e Innsyn Prosjektpresentasjon for Virksomhet Versjon 0 1

e. Innsyn Prosjektpresentasjon for [Virksomhet] Versjon 0. 1

Agenda Hva er e. Innsyn? Hvorfor skal vi bruke e. Innsyn? Hva er situasjonen hos oss? Hvordan skal vi innføre e. Innsyn? 2

Hva er e. Innsyn? e. Innsyn er en ny innsynsløsning for hele det offentlige Norge e. Innsyn tar over for offentlig elektronisk postjournal (OEP) 1. januar 2018 e. Innsyn eies av Kommunal- og moderniseringsdepartementet og driftes og forvaltes av Difi 3

e. Innsyn skal fremme åpenhet og demokrati e. Innsyn er en lett tilgjengelig tjeneste, med bedre og mer brukervennlige funksjoner for innsyn Innbyggerne får tilgang til det offentlige Norge på et sted e. Innsyn skal realisere visjonen om en felles inngang til offentlig sektor 4

Agenda Hva er e. Innsyn? Hvorfor skal vi bruke e. Innsyn? Hva er situasjonen hos oss? Hva er målbildet? 5

Hvorfor skal vi bruke e. Innsyn? Alle statlige virksomheter skal publisere offentlig postjournal på internett for å fremme åpenhet og demokrati i forvaltningen e. Innsyn er en videreføring og forbedring av OEP Ny teknisk infrastruktur gjør e. Innsyn mer sikker, og den er enklere å bruke for innbyggere og forvaltningen 6

e. Innsyn kan gi store gevinster Virksomheten kan spare tid fordi arbeidsflyten blir mer effektiv tid forbrukt på innsynskrav kan reduseres Innbyggere opplever mer åpenhet fordi det blir mer åpenhet i offentlige dokumenter og saker For å skape gevinster bør virksomheten benytte seg av muligheten til å fulltekstpublisere offentlig informasjon Gevinstrealisering fra e. Innsyn kan kreve endring av kultur for publisering og rutiner i saksbehandlingsprosessen 7

Agenda Hva er e. Innsyn? Hvorfor skal vi bruke e. Innsyn? Hva er situasjonen hos oss? Hvordan skal vi innføre e. Innsyn? 8

Slik jobber vi med offentlig postjournal i dag Skriv korte og konsise kulepunkter som oppsummerer hvordan virksomheten jobber med offentlig postjournal og fulltekstpublisering i dag. Tips til punkter inkluderer: I dag publiserer vi [f. eks. 5000] journalposter Hvem som jobber med offentlig postjournal, og hvordan dette foregår. En enkel vurdering av hvor mye av virksomhetens informasjon som er unntatt offentligheten. Hvor mye tid vi bruker på å behandle innsynsbegjæringer. Det regnes ut ved å gange antall innsynsbegjæringer med gjennomsnittlig behandlingstid (bruk 45 minutter som gjennomsnittstid hvis virksomheten ikke har et eget tall). 9 Vi får [f. eks. 2000] innsynsbegjæringer

Hvilke gevinster kan vi få? Oppsummer gevinstene virksomheten kan få i noen korte, konsise kulepunkt. Få med f. eks: Virksomheten kan unngå [f. eks. 75%] innsynsbegjæringer. En enkel beregning av spart tid. Eksempel: Du anslår at 75% av virksomhetens saksdokumenter er offentlige. Hvis virksomheten fulltekstpubliserer disse kan man anslå at det kommer 75% færre innsynsbegjæringer. Hvis virksomheten får 4000 innsynsbegjæringer i året, betyr det at ca. 3000 kan unngås. Det tilsvarer over 1, 3 årsverk, hvis gjennomsnittlig behandlingstid er 45 min. Fremhev muligheten for å gjøre interne forbedringer. Innføring av e. Innsyn er en god mulighet til å gå opp og forbedre egne rutiner og definere tydelige roller og ansvar. Fulltekstpublisering er god metode for intern kvalitetskontroll. 10 Virksomheten kan spare [f. eks. 1, 5 årsverk] på unngåtte innsynsbegjæringer

Holdninger til publisering – legg inn funnark Her legger dere inn funn fra kartlegging av holdninger. Legg gjerne inn funnarkene fra «Verktøy for å kartlegge holdinger» . Fokuser på behovene til ledere og ansatte. 11

Agenda Hva er e. Innsyn? Hvorfor skal vi bruke e. Innsyn? Hva er situasjonen hos oss? Hvordan skal vi innføre e. Innsyn? 12

Innføring av e. Innsyn skal gjøres i fire faser De fire fasene er utformet med utgangspunkt i endringsledelse og tjenesteinnovasjon Ved å følge fasene får vi kartlagt hvordan e. Innsyn vil endre måten vi jobber på og hvilke gevinster det kan gi FASE 1: Gjør implementeringen av e. Innsyn viktig FASE 2: Gjør endringen tydelig for organisasjonen FASE 3: Få endringen til å skje FASE 4: Få endringen til å vare 13

FASE 1: Gjør implementeringen av e. Innsyn viktig Hensikten med fasen Hovedaktiviteter i fasen Kartlegge holdninger til publisering Kartlegge berørte aktører Planlegge forankring Starte forankring 14 VI ER HER Gå kort gjennom hensikten med fasen og hovedaktivitetene. Fokuser på hensikten bak hver aktivitet. Hensikten med fasen er å gjøre implementeringen av e. Innsyn viktig for ansatte, og legge et godt grunnlag for at løsningen blir tatt i bruk.

FASE 2: Gjør endringen tydelig for organisasjonen Hovedaktiviteter i fasen Kartlegge dagens saksbehandlingsrutiner Kartlegge og kategorisere dokumenter Identifisere behov for nye rutiner Lage og forankre nye rutiner Gå kort gjennom hensikten Identifisere behov for Kartlegge gevinster med fasen og opplæring hovedaktivitetene. Fokuser på hensikten bak hver aktivitet. Lage og forankre gevinstplan Lage en plan for implementeringen Gjøre risikovurdering 15 Hensikten med fasen Hensikten er å definere et felles målbilde som alle kan stille seg bak, og en konkret plan for å komme dit.

FASE 3: Få endringen til å skje Hensikten med fasen Hovedaktiviteter i fasen Gjennomføre opplæring Implementere nye rutiner Implementere måling av gevinster Fortsette med forankring 16 Gå kort gjennom hensikten med fasen og hovedaktivitetene. Fokuser på hensikten bak hver aktivitet. Aktivitetene i denne fasen skal sikre at overgangen til å bruke e. Innsyn skjer på en god måte.

FASE 4: Få endringen til å vare Hensikten med fasen Hovedaktiviteter i fasen Måle gevinster og starte med kontinuerlig forbedring Gjennomføre rullerende opplæring Gå kort gjennom hensikten med fasen og hovedaktivitetene. Fokuser på hensikten bak hver aktivitet. 17 Arbeid med gevinstrealisering og forankring fortsetter at e. Innsyn har blitt en del av ny praksis i virksomheten.

Neste steg Angi sentrale aktiviteter som skal gjennomføres i nærmeste fremtid. Tilpass denne siden til målgruppen ved å fokusere på aktivitetene som er mest relevante for personene som er til stede. Xxx 18