eBourgogne Gouvernance dune plateforme rgionale de services administratifs

e-Bourgogne : Gouvernance d'une plate-forme régionale de services administratifs Casablanca, 14/06/ 2007 Martine Vandelle Vice Presidente, Conseil régional de Bourgogne

Sommaire § Origine et description générale § Organisation et gouvernance § Facteurs de succès Casablanca 2007 2

Le territoire bourguignon : chiffres clés Un territoire à forte dominante rurale § Nombre d’habitants: 1 612 397 § Nombre de communes : 2045 § Départements: Côte d’Or, Nièvre, Saône et Loire, Yonne § Superficie: 31 582 km 2 dont 30% sont couverts par la forêt § Nombre d’entreprises: 66 441 (1) (2) établissements § Dont : industrie ( 12%), Construction ( 14%), Commerce ( 28%) et services ( 45%) § Dont: 10 salariés et plus ( 9%), 500 salariés et plus ( 0, 05%) 1 - estimation INSEE 2003 2 - estimation INSEE 2004 Casablanca 2007 3

Valeurs et positionnement e-Bourgogne Des valeurs partagée pour le territoire bourguignon § Développer l'attractivité et contribuer durablement à la compétitivité du territoire bourguignon par une politique ambitieuse de modernisation des services publics locaux au service du citoyen, des entreprises, des associations et des agents publics. § Ne laisser personne (citoyens, entreprises, entités publiques) en marge de la société de l’information. § En respectant l'identité de chacun § Sa mission : § Développer et exploiter un plateau de services communs aux entités publiques de Bourgogne dans leur mission d’intérêt général. § Construire les moyens et supports de la conduite de changement § Engager un plan de formation et de professionnalisation massif à l'échelle d'une région § Ses partenaires : Casablanca § § L’ensemble des entités publiques de Bourgogne, l'Etat et les services déconcentrés de l'Etat Les organismes consulaires, les branches et organisations professionnelles Les associations d'usagers … 4 2007

Le territoire bourguignon : physionomie des entités publiques Les établissements publics territoriaux de Bourgogne Type d'établissement Nombre Agents 1 475 312 191 46 16 380 4 12 2 200 4 832 4 333 2 403 4 333 5 180 11 587 2 302 3 868 1 191 2 232 Autres établissements publics dont centres de gestion - 704 Autres organismes - 1 240 Conseil régional Conseils généraux Communes de moins de 500 habitants Communes de 501 à 1000 habitants Communes de 1 001 à moins de 3 500 habitants Communes de 3 501 à moins de 10 000 habitants Communes de plus de 10 000 habitants CCAS Intercommunalité (CC, CA et Syndicats) Services départementaux d’incendie (SDIS) OPHLM Ensemble des collectivités et établissements * Nombre moyen d'agents par strate de collectivité Ratio* 3 8 23 113 724 46 400 Casablanca 2007 5

E-Bourgogne : les premiers services Trois services autour de la dématérialisation § Une salle régionale des marchés publics (depuis le 1 er janvier 2005) § § Une seule adresse pour tous les marchés publics de Bourgogne Un espace de travail collaboratif pour les acheteurs Un espace sécurisé – coffre fort – pour les entreprises Des services d'abonnement et de veille § Un espace commun d'aides aux entreprises (depuis le 1 er janvier 2006) § § Organisé autour d'un dossier unique Permettant la gestion concertée des demandes Informant en temps réel l'entreprise de ses démarches Enrichi de prestations de services d'information aux entreprises (OSEO) § Des premiers services de dématérialisation collectivités/État (à partir du 2 e semestre 2006) § Hélios (dématérialisation des pièces justificatives de marchés) § Actes (dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité) § Un parapheur électronique pour la gestion et la sécurisation des actes Casablanca 2007 6

e-bourgogne marchés publics : périmètre cible Observatoire de l'achat public Service d'archivage électronique légal Salle régionale des marchés publics Service dématérialisé d'éxécution des marchés Tutoriaux de formation Casablanca 2007 7

Dématérialisation des marchés publics Consultations publiques : avis d'appels à candidatures et DCE pour toutes les entités de Bourgogne Gestions électronique des offres dématérialisées Salle des marchés publics Gestion électronique des Commissions d'appel d'offres Classement et analyse des offres Outils de groupement de commandes Bases de connaissances et bibliothèques de cas Espaces de travail collaboratif Casablanca 2007 8

Réalisation depuis 2004 et résultats obtenus Eléments de volumétrie (salle des marchés) mai 2007 § Côté "entités publiques" § Depuis le 1 janvier 2005, environ 14 000 consultations ont été mises en ligne sur "ebourgogne" dans la salle des marchés publics : – 1/3 appels d'offres formalisés – 2/3 MAPA et MAPA simples § 500 consultations simultanées en moyenne en ligne § 760 entités publiques utilisatrices de la salle des marchés. > 6 millions de feuilles de papier économisées, soit 1, 5 ha de forêt § Côté "entreprises" § 8 500 entreprises inscrites abonnées aux services d'alerte, 450 utilisent des certificats § 130 000 téléchargements de DCE dont la moitié sur les appels d'offres § Soit près de 10 téléchargements en moyenne par consultation § 4 500 réponses électroniques dont 550 aux appels d'offres formalisés (nécessitant la signature électronique), en accélération depuis les deux derniers mois. 1309 entités publiques partagent la même plate-forme Casablanca 2007 9

L'Atelier des Projets comprend : Casablanca 2007 10

L’ATELIER DES PROJETS regroupe à ce jour 500 Contacts régionaux 450 fiches pratiques actualisées par oséo 500 600 documents questions/ et liens internet réponses (dont déclarations sociales en ligne, CFE net…) 50 dispositifs d’aides régionales Casablanca 2007 11

SOMMAIRE § Description générale § Mode d'organisation et gouvernance § Facteurs de succès Casablanca 2007 12

Governance d'une nouvelle coopération entre entités publiques Une structure légale de gouvernance Objectifs : Mutualisation et solidarité entre entités publiques Relations contractuelles avec les partenaires techniques Objectifs : respondre aux attentes industrielles de performance, reduire les coûts ) P PP Région GIP Departments EPCI Communes ( CP P M e. Bourgogne plateforme operationelle … … GIP = Groupement d'Intéret Public = Consortium public Structure financière Options : CP(PPP), MP Casablanca 2007 13

Une entité commune au service de tous Particuliers Etat administrations centrales et déconcentrées Structure opérationnelle e-Bourgogne Communes, communauté de GIP communes et Conseil autres entités d’administration publiques de Bourgogne Entreprises, professionnels Associations Objectifs Améliorer les relations avec l’Etat Agents de la fonction publique Améliorer les relations avec les usagers Casablanca 2007 14

Organisation Trois principaux piliers en interaction GIP – e-bourgogne (maîtrise d'ouvrage) Plateau technique (prestataires de services) e-Bourgogne services e-Campus Centre de compétences et de service (FOAD) Casablanca 2007 15

Architecture générale Vue d’ensemble Services de l’Etat Tiers de télétransmission Services partenaires Autres services Espace Commun Aide aux entreprises Géolocalisation des entités publiques Téléservices Formulaires En ligne Espaces personnalisés Service public local Générateur de sites web Dématérialisation des échanges Espaces collaboratifs Plate-forme mutualisée Annuaires des administrations Services en marque blanche Salle des marchés Sites WEB (& bornes) des collectivités Front-Office Services internes des collectivités Entreprises, professionnels Associations Particuliers Centre d’appel Back-Office Agents de la fonction publique Tiers archivage Casablanca 2007 16

SOMMAIRE § Description générale § Organisation et gouvernance § Facteurs de succès Casablanca 2007 17

Facteurs de succès Une approche "holistique" en dix points § § § § § Développer une vision commmune et des valeurs partagées Obtenir l'implication réelle des élus au plus haut niveau Convancre, sensibiliser, accompagner et éduquer Elaborer une structure de gouvernance capable de resister aux changements politiques représentative de l'ensemble des entités Répondre aux attentes et évaluer les besoins Capacité à répondre aux contraintes légales (marchés publics, comptabilité) Démarrer par une application où les économies d'échelle sont les plus fortes et démontrer les bénéfices de la mutualisation application par application (ne pas vouloir tout faire à la fois) Développer des modèles Front office / back office personnalisés pour les communes Recourir quand c'est possibles à l'Open source (Lutèce d'Or)et veiller à l'interopérabilité des systèmes Développer le benchmarking et les échanges internationaux (UE et au delà). www. egov-goodpractice. org www. e-bourgogne. fr Casablanca 2007 18

Essaimage de notre plate-forme en Europe : le projet E-TEN Le projet PROCURE a été retenu parmi 30 dossiers lors du dernier appel à projet. § Uddevalla Municipality (Sweden) § Catalonia (Spain Région) § Bretagne (France Region) : e. Bretagne § Central Bohemia (Czech Republic Région) § Guadeloupe (France oversea Region) Casablanca 2007 19