techniques PLANNING – Management par la valeur acquise (earned value management) EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 175

7. 4 Maîtriser les coûts INITIATING Outils et techniques PLANNING – Management par la valeur acquise (earned value management) EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 176

Management par la valeur acquise (earned value management) PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING La méthode consiste à calculer la valeur acquise d’un projet en évaluant d’une part l’avancement du projet (pourcentage du travail effectué en comparaison au travail restant à réaliser) ou d’une tâche précise, puis en le multipliant par le budget. Les résultats de ce calcul sont généralement représentés sous la forme d’un graphique où apparaissent des courbes en « S » , symbolisant ces trois valeurs : la valeur planifiée (travail prévu ), le coût réel (valeur des dépenses réelles) et la valeur acquise (valeur du travail effectué). En un coup d’œil, il est ainsi possible de voir si le coût réel et le délai réel sont supérieurs, inférieurs ou conformes aux prévisions, et si le projet est sur de bons rails. INITIATING 7. 4 Maîtriser les coûts CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 177

Méthode de la valeur acquise EARNED VALUE MANAGEMENT EXECUTING MONITORING & CONTROLLING 3 indicateurs : PV , AC, EV exprimés en valeur monétaire, et cumulés d'un mois sur l'autre. Ces indicateurs donnent une vision claire des performances du projet. Ils sont normalisés et facilitent donc la comparaison entre projets ou la consolidation de projets. De plus, ces indicateurs sont gérés en standard par la plupart des outils de planification et suivi de projet (ex. MS Project). PLANNING INITIATING s 7. 4 Maîtriser les coûts CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 178

7. 4 Maîtriser les coûts INITIATING EARNED VALUE MANAGEMENT contrôle. Elle représente « le travail que l’on aurait dû faire » EXECUTING AC Actual Cost, ou Dépensé/réalisé, c’est le montant facturé par les entreprises à un instant t, correspondant à la période de contrôle. Il représente « ce que l’on a dépensé » SV Schedule Variance, ou écart de progression du travail, il représente, souvent, la disponibilité des ressources. Il s’agit d’un écart de Production, de productivité. SV = EV – PV CV Cost Variance, ou écart Coût, il traduit une déviation budgétaire. Il représente, FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 CLOSING souvent, l’efficience des ressources. CV = EV – AC MONITORING & CONTROLLING EV Earned Value, ou Valeur acquise, c’est une notion de gain, de profit, de possession, de mérité, de valeur. C’est la valeur du budget (BAC) correspondant à l’avancement physiquement effectué. Elle représente « le travail qui a réellement été accompli » EV = BAC x (% d’avancement physique) PLANNING PV Planned Value, c’est la valeur du budget à un instant t, correspondant à la période de © EGILIA LEARNING JUIN 2013 179

7. 4 Maîtriser les coûts INITIATING PLANNING Les 2 règles pour interpréter le diagramme de la valeur acquise : Règle 1: information sur les coûts : Si Valeur Acquise > Coût réel, le projet réalise des économies. (Et inversement) Autrement dit : Si Valeur Acquise est égale à 1, on suit « the cost baseline » Si la valeur acquise < 1 , on a dépensé plus que prévu. Si la Valeur Acquise > 1, on a dépensé moins que prévu. EXECUTING MONITORING & CONTROLLING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 CLOSING Règle 2: information sur les délais : Si Valeur Acquise > Coût budgété, le projet est en avance. (Et inversement) Autrement dit : Si Valeur Acquise est égale à 1, on suit « the Schedule baseline » Si la valeur acquise < 1 , on est en retard. Si la Valeur Acquise > 1, on est en avance. 180

7. 4 Maîtriser les coûts INITIATING Cas n° 1 : Tout va bien PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 CLOSING Dans ce cas, le projet est en avance et dépense moins que budgété. La valeur acquise est au-dessus du coût prévu et du coût réel. 181

7. 4 Maîtriser les coûts INITIATING Cas n° 2 : Rien ne va plus PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 CLOSING Ici, le projet est en retard et en surcoût. La valeur acquise est en-dessous du coût prévu et du coût réel. 182

7. 4 Maîtriser les coûts INITIATING • Cas n° 3 : Trop cher mais plus vite que prévu PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 183 CLOSING Dans ce cas, le projet est en surcoût bien qu'il soit en avance. La valeur acquise est en dessous du coût réel mais au-dessus du coût prévu.

7. 4 Maîtriser les coûts INITIATING • Cas n° 4 : En retard mais le projet coûtera moins cher que prévu. PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 CLOSING Dernier cas, le projet est en retard mais réalise des économies par rapport au plan. En effet, la valeur acquise est en-dessous du coût prévu mais au-dessus du coût réel. 184

7. 4 Maîtriser les coûts INITIATING EARNED VALUE MANAGEMENT PLANNING SPI Schedule Performance Index, ou Indice de performance de production, efficacité EXECUTING (ce qui a été fait sur ce qui aurait dû être fait). Ce ratio représente un risque de dépassement de la date prévisionnelle de fin de projet (ou d’un jalon intermédiaire) si le travail continue de se réaliser avec la même productivité. SPI = EV / PV CPI Cost Performance Index, ou indice de performance Coûts, efficience (ce qui a été ETC Estimate to Complete, ou Reste à faire, il correspond à une ré-estimation périodique du montant des travaux restant à réaliser. Attention, l’ETC n’est pas égal au BAC – AC ! ETC = (BAC – EV) / CPI MONITORING & CONTROLLING fait sur ce que cela a coûté). Ce ratio représente un risque de dépassement du Coût Prévisionnel Final (EAC) si le projet continue comme il a commencé. CPI = EV / AC Estimate At completion, ou Coût Prévisionnel Final. C’est une prévision du coût à FORMATIONPMI® / PMP® CLOSING terminaison. EAC = AC + ETC PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 185

7. 4 Maîtriser les coûts INITIATING EARNED VALUE MANAGEMENT PLANNING VAC Variation At completion, écart à terminaison. VAC = EAC – BAC MONITORING & CONTROLLING Indice de performance pour l'achèvement du projet (to-complete performance index, TCPI) TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC) TCPI = (BAC – EV) / (EAC – AC) EXECUTING TCPI (To Complete Performance Index) CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 186

7. 3 Maîtriser les coûts INITIATING 3. Maîtriser les coûts (Earned Value Management) PLANNING – Prévisions (forecasting) q Si écart accidentel budgété (EAC forecast for ETC work perfomed at the budgeted rate) q Si on suppose que le projet va progresser au même rythme • Coût final estimé, basé sur le coût estimé pour achèvement en utilisant l'indice de performance des coûts (EAC forecast for ETC work perfomed at the present CPI) FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 CLOSING (EAC = BAC / cumulative CPI) MONITORING & CONTROLLING (EAC = AC + BAC - EV) EXECUTING • Coût final estimé, basé sur le coût estimé pour achèvement en utilisant le taux © EGILIA LEARNING JUIN 2013 187

7. 3 Maîtriser les coûts INITIATING 3. Maîtriser les coûts (Earned Value Management) PLANNING – Prévisions (forecasting) • Coût final estimé, basé sur le coût estimé pour achèvement en utilisant forecast for ETC work considering both SPI and CPI factors) EXECUTING l'indice de performance des délais et l'indice de performance des coûts (EAC MONITORING & CONTROLLING – AC + [(BAC – EV) / (cumulative CPI x cumulative SPI)] CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 188

7. 4 Maîtriser les coûts INITIATING EVM / récapitulatif des principaux indicateurs PLANNING nom en anglais définition PV planned value valeur planifiée AC actual cost coût réel EV Earned value valeur acquise SV Schedule variance écart de délais CV Cost variance écart de coût CPI cost performance index indice de performance des coûts SPI schedule performance index BAC Budget at completion budget à l'achèvement ETC Estimated to complete coût estimé pour achèvement EAC Estimated at completion coût final estimé VAC Variance at completion écart à l'achèvement EXECUTING Sigle FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 CLOSING Burn Rate = AC/ EV MONITORING & CONTROLLING indice de performance des délais © EGILIA LEARNING JUIN 2013 189

INITIATING 7. 4 Maîtriser les coûts Outils et techniques PLANNING – Revues de performance (performance reviews) – Prévisions de coûts (forecasting) – Analyse de la réserve (gestion du risque) – Logiciels de gestion de projet (project management software) EXECUTING – Performance de la valeur acquise (earned value performance) MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 190

7. 4 Maîtriser les coûts INITIATING Données de sortie – Prévisions de coûts (cost forecasts) updates) – Demandes de modification (change requests) updates) – Mises à jour des documents du projet (project document updates) MONITORING & CONTROLLING – Mises à jour du plan de management de projet (project management plan EXECUTING – Mises à jour des actifs organisationnels (organizational process assets PLANNING – Informations de performance du travail (work performance information) CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 191