eBudgeting Pemerintah Kota Surabaya Latar Belakang v Jadwal

e-Budgeting Pemerintah Kota Surabaya

Latar Belakang : v Jadwal Penyusunan Anggaran lama v Harga satuan item belanja tidak standar v Rekap anggaran per rekening belanja sulit v Pengendalian proses usulan dan evaluasi oleh TAPD sulit v TAPD sulit meng-handle rapat Banmus karena tidak akan hapal rincian usulan SKPD (SKPD tidak ikut rapat Banmus)

MAKSUD DAN TUJUAN ü Maksud penerapan e-Budgeting adalah mempermudah Tim Anggaran Pemerintah Daerah (TAPD) dan SKPD dalam proses penyusunan anggaran ü Tujuan penerapan e-Budgeting adalah untuk tingkatkan kualitas APBD dari sisi kesesuaian dengan RPJMD, keakuratan nilai dan rekening, dan akuntabilitas alokasi belanja

. Proses yang transparan Proses penyusunan singkat & tepat waktu Anggaran sesuai dengan kebutuhan dalam kegiatan Kronologis anggaran jelas Laporan sesuai permintaan Ketua Tim Anggaran dapat dipenuhi dengan mudah • Data dapat diakses secara online • • •

Perbandingan Proses Manual Proses Elektronik Pengusulan Hard Copy Langsung Internet Perubahan Usulan Hard Copy Langsung Internet Penelitian Usulan Hard Copy Langsung Edit Report – Report Susah Sesuai Permintaan

USER e-BUDGETING Tim Data e. Budgeting ADMIN SISTEM TAPD e-BUDGETING SYSTEM LEGISLATIF SKPD

• Administrator Berhak untuk melakukan Manajemen User, Manajemen database, dan semua hak user lainnya seperti : - Mengunci dan membuka akses user - Mengunci kegiatan yang di-usulkan - Back up data usulan - Masuk ke user dalam rangka memfasilitasi kebutuhan user atas ijin-nya • Tim Data Berhak untuk melakukan Manajemen SSH, HSPK, ASB dan Estimasi Harga Satuan yang diperlukan atas se-ijin Pimpinan seperti : - Memasukan SHSD - Membuat estimasi harga - Lock komponen - Membuat HSPK dan ASB

• Tim Anggaran Eksekutif Berhak untuk melakukan pengecekan dan pengubahan kegiatan diantaranya : - Membuka/menutup akses RKA untuk SKPD - Merasionalisasikan dan menyesuaikan komponen thd bentuk keg - Mengunci kegiatan yang sudah sesuai • SKPD Berhak untuk membuat pengajuan usulan kegiatan diantaranya : - Mengajukan usulan RKA dengan harga yang sesuai dengan SHSD - Memasukkan usulan pada aplikasi • Legislatif Berhak untuk melihat usulan kegiatan berdasarkan rekening

e-budgeting https: //budgeting. surabaya 2 excellence. or. id/ Keyword : Biaya ter-standar, Konsolidasi Data & Kecepatan Survey Data Harga Pasar Standar Nasional Indonesia (SNI) - SSH - HSPK - ASB e-Budgeting Study Historical Baseline Satker mengerjakan - Usulan Anggaran dari Kantor masing 2, - Data Harga ber-id, - Lokasi Kegiatan/Proyek ber-id Proses Penyusunan APBD e. City Planning Bank data usulan proyek (musrenbang), Alokasi & lokasi proyek ber-id basis GIS 5 th terakhir

Database pada e-Budgeting 1. Inputan Program RPJM 2. Inputan Kode Rekening Belanja Langsung sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 sebagaimana diubah kedua kali dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 3. Kode Barang berdasarkan ketentuan penggolongan dan kodefikasi barang milik daerah yang berlaku sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 sebagaimana diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2016 4. Kode akun sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 64 Tahun 2013 tentang Penerapan Standar Akuntansi Pemerintahan Berbasis Akrual pada Pemerintah Daerah 5. Inputan Standar Satuan Harga : Data Standar Satuan Harga Belanja Daerah, Data Harga Satuan Pokok Kegiatan, Data ASB Non Fisik dan Data ASB Fisik Konstruksi 6. Inputan Usulan Rencana Kerja dan Anggaran SKPD untuk Belanja Langsung

Standar Satuan Harga • SSH atau Standar Satuan Harga adalah harga satuan setiap unit barang/jasa yang berlaku disuatu daerah (Permendagri No 13/2006 Pasal 93 ayat (5) sebagaimana telah diubah kedua kali dengan Permendagri No 21/2011) • SSH merupakan harga satuan tertinggi dan tidak termasuk PPN yang dapat dibeli/dibayarkan sesuai dengan harga yang wajar • SSH merupakan harga elemen penyusunan komponen HSPK dan ASB kegiatan fisik dan non fisik.

1. Pedoman untuk menyusun dan melaksanakan anggaran belanja daerah. 2. Pedoman untuk penyusunan Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU) & Rencana Kebutuhan Pemeliharaan Barang Unit (RKPBU). 3. Salah satu pedoman untuk menyusun dan menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)/Owner Estimate (OE).

TEKNIS PENYUSUNAN SSH INTERNAL • Tim Survey melakukan survey harga pasar dari 3 (tiga) sumber berbeda maksimal 2 (dua) bulan sebelum proses penyusunan anggaran dimulai • Data hasil survey, dibahas dan dikaji oleh Tim Penyusunan Standar Harga Satuan Dasar Pemkot Surabaya bersama Tenaga Ahli untuk pengelompokkan jenis barang dan harga standar, menentukan harga yang dipakai, serta mengetahui/formulasi harga satuan yang wajar. • Data komponen yang sudah terverifikasi digunakan oleh SKPD dalam penyusunan RKA kegiatan melalui e-Budgeting. Input Data Survey dengan penambahan faktor inflasi

Usulan SSH dari SKPD dapat mengusulkan SSH disertai data pendukung, dengan ketentuan: - Barang pabrikan yang tersedia banyak di pasaran, dukungan minimal 3 (tiga) penyedia yang berbeda; - Barang pesanan didukung oleh pihak yang mendapat pesanan - Harga/upah jasa dengan menyampaikan alternatif biaya yang dibutuhkan dengan memberikan dukungan bahwa di instansi pemerintah lain memberikan standar biaya dengan besaran sama; - Untuk harga estimasi pekerjaan fisik konstruksi, disertai dengan RAB (Rincian Anggaran Biaya) dan gambar; - Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak yang ditandatangani oleh PA/KPA SKPD - Usulan SSH kemudian diupload oleh SKPD melalui e-Budgeting

Contoh SHSD oh t n Co

Harga Satuan Pokok Kegiatan, merupakan harga komponen kegiatan fisik/non fisik melalui analisis yang distandarkan untuk setiap jenis komponen kegiatan dengan menggunakan SHSD sebagai elemen penyusunnya. Atau Merupakan rumusan Harga Satuan Biaya untuk suatu bagian kegiatan yang disusun dari kumpulan SHSD dengan koefisien tertentu yang ditetapkan sebagai Analisa Standar yang ditetapkan oleh Kepala Daerah

Penyusunan HSPK dilakukan, yaitu : • • Observasi Pendahuluan, pengamatan langsung ke lapangan; Penyusunan Format Standar Teknis Konstruksi, mencakup : bidang pekerjaan, jenis kegiatan. • Analisa Biaya Konstruksi, membahas tata cara perhitungan untuk mengetahui koefisien/indeks. Jika sudah ada di SNI atau BOW maka langsung dapat dipakai sebagai standar • HSPK disusun dengan berdasarkan pada komponen – komponen SSH yang sudah di lock dalam aplikasi dengan mengacu pada standart yang ada (antara lain SNI, AHSP Kementrian PU). • Dalam 1 (satu) HSPK akan terdiri dari beberapa komponen SSH sebagai penunjang kegiatan yang dimaksud dan dikalikan dengan volume yang dibutuhkan.

Contoh HSPK

Contoh HSPK

Pengertian ASB Analisis Standar Belanja merupakan penilaian kewajaran atas beban kerja dan biaya yang digunakan untuk melaksanakan suatu kegiatan (Peraturan Mendagri Nomor 13 Tahun 2006 pasal 93 ayat 4 Sebagaimana telah diubah kedua kali dengan Permendagri No 21 Tahun 2011) PENILAIAN KEWAJARAN DALAM ASB MENCAKUP DUA HAL: KEWAJARAN BEBAN KERJA DAN KEWAJARAN BIAYA

• Kaitan logis antara program/kegiatan yang diusulkan dengan strategi dan prioritas APBD • Kesesuaian antara program/kegiatan yang diusulkan dengan tugas pokok dan fungsi satuan kerja yang bersangkutan • Kapasitas satuan kerja untuk melaksanakan program/kegiatan pada tingkat pencapaian yang diinginkan dalam jangka waktu satu tahun anggaran

• Kaitan antara biaya yang dianggarkan dengan target pencapaian kinerja (standar biaya) • Kaitan antara standar biaya dengan harga yang berlaku (dibandingkan dengan standar di sektor privat) • Kaitan antara biaya yang dianggarkan, pencapaian kinerja dengan sumber dana target

ASB dibagi 2, yaitu : - ASB Fisik - ASB Non Fisik Khusus untuk ASB Fisik terdiri dari : - ASB Fisik Konstruksi - ASB Fisik Non Konstruksi

PENYUSUNAN ASB INTERNAL ASB Fisik disusun atas kumpulan HSPK (disesuaikan dengan kebutuhan paket pekerjaan) ASB Non Fisik, misalnya pelatihan, sosialisasi, bimbingan teknis, seminar disusun berdasarkan komponen-komponen SSH yang disesuaikan dengan kebutuhan secara minimal kegiatan yang dilakukan.

ASB berdasarkan Usulan SKPD mengusulkan ASB disertai data pendukung, dengan ketentuan : - Harga/upah jasa dengan menyampaikan alternatif biaya yang dibutuhkan dengan memberikan dukungan bahwa di instansi pemerintah lain memberikan standar biaya dengan besaran sama; - Untuk harga estimasi pekerjaan fisik konstruksi, disertai dengan RAB (Rincian Anggaran Biaya) dan gambar; - Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak yang ditandatangani oleh PA/KPA SKPD.

CONTOH ASB

Penggunaan GIS untuk Memetakan Lokasi • Untuk komponen pekerjaan fisik, SKPD wajib memasukkan lokasi pekerjaan melalui aplikasi GIS e-Budgeting yang menggunakan peta dengan basis Google Map; • Tujuan penggunaan GIS adalah agar dapat diketahui pekerjaan fisik yang akan, sedang maupun telah dikerjakan di lokasi tersebut. Sehingga tidak terjadi double pengalokasian anggaran.

Contoh Penggunaan GIS

PENYUSUNAN RKA/DPA Bagian Bina Program menyiapkan aplikasi e. Budgeting termasuk komponen SSH yang akan digunakan ditetapkan dengan Keputusan Walikota Surabaya. Bappeko mengisikan kegiatan, target output untuk tiap – tiap kegiatan, nilai pagu dan subtitle dari tiap kegiatan untuk semua SKPD maksimal 1 (satu) minggu sebelum SE beredar. TAPD membuat dan mengirimkan Surat Edaran (SE) ketua TAPD terkait dengan waktu mulai penyusunan RKA.

ALUR PENYUSUNAN RKA

Alur Pengajuan Revisi/Perubahan APBD Pengajuan usulan melalui e-Budgeting menu e. Revisi/e. PAK. Hasil cetak dari e-Budgeting menjadi lampiran wajib pada Surat Usulan Revisi Anggaran; Usulan yang diajukan melalui e-Budgeting wajib diverifikasi dan disetujui terlebih dahulu oleh PPTK, KPA dan PA SKPD; Pada saat Rapat Pembahasan Usulan Revisi/PAK, usulan yang dibahas sesuai hasil entri dari e-Budgeting. Jika terdapat penyesuaian usulan, maka dilakukan langsung melalui e. Budgeting saat Rapat dan wajib disetujui kembali oleh PPTK dan KPA; PA/KPA melakukan persetujan final melalui e. Budgeting setelah Rapat Pembahasan Revisi/PAK.

Alur Pengajuan Revisi/PAK SKPD Entri Draf RKA PPTK KPA/PPKm* TAPD Pembahasan Revisi/PAK PA/KPA* RKA e-Budgeting e-DPA/SABK * KPA dan PPKm pada Unit Kerja e-Project Planning PA/KPA*

• Aplikasi e-Budgeting, e-Project Planning, e-Delivery, e. Controlling dan e-Performance dikelola oleh Bagian Bina Program Pemerintah Kota Surabaya • Server aplikasi dan database ditempatkan dalam 1 Ruang Server yang sama dengan backup sistem ditempatkan pada Colocation di lokasi yang berbeda • Database aplikasi e-Budgeting, e-Project Planning, e. Delivery, e-Controlling dan e-Performance terintegrasi dalam 1 database secara real time

• Aplikasi dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP versi 5. 3 dengan framework Symphony 1. 0, Symphony 2. 0 dan Smarty • Database menggunakan Postgre. SQL versi 9. 4 • Sistem Operasi yang digunakan untuk server aplikasi adalah Linux Debian 4. 3, sedangkan untuk server database menggunakan Linux Debian 5. 3 • Aplikasi GIS menggunakan Google Maps dikembangkan menggunakan PHP Native

Server yang digunakan minimal : • Server Live (Aplikasi) • Server yang diakses oleh SKPD untuk entri melalui aplikasi. Spesifikasi minimal adalah dual prosessor, memory 32 GB, harddisk 300 GB. Spesifikasi (memory, harddisk) dapat dikembangkan untuk 3 -5 tahun ke depan • Server Database dan Storage • Server Database khusus untuk menangani database. Server Storage untuk backup penyimpanan aplikasi dan database. Server database dapat digabung dengan database aplikasi lainnya. • Server Testbed/ujicoba • Server yang digunakan untuk uji coba aplikasi, jika terdapat pengembangan/perbaikan sebelum diupdate ke Server Live (Aplikasi).

Bandwidth untuk aplikasi e-Budgeting, e-Project Planning, e-Delivery, e. Controlling dan e-Performance yang digunakan : • Bandwidth Internasional dan IIX (Domestik) yang digunakan untuk memfasilitasi akses aplikasi dari luar lingkungan Pemerintah Kota Surabaya • Bandwidth 5 Mbps Internasional dengan spesifikasi koneksi menggunakan Fiber Optik dan dedicated bandwidth 1: 1 (tidak shared bandwidth) • Bandwidth 15 Mbps IIX (Domestik) dengan spesifikasi koneksi menggunakan Fiber Optik dan dedicated bandwidth 1: 1 (tidak shared bandwidth) • Bandwidth yang disediakan oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Surabaya untuk menghubungkan seluruh SKPD agar terhubung dengan aplikasi melalui jalur internal (Intranet) Pemerintah Kota Surabaya, melalui media LAN, VPN, FO.

Sarana prasarana untuk menunjang aplikasi e-Budgeting, e-Project Planning, e-Delivery, e-Controlling dan e-Performance : • Ruang Server yang memadai • Ruangan khusus server yang tertutup • Rak server • Air Conditioner/AC yang beroperasi selama 24 jam setiap hari dengan suhu ruangan terjaga 18 -22° • UPS untuk server • Perangkat jaringan beserta keamanannya : Router, Switch (managed & unmanaged), Firewall • Daya dan tegangan listrik yang memenuhi • Genset

Sarana prasarana untuk menunjang aplikasi e-Budgeting, e-Project Planning, e-Delivery, e-Controlling dan e-Performance dari sisi SKPD/Pengguna: • Perangkat untuk mengakses aplikasi dapat menggunakan : • Komputer/Notebook, Tablet, atau Smartphone • Aplikasi yang digunakan : aplikasi browser untuk mengakses Internet (Mozilla Firefox, Google Chrome, dsb) yang merupakan aplikasi standar komputer/notebook/tablet/smartphone • Jaringan intranet jika mengakses dari lingkungan SKPD yang disiapkan dari Dinas Komunikasi dan Informatika atau melalui jaringan internet/wifi/mobile data

Tim Pengelola Sistem, minimal terdiri dari : • Tenaga Analis : PNS yang bertugas menerjemahkan proses bisnis ke aplikasi. Memahami proses bisnis/alur pengelolaan anggaran sesuai Regulasi • Tim Pendamping SKPD : PNS yang bertugas mendampingi SKPD dalam penggunaan aplikasi, termasuk memverifikasi kesesuaian data yang dimasukkan SKPD • Tenaga Programmer : bertugas membuat aplikasi berbasis web dan melakukan pemeliharaan terhadap aplikasi • Tenaga Dokumentator/Helpdesk : bertugas mendokumentasikan proses bisnis kedalam bentuk alur proses besar sebelum aplikasi dikembangkan serta mendampingi Programmer, melakukan uji coba, memfasilitasi pelatihan dan memfasilitasi saran masukan pengguna sistem • Tenaga IT : bertugas memastikan aplikasi berjalan dengan baik di server dan dapat diakses melalui jaringan

• Pembentukan Tim Entri SKPD di masing-masing Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) SKPD yang bertugas untuk melakukan entri pada sistem. PNS yang mampu mengoperasionalkan komputer dan memahami alur pengelolaan anggaran • Pelatihan penggunaan teknologi informasi (mengoperasionalkan komputer, internet, entri data) bagi SDM di Seluruh SKPD/Unit Kerja, khususnya Tim Pendamping SKPD dan Tim Entri SKPD • Pelatihan penggunaan aplikasi untuk Tim Pendamping SKPD sebagai pengelola dan pengguna Sistem • Pelatihan penggunaan aplikasi untuk Tim Entri SKPD dan Penyedia Barang/Jasa (khusus e-Delivery) sebagai SDM pengguna Sistem • Pelatihan dilaksanakan secara berkelanjutan dan terus menerus.

• Pembuatan dokumentasi aplikasi/sistem yang akan dikembangkan • Pembuatan alur dan buku panduan untuk masing-masing aplikasi • Pembuatan SOP untuk masing-masing aplikasi • Pembuatan Regulasi berupa Peraturan Kepala Daerah yang mengatur terkait Sistem dan digunakan sebagai payung hukum dalam pelaksanaan kegiatan • Penentuan reward and punishment dalam pemanfaatan aplikasi. Penolakan terhadap dokumen yang tidak melalui sistem. Wajib menggunakan aplikasi, tidak manual

• Sosialisasi serta pelatihan aplikasi kepada Internal Pemerintah Daerah (mulai dari Kepala Daerah, Tim Anggaran, Kepala SKPD sampai staf), Pihak Legislatif (DPRD), Penyedia Barang/Jasa yang melakukan perikatan kerja dengan Pemerintah Daerah (melalui asosiasi atau mengundang penyedia langsung) khusus untuk aplikasi e-Delivery • Pelaksanaan uji coba penerapan aplikasi pada satu atau beberapa SKPD sebelum digunakan oleh seluruh SKPD • Sosialisasi pemahaman keamanan informasi pada sistem IT (tidak sharing user password, menggunakan password yang baik, dll) dan bertanggung jawab terhadap penggunaan sistem • Pakta Integritas/Kontrak Kinerja antara Kepala SKPD dengan Kepala Daerah

• Setelah tahap persiapan dipenuhi dan telah dilakukan uji coba maka dapat dilaksanakan secara menyeluruh dengan pendampingan oleh Tim Pendamping SKPD beserta Helpdesk • Kendala pada aplikasi dapat dievaluasi dan ditindaklanjuti segera oleh Tim Teknis (Analis, Programmer, Helpdesk, Tim Pendamping SKPD) • Evaluasi sistem secara menyeluruh, mulai dari aspek regulasi, penyempurnaan sistem, SDM sampai dengan sarana prasarana dilaksanakan secara berkelanjutan untuk memastikan sistem dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

TERIMA KASIH