EGILIA Formation PMI PMP MANAGEMENT DES COMMUNICATIONS DU

EGILIA Formation. PMI® / PMP® MANAGEMENT DES COMMUNICATIONS DU PROJET

Management des communications du projet Ce chapitre comprend les processus requis pour assurer, en temps voulu et de façon appropriée, la création, la collecte, la diffusion, le stockage, la récupération et le traitement final des informations du projet. FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 268

10. 1 Management du plan de communications INITIATING 1. Identifier les parties prenantes PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATION PMI®/ PMP PMBOK ® 5 th edition 2013 FORMATIONPMI ® / PMP © 3 ©EGILIALEARNING JUIN 2013 269

INITIATING communications du projet Les processus de la gestion des communications PLANNING 10. 2 Gérer les communications MONITORING & CONTROLLING 10. 3 Suivre et piloter les communications EXECUTING 10. 1 Planifier le management des communications CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 270

– à déterminer les besoins en information des parties prenantes du EXECUTING projet PLANNING C'est le processus qui consiste: INITIATING 10. 1 Planifier le management des communications – et à définir une approche pour les communications. MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 271

PLANNING Données d'entrée – Plan de management du projet – Registre des parties prenantes (stakeholder register) – Actifs organisationnels (organizational process assets) (n. b. des parties prenantes – Technologie de communication (média utilisé : réunion, document, mail. . ) – Modèles de communications (ex. modèle émetteur / récepteur) – Méthodes de communications (ex. interactive, push, pull) – Réunions MONITORING & CONTROLLING Outils et techniques EXECUTING – Facteurs environnementaux de l'entreprise (enterprise environmental factors) – Analyse des besoins en communication INITIATING 2. Planifier les communications 10. 1 Planifier le management des communications CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 272

10. 1 Planifier le management des communications INITIATING Outils et techniques : modèles de communication Sender (Émetteur) transmission Listening Filtre de réception Décodage Message & médium Noise - noise (bruit): toute source d'interférence susceptible de détériorer le signal est donc d'affecter la communication (ex. bruit, mais aussi attitude…) - communication blockers arrêtent la communication (bloquent le message) nombre excessif de communicants, écarts culturels, attitude du locuteur ou du récepteur etc. FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 CLOSING -- channel (canal) : on y associe un medium MONITORING & CONTROLLING Encodage Receiver (Récepteur) EXECUTING Filtre d’émission Contexte Culture Éducation Valeurs PLANNING Feedback message (réception et compréhension) © EGILIA LEARNING JUIN 2013 273

10. 1 Planifier le management des communications INITIATING . PLANNING nombre de canaux de communication Formule : n (n - 1) / 2 EXECUTING MONITORING & CONTROLLING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 CLOSING 5 (5 -1)/2 = 10 canaux de communication possible entre ces quatre postes 274

10. 1 Planifier le management des communications INITIATING Outils et techniques : typologie de communications (au projet, à l'entreprise) Communication formelle MONITORING & CONTROLLING Communication informelle Communication pull EXECUTING ou externe PLANNING Communication interne Communication interactive Communication push CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 275

10. 1 Planifier le management des communication par gestes - Ascendant e(Up) MONITORING & CONTROLLING - Descendante (down) communication orale PMBOK ® 5 th edition 2013 CLOSING - horizontale, transversale (with peers) FORMATIONPMI® / PMP® EXECUTING communication par attitude PLANNING communication écrite INITIATING Outils et techniques : typologie de communications © EGILIA LEARNING JUIN 2013 276

10. 1 Planifier le management des communications Pourquoi ? Quand ? date échéance fréquence Quoi ? vers qui ? medium la cible. . stakeholders FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 les messages © EGILIA LEARNING JUIN 2013 CLOSING Comment ? les thèmes de la communication MONITORING & CONTROLLING pour expliquer pour convaincre pour rassurer pour faire adhérer etc. EXECUTING qui est en charge ? pour informer PLANNING Qui ? INITIATING Données de sortie : plan de management des communications 277

PLANNING des communications 1. Objectifs de la communication du projet 2. Contexte du projet EXECUTING 3. Analyse des groupes cibles 4. Messages 6. Reporting, validation et adaptation du plan de communication 7. Evaluation et débriefing Conclusion Bibliographie - - le processus d'escalade - - l'organisation des réunions et des comités PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® Le plan de management des communications peut aussi décrire : MONITORING & CONTROLLING 5. Planification et organisation Glossaire INITIATING Données de sortie : exemple de structure d'un plan de management 10. 1 Planifier le management des communications 278

10. 2 Gérer les communications INITIATING 3. Diffuser les informations PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATION PMI ®/ PMP PMBOK ® 5 th edition 2013 FORMATIONPMI ® / PMP ©©EGILIA 13 EGILIALEARNING JUIN 2013 279

C'est le processus qui consiste à mettre les informations nécessaires à la "communication management plan". tous les processus de management de projet. ("dernière minute"). Une communication efficace dépasse la seule mise à disposition des informations, et implique de s'assurer que l'information a été correctement générée, reçue et comprise ; elle implique également de donner aux destinataires l'occasion de MONITORING & CONTROLLING Il implique également de répondre aux demandes inattendues d’information. EXECUTING Ce processus est exécuté tout au long du cycle de vie du projet et dans le cadre de PLANNING disposition des parties prenantes, comme cela a été planifié dans le INITIATING 3. Diffuser les informations 10. 2 Gérer les communications requérir des suppléments d'informations, des clarifications ou précisions. CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 280

10. 2 Gérer les communications INITIATING Données d'entrée PLANNING – Plan de management des communications – Informations sur la performance du travail EXECUTING – Actifs organisationnels – Facteurs environnementaux de l'entreprise – Modèles de communications (ex. modèle émetteur / récepteur) – Méthodes de communications (ex. interactive, push, pull) – Technologies de communication (medium utilisé : réunion, document, mail. . ) – Système de gestion de l'information (web, mail, fax etc. ) FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 CLOSING – Reporting projet (status, progress, forecasts, issues, approved changes, work done) MONITORING & CONTROLLING Outils et techniques 281

EXECUTING - choix du medium, PLANNING - modèle émetteur – récepteur : boucles de feed-back et réduction des barrières à la communication INITIATING Techniques générales de la communication : 10. 2 Gérer les communications - style d'écriture, - techniques de conduite de réunion, - techniques de facilitation (pour atteindre le consensus et surmonter les obstacles - techniques d'écoute (ex. écoute active) MONITORING & CONTROLLING - techniques de présentation, CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 282

Données de sortie Mises à jour des actifs organisationnels (organizational process assets updates) EXECUTING • Les notifications aux parties prenantes • Les rapports du projet MONITORING & CONTROLLING • Les présentations du projet • Les enregistrements du projet • Le retour d'information des parties prenantes • La documentation des leçons apprises. PLANNING Les communications du projet INITIATING 3. Diffuser les informations 10. 2 Gérer les communications Mises à jour des documents du projet Mises à jour du plan de management du projet CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 283

10. 2 Gérer les communications INITIATING Données de sortie – Rapports d'avancement PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 284

10. 2 Gérer les communications INITIATING Données de sortie Rapports d'avancement PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 285

INITIATING 10. 3 Suivre piloter les communications 4. Gérer lesetattentes des parties prenantes PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATION PMI ®/ PMP PMBOK ® 5 th edition 2013 FORMATIONPMI ® / PMP ©©EGILIA 20 EGILIALEARNING JUIN 2013 286

Il permet d'assurer à chaque instant un flux de communication optimal entre les parties prenantes. EXECUTING besoins de communication ont été satisfaits. PLANNING problèmes ou difficultés de communication, et de s'assurer que tous les INITIATING Ce processus a pour objet d'identifier et de résoudre d'éventuels 10. 3 Suivre et piloter les communications MONITORING & CONTROLLING CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 287

10. 3 Suivre et piloter les communications INITIATING Données d'entrée PLANNING – Plan de management des communications – les communications du projet (project communications) EXECUTING – journal des incidents (issue log) – actifs organisationnels (Organizational process access) Outils et techniques – Système de gestion de l'information – jugement d'expert – Réunions MONITORING & CONTROLLING – Informations sur la performance du travail (Work performance information) CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 288

INITIATING Données de sortie 10. 3 Suivre et piloter les communications PLANNING – Informations sur la performance du travail – demandes de modification EXECUTING – mises à jour du plan de management du projet – mise à jour des documents du projet MONITORING & CONTROLLING – actifs organisationnels CLOSING FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 289