Een volwaardig instrument voor organisatieontwikkeling De personeelspeiling in

Een volwaardig instrument voor organisatieontwikkeling? De personeelspeiling in het departement Financiën en Begroting

Opbouw toelichting 1. Departement FB in een notendop 2. Deelname aan PP 3. Aanpak 2008 -2010 4. Waar resultaten wel/niet ingezet? 5. Beste kans op succes / valkuilen 6. PP als opvolgingsinstrument?

1. Het departement FB in een notendop Organisatieontwikkeling Human Resources Secretariaat-generaal 2 pers. leden Stafdienst 6 pers. leden Afd. Financieel Management 27 pers. leden Afd. Beleidsondersteuning en Begroting 28 pers. leden Afd. Informatica 17 pers. leden Afd. MOD 30 pers. leden

1. Het departement FB in een notendop � 110 personeelsleden �Phoenixgebouw, twee verdiepingen �Open office - thuiswerk �Heterogene samenstelling Inhoudelijke financiële expertise (BOB & FIM) Informaticatechnische expertise (INF) Organisatieondersteunende expertise (STAF & deel MOD) Algemene administratieve functies � 4 afdelingshoofden – 10 lager middenkader

2. Deelname personeelspeiling � Laatste drie keer relatief stabiele (hoge) responsgraad � Mogelijke verklaringen: Actieve bekendmaking op infosessie personeelsleden Persoonlijke oproep tot deelname van secretaris-generaal Herinneringen tot laatste dag

3. Personeelspeiling 2008 vs 2010 Aanpak 2008 Aanpak 2010 � � � � Vooraf plan van aanpak in DC Bespreking resultaten in DC 6 workshops met externe begeleiding workshop per afdeling 1 voor DC: welke grote vaststellingen op departementaal niveau? 4 per afdeling: quid resultaten op afdelingsniveau + mogelijke acties 1 afrondend met DC: wat interessant voor (een) andere afdeling(en) + wat kan eventueel op een departementaal niveau aangepakt worden � � Formele validering actieplannen Hoe communiceren & verder opvolgen Bespreking resultaten in DC Bijkomende statistische analyses Geen departementbrede aanpak Vrijblijvend aanbod vanuit HR: 1 afdeling zelf gedaan 2 afdelingen ingegaan op aanbod 2 afdelingen niks met resultaten gedaan Focus workshops: wat kunnen we zelf doen om resultaten te verbeteren / dingen te veranderen? � Geen departementbrede communicatie na workshops �

3. Personeelspeiling 2008 vs 2010 Voor- en nadelen aanpak 2008 � Voordelen Vooraf besproken/doordacht Niet vrijblijvend Betrokkenheid alle medewerkers in � workshops Acties gekaderd in grotere geheel departement Communicatie over workshops over afdelingen heen (medewerkers doorliepen zelfde proces) Formele validering acties/afspraken Organisatiebrede communicatie (vooraf en achteraf) Nadelen tijdsintensief Voor- en nadelen aanpak 2010 � Voordelen ? � Nadelen “twee snelheden” , verdeeldheid binnen departement Geen gedragenheid door mgt Vrijblijvend weinig concrete acties “Sérieux” van PP als opvolgingsinstrument verdwijnt

4. Waar resultaten ingezet? �Informatie en communicatie Gestructureerde overleg- en informatiemomenten (cellen/afdelingen/departementaal) Duiding van (voor)genomen beslissingen en het waarom van regels en afspraken Meer bottom up inbreng van medewerkers Beter fileserverbeheer Kritische evaluatie abonnementen tijdschriften en publicaties Permanentiedossier voor elke afdeling

4. Waar resultaten ingezet? �Organisatiestructuur Projectmanagement ▪ Gestandaardiseerde projectfiches ▪ Toepassing Prince II-methodologie voor (grote) projecten Structurering van de vraagzijde (applicatie- en relatiebeheerders, siteverantwoordelijken, afsprakenkader)

4. Waar resultaten ingezet? �Facilitymanagement Betere omkadering thuiswerk Herinrichting werkplekken Afspraken over beheer kitchenette �Financieel management Afstemming Orafin en boekhoudpakketten twee VOI’s Afsprakennota samenwerking BOB-kabinet

4. Waar resultaten ingezet? �Human Resources Management Hertekening evaluatielijnen en span of control Retentiebeleid ▪ Actiever loopbaanbeleid (loopbaanpaden, bevorderingen) ▪ Interne bekendmaking vacatures vooraleer extern te gaan ▪ ‘Risicoloos’ weggaan minimaliseren Duidelijkere functiebeschrijvingen + expliciete link naar organisatiedoelstellingen Netwerk Leidinggevenden

4. Waar resultaten niet ingezet? �Doelstellingen- en procesmanagement �Kwaliteitsbeleid �Organisatiecultuur �Verandermanagement

5. Beste kansen op succes / valkuilen Succes Valkuilen � Gedragenheid � Eigenaarschap � Formele afspraken � Open communicatie � Gedeeld instrument HR � Overanalyse & OO � Continue verwijzing naar PP bij (voor)genomen beslissingen In de diepte Organisatorisch � “Het is iets van HR” � “We kunnen er toch niets aan veranderen”

6. De PP als opvolgingsinstrument bij het departement FB? � Niet echt, eerder ad hoc / occasioneel � Wel in managementovereenkomst opgenomen als meetinstrument voor twee doelstellingen: Samen met het management methoden en processen ontwikkelen voor ondersteuning bij het voeren van prestatiemanagement teneinde het klimaat te creëren voor inspirerend leiderschap ▪ Score op de in de personeelspeiling gestelde vragen m. b. t. “uw leiding” (streefnorm = minstens behoud score PP 2010) De nodige randvoorwaarden scheppen en ondersteuning bieden voor het scheppen van een open, divers en aangenaam werkklimaat dat het evenwicht houdt tussen prestaties en welzijn teneinde de waarden van de organisatie permanent uit te dragen en de medewerkers maximaal te engageren. ▪ Globale score personeelspeiling (streefnorm = minimaal behoud score PP 2010)

Bedankt voor uw aandacht