ECM Suite Archivierung im Context Dr Ursula Grandel

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ECM Suite Archivierung im Context Dr. Ursula Grandel, Principal Business Consultant Copyright © 1995

ECM Suite Archivierung im Context Dr. Ursula Grandel, Principal Business Consultant Copyright © 1995 -2004 Open Text Inc. All rights reserved.

Agenda § ECM – der ganzheitliche Blick auf Dokumente, Daten, Arbeitsabläufe und Prozesse §

Agenda § ECM – der ganzheitliche Blick auf Dokumente, Daten, Arbeitsabläufe und Prozesse § ECM Architektur - Archivieren aus SAP - „Intelligente Archivierung“ - der Context - Schnittstellen und Abgleichszenarien 2

Enterprise Content Management 3

Enterprise Content Management 3

Eine ECM Plattform … § Umfassendes ECM - Compliance (Kontrolle über alle Inhalte) -

Eine ECM Plattform … § Umfassendes ECM - Compliance (Kontrolle über alle Inhalte) - Kosteneinsparung (Eine Plattform für alle Anwendungen) - Verbindungen (Alle Personen zu allen Information) 4

… unterstützt den ECM Lebenszyklus 5

… unterstützt den ECM Lebenszyklus 5

Siemens A&D – WW web based archive “Adebar” § CHALLENGE § Automation and Drives

Siemens A&D – WW web based archive “Adebar” § CHALLENGE § Automation and Drives § § § SOLUTION § § “The savings and faster processes provided by the IXOS solution help us greatly improve our competitive status - a critical factor in these tough economic times. ” Erich Fickert Project Manager Siemens A&D Need Long-term secure storage of engineering drawings, invoices, and other documents due to legal and liability requirements No global access to all documents Rising costs for maintaining the inhomogeneous archive topology Consolidation of 12 different archive systems Intranet-based Product-Data-Management portal based on Livelink for PDMS Interfaces to CAD, ERP and PDM systems BENEFITS § § § Share engineering & commercial documents between all departments worldwide Fulfill compliance rules for product data, complete, up-to-date product information Direct access to SAP documents and information – save license and training cost Shorter sales cycles when selling complex project solutions Improved business processes & faster response times Reduced costs = ROI < 1 year 6

ECM life cycle – Siemens A&D 3 an international team is involved in the

ECM life cycle – Siemens A&D 3 an international team is involved in the project worldwide cooperation in creation and access to project documents 4 9 worldwide access to all of the company‘s final documents from former leading systems SAP, CAD, LL DMS are now independent of former application 8 7 make documents available on demand 2 planning and production of e. g. a new typ of engines 6 access now by PDMS in 5 1 Engineering department: a project area for all documents is created in LL DMS Completed projects are transfered to the archive: documents to LEA, meta data to LL PDMS Context Server a different context: all documents to a certain product component, including former LL project data, CAD drawings, SAP data, customer‘s info 7

Weiterentwicklung: Livelink ECM Services Architektur User ECM Solutions Embedded Clients SAP Email Dedicated Clients

Weiterentwicklung: Livelink ECM Services Architektur User ECM Solutions Embedded Clients SAP Email Dedicated Clients Mobile Desktop Web Clients Meetings Intranet ECM Services Repositories … ECM ERP E-mail Mass Storage 8

ECM Architektur 9

ECM Architektur 9

ECM Suite: Dokumente im Kontext verwalten § Zugriff auf Dokumente im Kontext definierter Szenarien

ECM Suite: Dokumente im Kontext verwalten § Zugriff auf Dokumente im Kontext definierter Szenarien § Alternativ ohne Zugriff über die erzeugende Applikation § Globaler Zugriff … So. Da auf Dokumente OFI verschiedener Lotus Applika. Notes tionen ODI § E-Mail § Invoices § Workflow Data & History § Contracts (CRM) §. . . Livelink PDMS Livelink BPM Livelink Enterprise Server Sonstige Applikationen SOAP AL MAPI Metadaten ECR (Context Server) BPM Groupware ERP FI SD HR MM. . . CRM Livelink Enterprise Archive (Storage Server) Dokumente 10

Enterprise Scan (Indexing) Application Layer Presentation Layer Livelink PDMS - Archivieren im Context …

Enterprise Scan (Indexing) Application Layer Presentation Layer Livelink PDMS - Archivieren im Context … Windows, Java & Web. Viewer BPM Web-GUI PDMS Web-GUI Livelink Production Document Management System Livelink BPM Server Integration CONTEXT Server User Managmt. Repository Layer Admin Livelink Enterprise Archive Storage Backup Document Pipelines HA Encryption … … 11

Folder Time Stamp Renditions Livelink PDMS Context Server V 1 TIFF V 2 TIFF

Folder Time Stamp Renditions Livelink PDMS Context Server V 1 TIFF V 2 TIFF V 3 TIFF V 4 TIFF V 1 PDF V 2 PDF V 3 PDF V 4 PDF V 1 V 2 V 3 V 4 Attributes Notes Versions Der Livelink PDMS Context Server verwaltet allgemeine Informationen zum Dokument, insbesondere Versionen, Renditions, kundenspezifische Attribute. 12

Livelink Enterprise Archive (LEA): Sichere Aufbewahrung / Hochskalierbar Geschäftsanwendung Elektronische Akte @WEB Groupware ERP

Livelink Enterprise Archive (LEA): Sichere Aufbewahrung / Hochskalierbar Geschäftsanwendung Elektronische Akte @WEB Groupware ERP / CRM IXOS ECR Storage Server Document Service (mit Cache Bereich) STORM IP / SCSI Harddisk Network. Appliance NAS HSM SCSI SYMAPI IP Verbindung FC or SCSI Optische Medien Jukeboxes CD Große Speichersysteme API DVD WORM Optische Medien Projektbeispiel LVA Rheinprovinz: ~ 300 Millionen Dokumente EMC 2 Centera EMC 2 Symmetrix HDWO (Harddisk-WORM) 13

LEA: Archivierungsszenarien – große Mengen Übergabe von Dokumenten Doc. & Index Spool EXT COLD

LEA: Archivierungsszenarien – große Mengen Übergabe von Dokumenten Doc. & Index Spool EXT COLD Papier Ergebnis: - Dokument befindet sich in LEA, Metadaten im Context Server Zugriff alternativ § aus LL PDMS § aus Fremdapplikation SCAN Fremdapplikation: Syntaxcheck Konvertierung (TIFF, PDF, . . . ) Übergabe von Indexinformation LL Context, SAP-R/3, Lotus Notes, externe DB, u. a. Übergabe Dokument an LEA Dokumentenpipeline LEA-Archivierungs-Service SAP-R/3 Lotus Notes Siebel. . . Beliebige andere Applikationen LL PDMS Context Server LEA (Storage Server) 14

Integration von Fachanwendungen Livelink for PDMS Legacy System data Data + Documents SAP data

Integration von Fachanwendungen Livelink for PDMS Legacy System data Data + Documents SAP data § Alternativer Zugriff auf Drittanwendungen - ERP, CRM, beliebige Anwendungen - Asynchroner Zugriff auf Dokumente im Context (Dokumente und zugehörige Metadaten - Zugriff unabhängig von der ursprünglichen Anwendung 15

Livelink PDMS Integration mit SAP R/3 1. Customer accounts are maintained in SAP (accounting)

Livelink PDMS Integration mit SAP R/3 1. Customer accounts are maintained in SAP (accounting) 3. Internal agents are able to access customer account data/docs and add new non-SAP documents like claims notification or other customer correspondence Docu. Link SAP data LL PDMS data PDMS 2. Periodic export of SAP account data to ECR Context LL PDMS data SAP data PDMS Context Livelink Enterprise Archive 5. In a call center agents working with SAP CIC are able to access all SAP and non. SAP documents in a simple and easy to user Docu. Link view 4. Customer are also able to add new documents like survey report, photos, etc. 16

LL-PDMS Look&Feel 17

LL-PDMS Look&Feel 17

LL-PDMS Look&Feel 18

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