EGILIA Formation PMI PMP Le Cadre de la

EGILIA Formation. PMI® / PMP®

Le Cadre de la Gestion de Projets (Framework) sommaire • 1ère partie : le cadre de la gestion de projet (Framework) définitions (projet, stakeholders, PMO, produit, phase, processus etc. ) contexte et environnement du projet structures organisationnelles et modes de fonctionnement processus, groupe de processus, cycle de vie mapping des processus les 10 disciplines de management de projet (knowledge areas) • 2ème partie : les 10 disciplines ou domaines (knowledge areas) de la gestion de projet FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 2

Le Cadre de la Gestion de Projets (Framework) • 1ère partie le cadre de la gestion de projet (Framework) Les grands concepts … FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 3

Le Projet PMI® PMBOK®guide ü Un projet « Un projet est une entreprise temporaire, décidée en vue de produire un résultat unique, produit ou service » . �Un projet produit un résultat unique >> chaque projet est unique. �Notion de progressivité ü Quel type de projet ? La gestion de projet est universelle et s'applique à tout projet, quel que soit son contenu : Projet système d'information, industriel, commercial, bancaire, bâtiment, infrastructure, recherche, etc FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 4

Projet Un projet OBJECTIF A ATTEINDRE DES MOYENS (RESSOURCES) UN DELAI A RESPECTER et aussi : une organisation FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 5

Les acteurs du projet Acteurs impliqués / parties prenantes (stakeholders) Les acteurs du projet : chef de projet (project manager) équipe de gestion de projet (team management) membres de l'équipe projet (team members) Les pilotes du projet : comité projet, comité de pilotage, … Le sponsor (commanditaire, promoteur, garant, etc. ) (client, custumer…) Le client final, les utilisateurs… (final user, users…. ) Les autres acteurs fonctionnels (responsables fonctionnels, experts, règlementaires) ou acteurs techniques Les acteurs institutionnels internes (PMO, architectes fonctionnels, Comité d'Entreprise) Les acteurs institutionnels externes (CNIL, Comités interprofessionnels, autorités de tutelle, bailleurs de fonds, etc. ) Les autres partenaires du projet (fournisseurs, sous-traitants, équipe de production, etc. ) Les autres personnages influents (politiques…. ) (influencers) FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 6

les acteurs du projet Les parties prenantes (Stakeholders) doivent être identifiées dès le début du projet Leur liste constitue l'ossature du plan de management (Management Plan) FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 7

Project Management Office PMO (Project Management Office) bureau des projets Les rôles du PMO rôle traditionnel : étudier, promouvoir, diffuser et contrôler l'utilisation des méthodes, normes et standards parfois il est un pôle de ressources (chefs de projets, architectes) et d'expertise. rôle de coordination de la gestion des différents projets conseil, audit, coaching en méthodes choix des outils et normalisation de leur utilisation FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 8

Produit et projet Produit (Product): ce que crée le projet (sa raison d'être) Produit (ex. nouveau logiciel ou nouvelle version d'un logiciel, nouveau vaccin, nouvel aéroport…) Un service Un résultat (ex. mise en sécurité d'un site) Un produit peut se décomposer (PBS Product Breakdown Structure) Le produit est mis à disposition du client >> livrables (deliverables) Le Contenu du produit (Product Scope) ce que souhaite le client FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 9

Produit et projet Projet : concept associé TRAVAIL (WORK) le projet a pour objectif la création du produit tel que demandé par le client Le Contenu du projet (Project Scope) Ensembles des travaux ou activités à accomplir en vue de créer le produit et de le mettre à disposition du client. FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 10

Programme, phases et sous projet PMI® PMBOK® Guide Programme Groupe de projets menés de façon coordonnée en vue d’obtenir des bénéfices inenvisageables si les projets étaient menés séparément. « group of projects managed in a coordinated way to obtain benefits not available from managing them individually « Sous projet Sub project Décomposition de grands projets, permettant d'obtenir des unités de réalisation plus petites, de maîtrise et de planification plus faciles. Le découpage en sous-projets se fait à l'aide du WBS. FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 11

Phase : Project phase. Ensemble d’activités logiquement liées aboutissant à la création d’un livrable majeur Leur enchaînement constitue le cycle de vie d’un projet Elles peuvent elles-mêmes se décomposer en s'appuyant sur la logique du WBS. Les phases comportent des activités techniques (fabrication du produit) et des activités de gestion de projet. Revues de fin de phase : but : contrôler que les objectifs de la phase ont été atteints (livrables, contenu & qualité), acter sur la bonne fin de la phase, et obtenir l'accord pour le passage à la ou aux phase(s) suivante(s). go-no go phase review FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 12

le management de projet PMI® Le management de projet PMBOK® Guide Méthode, ensemble de techniques et outils utilisés pour planifier, estimer et contrôler les activités en vue d’atteindre l’objectif dans les délais et dans le budget, et dans le respect des spécifications. Method and set of techniques , knowledge skills and tools used for planning estimating and controlling work activities to reach the objective on time within budget and according to specifications FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 13

Le savoir faire du chef de projet FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 14

Le savoir faire du chef de projet 1 PMBOK® Guide (PMI Project management Body of Knowledge) 2. Domaine fonctionnel ou technique du projet. Normes (standards) & règlementation (regulations) FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 15

Le savoir faire du chef de projet 4 Relations inter personnelles : 3 Environnement du projet environnement social et environnement culturel environnement politique et international contexte entreprise FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 16

Contexte et environnement du projet Connaître le contexte du management de projet vs. Programme portefeuille de projets direction de projets projet « transverse » découpage en sous projets existence d’un « Project Management Office » PMO (cf. les parties prenantes) FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 17

Contexte et environnement du projet Influences organisationnelles Les facteurs à prendre en compte : – Type d'entreprise, secteur d'activité – Mode de fonctionnement de l'entreprise – Culture d'entreprise, code de conduite – Historique et culture de fonctionnement des projets – Typologie de relations hiérarchiques et de leadership – Tolérance aux risques – etc. FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 18

Conclusion d’après PMBOK® Guide 5 th edition 2013 FOUR FUNCTIONS OF THE PROJECT MANAGER (les 4 fonctions du Chef de Projet) Planning : determine time, cost, personnel resources needed (team assembly, development of work schedule, human resource requirements). Organizing ; assembling resources personnel, financial and physical Leadership (sur l’équipe projet) Control : execution of the project plan continuous monitoring of progress (time, cost & quality). Planifier FORMATION PMI® / PMP® Organiser PMBOK ® 5 th edition 2013 Mener Contrôler © EGILIA LEARNING JUIN 2013 19

Les modes d'organisation du projet Les modes d’organisation Fonctionnelle � FORMATION PMI® / PMP® Projet -------- matriciel ---------faible équilibré fort � PMBOK ® 5 th edition 2013 � � � © EGILIA LEARNING JUIN 2013 20

Les structures organisationnelles Organisation fonctionnelle (fonctional organization) Chaque salarié a un supérieur clairement identifié; les salariés sont regroupés par spécialité (domaine). Organisation « projets » (projectized) Les membres de l’équipe sont physiquement regroupés; la majorité des ressources est impliquée dans les activités du projet; le chef de projet a une autorité importante. Organisation « matricielles » (matrix) Mélange de structure fonctionnelle et de structure projet. Faible : très proche du mode fonctionnel (weak) Forte : très proche du mode projet. (strong) Équilibrée (balanced) Attention : l'appellation "tight matrix" reflète seulement un arrangement selon lesquels tous les membres de l'équipe projet partagent les mêmes locaux (co-location) indépendamment du mode d'organisation. FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 21

Les structures organisationnelles Functional organization Organisation fonctionnelle : hiérarchie dans laquelle chaque employé a un supérieur clairement identifié. Les membres du personnel sont regroupés au niveau supérieur par spécialité (production, marketing, etc. ). L'ingénierie peut être ensuite divisée en organisations fonctionnelles qui soutiennent les activités de l’organisation dans son ensemble, comme l’ingénierie mécanique ou électrique. Les organisations fonctionnelles réalisent elles aussi des projets, mais le contenu de ces projets reste dans les limites de la fonction. FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 22

Les structures organisationnelles Projectized organization Organisation par projets : les membres de l’équipe sont souvent regroupés physiquement. La majorité des ressources de l’organisation est impliquée dans du travail de projet et les chefs de projet disposent d’une indépendance et d’une autorité importante. FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 23

Les structures organisationnelles Weak matrix organization Les organisations matricielles sont des mélanges de structures fonctionnelle et par projets. Les matrices faibles conservent de nombreuses caractéristiques des organisations fonctionnelles, et le rôle du chef de projet est plutôt celui d’un coordinateur ou d'un facilitateur que celui d’un manager. FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 24

Les structures organisationnelles Strong matrix organization Les organisations matricielles sont des mélanges de structures fonctionnelle et par projets. Les matrices fortes conservent de nombreuses caractéristiques des organisations par projets et peuvent comporter des chefs de projet à plein temps, disposant d’une autorité importante et d'un personnel administratif de projet à plein temps. FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 25

Les structures organisationnelles Balanced matrix organization Les organisations matricielles sont des mélanges de structures fonctionnelle et par projets. . Alors que l'organisation matricielle équilibrée reconnaît la nécessité d'un chef de projet, elle ne laisse pas à celui-ci une autorité totale sur le projet et son financement. FORMATION PMI® ®/ PMP® FORMATIONPMI / PMP® PMBOK ® 5 th ®edition 2013 PMBOK 5 th edition © EGILIA LEARNING JUIN 2013 26

Les structures organisationnelles Influence de l'organisation sur le fonctionnement du projet FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 27

Les structures organisationnelles Mode de fonctionnement pour les entreprises n'ayant qu'un environnement de gestion de projet partiellement développé. Organizational Structures for organizations that do not have a full-scale project management environment. Project Expediter The Project Expediter monitors and reports on the status of the project to senior management. This role has no authority. The Project Expediter acts as a communication coordinator only and cannot enforce any decisions. Project Coordinator The Project Coordinator role is similar to expediter, but has some limited, referential authority. The project coordinator may report to someone higher on the management food chain than the expediter. The Project Coordinator has some authority to make decisions FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 28

Processus groupes de processus, cycle de vie FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 29

Les processus Définition du processus au sens PMI Séquence logique d’activités visant à produire un résultat : de gestion de projet (processus de gestion de projet) ; les processus de gestion de projets sont "universels" (quelle que soit la nature du produit ou le secteur d'activité) de production (processus orienté production) ; ils sont répartis dans le cycle de vie du projet au sein des phases qui le composent. Ne pas confondre la définition d'une phase et celle d'un processus FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 30

Les processus Positionnement des processus selon leur domaine de gestion de projet… • processus liés à la gestion des approvisionnements • processus liés à la gestion des délais • processus liés à la gestion des ressources humaines • etc. selon leur "chronologie" (à quel moment du projet ils sont requis) • concept de GROUPE DE PROCESSUS PROCESS GROUP • 1 démarrage • 2 planification (planning) • 3 exécution • 4 surveillance & maitrise (monitoring & control) • 5 clôture (closing) FORMATION PMI® / PMP® (initiating) (executing) PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 31

Les processus Positionnement des processus au sein d'une même phase on trouvera … 1. un/des processus orienté(s) produit 2. un/des processus de gestion de projet FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 32

Le cycle de vie des projets Cycle de vie du projet. • Ensemble des phases séquencées visant à créer et livrer le produit. Le cycle de vie du projet reprend et ordonne l'ensemble des travaux de production (processus orientés produit) ; le cycle de vie est donc très dépendant de la nature du produit à créer. • ex. cycle de vie pour le développement d'un nouveau vaccin, cycle de vie pour le choix, le paramétrage, l'installation et de déploiement d'un progiciel, etc. ) • Le passage d'une phase à l'autre est très souvent encadré par une procédure formalisée (revue de fin de phase). • Pour un même projet, on est parfois amené à choisir entre plusieurs cycles de vie (modèles de développement) possibles ; • • ex. cycle en V, cycle en W, cycle en cascade, cycle de vie itératif et incrémental FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 33

Le cycle de vie des projets Exemple de cycle de vie projet : cycle en V FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 développement S. I. © EGILIA LEARNING JUIN 2013 34

Le cycle de vie des projets Exemple de cycle de vie projet : cycle itératif FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 développement S. I. © EGILIA LEARNING JUIN 2013 35

Les groupes de processus Les activités de gestion de projet s'exercent à travers les processus (de gestion de projet). Les processus de gestion de projet se regroupent en GROUPE DE PROCESSUS (Processus Groups) sur une base chronologique. Les 5 groupes de processus correspondent à 5 moments-clés des projets démarrage Initiating process group planification Planning process group exécution Executing process group surveillanceetmaîtrise Monitoring and controlling Process group clôture Closing process group FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 36

Les processus Interactions entre les groupes de processus de gestion de projet Source PMBOK ® Guide 5 th edition (2013) chap. 3 fig. 3 -2 FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 37

Les processus Interactions entre les groupes de processus de gestion de projet Monitoring & control process group Initiating process group Planning process group Executing process group Closing process group FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 38

Les processus PROJET process assets Monitoring & controlling process records Initiating process Sponsor inputs Closing process Planning process deliverables Executing process Client (users) Limites du projet FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 39

ORGANIZATIONAL PROCESS ASSETS Database of all the information and records of the previous executed projects and these information are stored in a central repository called Organizational Process Assets may include but not limited to all the documents, templates, policies, procedures, plans, guidelines, lessons learned, historical data and information, earned value, estimating, risk , etc. ACTIFS ORGANISATIONNELS Actif ou ensemble d'actifs associés aux processus et provenant d'une organisation participant au projet, voire de toutes, utilisés ou utilisables pour contribuer à la réussite de ce projet. Les actifs organisationnels comprennent : les plans, pratiques, procédures et directives, qu'ils soient formels ou informels. Il convient d'y inclure les bases de connaissance de l'organisation telles que les leçons apprises (lessons learned) les meilleures pratiques (best practice) et l'information historique (Historical information). FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 40

ENTREPRISE ENVIRONMENTAL FACTORS Facteurs environnementaux internes ou externes à l'organisation, pris individuellement ou dans leur ensemble : Ils avoisinent ou influencent la réussite du projet. Ces facteurs peuvent provenir de toute entreprise participant au projet ; Ils comprennent la culture, la structure et l'infrastructure de l'organisation, les ressources existantes, les bases de données commerciales, les conditions du marché, les logiciels de gestion de projet utilisés, etc. FACTEURS ENVIRONNEMENTAUX DE L'ENTREPRISE (©Ten Step / PMI) FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 41

les 2 documents majeurs de la gestion de projet Les 2 documents majeurs (mais non uniques) de la gestion de projet PROJECT CHARTER Charte de Projet PROJECT MANAGEMENT PLAN Plan de management du Projet Le Plan de Management Projet est un document qui a pour objectif de contribuer à la maîtrise du projet en consignant dans un cadre formalisé les objectifs et les moyens nécessaires au déroulement et à la réussite du projet. Il s’adresse à l’ensemble de l’équipe projet et au sponsor. Il décrit l’ensemble des dispositions retenues pour mener à bien le projet et représente un engagement à respecter par l’équipe projet FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 42

Project Management Process Mapping (carte des processus) groupes de processus 1. 2. 3. 4. 5. (rappel) initiating process planning process executing process monitoring and controlling process closing process (PMBOK® Guide v 5) disciplines (domaines) de gestion de projets 47 processus 4. 5. répartition des processus par groupes de processus initiating process : 2 processes planning process : 24 processes. executing process : 8 processes. monitoring & controlling process : 11 processes. closing process : 2 processes. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 project integration management project scope management project time management project cost management project quality management project human resource management project communication management project risk management project procurement management project stakeholder management © EGILIA LEARNING JUIN 2013 43

Project Management Process Mapping (carte des processus) Cartographie des processus de gestion de projet Chaque processus de gestion de projet : relève d'un domaine de gestion de projet (knowledge area) et d'un seul et d'un groupe de processus (chronologie) et d'un seul Integration Scope Time Cost Quality HR comm risks Stakeholders proc. a Initiating Planning Procurements proc. b proc. i proc. c Executing proc. d proc. e Monitoring and controlling proc. f proc. g proc. h Closing FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 44

Project Management Process Mapping (carte des processus) Process groups knowledgeareas project integration management initiating Develop project charter planning Develop project management plan executing Direct and manage Project execution monitoring& controlling Monitor and control project work Perform integrated change control Project scope management -Plan scope management -Collect requirements -Define scope -Create WBS Validate scope Control scope Project time management -Plan schedule management -Define activities -Sequence activities -Estimate activity resources -Estimate activity durations -Develop schedule Control schedule FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 closing Close project or phase © EGILIA LEARNING JUIN 2013 45

Project Management Process Mapping (carte des processus) Process groups Knowledge areas Initiating Planning Executing Project cost management -Plan cost management -Estimate costs -Determine budget Project quality management -Plan quality management Perform quality assurance Project human resource management -Plan human resource management -Acquire project team -Develop project team -Manage project team Project communication management -Plan communications management manage communications FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 Monitoring & controlling Closing Control costs Control quality control communications © EGILIA LEARNING JUIN 2013 46

Project Management Process Mapping (carte des processus) Process groups Knowledge areas initiating executing -Plan risk management -Identify risks -Perform qualitative risk analysis -Perform quantitative risk analysis -Plan risk responses Project risk management Project procurement management Project stakeholder management planning identify stakeholders FORMATIONPMI® / PMP® monitoring& controlling Control risks Plan procurements management conduct procurements Control procurements Plan stakeholder management Manage stakeholder engagement Control stakeholder management PMBOK ® 5 th edition 2013 closing close procurements © EGILIA LEARNING JUIN 2013 47

Les disciplines (Knowledge areas) de gestion de projet 2ème partie 4. Gestion de l’intégration 5. Gestion du contenu du projet 6. Gestion des délais 7. Gestion des coûts 8. Gestion de la qualité 9. Gestion des ressources humaines 10. Gestion des communications du projet 11. Gestion des risques 12. Gestion des approvisionnements 13. Gestion des parties prenantes FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 48

Les disciplines (Knowledge areas) de gestion de projet 4 Gestion de l'intégration du Processus de coordination et d'intégration du projet. (création du plan de projet, contrôle des Project Integration management changements, exécution du plan de projet). 5 Gestion du contenu du projet Project Scope management Processus nécessaires à la définition du périmètre, à la réalisation du projet et à l'intégration de tous les éléments nécessaires à Sa réussite. (initialisation, définition du périmètre, vérification du périmètre, etc. ) 6 Gestion des délais Time management Processus nécessaires pour assurer la réalisation du projet dans les délais définis. (Séquence des activités, estimation de la durée, définition et contrôle de la planification). 7 Gestion des coûts Costs management Processus nécessaires pour assurer la réalisation du projet dans les coûts définis. (Planification des ressources, estimation du budget, contrôle des coûts) FORMATION PMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 49

Les disciplines (knowledge areas) de gestion de projet 8 Gestion de la qualité Quality management Processus nécessaires pour assurer que le projet répond bien aux exigences spécifiées. (Planification de la Qualité, assurance qualité, contrôle qualité). 9 Gestion des ressources Humaines Human Resources management Processus nécessaires pour constituer , organiser et diriger l'équipe de projet. 10 Gestion de la communication Communication management Processus visant à collecter, diffuser, stocker et traiter les informations concernant le projet de façon adéquate et en temps voulu. 11 Gestion des risques risks management Processus ayant pour objet d'identifier, réduire, traiter et contrôler les risques du projet. 12 Gestion des approvisionnements Procurements management Processus ayant pour objet d'acquérir des biens ou des services à des partenaires extérieurs à l'entreprise. 13 Gestion des parties prenantes Stakeholders management Processus visant à identifier les parties prenantes, déterminer leurs attentes et leurs impacts et développer une stratégie à leur égard FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5 th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 50