ECDDRAAIBOEK Het ECDDraaiboek is vooral bedoeld voor de
ECD-DRAAIBOEK Het ECD-Draaiboek is vooral bedoeld voor de medewerkers van zorginstellingen die actief betrokken zijn bij de beslissingen en werkzaamheden rondom de invoering van het ECD. Dit Draaiboek bevat concrete voorbeelden en hulpmiddelen en de laatste versie ervan is beschikbaar op www. actiz. nl. Let op: Elke zorginstelling heeft zijn eigen karakter en stelt zijn eigen prioriteiten, en dat vertaalt zich uiteraard in de manier van werken. De hulpmiddelen die in het Draaiboek beschikbaar zijn, vormen dan ook geen kant-en-klare blauwdruk voor de invoering van een ECD in uw organisatie. Gebruik ze, denk erover na, discussier erover, en stem ze vervolgens af op de wensen en eisen van uw eigen organisatie. Zo krijgt u een ECD dat bij úw organisatie past. ECD-Draaiboek_versie 3. 0
Inhoudsopgave ECD-Draaiboek Inleiding Organisatie elementen • Wat is het ECD-Draaiboek en welke onderwerpen • Organisatie & Besturing: een beschrijving worden erin behandeld? • Producten & Processen: een beschrijving • Hoe gebruikt u het ECD-Draaiboek? • Systemen & Infrastructuur: een beschrijving • Typologie en kleur van de vier pilotinstellingen • Mensen & Cultuur: een beschrijving Eerste verkenning Fasering • Het ECD in de zorgketen • Fase 1: Initiatie • Het ECD raakt een veelheid aan onderwerpen • Fase 2: Analyse • Wat ís het ECD • Fase 3: Ontwerp • Brug tussen kwaliteit en kwantiteit • Fase 4: Bouw • Het ECD binnen de informatievoorziening • Fase 5: Test & Acceptatie Route • Fase 6: Implementatie • • Fase 7: Evaluatie & Nazorg Routekaart: De weg naar het ECD in 7 stappen ECD-Draaiboek_versie 3. 0 2
INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART Wat is het ECD-Draaiboek en welke onderwerpen worden erin behandeld? Wat is het ECD-Draaiboek? • Het Draaiboek is gemaakt door adviesbureau Advisaris in opdracht van brancheorganisatie Acti. Z en in samenwerking met de vier landelijke ECD-pilots en de kennispartners, onder financiering van het Ministerie van VWS. • Het is een uitgebreid naslagwerk dat u wordt aangeboden om als organisatie aan de slag te gaan met het selecteren en invoeren van een ECD-toepassing. • Tevens biedt het een grote hoeveelheid hulpmiddelen in de vorm van onder andere sjablonen, checklists en instructies, die u helpen om het project versneld, zorgvuldig en in samenhang te doorlopen. • Het bevat een routekaart die vooral bedoeld is om samenhang en overzicht te geven van de te doorlopen fasen op weg naar het ECD. Alle fasen en thema’s die aan de orde komen worden toegelicht en zijn geordend naar de organisatie elementen Organisatie & Besturing, Producten & Processen, Systemen & Infrastructuur, Mensen & Cultuur. Elke element kent zijn eigen symbool, dat terug zal komen bij diverse onderwerpen van de fasen. Welke onderwerpen worden per fase behandeld? • Thema’s en hulpmiddelen • ‘Couleur locale’ van de pilotinstellingen (n. v. t. bij fase 5 & 7) • Beleidskeuzes • Te betrekken functionarissen • Te boeken resultaten • Verandermanagement ECD-Draaiboek_versie 3. 0 3
INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART Hoe gebruikt u het ECD-Draaiboek? • De routekaart “De weg naar het ECD in 7 stappen” geeft een overzicht van het draaiboek met de diverse thema’s en biedt een goede uitgangspositie om vanuit te starten. • Een fase hoeft niet volledig afgerond te zijn om aan een volgende te kunnen beginnen; het is aan u om te bepalen in hoeverre stappen parallel kunnen lopen. Tevens kunt u vanuit een bepaalde fase teruggrijpen naar een eerdere fase (iteratief proces). • De geboden hulpmiddelen bieden structuur, maar elke organisatie dient hieraan zelf invulling te geven. • De ‘Couleur locale’ in elke fase is afkomstig van de vier pilotinstellingen. Aan elke pilot is een kleur gekoppeld, terug te vinden in de beschrijving van de typologie van de vier pilotinstellingen. Op basis hiervan kunt u uw organisatie vergelijken en zo de couleur locale van deze pilotinstelling bij de diverse fasen volgen en eventueel overnemen. • Mogelijk bent u al gestart met een ECD-project. Het kan handig zijn om de al genomen stappen in de gepresenteerde routekaart te plaatsen en te beoordelen of ze in samenhang genomen zijn. Gebruik datgene wat u reeds heeft als input, maar doorloop in principe de beschreven fasen. • Navigeer via de hyperlinks, zoals linksboven: via INHOUDSOPGAVE naar de inhoudsopgave van het draaiboek, via ROUTEKAART naar de routekaart. Bij de fasen navigeert u via de nummering op de route (linksboven) naar de diverse fasen. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 4
INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART Typologie en kleur van de vier pilotinstellingen ECD-Draaiboek_versie 3. 0 5
INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART Het ECD in de zorgketen Apotheker ALS Ziekenhuis EPD Landelijk Schakel Punt Huisarts HIS ECD-Draaiboek_versie 3. 0 V&V AWBZ sector ECD Jeugdzorg EKD 6
INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART Het ECD raakt een veelheid aan onderwerpen Overdracht & Verantwoording Zorgovereenkomst Zorgzwaarte financiering AZR Voorbehouden handelingen Elektronisch Cliënten Dossier ECD-Draaiboek_versie 3. 0 MANAGEMENT INFORMATIE PRESTATIE INDICATOREN Document Management Basisgegevens cliënt Agenda van de cliënt Norm Verantwoorde Zorg Capaciteitsplanning Zorgleefplan 7
INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART Wat is het ECD? Klik op de figuur voor toelichting! Software op een Cd-rom Een gedigitaliseerd of een webapplicatie zorgdossier Ondersteunend bij het verkrijgen van Een hulpmiddel dat door stafinzicht in kostprijzen, deskundigheidsmedewerkers wordt gebruikt inzet en trends zorgomvang en -aard Ondersteunend bij het vastleggen, beschikbaar stellen en volgen van cliënt- en zorggegevens Ondersteunend bij de uitvoering van het primaire proces en methodisch werken (plan-do-check-act) Ondersteunend bij invoering van het Zorgleefplan (ZLP) Maakt eenmalige invoer van data mogelijk, inzichtelijk voor alle medewerkers Een hulpmiddel dat door zorgmedewerkers wordt gebruikt Maakt eenvoudige en eenduidige vastlegging van afspraken met cliënten mogelijk (= basis voor leveringsbetrouwbaarheid) Ondersteunend bij het rapporteren naar cliënt, zorgkantoor (zorgzwaarte. Ondersteunend bij het signaleren of bekostiging), inspectie (IGZ/norm met de cliënt afgesproken handelingen verantwoorde zorg) en accountant aansluiten bij zorgdoelen (kaderwet AO/IC) Een gekoppeld systeem in de Ondersteunend bij het tijdig signaleren van overschrijdingen organisatie in de afgesproken zorglevering ECD-Draaiboek_versie 3. 0 8
INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART Het ECD kan een organisatie helpen bij het bouwen van de brug tussen kwaliteit en kwantiteit Een gedigitaliseerd Software op een Cd-rom of een webapplicatie zorgdossier Ondersteunend bij verkrijgen van Een hulpmiddel dat door stafinzicht in kostprijzen, deskundigheidsmedewerkers wordt gebruikt inzet en trends zorgomvang en -aard Ondersteunend bij het vastleggen, beschikbaar stellen en volgen van cliënt- en zorggegevens Ondersteunend bij de uitvoering van het primaire proces en methodisch werken (plan-do-check-act) Ondersteunend bij invoering van het Zorgleefplan (ZLP) Maakt eenmalige invoer van data mogelijk, inzichtelijk voor alle medewerkers Een hulpmiddel dat door zorgmedewerkers wordt gebruikt Maakt eenvoudige en eenduidige vastlegging van afspraken met cliënten mogelijk (= basis voor leveringsbetrouwbaarheid) Ondersteunend bij het rapporteren Ondersteunend bij het signaleren of naar cliënt, zorgkantoor (zorgzwaartemet de cliënt afgesproken handelingen bekostiging), inspectie (IGZ/norm aansluiten bij zorgdoelen verantwoorde zorg) en accountant (kaderwet AO/IC) Een gekoppeld Ondersteunend bij het tijdig systeem in de signaleren van overschrijdingen in de afgesproken zorglevering organisatie ECD-Draaiboek_versie 3. 0 9
INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART Het ECD binnen de informatievoorziening D C e. E op Sc Cliëntadministratie Extern Zorgplanregistratie Roosterplanning Voedings administrati e Capaciteitsplanning Tijdregistratie Productieregistratie Personeels- en salarisadministratie Gebouwbeheer en investeringsregistrati e ECD-Draaiboek_versie 3. 0 Financiële administratie Voorraad beheer 10
INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART Routekaart: De weg naar het ECD in 7 stappen 5 1 2 Initiatie Organisatie & Besturing • Prioriteit bewaking • Projectopzet & -organisatie • Beleidskeuzes Producten & Processen Interne communicatie (continu in elke fase) ECD-Draaiboek_versie 3. 0 Test & Acceptatie Implementatie Evaluatie & Nazorg Ontwerp Bouw Vraag gerichtheid • Leverancier selectie • Referentie bezoek • Productieacceptatie Monitoren leverancier • Coördinatie • Acceptatie Implementatie plan • Evaluatie project • Vervolg trajecten • Proces inventarisatie • Zorgzwaarte meting • ZIP Care • Gewenste processen • Zorgdossier • Agenda van de cliënt • Arrangement Procesmutaties Toetsing proces mutaties Doorvoeren proces mutaties Maatregelen nazorg Inventarisatie ICT • Pv. E • Benodigde infrastructuur • Beheer inrichting • Proefopstelling • Systeem inrichting • Data conversie Technische test HW/SW implementatie Nulmeting (tijd - registratie) • Computer affiniteit • Gebruikers- groep • Training • Acceptatie test • Training eind gebruikers • Communicatiekalender Analyse Systemen & Infrastructuur Mensen & Cultuur 3 6 4 7 11
INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART Organisatie & Besturing: een beschrijving De elementen Organisatie & Besturing, Producten & Processen, Systemen & Infrastructuur, en Mensen & Cultuur bepalen samen de prestaties van een organisatie. Hoe beter de elementen onderling zijn afgestemd, hoe beter de algehele prestatie van de organisatie. Dit geldt tevens in de verschillende fasen van het ECDproject, daarom zijn de thema’s per fase verdeeld over de elementen. De organisatie en besturing van een onderneming komt voort uit de visie en missie van de bestuurders. Vanuit die visie en missie worden doelstellingen geformuleerd en wordt een strategie bedacht die ervoor zorgt dat deze doelstellingen worden bereikt, en een beleid vastgesteld. Doelstellingen kunnen betrekking hebben op winst, omzet, marktaandeel, innovatie, partnerships, etc. Het beleid en de doelstellingen worden verder vertaald naar de diverse afdelingen in de organisatie en komen in de vorm van concrete acties terug in de jaarplannen. Organisatie en besturing zijn het centrale zenuwstelsel van de organisatie. NB: het gebruikte symbool bij de organisatie elementen wordt bij elke fase gebruikt om bij de onderwerpen Thema’s en Te boeken resultaten aan te geven onder welk element het thema of resultaat valt. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 12
INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART Producten & Processen: een beschrijving De elementen Organisatie & Besturing, Producten & Processen, Systemen & Infrastructuur, en Mensen & Cultuur bepalen samen de prestaties van een organisatie. Hoe beter de elementen onderling zijn afgestemd, hoe beter de algehele prestatie van de organisatie. Dit geldt tevens in de verschillende fasen van het ECDproject, daarom zijn de thema’s per fase verdeeld over de elementen. Het element Producten en Processen vormt feitelijk het bestaansrecht van de organisatie. De producten zorgen uiteindelijk voor de inkomsten en dus voor het voortbestaan van de organisatie. De producten worden geproduceerd met behulp van de primaire processen. Secundaire processen ondersteunen alle overige facetten binnen de organisatie (personeel, administratie, ICT, etc. ), die nodig zijn om de producten te vermarkten. De processen vormen als het ware de bloedvaten van de organisatie. NB: het gebruikte symbool bij de organisatie elementen wordt bij elke fase gebruikt om bij de onderwerpen Thema’s en Te boeken resultaten aan te geven onder welk element het thema of resultaat valt. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 13
INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART Systemen & Infrastructuur: een beschrijving De elementen Organisatie & Besturing, Producten & Processen, Systemen & Infrastructuur, en Mensen & Cultuur bepalen samen de prestaties van een organisatie. Hoe beter de elementen onderling zijn afgestemd, hoe beter de algehele prestatie van de organisatie. Dit geldt tevens in de verschillende fasen van het ECDproject, daarom zijn de thema’s per fase verdeeld over de elementen. Het element Systemen en Infrastructuur kan worden beschouwd als het perifere zenuwstelsel van een organisatie. Het is essentieel dat de systemen en de infrastructuur reageren op prikkels van binnen en buiten. Er dient te worden ingespeeld op de wensen en eisen van de interne klantorganisatie, en de ontwikkelingen van de markt. Daarnaast moeten de systemen en infrastructuur stabiliteit en continuïteit bieden, zodat er zo min mogelijk uitval en verstoring is in de organisatie. NB: het gebruikte symbool bij de organisatie elementen wordt bij elke fase gebruikt om bij de onderwerpen Thema’s en Te boeken resultaten aan te geven onder welk element het thema of resultaat valt. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 14
INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART Mensen & Cultuur: een beschrijving De elementen Organisatie & Besturing, Producten & Processen, Systemen & Infrastructuur, en Mensen & Cultuur bepalen samen de prestaties van een organisatie. Hoe beter de elementen onderling zijn afgestemd, hoe beter de algehele prestatie van de organisatie. Dit geldt tevens in de verschillende fasen van het ECDproject, daarom zijn de thema’s per fase verdeeld over de elementen. Mensen en Cultuur vormen feitelijk de psyche van een onderneming. Hieraan liggen normen, waarden en opvattingen ten grondslag, welke tot uiting komen in concreet gedrag van medewerkers, sfeer op de werkvloer, interne en externe communicatiestijl, mate van autonomie, innovatiedrift, mate van samenwerking, ruimte voor persoonlijke ontplooiing en stijl van leidinggeven. Tevens vormen de mensen het hart, de handen en de voeten van de organisatie: zonder hen zou zij niet kunnen zijn wat zij nu is en worden wat zij wil worden. NB: het gebruikte symbool bij de organisatie elementen wordt bij elke fase gebruikt om bij de onderwerpen Thema’s en Te boeken resultaten aan te geven onder welk element het thema of resultaat valt. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 15
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 1 1. Initiatie fase: onderwerpen Beschrijving Thema’s & Hulpmiddelen Couleur locale Beleidskeuzes Functionarissen Resultaten Verandermanagement ECD-Draaiboek_versie 3. 0 16
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 1 1. Initiatie fase: een beschrijving In de initiatie fase worden alle voorbereidingen getroffen voor een succesvolle start van het project. Het formuleren en overbrengen van de noodzaak voor de veranderingen die het project beoogt (de zogenaamde case for change) is hierbij van essentieel belang. In deze fase wordt het projectplan opgesteld en het projectteam samengesteld met benoeming van mensen, rollen, taken en verantwoordelijkheden. In het projectplan geeft u aan wat u met het ECD-project wilt bereiken. Tevens wordt een gedetailleerde planning gemaakt, waarin de inzet van mensen ook is gespecificeerd (en dus duidelijk maakt hoeveel FTE moet worden vrijgemaakt). Het projectplan wordt ter goedkeuring aangeboden aan de opdrachtgever(/directie). Er worden afspraken gemaakt in de organisatie om de betreffende medewerkers vrij te kunnen maken. Daarna worden het projectteam en de werkgroepen geïnstalleerd. De fase wordt afgesloten met een presentatie op alle locaties over het project, de doelstellingen, het ambitieniveau en de planning, een zogenaamde kickoff. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 17
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 THEMA’S FASE 1 7 1. Initiatie fase Thema’s 1. Prioriteit bewaking 2. Projectopzet & -organisatie 3. Beleidskeuzes 4. Interne communicatie Hulpmiddelen 1. Prioriteitenlijst 2. Sjabloon Projectplan Kickoff instructie 3. Checklist Beleidskeuzes per fase Checklist ZLP/ECD 4. Sjabloon Communicatieplan Sjabloon Communicatiekalender Couleur locale: Projectopzet & -organisatie • Opzet: Pilotafdelingen op vijf locaties, eerst uitrol op pilotafdelingen. Organisatie: Multidisciplinair projectteam (incl. Cliëntenraad en OR) met diverse werkgroepen, beslissingbevoegdheid bij MT. • Opzet: Pilots op alle locaties, uitrol in de hele organisatie. Organisatie: Projectteam zonder werkgroepen (medewerkers ingeschakeld op afroep) en met samenwerking met andere interne projectgroepen, beslissingsbevoegdheid bij projectteam. • Opzet: Blauwdruk van de hele organisatie op basis van twee pilotlocaties, eerst uitrol bij pilotlocaties. Organisatie: Stuurgroep (twee locatiedirecteuren en een lid van de raad van bestuur) met daaronder een coördinatieteam (projectleider, stafmedewerker, manager zorg, ICT manager en adviseur). Onder het coördinatieteam een ontwikkelgroep en een verkennergroep voor borging van input van betrokken locaties (Zo. Co’s, Behandelaar, EVV’ers). ECD-Draaiboek_versie 3. 0 18
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 1 1. Initiatie fase Couleur locale: Projectopzet & -organisatie (vervolg) • Opzet: Blauwdruk van de hele organisatie op basis van één pilotlocatie, uitrol in de hele organisatie. Organisatie: Stuurgroep pilotlocatie aangevuld met twee locatiedirecteuren (niet pilotinstellingen) vanuit stichting (draagvlak stichtingbrede keuzes) met daaronder een projectteam met vaste kernleden en wisselende leden per onderwerp. Beleidskeuzes • Werken we uitsluitend digitaal, of blijven we werken met prints uit de ECD-toepassing (eventueel tijdelijk)? • Wordt integratie van een behandelplan en zorgplan nagestreefd? • Wie is verantwoordelijk voor de inrichting en indeling van het zorgdossier? • Waar ligt de verantwoordelijkheid voor de inhoud van het zorgdossier? • Wil de organisatie (tijd)registratie introduceren en zo ja in welke vorm? • Wie is verantwoordelijk voor het leveren van de zorg conform de indicatie (leveringsbetrouwbaarheid) en hoe organiseren we dit? • In hoeverre en waar wil je vraaggerichtheid een plek geven? • Sluit je huidige zorgvisie aan bij de gewenste veranderingen en gemaakte keuzes? Te betrekken functionarissen • Bestuurder • Beleidsmedewerker • Kwaliteitsmedewerker • Hoofd ICT/Systeembeheerder • Medewerker cliëntadministratie ECD-Draaiboek_versie 3. 0 • • Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep Locatiemanager/zorgmanager Teamleider/EVV’er Medewerker communicatie 19
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 1 1. Initiatie fase Te boeken resultaten • Prioriteiten zijn vastgesteld • Projectplan is goedgekeurd • Communicatieplan (incl. kalender) is goedgekeurd • Projectteam is geïnstalleerd • Beleidskeuzes zijn gemaakt voor deze fase • Kickoff is uitgevoerd Verandermanagement • Boodschappen naar medewerkers: – “Het ECD is veel méér dan een gedigitaliseerd zorgdossier” – “Het ECD is ook een nieuwe werkwijze en raakt iedere medewerker” – “Het ECD maakt jouw werk gemakkelijker” • Do’s: – Veelvuldig communiceren met eenduidige boodschap (via diverse kanalen) – Elk initiatief van medewerkers stimuleren en koesteren – Zorg dat de volgende functionarissen in de stuurgroep zitten: locatiemanager, manager behandeling, ICT/informatiemanager, applicatiebeheerder, verantwoordelijke cliëntadministratie, beleidsmedewerker verantwoordelijk voor dossieropzet • Don’ts: – Zeer ambitieuze projectplanning door bijv. irreële inzet van mensen en middelen – Weinig aandacht voor de gevolgen en de invloed van het ECD op de medewerkers ECD-Draaiboek_versie 3. 0 20
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 1 Prioriteit bewaking Met prioriteit bewaking wordt bedoeld, het bewaken van de motieven om te starten met het ECD-project, en hun prioriteit tijdens het project. De organisatie die start met een ECD-project doet dit met bepaalde redenen. De motieven die men heeft kunnen zeer divers zijn en verschillen qua prioriteit. Het is van groot belang voor de interne communicatie en sturing van het project om te bepalen wat voor uw organisatie de belangrijkste motieven zijn om te starten met een ECD-project. Na afronding van elke fase kunt u teruggrijpen op deze motieven om zodoende te bepalen of u nog op de goede weg zit. Zo zorgt u ervoor dat tijdig kan worden bijgestuurd als (onbedoeld) van de ingeslagen weg wordt afgeweken. Hulpmiddelen hierbij zijn: • Prioriteitenlijst Dit is een lijst in Excel, waarin per motief om te starten met een ECD-project kan worden aangegeven of dit motief een rol speelt en welke prioriteit heeft. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 21
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 1 Projectopzet & -organisatie Alvorens kan worden gestart met het ECD-project, zal nagedacht moeten worden over en vastgelegd hoe het project wordt opgezet en georganiseerd. Worden bijvoorbeeld bepaalde locaties of afdelingen gekozen om als pilot te fungeren? En welke mensen zijn geschikt voor het projectteam? Een goede voorbereiding vraagt om het opstellen van een projectplan en het in gang zetten van het project door een kickoff. De uitspraak “Een goede voorbereiding is het halve werk”, is hier absoluut van toepassing. U dient rekening te houden met een doorlooptijd van 2 á 3 jaar en een fulltime projectleider. Hulpmiddelen hierbij zijn: • Sjabloon Projectplan De hoofdstukken en paragrafen behandelen alle onderdelen om de projectopzet & -organisatie te dekken. Bij elk onderdeel staat een uitgebreide voorbeeldtekst en/of beschrijving wat er wordt beoogd vast te leggen. • Kickoff Instructie Een project start normaliter met een zogenaamde kickoff, waarvoor alle betrokkenen worden uitgenodigd en waar een officieel startsein wordt gegeven voor het project. In deze instructie staat hoe je de organisatie ervan aanpakt en wat inhoudelijk behandeld dient te worden. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 22
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 1 Beleidskeuzes De beleidskeuzes hangen samen met de externe ontwikkelingen (zoals zorgzwaartebekostiging, eisen van het zorgkantoor en verantwoording naar de cliënt) en de implementatie van een ECD-toepassing. Zowel aan het begin van het project dient de organisatie een aantal beleidszaken aan de kaak te stellen, als ook bij elke volgende fase spelen er beleidskeuzes met betrekking tot de thema’s in die fase. De beleidskeuzes beïnvloeden de processen en de werkwijze van de organisatie, en bepalen dus mede de gewenste situatie. Hulpmiddelen hierbij zijn: • Checklist Beleidskeuzes per fase Een Excel-document met een overzicht van alle beleidskeuzes geordend per fase. • Checklist ZLP/ECD Een Word-document met vragen per organisatie-element die de organisatie zich kan stellen om haar uitgangspositie te bepalen en inzicht te verkrijgen in nog te regelen of besluiten zaken. Het kan gebruikt worden als beginmeting van het ECD-project, zodat aan het eind van het traject kan worden bepaald welke verbeteringen zijn behaald. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 23
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 1 Interne communicatie Frequente en consistente communicatie naar betrokkenen binnen de organisatie is essentieel voor het succes van ieder project. Bij het ECD-project is dit in het bijzonder een uitdaging aangezien alle medewerkers te maken krijgen met het ECD en het voor velen, naast het leren omgaan met een (nieuw) systeem, ook betekent dat zij een andere manier van werken moeten aanleren. Zie voor inhoudelijke beschrijving de ECD-Journaals. Om ervoor te zorgen dat de communicatie inderdaad frequent en consistent is, is het aan te raden om een communicatieplan op te stellen met een kalender voor de planning van de uitvoering van communicatieactiviteiten tijdens het gehele project. Dit zal de uiteindelijke implementatie ten goede komen. Hulpmiddelen hierbij zijn: • Sjabloon Communicatieplan Het sjabloon is ingedeeld in hoofdstukken en paragrafen die alle onderdelen behandelen om goede communicatie te kunnen plannen. Elk onderdeel bevat een beschrijving van wat er wordt beoogd vast te leggen. • Sjabloon Communicatiekalender In deze kalender kan de planning worden gemaakt van de over te brengen boodschappen en de frequentie (zoals vastgelegd in het communicatieplan). Zodoende heeft men duidelijk inzicht in de geplande activiteiten en kan hierop worden gestuurd. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 24
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 2 2. Analyse fase: onderwerpen Beschrijving Thema’s & Hulpmiddelen Couleur locale Beleidskeuzes Functionarissen Resultaten Verandermanagement ECD-Draaiboek_versie 3. 0 25
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 2 2. Analyse fase: een beschrijving De analyse fase begint het verzamelen en beoordelen van diverse documenten. Het gaat hier om documenten rondom de primaire processen en welke gebruikt worden ín de primaire processen, documentatie over de huidige infrastructuur en systemen, en de formulieren in het zorgdossier van de cliënt. Ook stelt de organisatie vast binnen welk kader zij vraaggericht wil gaan werken. Er vinden intakegesprekken plaats met alle betrokken locaties van de organisatie om het project nader te bespreken en afspraken te maken rondom aanlevering van informatie en uitvoering van activiteiten. Er wordt een nulmeting en zorgzwaartemeting gedaan op elke locatie of op één of meer pilotlocaties, waarvan de uitkomsten vervolgens worden geanalyseerd en (waarschijnlijk) leiden tot het bepalen van maatregelen. Tevens kan in deze fase het huidige zorgdossier beoordeeld worden op kwaliteit en consistentie met behulp van ZIP Care. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 26
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 Thema’s 1. Vraaggerichtheid 2. Procesinventarisatie 3. 4. 5. Zorgzwaartemeting ZIP Care Inventarisatie ICT 6. Nulmeting (tijdregistratie) THEMA’S FASE 2 2. Analyse fase Hulpmiddelen 1. Lijst verkenning Vraaggerichtheid 2. Checklist Primaire processen ECD-procesmodel 3. ZZP inventarisatie 4. ZIP Care pakket 5. Checklist ICT-inventarisatie Basisoverzicht architecturen 6. Stappenplan Uitvoeren nulmeting Informatiesessie presentatie (nulmeting) Couleur locale: Nulmeting • De nulmeting vond in deze organisatie plaats op de pilotafdelingen van diverse locaties. De afdelingen onderscheiden zich qua zorg- en dienstverlening waardoor een breed inzicht ontstond in de onderlinge verschillen en overeenkomsten. • Elke afdeling op elke locatie van deze organisatie heeft meegedaan de nulmeting. Dit gebeurde onder begeleiding van projectteamleden en de locatiemanagers. • Vier afdelingen van het verpleeghuis en het gehele team van de andere locatie hebben deelgenomen aan de nulmeting. Er is zowel intramuraal als extramuraal geregistreerd, waarbij de extramurale registratie ook tegen de gefactureerde zorg is aangehouden. • Alle intramurale afdelingen van de instelling deden volledig mee: verzorging, verpleging (somatiek & PG) en revalidatie. De extramurale registratie vindt continue plaats middels een registratiesysteem. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 27
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 2 2. Analyse fase Beleidskeuzes • Wanneer leidt over- of onderlevering tot het aanvragen van een herindicatie? • Hoe gaat de organisatie om met de normproductiviteit voor verzorgenden (75, 1% norm VWS) en voor andere disciplines? • Hoeveel tijd (in %) reserveer je voor ongeplande zorg in de zorgafspraken en waarop baseer je dit? • Wat is de reikwijdte van een afgewogen deskundigheidsmix: taakscheiding versus aantal contactmomenten en logistiek? • Welke eisen stel je aan de beschikbaarheid, de prestatie en de beveiliging van de ECD-toepassing? Te betrekken functionarissen • Teamleider/EVV´er • Alle directe medewerkers (t. b. v. nulmeting) • HEAD • Locatiemanager/zorgmanager • Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep • P&O-functionaris • Kwaliteitsmedewerker • Medewerker cliëntadministratie • Hoofd ICT/Systeembeheerder Te boeken resultaten • Alle documenten en formulieren van de primaire processen zijn geïnventariseerd • Huidige primaire processen zijn vergeleken met het ECD-procesmodel • Er is inzicht in gegevensuitwisseling tussen de administratie, zorg, behandeling en eventuele derden • Huidige ICT is geïnventariseerd ECD-Draaiboek_versie 3. 0 28
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 2 2. Analyse fase Te boeken resultaten (vervolg) • Zorgzwaartemeting is uitgevoerd en resultaten zijn geanalyseerd • Nulmeting is uitgevoerd en resultaten zijn geanalyseerd • Uitkomsten zorgzwaartemeting zijn vergeleken met nulmeting, benodigde maatregelen zijn uitgezet Verandermanagement • Boodschappen naar medewerkers: – “Het te ondernemen traject start met het weten waar je nu staat (nulmeting)” – “De nulmeting geeft inzichten die voor iedereen van belang zijn en de cliënt ten goede komen” – “Jouw inzet is nodig voor het slagen van het ECD-project!” • Do’s: – Medewerkers belonen voor hun inzet en resultaten met hen delen – Medewerkers uit de uitvoering betrekken bij het leveren van inhoudelijke kennis voor het beschrijven van de processen • Don'ts: – Klachten van medewerkers over de te leveren inspanning tijdens de nulmeting negeren – Té gedetailleerd willen beschrijven van processen – Onderschatten van het nut van het beschrijven van de huidige processen ECD-Draaiboek_versie 3. 0 29
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 2 Vraaggerichtheid veronderstelt een helder inzicht in de mogelijkheden ten aanzien van de te leveren zorg (bij zowel de cliënt als de instelling) en een zekere flexibiliteit om op de vraag in te gaan. Vraagsturing impliceert tevens dat er op cliëntniveau inzicht is in de gewenste en geleverde zorg, met de bijbehorende kosten. Huidige knelpunten aanzien van vraaggerichtheid zijn het gebrek aan inzicht op cliëntniveau (leveringsbetrouwbaarheid) en een beperkt zicht op de impact van een wijzigende vraag op bijvoorbeeld de planning van de benodigde formatie. Gezien de opkomst van zorgzwaartefinanciering (ZZP’s), de nieuwe basisverzekering (aanvullende private zorg) en de Wmo-ontwikkelingen is binnen het ECD een opdeling gemaakt van zorg naar financieringsbron. In het kader van het juridisch recht op indicatie, dat ingaat per 1 januari 2008, is het van belang dat zorgorganisaties het kader vaststellen waarbinnen de zorg- en dienstverlening wordt geleverd aan de cliënten; aan welke vraag ga je wel en aan welke ga je niet voldoen, en hoe? Dit kan worden gedaan door indicaties te vertalen naar eigen zorgarrangementen en een basisarrangement vast te stellen. Hulpmiddelen hierbij zijn: • Lijst verkenning Vraaggerichtheid Een Word-document waarin diverse te beantwoorden vragen worden opgesomd m. b. t. vraaggerichtheid. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 30
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 2 Procesinventarisatie Inzicht in hoe de primaire processen verlopen is in de eerste plaats van belang voor de algemene bedrijfsvoering van een organisatie. Dit is echter ook van groot belang voor een succesvolle invoering van een ECD-toepassing. Tevens moet worden bepaald wat veranderd moet worden in de processen ten behoeve van de invoering van het ECD. Om een overzicht te krijgen van het verloop van de huidige primaire processen worden alle documenten hieromtrent verzameld, dat wil zeggen: protocollen, processchema’s, werkinstructies, formulieren, enzovoort. Hulpmiddelen hierbij zijn: • Checklist Primaire processen Een Word-document waarin kan worden afgevinkt van welke processen de benodigde informatie is verzameld. • ECD-procesmodel Middels dit model wordt een visualisatie gegeven van de werkwijze binnen zorginstellingen, rekening houdend met de relevante wettelijke, functionele en technische kaders, waarbij specifieke aandacht is gegeven aan nieuwe ontwikkelingen zoals het Zorgleefplan, de Norm Verantwoorde Zorg en Zorgzwaarte financiering. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 31
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 2 Zorgzwaartemeting Een zorgzwaartemeting is een onderzoek gericht op het verkrijgen van inzicht in de huidige zorgzwaartes (uitgedrukt in ZZP scores) van de cliënten. Het is bedoeld ter toetsing met de uitkomsten van de nulmeting en als startpunt voor het vanaf nu bijhouden van de zorgzwaarte van cliënten met behulp van de agenda van de cliënt. Eén van de grote voordelen hiervan is dat de indicatie en dus de bekostiging aansluit bij de behoefte van de cliënt en de geleverde dienstverlening. Hulpmiddel hierbij is: • ZZP inventarisatie Een Excel-document waarin op overzichtelijke wijze de ZZP per cliënt kan worden ingevuld en bijgehouden per locatie en/of afdeling. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 32
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 2 ZIP Care staat voor “Zelfevaluatie Instrument voor zorg. Plannen in de care-sector”. Het instrument beoordeelt het zorgplan op consistentie: een goed plan correspondeert inhoudelijk met de visie van de organisatie, de wensen van de cliënt en de indicatiestelling van de cliënt. Daarnaast beoordeelt ZIP Care een zorgplan op de volgende punten: - het vraagstuk van de cliënt - het perspectief of het toekomstbeeld - het profiel of beschrijving van de cliënt - de doelen van de cliënt - de uitvoering van de ondersteuning en behalen van de doelen - de evaluatie van de geleverde diensten aan de cliënt Het instrument stelt de professional zèlf in staat te beoordelen of een zorgplan voldoende kwaliteit is. Diegene die verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen en opstellen van zorgplannen kunnen de ZIP Care gebruiken. ZIP Care sluit direct aan op het praktijkwerk. Er is geen aparte training vereist om het instrument te gebruiken. Hulpmiddel hierbij is: • ZIP Care pakket Het pakket bestaat uit een ZIP Care-evaluatie instrument en een handleiding. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 33
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 2 Inventarisatie ICT De inventarisatie van ICT behelst het verzamelen van informatie over de huidige hardware en software van de organisatie. Daarbij worden tevens enige specificaties van de ICT geïnventariseerd. Het doel van deze inventarisatie is het bekijken van de huidige status van de ICT ten behoeve van de eisen en wensen van het ECD, de benodigde koppelingen met het ECD en de eventuele bepaling van benodigde nieuwe hardware en software. Denk hierbij ook aan basale zaken zoals servercapaciteit, koeling en bekabeling. Hulpmiddel hierbij is: • Checklist ICT-inventarisatie Een Excel-bestand waarin hardware en software items worden opgesomd en diverse specificaties staan benoemd ter invulling. • Basisoverzicht architecturen Een Powerpoint-bestand met een overzicht van een cliënt-server en een serverbased architectuur en de bijbehorende vragen die een organisatie dient te stellen in samenhang met de keuze voor een ECD-applicatie. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 34
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 THEMA’S FASE 2 7 Nulmeting Een meting is de enige manier om er achter te komen welke zorg uw cliënten op dit moment werkelijk ontvangen. Een nulmeting is een onderzoek gericht op het verkrijgen van kwantitatief inzicht in de huidige zorglevering door een week lang, 24 uur per dag, alle directe medewerkers te laten registreren hoeveel van welke zorg zij leveren aan welke cliënten. Daarnaast registreren zij hoe hun eigen tijd wordt verdeeld over direct, indirect en niet cliëntgebonden werkzaamheden. Aanvankelijk zullen uw medewerkers vreemd aankijken tegen deze ‘zakelijke’ benadering van hun werk. Maar naast de cijfermatige inzichten die u verkrijgt met deze meting, stimuleert de nulmeting vooral bewustwording bij de medewerkers. Zij worden zicht steeds meer bewust van de veranderingen in hun werkveld en het belang ervan voor de cliënt. Uiteindelijk kunt u uw arrangementen en bijbehorende formatie beter afstemmen op uw cliënten, zodat steeds beter aan de zorgvraag wordt voldaan binnen de geldende bekostigingskaders. Hulpmiddel hierbij is: • Stappenplan Uitvoeren nulmeting Een Excel-document waarin stapsgewijs de nulmeting wordt toegelicht. Tevens zijn de registratieformulieren toegevoegd. • Informatiesessie presentatie (nulmeting) Een presentatie met een uitgebreide uitleg over de nulmeting en voorbeeldresultaten. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 35
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 3. Ontwerp fase: onderwerpen Beschrijving Thema’s & Hulpmiddelen Couleur locale Beleidskeuzes Functionarissen Resultaten Verandermanagement ECD-Draaiboek_versie 3. 0 36
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 3. Ontwerp fase: een beschrijving De ontwerp fase start met het specifiek maken van het ECD-procesmodel. De gewenste procesgang en het verschil met de huidige procesgang wordt bepaald. Ook wordt de autorisatiestructuur ontworpen voor het ECD, wie heeft welke rechten binnen de toepassing. In aansluiting op het procesmodel wordt het Programma van Eisen (Pv. E) specifiek gemaakt voor de organisatie. Het is van belang om dit met alle leden van het projectteam door te spreken en ook aan te geven welke eisen prioriteit hebben. Tevens wordt de agenda van de cliënt ontworpen, getest en definitief vastgesteld. Ten aanzien van de keuze van het ordeningsprincipe van het zorgdossier wordt de visie bevestigd. Zowel het specifieke Pv. E als de procesgang worden besproken met de locatieteams om eventuele specifieke eisen of wensen toe te voegen. Een gebruikersgroep wordt samengesteld met vertegenwoordigers uit de primaire processen. De organisatie is nu klaar om een oriënterend gesprek aan te gaan met de ICT (huis)leverancier en/of om, na een eerste leverancierselectie, een zogenaamde Request For Information (RFI) op basis van het Pv. E te versturen naar de ICT leveranciers op de longlist. De benodigde infrastructuur wordt geschetst, er wordt vast nagedacht over de beheerinrichting, de stappen voor invoering van benodigde proceswijzigingen worden bepaald, de voortgang en de op komst zijnde veranderingen worden gecommuniceerd in de organisatie en referentiebezoeken worden georganiseerd. Op basis van de ontvangen RFI’s, de referentiebezoeken, eventuele proefopstellingen, de aangeboden offertes en de overige selectiecriteria, wordt uiteindelijk een keuze gemaakt voor een systeem en dus een leverancier. Met deze leverancier wordt een contract afgesloten. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 37
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 THEMA’S FASE 3 7 Thema’s 1. Leverancierselectie 2. 3. 4. 5. 6. Referentiebezoek Productieacceptatie Gewenste processen Zorgdossier Agenda van de cliënt 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Arrangement Programma van Eisen (Pv. E) Benodigde infrastructuur Beheerinrichting Proefopstelling Computer affiniteit medewerkers Gebruikersgroep 3. Ontwerp fase Hulpmiddelen 1. Stappenlijst Leverancierselectie Checklist Criteria leverancierselectie Aandachtspunten Contract & Onderhandeling Voorbeeld contract 2. Checklist Referentiebezoek 3. Checklist Productieacceptatie voorwaarden 4. ECD-procesmodel 5. Werken met het model ZLP 6. Sjabloon Agenda van de cliënt (intramuraal) Sjabloon Agenda van de cliënt (extramuraal) 7. Geen 8. Landelijk Programma van Eisen ECD 9. Geen 10. ITIL-schema 11. Vragenlijst proefopstelling 12. Checklist Minimale computervaardigheden 13. Geen Couleur locale: Leverancierselectie • Aangezien de huisleverancier onvoldoende kon voldoen aan de eisen van de organisatie, heeft het projectteam een shortlist van leveranciers gemaakt. Uiteindelijk is op basis van o. a. proefopstellingen, die toegankelijk waren voor alle medewerkers, een keuze gemaakt. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 38
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 3. Ontwerp fase Couleur locale: Leverancierselectie (vervolg) • Samen met de leverancier wordt het systeem zo gemaakt dat het aansluit bij de eisen en wensen van de organisatie (voor zover mogelijk) en gekoppeld kan worden met bestaande systemen waarmee informatie moet worden uitgewisseld. • Keuze voor huisleverancier is gemaakt o. b. v. goede ervaringen en de visie dat koppelingsproblemen geminimaliseerd worden door het ECD uit een suite te nemen. Alleen als onvoldoende voortgang en medewerking van de leverancier wordt ervaren wordt een selectietraject opgestart. • Op basis van het bij de huisleverancier bekende Programma van Eisen is door de pilotinstelling een selectie gemaakt van belangrijkste prioriteiten. Op basis hiervan zijn tijdafspraken gemaakt voor deelopleveringen van het pakket. Dit resulteert uiteindelijk in een geïntegreerde toepassing. Couleur locale: ECD-procesmodel vergelijking • Het ECD-procesmodel is per onderdeel besproken en vergeleken met huidige procesgang o. a. op basis van alle in de processen gebruikte formulieren. De verschillen op diverse locaties zijn bepaald. Er is een blauwdruk gemaakt van organisatiebrede gewijzigde primaire processen. • Er is een verschillenanalyse uitgevoerd tussen huidige situatie en ECD-procesmodel. Wijzigen zijn waar nodig gedaan. Primaire processen waren op elke locatie al hetzelfde. Gewenste wijzigingen zijn voorgelegd aan locatiemanagers, besloten in het projectteam en ter informatie gegeven aan het MT. • Uitgangspunt is dat de resultaten uit de pilots voor heel de organisatie gaan gelden. Uitgangspunt ten aanzien van de procesgang en het Programma van Eisen is dat de organisatie zich in beginsel aansluit bij het collectieve model. Er is slechts gekeken naar aanvullingen of afwijkingen; • De bestaande processen binnen het ECD-procesmodel zijn bezien en beschreven. Op basis van deze beschrijvingen zijn gewenste aanpassingen uitgebreid besproken in een ontwikkelteam. De weerslag van de gewenste veranderingen is voorgelegd aan de stuurgroep ter bespreking en vaststelling. De vastgestelde veranderingen zijn vervolgens nog besproken met de leverancier in aanvulling op de prioriteiten bij de deelopleveringen. Bij de leverancier heeft dit geleid tot het meer centraal stellen van de agenda van de cliënt. Verschillen tussen afdelingen worden waar mogelijk afgebouwd. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 39
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 3. Ontwerp fase Beleidskeuzes • Wordt als ordeningsprincipe voor het zorgdossier gekozen voor het Zorgleefplan, SAMPC of een ander principe? • Ligt de professionele verantwoordelijkheid van zorgdossier bij verpleeghuisarts of teammanager? • Op welk niveau moeten leveringsafspraken worden geaccordeerd door de cliënt? • Worden de verpleegkundige protocollen in het ECD opgenomen (direct opvraagbaar), zo ja hoe (bijv. door een koppeling naar een documentmanagement systeem)? • Wordt zorgzwaartemeting opgenomen (kwalitatieve evaluatie) naast kwantitatieve evaluatie op basis van agenda van de cliënt? • Kiest de organisatie voor het hanteren van een indicator voor leveringsbetrouwbaarheid op cliëntniveau? Zo ja, met welk ‘veiligheidspercentage’ (m. a. w. wat is het percentage ongeplande zorg)? • Wie wordt verantwoordelijk voor het bewaken van de actualiteit van de indicatie en de leveringsbetrouwbaarheid van het afgesproken cliëntarrangement? • Hoe en op welk moment bespreken we als organisatie de cliëntagenda met de cliënt? • Hoe ga je het beheer van de toepassing inrichten? Te betrekken functionarissen • Locatiemanager/zorgmanager • • Teamleider/EVV´er Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep ECD-Draaiboek_versie 3. 0 • Kwaliteitsmedewerker • Hoofd ICT/Systeembeheerder • Medewerker cliëntadministratie 40
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 3. Ontwerp fase Te boeken resultaten • Keuze voor een ordeningsprincipe is gemaakt • Benodigde ICT is vastgesteld • De gebruikersgroep is samengesteld • Programma van Eisen is goedgekeurd • Gewenste processen en verschillen met huidige zijn vastgelegd • Agenda van de cliënt is specifiek gemaakt voor de organisatie en getest • Leverancier (en pakket) is geselecteerd • Contract met leverancier is overeengekomen • Het technisch programma van eisen is vastgesteld • Voorwaarden voor productieacceptatie zijn bepaald • Inrichting beheer is bepaald • Benodigde computertraining voor medewerkers is geïnventariseerd Verandermanagement • Boodschappen naar medewerkers: – “Het ECD moet helpen om de knelpunten die we hebben geconstateerd in de nulmeting, op te lossen. ” – “De gebruikersvriendelijkheid van de ECD-toepassing is een belangrijk selectiecriterium. ” – “De invoering van het ECD betekent veranderingen in jouw werkwijze, want er zal meer sturing komen in werkzaamheden. ” – “Een zorgvuldig selectieproces is nodig voor een goede keuze, dit duurt echter wel 3 -4 maanden. ” ECD-Draaiboek_versie 3. 0 41
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 3. Ontwerp fase Verandermanagement (vervolg) • • Do’s: – Open en veel communiceren over de gevolgen van de invoering van het ECD voor de werkwijze van de medewerkers – Veranker de Normen Verantwoorde Zorg in de werkprocessen – Twee of meer proefopstellingen plaatsen voor medewerkers om diverse toepassingen te beoordelen Don’ts: – Keuze voor leverancier/toepassing alleen op basis van oppervlakkige criteria of buikgevoel maken – Onderschatten van ‘t veranderkundige aspect bij het vastleggen van de gewenste processen; het gecreëerde draagvlak hier bevordert een succesvolle invoering ECD-Draaiboek_versie 3. 0 42
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 Leverancierselectie De leverancierselectie is een belangrijk onderdeel van het ECD-project. Met het voor de organisatie gespecificeerde Programma van Eisen kan de organisatie als het ware ‘de boer op’. Hierbij is het gespecificeerde ECD-procesmodel ook heel waardevol. Het is zaak om te leren van de ervaringen van collegaorganisaties en te horen uit de praktijk in hoeverre de gekozen toepassing bevalt (zie Referentiebezoek). Hulpmiddel hierbij is: • Stappenlijst Leverancierselectie Een Word-bestand met de stappen om te komen tot een afgewogen selectie. • Checklist Criteria leverancierselectie Een Excel-document met de criteria die van belang (kunnen) zijn bij de leverancierselectie. • Aandachtspunten Contract & Onderhandeling Een Word-bestand met aandachtspunten voor zaken die in het contract kunnen worden opgenomen en die van belang zijn tijdens de onderhandeling. • Voorbeeld contract Een Word-document waarin alle items aan bod komen die in een contract zouden moeten staan. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 43
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 Referentiebezoek Een referentiebezoek is een bezoek aan een organisatie die reeds een ECD-toepassing heeft ingevoerd of in ieder geval al verder is in het proces van selectie en/of invoering ervan dan uw organisatie. Het doel is uiteraard om te leren van de ervaringen van een collega-organisatie en te horen uit de praktijk in hoeverre de gekozen toepassing bevalt. Hulpmiddel hierbij is: • Checklist Referentiebezoek Een Excel-document met een lijst van zaken die je doet tijdens een referentiebezoek en wat je er aan hebt. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 44
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 Productieacceptatie Tijdens de bouw/inrichting van (een deel van) het systeem, houdt de organisatie het verloop en de voortgang van de leverancier in de gaten. Net als voor de bouw/inrichting is het van belang dat heldere afspraken zijn gemaakt over de voorwaarden waaronder het (deel)systeem wordt geaccepteerd. Dit worden wel productieacceptatie voorwaarden genoemd. Het doel is vooral om eenduidigheid te scheppen over de voorwaarden waaraan de toepassing moet voldoen, zodat discussies achteraf worden voorkomen en beide partijen weten waar ze aan toe zijn. Hulpmiddel hierbij is: • Checklist Productieacceptatie voorwaarden Een Word-bestand met een checklist van voorwaarden die kunnen worden gesteld aan de productieacceptatie. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 45
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 Gewenste processen Het invoeren van een ECD-toepassing is veel meer dan het in gebruik nemen van een nieuw systeem. Het vraagt een andere manier van werken en deze moet worden geborgd in de gewenste processen. In de analyse fase is een inventarisatie gemaakt van de huidige processen. Hier wordt, met behulp van het ECDprocesmodel, gekeken welke processen gewenst zijn en wat het verschil is tussen de huidige en gewenste situatie. Het model is geen blauwdruk die één op één moet worden overgenomen, maar een kader dat richting geeft en ondersteunt bij het ontwikkelen van een werkwijze die bij uw organisatie past. Ook de gewenste processen worden uitgewerkt in schema’s (inclusief input, output en rolverdeling) in samenwerking met een team van uitvoerende medewerkers van die processen. Op basis van de verschillenanalyse wordt besloten welke acties ondernomen moeten worden om de procesmutaties in goede banen te leiden (bijvoorbeeld ontwikkelen nieuwe werkinstructies, specifieke inhoudelijke training (ZLP), aanpassen functiebeschrijvingen). Hulpmiddel hierbij is: • ECD-procesmodel Middels dit model wordt een visualisatie gegeven van de werkwijze binnen zorginstellingen, rekening houdend met de relevante wettelijke, functionele en technische kaders, waarbij specifieke aandacht is gegeven aan nieuwe ontwikkelingen zoals het Zorgleefplan, de Norm Verantwoorde Zorg en Zorgzwaarte financiering. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 46
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 THEMA’S FASE 3 7 Zorgdossier Bij de gesprekken met de ECD-pilotinstellingen zijn twee belangrijke ordeningsprincipes in de ouderenzorg voor het beschrijven van de lichamelijke en psychische gesteldheid van cliënten naar voren gekomen: het SAMPCmodel en het Model Zorgleefplan (ZLP). SAMPC staat voor Somatische status, ADL-activiteiten, en Maatschappelijk, Psychisch en Communicatief functioneren. Het ZLP vormt de praktische uitwerking van het uitgangspunt van de Norm Verantwoorde Zorg, dat verantwoorde zorg begint bij het in kaart brengen van de wensen en behoeften van de cliënt. Als de organisatie één van beiden kiest, dient dat ordeningsprincipe te worden geïntegreerd in de toepassing. Dit komt het gebruiksgemak en de overzichtelijkheid van het systeem ten goede. Hulpmiddel hierbij is: • Werken met het model Zorgleefplan Dit is een PDF-document opgesteld door brancheverenging Acti. Z, waarin een handreiking wordt gegeven voor het werken met het model ZLP. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 47
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 Agenda van de cliënt In de agenda van de cliënt worden de afspraken met de cliënt omtrent de zorg- en dienstverlening vastgelegd. Dat wil zeggen: welke handeling op welk dagdeel wordt geleverd door welk deskundigheidsniveau, en hoeveel tijd de handeling beslaat. De agenda van de cliënt is geen ADL-lijst of persoonlijke agenda met bijvoorbeeld kappersafspraken. Het doel van het gebruik van de agenda van de cliënt is sturing en verantwoording. Door vast te leggen wat je levert en hoeveel, wordt tevens inzichtelijk of dit aansluit bij de huidige bekostigingsindicatie en de huidige deskundigheidsmix. Ook kan zo eenvoudig verantwoording worden afgelegd aan de cliënt. Hulpmiddel hierbij is: • Sjabloon Agenda van de cliënt (intramuraal) Een Excel-bestand waarin basisgegevens van de cliënt worden opgenomen en wekelijkse handelingen worden geregistreerd. Aangegeven wordt op welk dagdeel de handeling wordt geleverd, op welke dagen en hoeveel tijd deze in beslag neemt. De totaaltelling hiervan kan in tijd worden vergeleken met de ZZP-score van de cliënt. • Sjabloon Agenda van de cliënt (extramuraal) Een vergelijkbaar Excel-bestand als voor intramuraal. De totaaltelling hiervan kan in tijd worden vergeleken met de indicatie van de cliënt. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 48
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 Arrangement In de analyse fase is vraaggerichtheid al besproken. Hierbij kwam aan de orde dat het aan te raden is om een basisarrangement te maken voor elke cliënt. Met een arrangement wordt hier bedoeld, een lijst van dienstverlening uitgedrukt in tijd die de cliënt mag verwachten van de organisatie. Zo is de organisatie duidelijk naar haar cliënten en werknemers, en neemt zij een positie in in de markt. Naast het basisarrangement kan de organisatie arrangementen opstellen die worden vertaald vanuit iemands indicatie met standaard diensten en mogelijke extra diensten. Zodoende kan bij aanmelding van een cliënt een basisarrangement worden aangeboden aangevuld met een arrangement dat past bij zijn indicatie en specifiek gemaakt met de door de cliënt gewenste extra diensten. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 49
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 Programma van Eisen (Pv. E) Het landelijke Programma van Eisen (Pv. E) voor de ECD-toepassing, ontwikkeld in de landelijke pilot, wordt als basis gebruikt voor het opstellen van het specifieke Pv. E voor de organisatie. Het Pv. E is géén kant-en-klare blauwdruk voor de ECD-toepassing. Het is dus ook geen aankoopadvies voor een bepaald pakket. Het Pv. E bevat de minimale functionele eisen die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan huidige en toekomstige wet - en regelgeving. Kort gezegd: het laat zien welke gegevens u in een ECD moet kunnen invoeren, en welke informatie u eruit moet kunnen halen. Het ECD-procesmodel biedt ondersteuning bij het aanvullen van het Pv. E. De organisatie kan in het document aangeven aan welke eisen, wanneer moet zijn voldaan en het gebruiken als communicatiemiddel naar de leveranciers. Hulpmiddel hierbij is: • Landelijk Pv. E ECD Een Word-bestand waarin alle eisen aan de ECD-toepassing staan gecategoriseerd en worden toegelicht. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 50
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 Benodigde infrastructuur De ICT-inventarisatie uitgevoerd in de analyse fase wordt vergeleken met de ICT-benodigdheden voor de invoering van de gekozen ECD-toepassing. Bij voorkeur gebeurt dit in samenwerking met de leverancier. Zowel de huidige als de toekomstige infrastructuur zijn schematisch in kaart gebracht. De aan te schaffen apparatuur wordt bepaald zodat tijdig kan worden gestart met het inkoopproces ervan. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 51
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 Beheerinrichting In de ontwerp fase dient ook al nagedacht te worden over hoe het beheer van de nieuwe toepassing wordt ingeregeld. Wat betreft beheer worden over het algemeen drie soorten onderscheiden: functioneel (het in stand houden van de functionaliteit van een informatiesysteem, optimale aansluiting op het bedrijfsproces), applicatie (de in stand houding van de programmatuur en de gegevensverzamelingen) en technisch beheer (het beschikbaar stellen en in stand houden van de infrastructuur waarop toepassing draait). De organisatie dient te bepalen wat zij wel of niet zelf kan en wil beheren, en hierover afspraken met de leverancier. Hulpmiddel hierbij is: • ITIL-schema Een Powerpoint-bestand met een ITIL-schema. ITIL staat voor Information Technology Infrastructure Library en is ontwikkeld als referentiekader voor het inrichten van ICT-organisaties. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 52
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 Proefopstelling Een proefopstelling kunt u inzetten om een systeem beter te leren kennen door er zelf mee te werken, alvorens het aan te schaffen. Zo’n proefopstelling kunt u aanvragen bij de leveranciers die op uw shortlist staan. Een centrale plek in uw organisatie wordt ingericht met de benodigde apparatuur om het systeem uit te kunnen proberen en te bekijken in hoeverre het systeem werkelijk doet wat u dacht dat het zou doen. Trek hier zo’n twee weken voor uit, dan kan de gebruikersgroep de tijd nemen om het systeem grondig te beoordelen op de eisen en wensen zoals vastgesteld in het Programma van Eisen van uw organisatie. Licht ook de overige medewerkers in over de mogelijkheid om het systeem uit te proberen en laat de leverancier zorgen voor begeleiding en een gebruikershandleiding. Hulpmiddel hierbij is: • Vragenlijst proefopstelling Een vragenlijst opgesteld in Word bedoeld om in te laten vullen door de medewerkers die deelnemen aan de proefopstelling ter beoordeling van de applicaties. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 53
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 Computer affiniteit Medewerkers in de zorg werken over het algemeen weinig met computers. Tenzij thuis werken met een computer, is hun affiniteit ermee hoogstwaarschijnlijk niet erg groot. Voor een succesvolle invoering van een ECD-toepassing is het van belang dat medewerkers een minimale set met vaardigheden beheersen. Een inventarisatie hiervan is belangrijk om goed te kunnen aansluiten met een gerichte opleiding. Hulpmiddel hierbij is: • Checklist Minimale computervaardigheden Een checklist in Excel met minimale vaardigheden die medewerkers dienen te bezitten om te goed kunnen werken met een ICT-toepassing. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 54
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 3 Gebruikersgroep Met een gebruikersgroep wordt hier bedoeld, een groep representatieve medewerkers uit vooral het primaire proces, die fungeert als klankbord tijdens de ontwikkel-, bouw- en testfase van de ECD-toepassing. Tevens kan de gebruikersgroep in stand worden gehouden na invoering van de toepassing ten behoeve van het functionele beheer. Het doel hiervan is te zorgen voor continue toetsing met de praktijk, zodat de toepassing als het ware interactief wordt gemaakt door de samenwerking tussen gebruikers en leverancier. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 55
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 4 4. Bouw fase: onderwerpen Beschrijving Thema’s & Hulpmiddelen Couleur locale Beleidskeuzes Functionarissen Resultaten Verandermanagement ECD-Draaiboek_versie 3. 0 56
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 4 4. Bouw fase: een beschrijving Is de organisatie bij de bouw fase aangekomen, dan is een systeem gekozen en kan in overleg met de leverancier worden bepaald welke her/ver/aanbouw activiteiten wanneer moeten worden uitgevoerd. Hierbij is het van belang om afspraken vast te leggen over het monitoren van de bouw (o. a. escalatieprocedures en informatieverplichting) en de productieacceptatie voorwaarden. Tijdens deze fase dient tevens gesproken te worden over dataconversie vanuit andere systemen en/of handmatige invoer van data voor de inrichting van het nieuwe systeem. Daarnaast is het aan te raden om een gebruikersgroep samen te stellen, die de kwaliteit van de opgeleverde (deel)systemen beoordeelt en het projectteam hierover adviseert. Deze gebruikersgroep levert ook de inhoudelijke data voor de inrichting van het systeem, zowel voor de test- als de productieomgeving. De brondata moet worden getoetst op juistheid, volledigheid en actualiteit, en vervolgens worden geschoond. De gebruikersgroep werkt tijdens de bouw dus intensief samen met de leverancier, maar kan ook daarna een rol blijven spelen in het functionele beheer. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 57
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 Thema’s 1. Monitoren leverancier 2. Procesmutaties 3. Systeeminrichting 4. Dataconversie THEMA’S FASE 4 4. Bouw fase Hulpmiddelen 1. Lijst Aandachtspunten bij monitoren 2. Geen 3. Tips voor Inrichting 4. Geen Couleur locale: Bouwen geheel of deel en testen deel • Het systeem wordt in zijn geheel opgeleverd zoals overeengekomen tussen leverancier en zorgaanbieder, en tevens als zodanig getest. • Er is gekozen om de toepassing gefaseerd in te richten. Als eerste werd het cliëntregistratie gedeelte van het systeem (af)gebouwd, getest en geïmplementeerd. Vervolgens het zorggedeelte en daarna capaciteitsplanning. • De bouw geschiedt on site, d. w. z. zoveel mogelijk in de ontwikkelomgeving bij de organisatie. De ontwikkelexperts van de leverancier werken zo nauw samen met de inhoudelijk en technisch specialisten van de organisatie; er is continue afstemming. • De bouw gebeurt in samenspraak tussen leverancier en zorgaanbieder per onderdeel van de applicatie. Beoordeling vindt plaats per onderdeel, acceptatie over het geheel. Beleidskeuzes • Kiest de organisatie voor het her/ver/aanbouwen, testen en invoeren van de toepassing als geheel, of voor een gefaseerde aanpak? • Wordt er een acceptatietest uitgevoerd na elke (deel)oplevering van de toepassing? • Wordt de benodigde data voor de nieuwe toepassing (deels) handmatig overgezet of dienen de opties voor dataconversie vanuit bepaalde bronsystemen te worden nagegaan? ECD-Draaiboek_versie 3. 0 58
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 Te betrekken functionarissen • Locatiemanager/zorgmanager • Teamleider/EVV´er • Hoofd ICT/Systeembeheerder THEMA’S FASE 4 4. Bouw fase • Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep • Kwaliteitsmedewerker • Medewerker cliëntadministratie Te boeken resultaten (intern en leverancier) • De productie- en ontwikkelomgeving zijn ingericht • De voorbereidingen voor de inrichting van de test- en productieomgeving zijn gereed, d. w. z. de benodigde brondata is getoetst en geschoond • De rapportages van de technische testen zijn opgeleverd en besproken • Er is een voor de acceptatietest gereed (deel)systeem • Het systeem is ingericht met de benodigde brondata • Beheerhandleiding en –trainingsmateriaal is beschikbaar • Gebruikershandleiding en –trainingsmateriaal is beschikbaar • De aanpak voor het testen en invoeren van de procesmutaties is vastgelegd • De leverancier is naar tevredenheid gemonitord o. b. v. vooraf afgesproken wijze ECD-Draaiboek_versie 3. 0 59
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 4 4. Bouw fase Verandermanagement • Boodschappen naar medewerkers: – “De toepassing wordt momenteel specifiek gemaakt en ingericht, maar blijf vooral je suggesties indienen. ” • Do’s: – Overleg regelmatig met de leverancier o. b. v. een voortgangsrapportage – Maak verslagen van alle besprekingen om misverstanden te voorkomen • Don’ts: – Onderschat de tijd en moeite die gepaard gaat met dataconversie en inrichting niet – Verwacht niet dat je na de aanschaf en/of her/ver/aanbouw klaar bent; ook het testen en invoeren kost veel tijd en energie ECD-Draaiboek_versie 3. 0 60
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 4 Monitoren leverancier Om de her/ver/aanbouw en inrichting van de toepassing in goede banen te leiden, kunt u zich als organisatie niet afhankelijk opstellen van de leverancier. Een vinger aan de pols houden bij het verloop en de voortgang is van groot belang voor een succesvolle invoering, dat wil zeggen volgens de door uw organisatie opgeleverde specificaties en binnen afgesproken tijd en budget. Het wordt aangeraden om de gebruikersgroep intensief te betrekken. Hulpmiddel hierbij is: • Lijst Aandachtspunten bij monitoren Een Word-bestand met een lijst met aandachtspunten voor het monitoren van een leverancier tijdens de bouw van een (deel)systeem. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 61
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 4 Procesmutaties Door de verschillen te bepalen tussen de huidige primaire processen, vastgesteld in de analyse fase, en de gewenste primaire processen, vastgesteld in de ontwerpfase, ontstaat een overzicht van de benodigde proceswijzigingen die moeten worden doorgevoerd. Ter voorbereiding op de invoering van deze procesmutaties is het van belang om te bepalen wat benodigd is voor een succesvolle invoering. Hierbij valt te denken aan het opstellen en/of wijzigen van werkinstructies, het ontwikkelen van nieuwe hulpmiddelen (bijv. formulieren), het toetsen van de nieuwe processen (incl. werkinstructies en hulpmiddelen) op een pilotafdeling, het informeren van medewerkers over de wijzigingen, en het beschikbaar stellen van de gewijzigde processen en werkinstructies via intranet. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 62
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 4 Systeeminrichting Voordat de ECD-toepassing in gebruik kan worden genomen, moet zij uiteraard gevuld zijn met allerhande gegevens van de organisatie. Het gaat hier om cliënt-, zorg- en medewerkergegevens. Mogelijk kan data worden overgezet vanuit huidige bronsystemen (dataconversie), maar vaak moeten sowieso ook gegevens handmatig worden ingevoerd. Houd er in ieder geval rekening mee dat de inrichting vaak meer tijd kost dan van tevoren wordt ingeschat. Hulpmiddel hierbij is: • Tips voor Inrichting Een Word-bestand waarin tips staan voor bijvoorbeeld het efficiënt inrichten van een systeem en het ordelijk aanpakken van de inrichting. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 63
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 4 Dataconversie Onder dataconversie wordt hier verstaan, het overzetten van gegevens uit het ene systeem naar het andere systeem. Ook als u nu geen ECD gebruikt, wordt bepaalde data over cliënten al vastgelegd in een (administratie)systeem, en soms tevens gegevens over zorgverlening en productie. Deze data dient tijdens de bouw fase te worden overgezet naar de ECD-toepassing, zodat het testen en implementeren kan plaatsvinden. De leverancier speelt een belangrijke rol in het bepalen van de voorbereiding, tijd en inzet die nodig de conversie goed te laten verlopen. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 64
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 5 5. Test & Acceptatie fase: onderwerpen Beschrijving Thema’s & Hulpmiddelen Beleidskeuzes Functionarissen Resultaten Verandermanagement ECD-Draaiboek_versie 3. 0 65
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 5 5. Test & Acceptatie fase: een beschrijving Testen omvat alle activiteiten die worden uitgevoerd om te bepalen of het systeemontwerp ook werkelijk is gerealiseerd. Het goed testen van (deel)systemen kost vaak meer tijd en geld dan organisaties zich vooraf realiseren. Duidelijk mag zijn dat alle problemen, fouten en kwalitatief slechte functionaliteiten die worden ontdekt tijdens het testen, straks niet nog grotere problemen veroorzaken in de organisatie wanneer het systeem operationeel is. Kortom, de investering in het testen verdient zichzelf terug. Ten behoeve van een gestructureerde testfase wordt een testplan opgesteld door de leverancier t. b. v. de technische testen en een acceptatietestplan door de organisatie t. b. v. de acceptatietest. Daarnaast dienen testscripts te worden gemaakt voor de acceptatietest, die gebruikt kunnen worden voor het stapsgewijs en gericht testen van de functionaliteiten van de toepassing, en voor de rapportage van de bevindingen. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 66
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 5 5. Test & Acceptatie fase Thema’s 1. Coördinatie 2. Acceptatie 3. Toetsing procesmutaties 4. Technische test 5. Training 6. Acceptatietest Hulpmiddelen 1. Sjabloon Acceptatietestplan 2. Sjabloon Testscript 3. Geen 4. Geen 5. Geen 6. Matrix landelijk Pv. E Casus ECD Beleidskeuzes • Wordt er een acceptatietest na elke (deel)oplevering uitgevoerd en/of op de totale oplevering? • Bij welke testresultaten wordt de toepassing geaccepteerd? • Wie gaat de testen uitvoeren? • Op welk moment vindt de testperiode plaats en hoe lang duurt deze? Te betrekken functionarissen • Locatiemanager/zorgmanager • Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep • Teamleider/EVV´er • Kwaliteitsmedewerker • Hoofd ICT/Systeembeheerder • Medewerker cliëntadministratie ECD-Draaiboek_versie 3. 0 67
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 5 5. Test & Acceptatie fase Te boeken resultaten (intern en leverancier) • De testomgeving is ingericht • De gebruikersgroep is getraind • De opgeleverde (deel)systemen zijn functioneel getest • Alle testverslagen zijn besproken met de leverancier • Eventuele problemen/knelpunten zijn opgelost • De toepassing is geaccepteerd door de gebruikersgroep • De directie heeft groen licht gegeven voor de start van de implementatie Verandermanagement • Boodschappen naar medewerkers: – “Wees kritisch, maar kijk met een open blik naar de nieuwe mogelijkheden van de toepassing” • Do’s: – Neem in je planning ruim voldoende (doorloop)tijd voor de test- en acceptatieperiode – Neem de tijd om de uitkomsten uit een acceptatietest door te spreken met de leverancier • Don'ts: – Accepteer geen onbewezen oplossingen voor geconstateerde problemen/knelpunten ECD-Draaiboek_versie 3. 0 68
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 5 Coördinatie De test en acceptatie coördinatie is een deelproject op zich. Om te zorgen voor een goed verloop van de testperiode en een gedegen acceptatie, stelt de organisatie een acceptatietestplan op. In dit plan wordt uiteengezet wat het testen inhoudt, wat er getest wordt, wie de testen uitvoert, hoe het testen is georganiseerd, hoe het testen en accepteren wordt aangepakt en wat de planning is. De gebruikersgroep heeft een leidende rol bij het testen. Hulpmiddel hierbij is: • Sjabloon Acceptatietestplan Een Word-bestand waarin alle onderwerpen staan die aan bod dienen te komen in het plan. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 69
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 5 Acceptatie Om te komen tot een gefundeerde acceptatie is het van belang dat alle testresultaten in verslagen zijn vervat, deze zijn besproken met de leverancier en eventuele fouten of ontbrekende functionaliteiten opnieuw zijn getest. Na een goed verloop van de acceptatietesten, dat wil zeggen dat het systeem geen fouten bevat en voldoet aan de vooraf afgesproken eisen, kan het systeem officieel worden geaccepteerd. De gebruikersgroep levert een advies voor acceptatie aan de directie, waarna zij kan besluiten tot officiële acceptatie. Hulpmiddel hierbij is: • Sjabloon Testscript Een Word-bestand waarin een voorzet wordt gedaan van scripts voor diverse te testen onderwerpen die de tester dient te volgen bij het testen van het ECD-Draaiboek_versie 3. 0 70
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 5 Toetsing procesmutaties Om te achterhalen of de gewenste procesmutaties in de praktijk werken en ook de gewenste voordelen opleveren, is het verstandig om ze eerst te toetsen in een kleine setting in de organisatie. De gewenste processen worden bijvoorbeeld eerst getoetst op één afdeling. Deze afdeling krijgt een training en instructie om vervolgens een bepaalde periode te gaan werken volgens de gewenste processen. Bedenk van tevoren de eventuele gevolgen hiervan voor afdelingsoverstijgende processen in de organisatie. Na de toetsingsperiode wordt de werking van de processen met de afdelingsmedewerkers geëvalueerd en worden eventuele knelpunten en aanpassingen besproken. Bij veel knelpunten en aanpassingen zal opnieuw een toetsing moeten plaatsvinden, alvorens de gewenste processen kunnen worden ingevoerd in de hele organisatie. De resultaten van de toetsing worden besproken door de directie, welke de invoering ervan in de hele organisatie dient goed te keuren. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 71
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 5 Technische test De leverancier zal technische testen uitvoeren om het systeem te controleren op eventuele tekortkomingen. Het systeem wordt dan vooral getest op risico’s van uitval (bij bijvoorbeeld piekbelasting) of underperformance (niet snel genoeg werken), het goed functioneren op de bestaande omgeving en de koppelingen met andere systemen, en het optreden van mogelijke conflicten met andere applicaties, de database of het netwerk. De uitkomsten hiervan zullen leiden tot noodzakelijke aanpassingen en nieuwe technische testen, net zo lang tot het geheel optimaal werkt. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 72
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 5 Training De training van de gebruikersgroep is bedoeld voor een doelmatige en doeltreffende acceptatietest. De gebruikersgroep dient te toetsen (zoals beschreven onder Acceptatietest) of de toepassing voldoet aan de functionele en de kwalitatieve eisen, zoals die zijn gesteld door de organisatie. De training wordt (normaliter) verzorgd door de leverancier, waarbij ook een gebruikershandleiding wordt aangeleverd. In principe is de gebruikersgroep al (redelijk) op de hoogte van de mogelijkheden van de toepassing aangezien zij meedraaien in het project, en zullen dus minder intensieve training nodig hebben dan de eindgebruikers. Dezelfde gebruikersgroep kan straks fungeren als trainer voor de eindgebruikers. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 73
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 THEMA’S FASE 5 7 Acceptatietest De gebruikersgroep voert de acceptatietest uit, waarbij wordt getest of het ontwikkelde systeem aan de functionele en kwalitatieve eisen voldoet (Pv. E) en de dagelijkse praktijk centraal staat (kunnen de primaire processen worden uitgevoerd? ). De test wordt uitgevoerd in een (zoveel mogelijkende) productieomgeving met concrete gegevens en heeft tot doel om de kwaliteit van de opgeleverde producten - zowel afzonderlijk als geheel in samenhang - te beoordelen. De resultaten uit de acceptatietest worden besproken met de leverancier en eventuele problemen dienen door de leverancier te worden opgelost alvorens een advies voor acceptatie kan worden gegeven door de gebruikersgroep aan de directie. Bij goedkeuring van het advies voor acceptatie door de directie kan de toepassing in gebruik worden genomen. Hulpmiddel hierbij is: • Matrix landelijk Programma van Eisen Excel-bestand met een verkorte lijst van alle eisen in het landelijk Pv. E, waarachter kan worden aangegeven wat de leverancier heeft opgegeven over wat nu al in de toepassing zit of op bepaalde termijn erin zal zitten, hetgeen in de lijst kan worden bevestigd of ontkracht. • Casus ECD Een Word-bestand met een beschrijving van een fictieve situatie waarmee de primaire processen kunnen worden doorlopen in de toepassing om de functionaliteiten te testen. NB: de casus is gebaseerd op het landelijk Pv. E en bevat dus niet eventuele voor uw organisatie specifieke eisen. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 74
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 6 6. Implementatie fase: onderwerpen Beschrijving Thema’s & Hulpmiddelen Couleur locale Beleidskeuzes Functionarissen Resultaten Verandermanagement ECD-Draaiboek_versie 3. 0 75
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 6 6. Implementatie fase: een beschrijving De implementatie fase begint uiteraard met het opstellen van een implementatieplan. In dit plan staat beschreven hoe de invoering van de nieuwe toepassing plaatsvindt en de proceswijzigingen worden doorgevoerd. De zorgorganisatie richt zich bij voorkeur vooral op de organisatorische kant van de implementatie en de leverancier op de technische kant. Uiteraard is afstemming en samenwerking van belang voor het slagen van de implementatie. Trainingen dienen te worden gepland en gegeven en er moet een helpdesk worden ingericht om vragen van gebruikers te kunnen beantwoorden. Deze fase duurt relatief lang en vraagt om veel inspanning van de hele organisatie. Veel en frequente communicatie is nu extra belangrijk, daarom wordt aangeraden om een aparte communicatiekalender te maken voor deze fase. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 76
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 Thema’s 1. Implementatieplan 2. 3. 4. 5. Doorvoeren procesmutaties HW/SW implementatie Training eindgebruikers Communicatiekalender THEMA’S FASE 6 6. Implementatie fase Hulpmiddelen 1. Sjabloon Implementatieplan Implementatie fasering 2. Overzicht Veranderingen voor de zorg 3. Geen 4. Geen 5. Sjabloon communicatiekalender Couleur locale: Implementatie proceswijzigingen en ECD-toepassing • Eerst invoering op 1 pilotafdeling, dan opschalen naar pilotafdelingen andere locaties, daarna de rest van de organisatie. • Invoering meteen in de hele organisatie, maar wel per module van de ECD-toepassing. • Eerst implementatie op de twee pilotlocaties, daarna uitrol naar de rest van de organisatie. • Eerst uitrol op één pilotlocatie, daarna in de hele organisatie. Beleidskeuzes • Kiest de organisatie voor een gefaseerde implementatie en zo ja hoe ziet die fasering eruit? • Waar ligt de grens tussen implementatieverantwoordelijkheid voor leverancier en organisatie? • Welke mijlpalen bepalen of je de ECD-invoering opschaalt naar de rest van de organisatie? Te betrekken functionarissen • Alle directe medewerkers • Locatiemanager/zorgmanager • Teamleider/EVV´er • Hoofd ICT/Systeembeheerder ECD-Draaiboek_versie 3. 0 • Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep • Kwaliteitsmedewerker • Medewerker cliëntadministratie • Medewerker communicatie 77
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 6 6. Implementatie fase Te boeken resultaten • Het implementatieplan is opgesteld en goedgekeurd • Het trainingsplan is opgesteld en goedgekeurd • Er is een helpdesk ingericht • Alle benodigde software en hardware is geïnstalleerd • De medewerkers zijn getraind • De proceswijzigingen zijn ingevoerd in de gehele organisatie • De toepassing is ingevoerd en wordt gebruikt in de gehele organisatie Verandermanagement • Boodschappen naar medewerkers: – “Het gebruik van het ECD is niet iets is dat ‘naast het werk’ gedaan moet worden, maar is er juist een integraal onderdeel van. ” – “Het ECD zal voor iedereen even wennen zijn, daarom is er een helpdesk waar je terecht kunt met al je vragen. ” • Do’s: – De tijd nemen om een doordacht en realistisch implementatieplan te maken (bijtijds mee starten) – Maak de trainingen zoveel mogelijk praktijkgericht (combinatie toepassing en processen) – Faseer je implementatie door per module eerst uit te rollen op een pilotafdeling of pilotlocatie, om pas na geslaagde invoering daar per module op te schalen naar de rest van de organisatie • Don'ts: – Het systeem invoeren als de medewerkers nog niet zijn getraind en de helpdesk nog niet ingericht – De uitrol van het systeem opschalen naar andere locaties als het de pilotlocatie nog niet juist en volledig draait ECD-Draaiboek_versie 3. 0 78
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 6 Implementatieplan Het implementatieplan is een plan van aanpak dat wordt opgesteld om ervoor te zorgen dat de gehele implementatie goed verloopt. In het plan wordt opgenomen wanneer en op welke wijze de invoering van het systeem en de nieuwe werkwijze plaatsvindt, wie waarvoor verantwoordelijk is, eventuele risico’s en de maatregelen die hiertegen worden genomen, mijlpalen tijdens de implementatie en de communicatieaanpak. Hulpmiddel hierbij is: • Sjabloon Implementatieplan Een Word-document met een inhoudsopgave van de onderwerpen die in een implementatieplan aan de orde dienen te komen. • Implementatie fasering Een Powerpoint-slide met een schets van de fasering van de implementatie volgorde in de organisatie en een schets van de volgorde van implementatie van de diverse modules. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 79
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 6 Doorvoeren procesmutaties In de test en acceptatie fase zijn de procesmutaties getest en mogelijk bijgesteld op basis van de uitkomsten van de test. In deze fase worden de procesmutaties doorgevoerd in de hele organisatie. Dit betekent dat de medewerkers op de hoogte moeten zijn van de wijzigingen in de processen, inclusief eventuele nieuwe of aangepaste hulpmiddelen. Dit dient meegenomen te zijn/worden in de communicatie naar de medewerkers en in de trainingen van de eindgebruikers. Daarnaast moeten de medewerkers de mogelijkheid hebben om de nieuwe procesbeschrijvingen in te zien, inclusief stroomschema’s en hulpmiddelen, bij voorkeur in digitale vorm via bijvoorbeeld een intranet. De medewerkers dienen tevens op de hoogte te zijn van de datum waarop de nieuwe processen worden ingevoerd en van hen wordt verwacht dat zij de nieuwe hulpmiddelen gebruiken. Er is een contactpersoon met telefoonnummer bekend bij de medewerkers, bij wie ze terecht kunnen voor vragen (vergeet daarbij de avond- en nachtdiensten niet). Om risico’s in de dienstverlening te voorkomen is het de overweging waard om extra mensen in de zetten in de eerste week van invoering en cliënten en/of hun vertegenwoordigers in te lichten over de invoering van de nieuwe toepassing. Hulpmiddel hierbij is: • Overzicht Veranderingen voor de zorg Een Powerpoint-bestand met een overzicht van mogelijke veranderingen in het primaire proces van de zorg. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 80
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 6 HW/SW implementatie Uit de analyse fase is naar voren gekomen welke hardware (HW) en software (SW) componenten benodigd zijn om ervoor te zorgen dat het systeem voldoet aan de gestelde eisen en beschikbaar is voor de gebruikers. Dit kan de implementatie betreffen van zowel extra servers of werkplekken als nieuwe software. De organisatie dient samen met de leverancier van de ECD-toepassing en de leverancier van de HW/SW componenten afspraken te maken over de implementatie (planning, ondersteuning, testen, benodigde tijdelijke maatregelen). ECD-Draaiboek_versie 3. 0 81
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 6 Training eindgebruikers De training van de eindgebruikers ten behoeve van een doelmatige en doeltreffende implementatie, heeft zowel betrekking op de functionaliteiten van het systeem als de proceswijzigingen. Een snelle manier om te trainen is de train-the-trainer methode. Hierbij wordt een aantal medewerkers (vaak de gebruikersgroep en/of applicatiebeheerders) door externen uitgebreid getraind in de toepassing en de proceswijzigingen, maar ook in het geven van training. Deze interne trainers kunnen vervolgens alle trainingen verzorgen aan hun collega’s. Trainingen kunnen het beste worden opgezet per functionarisgroep; niet elke functionaris hoeft alles te weten van de toepassing. Reik bij de trainingen gebruikershandleidingen en quick reference cards aan als hulpmiddelen. NB: Houdt er rekening mee dat de eindgebruikers tevens training nodig kunnen hebben in algemeen computergebruik, en ordening volgens ZLP en Norm Verantwoorde Zorg. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 82
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 6 Communicatiekalender De implementatiefase is gericht op en heeft impact op de hele organisatie en vergt daarom extra aandacht ten aanzien van communicatie. Voor deze fase dient een aparte communicatiekalender te worden gemaakt, dus naast die van het ECD-project. Deze kalender zorgt ervoor dat op geplande en gestructureerde wijze wordt gecommuniceerd naar alle medewerkers over de toepassing, de impact, de trainingen, de ondersteuning en de invoering. Hulpmiddel hierbij is: • Sjabloon Communicatiekalender In deze kalender kan de planning worden gemaakt van de boodschappen en frequentie die is vastgelegd in het communicatieplan. Zodoende heeft men een duidelijk inzicht in de geplande activiteiten en kan er goed worden gestuurd. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 83
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 7 7. Evaluatie & Nazorg fase: onderwerpen Beschrijving Thema’s & Hulpmiddelen Beleidskeuzes Functionarissen Resultaten Verandermanagement ECD-Draaiboek_versie 3. 0 84
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 7 7. Evaluatie & Nazorg fase: een beschrijving Als de ECD-toepassing door de hele organisatie in gebruik is genomen en alle proceswijzigingen zijn doorgevoerd, kan het projectteam de laatste fase ingaan. De evaluatie en nazorg fase is bedoeld als leermoment en om de ‘losse eindjes’ van het project af te hechten. Zowel aan de betrokkenen van het project als het projectteam zelf wordt een vragenlijst voorgelegd ter evaluatie van het verloop en het resultaat van het project. De leerpunten die hieruit naar voren komen, worden gebruikt om de uitvoering van toekomstige projecten te verbeteren. Op problemen of knelpunten die worden genoemd, wordt door het projectteam actie ondernomen om deze op te lossen en zo het project definitief af te sluiten. De uitkomsten van de evaluatie, de gedefinieerde acties en de officiële afsluiting van het project worden breed gecommuniceerd in de organisatie. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 85
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 7 7. Evaluatie & Nazorg fase Thema’s 1. Evaluatie project 2. Maatregelen nazorg 3. Vervolgtrajecten Hulpmiddelen 1. Checklist Onderwerpen projectevaluatie 2. Geen 3. Geen Beleidskeuzes • Wie worden betrokken bij de evaluatie van het project? • Hoe vindt de borging van de geleerde lessen plaats? • Wie is verantwoordelijk voor de borging van de geleerde lessen in de organisatie? Te betrekken functionarissen • Projectleden • Stuurgroep • Bestuurder • Beleidsmedewerker • Kwaliteitsmedewerker • Directe medewerkers • Locatiemanager/zorgmanager • Teamleider/EVV’er • Hoofd ICT/Systeembeheerder ECD-Draaiboek_versie 3. 0 86
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 7 7. Evaluatie & Nazorg fase Te boeken resultaten • Betrokkenen bij de evaluatie zijn bepaald • De evaluatie vragenlijst is opgesteld • Evaluatieverslag van het project is besproken • Geleerde lessen t. b. v. volgende projecten zijn geborgd • Maatregelen voor benodigde nazorg zijn getroffen • Vervolgtrajecten zijn gedefinieerd • Het project is officieel beëindigd Verandermanagement • Boodschappen naar medewerkers: – “Evaluatie van projecten vindt de organisatie belangrijk omdat er altijd ruimte voor verbetering is” – “Jouw mening wordt gehoord” • Do’s: – Terugkoppelen evaluatie resultaten aan de hele organisatie – Officieel en feestelijk afsluiten van het project; vier je successen • Don'ts: – Geleerde lessen niet borgen in de organisatie ECD-Draaiboek_versie 3. 0 87
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 7 Evaluatie project Uit elk project vallen weer lessen te trekken voor een volgend project. Ook kent elk project zo z’n “losse eindjes”. Om ervoor te zorgen dat de opgedane kennis en ervaring worden geborgd in volgende projecten en alle openstaande zaken goed worden afgerond, is het van belang om een evaluatie te doen. Hiervoor kan een vragenlijst worden gebruikt die wordt ingevuld door de diverse betrokkenen bij het project, welke vervolgens wordt geanalyseerd en leidt tot het nemen van bepaalde maatregelen. Het verdient aanbeveling om de resultaten van de evaluatie te delen in de hele organisatie, zodat ook niet direct betrokkenen er hun voordeel mee kunnen doen. Hulpmiddel hierbij is: • Checklist Onderwerpen projectevaluatie In deze checklist staan de onderwerpen op een rij die aan de orde dienen te komen bij de projectevaluatie. Aan de hand hiervan kan een vragenlijst worden opgesteld. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 88
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 7 Maatregelen nazorg Uit de evaluatie en via andere wegen zal het projectteam vernemen dat bepaalde zaken niet of onvoldoende zijn ingeregeld. Er is bijvoorbeeld bij bepaalde medewerkers behoefte aan meer of andere training, bepaalde procesbeschrijvingen of werkinstructies zijn niet helder genoeg of de helpdesk ondersteuning is traag. Om het project succesvol af te kunnen sluiten, is het van belang om maatregelen te nemen tegen deze “losse eindjes”. Stel hiervoor een actielijst op met actiehouders en deadlines, en communiceer deze in de organisatie. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 89
INHOUDSOPGAVE 1 2 5 3 4 ROUTEKAART 6 7 THEMA’S FASE 7 Vervolgtrajecten Vanuit de evaluatie en het project zelf, kunnen tevens nieuwe behoeften en ideeën ontstaan die leiden tot de definitie van vervolgtrajecten. Stel je bent als organisatie bezig met het ontwikkelen van nieuwe zorgvormen, bijvoorbeeld kleinschalig wonen. De eisen en wensen die je vanuit het oogpunt van deze zorgvorm stelt aan een ECD-toepassing zijn op bepaalde vlakken anders dan voor andere zorgvormen. Een ander voorbeeld is dat de organisatie wil gaan werken met apparatuur voor tijdregistratie, maar dit nog niet heeft willen meenemen in bij de initiële invoering van het ECD. Bovenstaande, en andere, trajecten kunnen voortkomen uit en een vervolg zijn op het ECD-project. ECD-Draaiboek_versie 3. 0 90
- Slides: 90
