Earkiv Vad r ett earkiv Ett system fr
- Slides: 10
E-arkiv
Vad är ett e-arkiv Ett system för digitalt bevarande av allmänna handlingar över tid. I e-arkivet är de allmänna handlingarna frikopplade de system, i vilka de skapats. Innehåller funktioner för inleverans, arkivering, lagring, gallring, administration, återsökning och utlämnande. Säkerställer upprätthållande av autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet hos de allmänna handlingarna. E-arkivets funktioner säkrar handlingarna från informationsförluster genom validering och kontinuerliga kontroller och tester.
Vad är ett e-arkiv Tjänsteman Invånare E-tjänster E-arkiv Verksamhets system Mellanarkiv Verksamhets system Tjänsteman Myndigheten har Ansvar för verksamhetsinformationen Verksamhets system Myndighetens överföring till e-arkivet Slutarkiv Arkivmyndigheten har Ansvar för verksamhetsinformationen Myndighetens Överlämnande till arkivmyndigheten
NYTTA Invånare Verksamhet IT Bevarande
NYTTA Invånare • Det digitala kulturarvet kan bevaras och finnas åtkomligt under lång tid • Underlättar för samhället att få ökad tillgång till offentlig information • Snabbare och enklare åtkomst till information • Ökad delaktighet och inflytande
NYTTA Verksamhet • Förutsättning för en modern e-förvaltning & informationshantering • Tillgänglig och tillförlitlig information för både handläggare och allmänhet • Obruten digital kedja • Undvik höga kostnader och belastning på miljö
NYTTA IT • System kan ställas av med följd att kostnaden för drift och support försvinner • En standardiserad lagring med ett öppet arkivsystem
NYTTA Bevarande • Handlingarna bevaras i samma typ av medium som det är skapat • Ett arkiv för alla system • Minska antal utskrivna dokument som ska bevaras vilket bl. a. minskar behovet av arkivlokaler
Exempel: Utan e-arkiv Originalbetyg Betyg har kommit bort Medborgare/ Elev Skolan Arkivet Betygskopia Betyg skapas i original. Kopia sparas i betygskatalog Sökning görs i den analoga betygskatalogen Betygskopia skannas eller kopieras Kopian skickas till eleven med mail eller post
Exempel: Med E-arkiv Originalbetyg Medborgare/ Elev Skolan Arkivet Begär kopia via e-tjänst på kommunens hemsida Betyg skapas i original. Kopia sparas i digital betygskatalog. Digital sökning inom e-arkivet Betygskopia