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Efficacité : Pourquoi continuer à perdre du temps ? Palais des Congrès de Paris 6 au 8 octobre 2005 Kiosque Mission 1

Efficacité : Pourquoi continuer à perdre du temps ? Philippe Barré Expert-Comptable Vélina Coubès Microsoft… Palais des Congrès de Paris 6 au 8 octobre 2005 2

Efficacité : Pourquoi continuer à perdre du temps ? SOMMAIRE § Pourquoi le partage des données ? § Les besoins du cabinet. § Les solutions de partage des données. § Les avantages coté client / coté cabinet. § La preuve par l’exemple. § Questions / Réponses. Palais des Congrès de Paris 6 au 8 octobre 2005 3

Les piliers de l’informatique du cabinet Efficacité Sécurité 4 Mobilité

Pourquoi le partage des données ? 5

Le travail collaboratif § Le cabinet doit être un « relais » entre : > les hommes. – Communiquer. > les informations. – Créer. – Stocker. – Échanger. – Partager. § Sinon, il perdra son rôle « d’interface » . § Il faut donc apprendre à « connecter » . 6

Constats § La maîtrise de l’organisation informatique devient primordiale. § « Bien communiquer » impose que toute la chaîne de communication soit intégrée. § Le cabinet doit disposer d’outils pour : > Communiquer. > Échanger. > Partager. > Stocker. 7

Les besoins du cabinet 8

Les besoins du cabinet § Le cabinet a besoin d’une informatique interne solide, cohérente et sécurisée afin de : > Maîtriser la gestion et l’évolution du système. > Contrôler les actions des utilisateurs. > Gérer les relations avec la clientèle. > Permettre des gains de productivité. 9

Les besoins du cabinet § Vous êtes « experts-comptables ou commissaire aux comptes » pas des informaticiens ! § Il faut donc opter pour des solutions. > simples, > légères et > facilement administrables. § Pour l’essentiel des cabinets, il n’est pas nécessaire de disposer d’une « usine à gaz » . 10

Les questions à se poser § Quelle solution existe pour : > quelle taille de cabinet ? > quels besoins ? § Faut-il changer de matériel ? § Faut-il changer les autres logiciels du cabinet ? § Faut-il embaucher un responsable informatique ? 11

Les solutions de l’efficacité 12

Être efficace, c’est disposer d’une solution adaptée ! § Une solution adaptée aux cabinets passe par : > Une infrastructure intégrée. > Une solution bureautique performante. 13

Être efficace, c’est disposer d’une infrastructure adaptée ! Ressources partagées : imprimante, fax, scanner, accès Internet… Accès sécurisé au cabinet depuis l’extérieur Une informatique organisée en réseau, autour d’un serveur intégré 14 Serveur Informations et connaissance partagées : documents, agenda, messagerie

Être efficace, c’est disposer d’une infrastructure adaptée ! § Une infrastructure intégrée > est une suite logicielle qui simplifie et optimise l’infrastructure informatique du cabinet. > permet de ne pas se poser le souci de la mixité de la plateforme informatique (compatibilité des logiciels, sécurité). § Des avantages essentiels dans la mesure où > Les experts-comptables ne sont pas informaticiens. > Il ne faut pas bloquer les capacités du cabinet à cause d’une technologie vieillissante. 15

L’infrastructure intégrée § Microsoft Windows Small Business Server 2003 est une solution réseau intégrée dédiée aux PME et permettant > De tirer parti d'Internet, > De gérer les relations avec la clientèle. > D'accroître leur productivité. § Microsoft Windows Small Business 2003 est une suite logicielle > Destinée aux entreprises de 5 à 50 personnes. > Sans informaticien au quotidien. > Sans changer le matériel actuel. 16

Solution prête à l’emploi § Avec Windows® Small Business Server pré-installé sur les serveurs HP Pro. Liant, facilitez-vous la vie ! > Une solution de productivité unique pour les PME > En partenariat avec Microsoft®, HP a créé la solution qui va permettre d'accroître la productivité de vos clients. – Basée sur la technologie HP Pro. Liant et la puissance de la solution de collaboration Microsoft® Windows® Small Business Server 2003, elle permettra à vos clients de communiquer mieux et plus rapidement avec leurs partenaires, clients et fournisseurs, elle facilitera les échanges de données à l'intérieur de leur entreprise. § Offre Spéciale : HP Pro. Liant ML 110 G 2 P 4 3, 2 GHz HT/1 Mo 512 Mo 80 Go SATA Non Hot Plug SBS 2003 – livré sans lecteur de disquette en standard. > Prix conseillé en € HT : 1099 € 17

L’infrastructure intégrée § C’est quoi? : > Le système d’exploitation réseaux de Microsoft. > Un serveur de messagerie et de travail collaboratif, pour améliorer les processus du cabinet, communiquer rapidement et efficacement, au cabinet ou à distance (OWA / Mobile). > Un firewall basé sur la stratégie internet et la détection des connexions partagées – version Premium. > Une base de données qui permet de stocker en toute sécurité l’information et de la rendre accessible à tous. > Un serveur Fax permettant l’envoi de fax via un PC… 18

L’infrastructure intégrée § Concrètement, grâce à Microsoft Windows Small Business Server 2003 : > Tous les collaborateurs peuvent avoir une boîte aux lettres personnelles avec accès sécurisé. > Chacun peut consulter ses mails à tout moment et de n’importe où (chez lui, chez ses clients…). > Chacun (dès lors qu’il y est autorisé) peut consulter les fichiers internes du cabinet en toute sécurité (fichiers Excel de rapprochement de TVA, de charges sociales…). > Les personnes autorisées peuvent accéder aux agendas des collaborateurs du cabinet, prendre des rendez-vous, fixer des réunions… 19

La gestion de l’information au sein du cabinet § Microsoft Office 2003 Edition PME est la référence en matière de suite bureautique. § Microsoft Office 2003 Edition PME permet > Le partage des contacts en interne / externe. > La gestion des contacts clients. – Business Contact Manager. > Le partage des agendas en interne / externe. > L’organisation de réunions facilitée. > Le partage de la création, la modification et la révision des fichiers… 20

La gestion de l’information au sein du cabinet § Concrètement, grâce à Microsoft Office 2003 Edition PME : > La gestion de la messagerie et des agendas est optimisée. – Contrôle des pièces jointes. – Filtrage des courriers indésirables. – Organisation simplifiée des messages. – Partage d’agendas, – Délégation des prises de rendez-vous. > Les principales applications sont intégrées. – Traitement de texte, tableur, messagerie, présentation, prise de notes, explorateur internet… – Travail en commun sur un document. 21

La gestion de l’information au sein du cabinet § Les documents peuvent être partagés sur le réseau du cabinet (en toute sécurité) afin de > Disposer à tout moment de l’information (contrats types, lettres de mission…) dans sa version la plus récente. > S’assurer de la traçabilité du document. > Être alerté en cas de modification de ces documents. > Contrôler si quelqu’un travaille sur le document. > Gérer la diffusion de ces fichiers vers l’extérieur (délai de validité, impossibilité de transférer un fichier…). 22

Les avantages coté client / coté cabinet 23

Les avantages coté clients § Le client peut travailler avec son expert-comptable de manière plus efficace : > Échanges de documents en toute sécurité. > Travail en commun sur des documents. > Plus grande réactivité du cabinet. > Plus grande efficacité du cabinet. > Mobilité facilitée. 24

Les avantages coté cabinet § Le cabinet est le premier à tirer parti de ces solutions. > Meilleure image. > Cohérence, pérennité et sécurité de l’informatique du cabinet. > Partage de documents en interne / externe en toute sécurité en assurant la traçabilité. > Meilleur suivi clients (ex : ISO 9001). > Meilleure organisation du cabinet (ex : ISO 9001). > Et donc meilleure efficacité/rentabilité du cabinet. 25

La preuve par l’exemple 26

Le travail collaboratif § Partage des contacts en interne / externe. > Un client déménage et change de coordonnées, il l’annonce à la secrétaire du cabinet. Comment informer tous les collaborateurs concernés ? § Partage des agendas en interne / externe. > Comment faire pour fixer une réunion à plusieurs à un moment où tout le monde est là, la salle de réunion est libre et le vidéo projecteur disponible ? § Organisation de réunions facilitée. > Le client appelle et souhaite rencontrer l’expert-comptable et son responsable de dossier. Ils sont tous les deux en clientèle. Comment faire ? 27

Le travail collaboratif § Partage de la création, la modification et la révision des fichiers… > Vous préparez le contrat de travail d’un nouveau salarié d’un client, il relit, pose des questions, vous renvoie, vous répondez, modifiez le document, lui renvoyez… 28

Le livre blanc des nouvelles technologies dans les cabinets… § A partir de l’étude d’un cabinet « normal » (moins de 10 collaborateurs). > Comment identifier les besoins. > Comment trouver les solutions. > Comment les mettre en place. § Suivez pas à pas le cheminement d’une réorganisation réussie. 29

Merci de votre attention 30