Dzeltme Mektuplar eitleri deme veya fatura yanllar Krediler

Düzeltme Mektupları

Çeşitleri • Ödeme veya fatura yanlışları • Krediler • Hasarlar • Değişimler • Görülmeyen yanlışlara karşı açıklamalar • Tekzipler • Geri ödemeler • Zaman uzaması • Yer değiştirmeler ve diğerleri.

Neler söylenmeli • Samimi cümlelerle Başlayabilirsiniz; We were sorry to hear that/duyduğumda çok üzülmüştüm. • Yanlışlığın ne olduğunu söyleyin, Tarih, miktar, fatura numarası yada kod. . • Eğer müşteri haklıysa söyleyin. • Karışıklık için üzgün olduğunuzu belirtebilirsiniz. • Eğer uygunsa şirket politikasını böyle olduğunu yazabilirsiniz. • Olası çözümlerden söz edin ve «acilen» , «olur olmaz» «as soon as possible» gibi ibareler kullanın.

Neler söylenmemeli ! • How to suprised you are/Türkçesi : Ne ayaksın!. . . • Böyle bir şey olduğuna inanamıyorum. . • Bütün ayrıntıları tekrar etmeyin. Belirli referansları vurgulamanız yeterlidir. • Aşırı özür dileme cümleleri kurmayın. Basit olarak; «yanlışlık için üzgünüz» • Bilgisayarları ya da makinaları suçlamayın. • İsteksiz, sabırsız, küçümseyici cümleler kurmayın. • Mektubun sonunu probleme atıf yaparak bitirmeyin. «tekrar sizin de tatilinizi zehir ettiğimizi biliyoruz» .

İpuçları • Derhal cevap verin, bu sizin iyi niyetiniz belirtecektir. • Kendinize özgü olun; probleme özgü, attığınız adımlara özgü, müşterinin beklentisine özgü, • Müşterileri belirsizlik içinde bırakmayın. • Bazı durumlar için bonus uygulamaları yapın.

Format • Problemi hangi yolla öğrendiyseniz o yolla cevap verin. • Rutin bir mektup yazacaksanız sayfanın yarısı problemle diğer yarısı da diğer ayrıntılarla dolu olsun. • Eğer küçük bir şirketseniz bu mektubu el yazısı ile yazabilirsiniz.

Örnek kelimeler • Karşılamak • Düzeltme, değiştirme • Özür • Hazırlamak, düzenlemek • Telafi etmek • İndirim • Zararı karşılamak • Onarmak • Çözüm bulmak

Örnek cümleler • Bu memnuniyetsiz durumdan dolayı gerçekten çok üzgünüz(m). • Öğrendiğim bu durum için özür dilerim. • Lütfen dikkate almayın • Bu durumu düzeltebileceğimizi sanıyorum. • Bundan sonra bizde krediniz var.

Örnek cümleler • I’m sorry about the errorin filling your order- the correct posters are being shipped today. • Bu yanlışlığı düzeltmek için bize verdiğiniz fırsat için çok teşekkür ederiz.

Örnek mektuplar